2020.08.17

アルバイト面接のメールはどうやって返信する?マナーやポイント、例文を解説!

アルバイト面接のメールは
どうやって返信する?
マナーやポイント、例文を解説!

アルバイト面接のメールはどうやって返信する?

アルバイトに応募した際は、面接日の日程調整や面接後のやり取りなどで、応募先の担当者とメールで連絡することが少なくありません。
メールのやり取りには、マナーやポイントがいくつかあり、知らずに受け答えしてしまうと相手に常識がないと思われてしまう可能性もあり、注意したいところです。
この記事では、アルバイト面接のメールの返信の仕方として、メールの基本的なマナーから、返信時の件名はどうすればよいか、日程調整時のメールの書き方など、それぞれの状況を例文付きで解説します。
希望するアルバイト先に合格できるよう、ぜひ参考にしてみてください。

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まず知っておきたいメールに関するマナーとポイント

まず、アルバイトに限らず、最低限知っておきたいメールに関するマナーとポイントからご紹介します。

メールのマナーは加点方式ではなく減点方式です。
面接とは直接関係ない部分で印象を悪くしてしまわないように、以下の6つのポイントを意識しましょう。

メールの返信はすぐにしよう!

メールの返信は基本的に即レス(すぐに返信)するようにしましょう。
即レスができなかった場合でも当日中、もしくは24時間以内には返信するのが好ましいです。

応募先の担当者があなたに連絡する際は、何かの要件があってメールを送信しています。
その要件には日程の調整や持ち物の連絡、面接後には合否の連絡や初日の注意事項など、さまざまなケースが考えられます。

また、面接のメールは、応募者の返答が必要な調整のメールと、担当者からの連絡事項のメールに大きく分類することができます。

いずれにしても、あなたからの返信があることで面接は進行していきます。

「これは連絡事項のメールだから返信はいらないかな?」と思った場合でも、「確認しました」という意味を込めて気づいたときには返信するようにしましょう。

返信までに時間が空いてしまった場合は、「返信が遅れてしまい申し訳ございません」と冒頭に添えて返信をします。

メールを送る時間は営業時間内、常識の範囲内で!

メールに気づいたタイミングで返信するのが好ましいとご紹介しましたが、メールに気づいたのが深夜~早朝の場合はすぐに返信するのは避けましょう。

担当者の勤務時間外にメールを返信したとしても、担当者が目にするのは勤務時間が始まってからです。

コンビニや飲食店では24時間営業の場合もありますが、営業時間内とはいえ深夜や早朝にメールを送るのは避けたほうがよいでしょう。

深夜や早朝などに返信すると、「常識のない人だ」と悪いイメージを持たれる可能性もあります。

メールの返信は勤務時間内・営業時間内に送信するようにしましょう。

ただし、身内の不幸で当日の面接をキャンセルしたいときなど、急を要する場合は、深夜であってもメールで連絡してかまいません。

本来は電話でもお伝えするべきですが、どうしても日中に連絡できない場合はメールだけでも送信しておきましょう。

文章はシンプル、かつ丁寧に!

アルバイトの応募先にメールで連絡する際には、正しい敬語で改まった言い回しをしないといけないと思い込んでいる人が少なくありません。

しかし、正しい敬語以上に重要なのが「シンプルで要件がわかりやすい」ことです。

慣れていない敬語を使おうとすると回りくどい言い回しになってしまったり、要件が伝わりにくかったりすることがあります。

内容がシンプルでわかりやすくなるように意識し、敬語でなくても丁寧な文章を書くように意識しましょう。

また、日程調整をするとき、「〇日は××の用事があって難しく~~」とその日程がダメである理由を丁寧に記載する人がいますが、理由の記載は不要です。

「〇日は都合が悪いため〇日はいかがでしょうか」のように、シンプルでスムーズにやり取りが進むようにしましょう。

メールの最後には署名を入れよう!

送信するメールの最後には署名を入れるようにします。

署名とは、送信者の名前や住所などの情報をメールの末尾にまとめて送信する、いわばメールにおける名刺のような役割を持つものです。

会社のメールを送信する際には、署名が決められていることもありますが、アルバイトに応募する際は、以下のようにシンプルな署名を作成してメールの最後に挿入しておきましょう。

【メールの署名の例】 --------------------
倍取 太郎(ばいとる たろう)
〒106-6231 東京都港区六本木3-2-1
Tel:090-0000-0000
Mail:example@example.com
--------------------

メールは引用して送ろう!

メールを返信する際には、 受信内容を引用して送信するようにしましょう。

あなたがメールのやり取りをおこなっている担当者は、複数人の応募者と同時にやり取りをしていることも少なくありません。

あなたからのメールの返信に、受信内容(担当者からすると前の送信内容)の引用がない場合は、送信ボックスから前のメールを探してやり取りを思い出す手間が発生することがあります。

多忙な担当者の手を少しでも煩わせないように、受信内容は引用して返信するのがメールの基本マナーとなっています。

多くのメールソフトやアプリでは引用が簡単にできるようになっているので、きちんと引用できているか確認してから返信しましょう。

必ず送信の前に文章の確認を!

