2022.12.08

アルバイト面接の前日メールはどうやって返信する?マナーやポイント、例文を解説!

アルバイト面接のメールはどうやって返信する?

アルバイトに応募した際は、面接日の日程調整や面接後のやり取りなどで、応募先の担当者とメールで連絡することがあります。メールのやり取りには、マナーやポイントがいくつかあるため、知らずに受け答えしてしまうと、相手に常識がないと思われてしまいかねません。

この記事では、アルバイト面接のメール返信の仕方として、基本的なマナーや返信時の件名はどうすれば良いか、日程調整時のメールの書き方などを、状況別に例文を挙げて解説します。希望するアルバイト先に合格できるよう、ぜひ参考にしてみてください。

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面接前日にメールを送る必要がある?

 

面接前日に、企業へメールを送る必要はありません。予定に変更がなければ、前日だからと確認メールを送らなくてもOKです。

選考の評価には関係ない

前日メールは、送らなくても採用評価に大きな影響はないとされています。もちろん、面接前日のメールを送ってもOKです。そのため、「明日はよろしくお願いします」とメールを送ってもかまいません。こまめにメールを送ることで、担当者に「礼儀正しい人」といった好印象を残せる可能性はあります。

なかには、面接日が決まってから、日にちが経過していて、「面接を忘れられていないかな」と不安になる人もいるかもしれません。もし、不安であれば、前日ではなく2日前までのメールをおすすめします。

前日の予定変更マナー

前日に面接予定の変更があった場合、「メールでの連絡でいいよね?」と思う人もいるかもしれません。しかし、マナーとしてはNGです。前日の予定変更は、電話での連絡にしましょう。なぜなら、前日担当者がお休みなど何らかの理由でメールを見ない可能性があるからです。行き違いを避けるためにも、前日や当日の予定変更が必要な場合は、電話で連絡を入れましょう。

面接の時間や場所を忘れたら?

前日になって、面接の時間や場所を忘れてしまった場合は、担当者に連絡して確かめてください。予定変更と同じく、確認はメールではなく「電話」がベストです。もし、面接日時をあいまいにすると当日遅刻や無断で面接をキャンセルしたと思われます。聞きづらいかもしれませんが、面接の時間や場所を忘れたら、即電話を心がけましょう。

【電話するときのポイント】

  • ・まずは、念のため面接日時に関するメールが来ていないかをチェック
  • ・朝一番や退勤間際の夕方、昼前後は忙しい可能性が高いため控える。できるだけ11時頃か、14時頃が適切
  • ・マイナスな印象を避けるために「再度確認のために連絡をした」のスタンスがおすすめ

【電話のかけ方の例】

(担当者を呼び出すとき)
お世話になっております。私〇〇と申します。御社のアルバイト求人に応募いたしまして、面接のお約束をいただいている者です。恐れ入りますが採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

(担当者との会話)
お世話になっております。先日、アルバイトの面接のご連絡をいただきました〇〇と申します。本日は、面接の日時を再度確認したくご連絡させていただきました。今お時間よろしいでしょうか。恐れいります。面接は〇月〇日の〇時からと認識しておりますが、お間違いないでしょうか。

(担当者からの日時の回答)
お忙しいところ、ありがとうございます。お手数おかけして申し訳ございません。では、当日、よろしくお願いいたします。

面接前日のリマインドメールが来たら?

リマインドメールとは、ビジネスの場面ではよく使われている言葉で、大事な予定を思い出してもらうための連絡メールのことです。最近は、面接の前日に企業からリマインドメールが届くケースが増えており、面接当日の遅刻や、無断キャンセルを避ける目的で送られてきます。

もし、面接の前日に担当者からリマインドメールが届いたら返信しましょう。無視はNGです。「アルバイトなのに?」と思う人もいるかもしれませんが、メールが届いたら返信するのは、ビジネスマナーの基本です。

リマインドメールの返信方法

リマインドメールが来たら、すぐに返信することを心がけてください。あとから返信しようとすると、忘れてしまうかもしれません。「見ました!」と担当者に伝わることが大切です。ただし、堅苦しく長々と書く必要はありません。シンプルな文章でOKです。リマインドメールの内容を確認したこと、面接当日はお世話になることを記載して返信します。

件名:Re:株式会社〇〇 面接のご案内(※リマインドメールの件名を消さずに使用)

株式会社◯◯ 人事部 採用担当◯◯様

ご連絡いただきありがとうございます。メールを確認いたしました。明日の面接では、どうぞよろしくお願いいたします。

倍取 太郎
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倍取 太郎(ばいとる たろう)
〒106-6231 東京都港区六本木3-2-1
Tel:090-0000-0000
Mail:example@example.com
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まず知っておきたいメールに関するマナーとポイント

 

まず、アルバイトに限らず、最低限知っておきたいメールに関するマナーとポイントからご紹介します。メールのマナーは加点方式ではなく減点方式です。面接とは直接関係ない部分で印象を悪くしてしまわないように、以下の8つのポイントを意識しましょう。

メールの返信はすぐにしよう!

