2019.06.17

【例文つき】面接から入社まで、面接後の対応「お礼メール・辞退」はこれで完璧!

【例文つき】面接から入社まで、面接後の対応 お礼メール・辞退は
これで完璧!
アルバイト・パート/社員編

面接が無事終了したら終わり、
ではありません。
そのまま結果を待っていても
問題ないですが、
ビジネスマナー
として、伝えそびれた事などを
お礼メール等で伝えておけば憂いなしです。
ここでは、お礼メールや採用辞退する際に
気を付けるべきマナーなど、面接後の対応に関して
よくある質問を、例文を使ってご紹介します。
晴れて採用が決まったあと、実際に働くまで
の流れについても見ていきましょう。

面接後の対応・よくある質問Q&A

面接が終了したら終わりではありません。面接時に伝えそびれたことがあれば、メールで伝えてもいいでしょう。
ここでは、面接後の対応に関するポイントや、気を付けるべき点について見ていきます。

よく聞かれる質問 その1
面接後のお礼状やお礼メールは送るべき?


アルバイト(特に飲食店やコンビニエンスストア、ガソリンスタンドなど)の場合、採用可否の連絡がすぐに届くことが多いため、お礼メールを送る必要性はそこまで高くありません。ただし、お礼メールには「印象に残りやすい」「好感度が上がりやすい」という利点があるため、名刺をもらった場合は送ってもいいでしょう。


面接後、お礼メールを送るかどうかは、ケースバイケースです。面接を受けた後、お礼状やお礼メールを必ずしも送らなくても、マナー違反にはなりません。企業は、複数の応募者への対応に追われていることも多く、お礼状を送ることで、選考が有利に働くとは言いきれないからです。
ただし、「面接で答えられなかったことを捕足したい」「もう少し思いを伝えたかった」ということであれば、メールを送ってもいいでしょう。その際は、面接のお礼のほか、働くことへの意欲や志望度合いをあわせて書くことをおすすめします。

御礼メールで好感をもたれる場合も。

会社の規模がそこまで大きくない場合は、お礼メールを送ることで好感を持たれるケースもあります。お礼メールを送るのであれば、面接を受けた当日や翌日など、早めに送信しましょう。
また、エージェント経由で応募している場合、まずはキャリアアドバイザーに相談するようにしてください。

よく聞かれる質問 その2
お礼はメールと手紙どっちがいい?


アルバイトの場合、採用可否の連絡がすぐに電話やメールで届くことが多いため、お礼を送るならメールのほうがいいでしょう。電話ならダイレクトに思いを伝えられますが、先方が忙しい時間に電話をかけてしまうと逆効果です。


基本的には感謝の気持ちをメールでお送りしましょう。面接当日や翌日にすぐ送ることができますし、先方の都合のいいタイミングでチェックできる点がメリットです。
手紙はていねいな印象を与えますが、到着する頃には本人の印象がすでに薄れていたり、結果が決まってしまっていたりすることも考えられます。

よく聞かれる質問 その3
お礼メールで書くべき内容は?【例文つき】


お礼メールを送る場合、まずは感謝の気持ちを伝えることが大切です。その上で、仕事に対する意欲や、面接時に感じた魅力などを加えることができれば、さらに良い印象を与えることができます。
以下の例文を参考にお礼メールを作成してみてください。

件名: ●月●日 採用面接のお礼(自分の名前)

本文:
株式会社××
人事部 △△様

本日面接をしていただきました、◯◯(氏名)と申します。
本日はお忙しい中、面接の機会をいただきまして誠にありがとうございました。
△△様のお話を伺う中で、貴社のサービスの質の高さや社員満足度、活躍するために必要なスキルについて理解できました。
以前より貴社を第一志望としておりましたが、本日の面接を通して、貴社で仕事をしたいという気持ちがより強くなりました。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールさせていただきました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。

〈署名〉 氏名:○○○○←自分の名前
メールアドレス:xxx@yyy.com
電話番号:xxx-xxxx-xxxx

よく聞かれる質問 その4
面接で誤った情報を伝えてしまった。どうすればいい?


住所や連絡先、学歴など、重大な情報の誤りがあった場合は、メールや電話等で企業・店舗へ訂正の連絡をなるべく早めに入れておきましょう。


現在の給与額などを誤って伝えた場合、前職の給与額は、給与額決定の参考情報となるため、メール等で構わないので企業に訂正の連絡をしておきましょう。「正確な金額を把握していなかったため、間違えてしまった」ということを、しっかり伝えるようにしましょう。
一次面接を終えたばかりであれば、慌てる必要はありません。次の面接時に担当者に伝えましょう。

よく聞かれる質問 その5
面接の交通費は企業へ支払いを申請できる?