メールの返信は、基本的に即レス(すぐに返信)するようにしましょう。即レスができなかった場合でも当日中、もしくは24時間以内には返信するのが好ましいです。応募先の担当者があなたに連絡する際は、何かの要件があってメールを送信しています。
その要件には日程の調整や持ち物の連絡、面接後には合否の連絡や初日の注意事項など、さまざまなケースが考えられます。

また、面接のメールは、応募者の返答が必要な調整のメールと、担当者からの連絡事項のメールに大きく分類することができます。いずれにしても、あなたからの返信があることで面接は進行していきます。「これは連絡事項のメールだから返信はいらないかな?」と思った場合でも、「確認しました」の意味を込めて気付いたときには返信するようにしましょう。返信までに時間が空いてしまった場合は、「返信が遅れてしまい申し訳ございません」と冒頭に添えて返信をします。

メールを送る時間は営業時間内、常識の範囲内で!

メールに気付いたタイミングで返信するのが好ましいとご紹介しましたが、メールに気付いたのが深夜~早朝の場合は、すぐに返信するのは避けましょう。担当者の勤務時間外にメールを返信しても、担当者が目にするのは勤務時間が始まってからです。コンビニや飲食店では24時間営業の場合もありますが、営業時間内とはいえ、深夜や早朝にメールを送るのは避けたほうがよいでしょう。

深夜や早朝などに返信すると、「常識のない人だ」と悪いイメージを持たれる可能性もあります。メールの返信は勤務時間内・営業時間内に送信するようにしましょう。ただし、身内の不幸で当日の面接をキャンセルしたいときなど、急を要する場合は、深夜であってもメールで連絡してかまいません。本来は電話でもお伝えするべきですが、どうしても日中に連絡できない場合はメールだけでも送信しておきましょう。

文章はシンプル、かつ丁寧に!

アルバイトの応募先にメールで連絡する際には、正しい敬語で改まった言い回しをしないといけないと思い込んでいる人が少なくありません。しかし、正しい敬語以上に重要なのが「シンプルで要件がわかりやすい」ことです。慣れていない敬語を使おうとすると回りくどい言い回しになってしまったり、要件が伝わりにくかったりすることがあります。内容がシンプルでわかりやすくなるように意識し、敬語でなくても丁寧な文章を書くように意識しましょう。

また、日程調整をするとき、「〇日は××の用事があって難しく~~」とダメである理由を丁寧に記載する人がいますが、理由の記載は不要です。「〇日は都合が悪いため〇日はいかがでしょうか」のように、シンプルでスムーズにやり取りが進むようにしましょう。

メールの最後には署名を入れよう!

送信するメールの最後には署名を入れるようにします。署名とは、送信者の名前や住所などの情報をメールの末尾にまとめて送信する、いわばメールの名刺のような役割を持ちます。会社のメールを送信する際には、署名が決められていることもありますが、アルバイトに応募する際は、以下のようにシンプルな署名を作成してメールの最後に挿入しておきましょう。

【メールの署名の例】
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倍取 太郎(ばいとる たろう)
〒106-6231 東京都港区六本木3-2-1
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メールは引用して送ろう!

メールを返信する際には、 受信内容を引用して送信するようにしましょう。あなたがメールのやり取りを行なっている担当者は、複数人の応募者と同時にやり取りをしていることも少なくありません。あなたからのメールの返信に、受信内容(担当者からすると前の送信内容)の引用がない場合は、送信ボックスから前のメールを探してやり取りを思い出す手間が発生します。

多忙な担当者の手を少しでも煩わせないように、受信内容は引用して返信するのがメールの基本マナーとなっています。多くのメールソフトやアプリでは引用が簡単にできるようになっているので、きちんと引用できているか確認してから返信しましょう。

必ず送信の前に文章の確認を!