面接者に対する交通費の支給は、法律やルールで決まっていません。アルバイト面接の場合、支給しない企業や店舗のほうが多いです。基本的に、面接の交通費は自己負担と考えてください。
交通費が支給される場合、求人広告に記載されている場合もあります。まずは、求人広告を確認しましょう。


社員面接の場合も、面接の交通費は、基本的に自己負担と考えましょう。交通費が支給される場合は、下記の3つのパターンがあります。

【一律の交通費が支給されるパターン】

距離にかかわらず、「一律1,000円支給」など、面接者全員に一律の金額が支給されるパターンです。
 

【一定金額内で実費を支給されるパターン】

上限金額内で交通費が支給されるパターンです。実際にかかった交通費が1,100円、上限金額が1,000円の場合、100円は自己負担となります。また、実際にかかった交通費が500円であれば500円が支給されます。
 

【全額支給されるパターン】

かかった交通費が全額支給されるパターンです。優秀な人材を確保するために、交通費を全額支給する企業もあります。

採用通知を受けた後の対応・
よくある質問Q&A

面接の合格・不合格の結果連絡は、すぐに届くとは限りません。
ここでは、合否連絡が来るまで、そして合格が決定した際にどのような対応をすべきかについて見ていきましょう。

よく聞かれる質問 その1
面接結果の問い合わせをしても大丈夫?


多くの会社は、「面接後1~2週間程度」や「◯日まで」など、返答の期限を設けているはずです。期日前に問い合わせをするのは、先方が選考している最中の可能性も高いため、マナー違反にあたります。先走って問い合わせをすることは避けましょう。
もし、期日を過ぎても連絡がないようであれば、期日の2~3日後に問い合わせてみましょう。
その際には、「◯日に面接していただいた◯◯と申します。◯日までにご連絡をいただけると伺っていたのですが…」
とていねいに伝えましょう。

<内線電話やインターフォンがない場合>
近くにいるスタッフに声を掛け、約束している採用担当者に取り次いでもらいます。

と、ていねいに伝えましょう。

よく聞かれる質問 その2
合否の連絡が来たら?


会社によって、合否通知の方法は異なります。電話で合格通知を受けとった場合は、「ありがとうございます。がんばりますので、よろしくお願いいたします」とお礼を伝えることを忘れずに。何かあったときのために、採用担当者の部署や名前、連絡先も必ず聞いておきましょう。
勤務初日までに行っておくべき事、勤務日初日の出勤時間、持ち物等聞いておくと意欲を示すことができるでしょう。

よく聞かれる質問 その3
採用通知の連絡を受けてしまった…!
ほかの企業の面接合否結果も気になるときは?


面接を複数受けている場合、1社から合格通知を受けても、すぐに決められないかもしれません。その場合は、「大変申し訳ございませんが、お返事を◯日までお待ちいただけますでしょうか?」と伝えましょう。
理由を聞かれた場合は、「入社したい気持ちはありますが、他社の結果踏まえてから決めたいと思っております。」と正直に伝えましょう。
先方のスケジュールの都合もありますので、保留にするのであれば、長くても1週間程度にしましょう。

よく聞かれる質問 その4
採用の断り方は?


アルバイトだからと気軽に考え、辞退の連絡をしないのはビジネスマナーとしてNGです。ていねいな口調で辞退する旨を伝えましょう。


社員採用を電話で断る場合
こちらから志望し、面接をしていただいた会社の内定を辞退することはなるべく避けたいところ。しかし、どうしても辞退せざるをえない場合は、できるだけ早く連絡しましょう。基本的には、電話で直接伝えるのがマナーです。
まずは、面接をしていただいたことへの感謝の気持ちと、内定を辞退する旨を正直に伝えます。「とてもありがたいのですが」「気持ちはあるのですが」という言葉も悪くありませんが、あまり多用すると、かえって悪印象を与えてしまいますので気を付けましょう。次のように伝えるとスムーズです。

お世話になります、先日、内定の通知をいただきました◯◯(氏名)です。

採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。

お世話になります、◯◯(氏名)です。この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、御社よりいただきました内定を辞退したいと思いご連絡いたしました。

本来ならば、直接お詫びに伺うべきですが、取り急ぎお電話でご連絡いたしました。御社には、大変ご迷惑をお掛けしてしまい、誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。


社員採用をメールで断る場合
メールで内定を断る場合も、伝える内容は、基本的に電話と同じです。ただし、電話と違い、メールでは感謝やお詫びの気持ちが伝わりにくい可能性があります。誤字脱字がないかはもちろん、ていねいに書くことを心掛けましょう。以下の文面を参考にしてください。

件名: 内定辞退のご連絡(自分の名前)

本文:
株式会社××
人事部 △△様

お世話になっております、先日、採用通知をいただきました◯◯(氏名)です。
この度は、内定のご連絡、誠にありがとうございました。

このようなうれしいお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、
検討の結果、内定を辞退したくご連絡を差し上げました。

本来であれば貴社にお伺いし、お詫びを申し上げるべきですが、何卒ご容赦いただきたく存じます。

末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

〈署名〉 氏名:○○○○←自分の名前
メールアドレス:xxx@yyy.com
電話番号:xxx-xxxx-xxxx

よく聞かれる質問 その5
断る理由を聞かれたら?