メールを送信する際には、一呼吸おいて入力した内容は正しいか、誤字脱字や担当者の名前を誤っていないかなどを確認してから送信します。即レスを意識するあまりに、誤字脱字だらけのメールを送信したり、担当者の名前を間違って送ってしまったりすると、あなたの印象は悪くなってしまいます。

即レスは大切な意識ですが、一呼吸おいてメールの内容を見直すようにしましょう。

面接のメールを返信するとき、件名はどうする?

メールの返信で悩んでしまうポイントとして、「メールの件名」があります。メールの件名とは、受信ボックスに表示されるメールの内容を短くまとめた題名のことで、件名を見ることで「あの件だな」とわかるように付けています。面接のメールでは、送信者である担当者が「〇/〇の面接についてのご連絡」などの件名を付けて送信してくることが多いです。基本的には受信したメールの件名に「Re:」を付ける形で返信するようにしましょう。

「Re:」は、メールソフトの返信機能を使うと、自動で付きます。メールを新規作成して、件名をコピペして頭に「Re:」を付ける必要はありません。

返信メール例

件名:Re:〇月〇日の面接についてのご連絡 ◯◯株式会社

メールの件名に「Re:」が基本

ありがちなミスとして、返信のたびに件名を変更してしまうことがあります。しかし、先ほどもご紹介したように担当者は複数人とやり取りをしていることもあるので、件名を変更してしまうと誰とのやり取りなのか、わからなくなってしまいます。

返信メールの件名は、変更しないのがマナーです。理由は、件名に「Re:」があれば、自身が送信したメールへの返信だと一目で確認できるからです。また、件名が同じだと、同じ案件のメールを一括検索もでき、担当者は仕事がはかどります。

なお、複数回にわたり、メールのやり取りを続けると件名の頭に「Re:」が連続して「Re: Re: Re: Re:」と表示されます。Re:が増えると、肝心の件名が見えなくなるので、もしメールのやり取りが複数回になった場合は1つだけ残して他の「Re:」は消しましょう。

返信ではなく、こちらから新たな用件でメールを送るときは、何のメールなのか一目でわかる件名を付けて、最後に名前を入れておくと担当者も返信しやすくなります。件名で注意したい点は、機種依存文字の使用です。

機種依存文字は、文字化けする可能性があるという理由から使用しないほうが無難です。①などの丸囲みの数字や㈱などの省略文字も機種依存文字です。この辺も確認しておきましょう。

メール件名例

  • ・件名:〇月〇日面接予定の倍取太郎です
  • ・件名:アルバイト面接に関する問い合わせ 倍取太郎
  • ・件名:面接日時の件 倍取太郎

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面接の日程調整メールの例文とポイント

 

ここからは、面接のメールを返信する際のポイントを例文と一緒にご紹介します。なお、例文を利用する際は、担当者の要件にきちんと答えられているのかをよく確認したうえで送信するように気を付けてください。

提案された日程で承諾する場合

担当者から提案された面接日を承諾する場合でも、誤りがないかを確認する意味も込めて×月×日(×曜日)と入力してミスを防ぎましょう。また、面接に向けての準備物も、このタイミングで質問しておくとスムーズにやり取りが進むためおすすめです。

件名:Re:〇/〇の面接についてのご連絡

〇〇様(担当者名)

お世話になっております、〇〇(自分の名前)です。

面接の日程調整のご連絡をありがとうございます。
ご提示の×月×日(×曜日)×時で、ぜひ面接をお願いしたいと思います。

当日の準備物は履歴書と筆記用具のみでよろしかったでしょうか。
その他にも通帳などが必要な場合はおっしゃってください。

以上です。よろしくお願いいたします。

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送信した承諾のメールに返信があった場合

送信した承諾のメールの返信をもらい、自分からも質問がない場合は、あらためて面接日の確認をしたうえで、メールのやり取りを終える文章を送りましょう。担当者のタイミングでメールは終わらせてほしいと思うかもしれませんが、自分からメールを終わらせるほうが印象は良いはずです。なお、質問がある場合はまとめて送るようにし、メールの回数が少なく済むようにしましょう。

件名:Re:〇/〇の面接についてのご連絡

〇〇様(担当者名)

ご返信ありがとうございます。

では、×月×日(×曜日)×時に、△△(面接場所)にお伺いします。

お忙しいところお時間をいただきましてありがとうございます。

では当日よろしくお願いいたします。

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複数の提案された日程から選んで承諾する場合

複数の日程の中から希望を選んで送る場合は、ほかの候補者と被ってしまったときや、送信後に都合が悪くなってしまったとき、再調整が必要にならないように第2希望まで送っておくとスムーズです。担当者も「お、気が利く応募者だな」と好印象を抱いてくれるはずです。ぜひ実践してみてください。

件名:Re:〇/〇の面接についてのご連絡

〇〇様(担当者名)

お世話になっております、〇〇(自分の名前)です。

面接の日程調整のご連絡ありがとうございます。
ご提示いただいた日程のなかであれば×月×日(×曜日)×時を希望いたします。

もしも、ご都合が悪い場合は、×月×日(×曜日)×時を第2希望とさせてください。

以上です。よろしくお願いいたします。

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提案の日程が合わずに希望日を提案する場合

提案してもらった面接日に予定が入っていて、どうしても予定をずらすことができない場合は、こちらから面接日の希望を送るとスムーズに調整が進みます。ただし、希望日を1日のみにしてしまうと、担当者がその日は難しい場合に再び調整が必要になります。複数の日程を提案するようにしましょう。また、〇時~〇時や終日OKなど、どの時間帯であれば面接に行けるのかをわかるようにしておくのもポイントです。

件名:Re:〇/〇の面接についてのご連絡

〇〇様(担当者名)

お世話になっております、〇〇(自分の名前)です。

面接の日程調整のご連絡ありがとうございます。

せっかくご調整いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
ご提示の日程は所用のため、面接にお伺いすることができません。

私の都合で誠に申し訳ございませんが、面接にお伺いできる日程をまとめましたので、以下からご調整いただくことが可能かご確認いただけますでしょうか。

・×月×日(×曜日) 12時~18時
・×月×日(×曜日) 終日
・×月×日(×曜日) 終日
・×月×日(×曜日) 10時~15時

以上です。お手数おかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

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日程が決定したあとに変更をお願いする場合

一度承諾した日程を変更する場合は、まずは謝罪から伝えるようにしましょう。メールのやり取りをしている段階では、実際に面接に向けて何か準備を始めていることはあまり多くありません。日程の再調整が必要だとわかったときに、すぐにその旨を伝えるようにしましょう。

件名:Re:〇/〇の面接についてのご連絡

〇〇様(担当者名)

お世話になっております、〇〇(自分の名前)です。

大変申し訳ございません。
先ほどお送りした日程に予定が入っていることがわかり、その日は面接に伺うのが難しくなってしまいました。

つきましては、ご提示いただいておりました、×月×日(×曜日)×時に面接をご変更していただけますと幸いです。

一度、日程を決定いただいたにも関わらず恐縮ですが、なにとぞよろしくお願いいたします。

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面接について質問するときのメール

面接に関しての質問がある場合のメールは、以下のように送信します。面接の質問がある場合にも、やはりシンプルで質問内容がわかりやすくなるように意識してメールを送りましょう。面接内容に関する質問はタブーですが、面接の準備に必要な質問などはあらかじめ聞いておき、当日の不安を少しでも減らしておきましょう。

件名:Re:〇/〇の面接についてのご連絡

〇〇様(担当者名)

お世話になっております、〇〇(自分の名前)です。

面接当日のことで1点ご確認をお願いいたします。
面接会場のお店となりますが、面接の際は入り口から入店しても差し支えないでしょうか。
もしも、他の入り口からお伺いしたほうがよろしければ、ご指定いただけますと幸いです。

以上です。よろしくお願いいたします。

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Tel:090-0000-0000
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面接を断るときのメール

日程調整をして面接が決まったものの、他のアルバイト先で採用が決まった場合など、面接を断る必要があるときは、返信ではなく新規のメールとして送信しましょう。面接を断る際にも、まずは明確に面接の辞退を伝えましょう。そのあと辞退の謝罪を伝えるようにします。

また、面接辞退を当日にする際は、メールではなく電話で伝えるようにしましょう。

件名:〇/〇の面接辞退に関するご連絡(倍取 太郎)

〇〇様(担当者名)

お世話になっております、〇〇(自分の名前)です。

大変申し訳ございません。

×月×日(×曜日)×時からお願いしておりました面接ですが、私の都合によりこのたびの面接は辞退させていただきたく思います。

調整いただいたにも関わらず大変申し訳ございません。なにとぞご理解のほどよろしくお願いいたします。

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まとめ

本記事では、アルバイトの面接に関わる前日メールの返信方法を解説してきました。メールを送信する際にポイントとなるのは、「即レス・シンプル・丁寧」の3つです。希望するアルバイト先の採用をつかむために、メールの返信にもぜひ注意を払ってみてください。
 

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