断る理由を聞かれた場合は、「他社の採用が決まりました」など、やむをえない旨を率直に伝えましょう。「なんとなく違うと思ったから」「働きたくなくなったから」など、失礼な答え方をしないように気を付けてください。
「お時間をとっていただいたのに、申し訳ございません」と、お詫びの気持ちも必ず伝えましょう。お互いの条件が一致しないことは、多々あるケースなので、必要以上に気を揉むことはありません。
しかし、せっかく採用したいと評価していただいたのですから、感謝の気持ちを忘れずに。

よく聞かれる質問 その6
不採用の理由を聞いてもいい?


不採用の理由を問い合わせることは、マナー違反ではありません。今後の面接に活かす意味でも、知っておきたいところです。
不採用の理由を問い合わせる際は、メールを用いることをおすすめします。合否通知を送ったあと、企業側が選考書類を処分する可能性もあるため、不採用の通知を受け取ったらすぐにメールを送りましょう。
ただし、企業側には、不採用の理由を教えなければいけないという義務はありません。理由を伝えるかどうか、採用担当者の独断で決められない場合も多いため、すぐに回答をもらえない可能性も考慮に入れておきましょう。

初出勤時の対応・よくある質問Q&A

採用が決まれば、後は出勤日を待つだけ!直前に慌てないためにも、初出勤時の対応について確認しておきましょう。

よく聞かれる質問 その1
指定時間の何分前に着けばOK?


いよいよ初出勤。当然ながら、初日から遅刻するのは絶対にNGです。指定時間の5~10分前に到着するようにしましょう。早く到着しすぎると、担当者が別の仕事をしている可能性があり、すぐに対応できない場合もあります。
初日の出勤時間は、会社や店舗によってもまちまちです。担当者によっては、始業時間のみを伝えてくることもあるため、制服に着替える、書類を記入するなど、出勤後の流れを事前に確認しておきましょう。


実際に社員が出社している時間は、必ずしも就業規則どおりとは限りません。会社によっては、「始業時間にならないと入室のセキュリティが解除されない」「週1回は早朝にミーティングを行う」など独自のルールがあるかもしれません。前日までに、「明日は初日なので早めに出社したいのですが、何時頃がよろしいでしょうか?」など、初日の出社時間について担当者に確認しておきましょう。

よく聞かれる質問 その2
出勤初日の持ち物は?


出勤時間と併せて確認しておきたいのが、持ち物です。初日に何が必要か、あらかじめ聞いておきましょう。
代表的なものでは、ハンコ(役所や銀行などに届出をしていない認印でも可。企業によってはインキ浸透印(ネーム印)も可なので要確認)、免許証など本人確認のできるもの、給与振込先がわかるもの、マイナンバーカードなどです。ハンコは、交通費の支給の際に必要です。また、マイナンバーは、税金の管理や社会保険の手続きなどに必要となります。社会保険に加入しないアルバイトであっても、会社は支払いの報告書を行政側に提出しなければなりませんので、忘れずに持っていきましょう。
※もしハンコが無い場合は拇印を取る場合や、後日ハンコを持参となる場合があります。


アルバイトと同じく、ハンコ(役所や銀行などに届出をしていない認印でも可。企業によってはインキ浸透印(ネーム印)も可なので要確認)、免許証など本人確認のできるもの、給与振込先がわかるもの、マイナンバーカードは持って行きましょう。ハンコは、交通費の支給の際に必要です。
ほかにも、内定通知書や入社承諾書、住民票、雇用保険被保険者証、年金手帳、源泉徴収票、健康診断書なども必要になる場合があります。内定通知書に記載されている持ち物をチェックしましょう。
※もしハンコが無い場合は拇印を取る場合や、後日ハンコを持参となる場合があります。

よく聞かれる質問 その3
出勤初日はどんな挨拶をすればいい?


職場でのコミュニケーションを円滑にするために欠かせないのが挨拶です。出勤初日は、積極的に自分から挨拶をしましょう。
「おはようございます!今日からアルバイトで入ります、◯◯と申します。よろしくお願いします」
と、相手の目を見て、笑顔でハキハキと話せば好感を持たれるはずです。
初日は何かと緊張するかもしれませんが、「これからお世話になります」という気持ちを込めて挨拶するようにしましょう。


同じ部署の社員に対して、自分から積極的に挨拶するのは、社会人として最低限のマナーです。ほかの部署の社員とチームを組んで仕事をする場合もあるため、初日に簡単な自己紹介をするよう指示されるかもしれません。フルネームはもちろん、志望した動機、これまでの経験や意気込みなどを手短に話せるようにしておくといいでしょう。

よく聞かれる質問 その4
入社手続きに必要な書類ってあるの?


入社手続きの際、多くの企業で必要となるのは、次の書類です。

  • 年金手帳
  • 雇用保険被保険者証
  • 源泉徴収票
  • 扶養控除等申告書
  • 健康保険被扶養者異動届
  • 通勤手当支給申請書
  • 給与振込先の届書
  • マイナンバー

また、企業によっては、次の書類の提出を求められる場合もあります。

  • 従業員調書
  • 健康診断書
  • 住民票記載事項証明書
  • 入社誓約書
  • 身元保証書
  • 卒業証明書
  • 免許・資格関連

※職種によっては、車の「無事故証明書」、医療職の「資格取得証明書」などの提出を求められることもあります。

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