メールを送信する際には、一呼吸おいて入力した内容は正しいか、誤字脱字や担当者の名前を誤っていないかなどを確認してから送信します。

即レスを意識するあまりに、誤字脱字だらけのメールを送信したり、担当者のお名前を間違って送ってしまうと、あなたの印象は悪くなってしまいます。

即レスは大切な意識ですが、一呼吸おいてメールの内容を見直すようにしましょう。

面接のメールを返信するとき、件名はどうする?

メールの返信で悩んでしまうポイントとして、「メールの件名」があります。

メールの件名とは、受信ボックスに表示されるメールの内容を短くまとめた題名のことで、件名を見ることで「あの件だな」とわかるように付けています。

面接のメールでは、送信者である担当者が「〇/〇の面接についてのご連絡」などの件名を付けて送信してくることが多いです。

基本的にはその受信したメールの件名に「Re:」を付ける形で返信するようにしましょう。

ありがちなミスとして、返信のたびに件名を変更してしまうことがあります。

しかし、先ほどもご紹介したように担当者は複数人とやり取りをしていることもあるので、件名を変更してしまうと誰とのやり取りなのかわからなくなってしまいます。

そのため、件名はRe:と付け加えるだけでOKというのがメールのマナーです。

なお、やり取りが複数回にわたり、Re:が増えてしまう場合は1つ残るようにして消していくとよいでしょう。

返信ではなく、こちらから新たな用件でメールを送るときは、何についてのメールなのか一目でわかるような件名を付けて、最後に名前を入れておくと担当者も返信しやすくなります。

面接の日程調整メールの例文とポイント

ではここからは面接のメールを返信する際のポイントを例文と一緒にご紹介します。

なお、例文を利用する際は、担当者の要件にきちんと答えられているのかをよく確認したうえで送信するように気を付けてください。

提案された日程で承諾する場合

件名:Re:〇/〇の面接についてのご連絡

〇〇様(担当者名)

お世話になっております、〇〇(自分の名前)です。

面接の日程調整のご連絡をありがとうございます。
ご提示の×月×日(×曜日)×時で、ぜひ面接をお願いしたいと思います。

当日の準備物は履歴書と筆記用具のみでよろしかったでしょうか?
そのほかにも通帳などが必要な場合はおっしゃってください。

以上です。よろしくお願いいたします。

--------------------
倍取 太郎(ばいとる たろう)
〒106-6231 東京都港区六本木3-2-1
Tel:090-0000-0000
Mail:example@example.com
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担当者から提案された面接日を承諾する場合でも、誤りがないかを確認する意味も込めて×月×日(×曜日)と入力してミスを防ぎましょう。

また、面接に向けての準備物も、このタイミングで質問しておくとスムーズにやり取りが進むためおすすめです。

送信した承諾のメールに返信があった場合

件名:Re:〇/〇の面接についてのご連絡

〇〇様(担当者名)

ご返信ありがとうございます。

では、×月×日(×曜日)×時に、△△(面接場所)にお伺いさせていただきます。

お忙しいところお時間をいただきましてありがとうございます。

では当日よろしくお願いいたします。

--------------------
倍取 太郎(ばいとる たろう)
〒106-6231 東京都港区六本木3-2-1
Tel:090-0000-0000
Mail:example@example.com
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送信した承諾のメールの返信をもらい、自分からも質問することがない場合は、改めて面接日の確認をしたうえで、メールのやり取りを終える文章を送りましょう。

担当者のタイミングでメールは終わらせてほしいと思うかもしれませんが、自分からメールを終わらせるほうが印象はいいはずです。

なお、質問がある場合はまとめて送るようにし、メールの回数が少なく済むようにしましょう。

複数の提案された日程から選んで承諾する場合

件名:Re:〇/〇の面接についてのご連絡

〇〇様(担当者名)

お世話になっております、〇〇(自分の名前)です。

面接の日程調整のご連絡ありがとうございます。
ご提示いただいた日程の中であれば×月×日(×曜日)×時を希望いたします。

もしも、ご都合が悪い場合は、×月×日(×曜日)×時を第2希望とさせていただきます。

以上です。よろしくお願いいたします。

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倍取 太郎(ばいとる たろう)
〒106-6231 東京都港区六本木3-2-1
Tel:090-0000-0000
Mail:example@example.com
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複数の日程の中から希望を選んで送る場合は、ほかの候補者と被ってしまったときや、送信後に都合が悪くなってしまったとき、再調整が必要にならないように第2希望まで送っておくとスムーズです。

担当者としても「お、気が利く応募者だな」と好印象を抱いてくれるはずなので、ぜひ実践してみてください。

提案の日程が合わずに希望日を提案する場合

件名:Re:〇/〇の面接についてのご連絡

〇〇様(担当者名)

お世話になっております、〇〇(自分の名前)です。

面接の日程調整のご連絡ありがとうございます。

せっかくご調整いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
ご提示の日程は所用のため、面接にお伺いすることができません。

私の都合で誠に申し訳ございませんが、面接にお伺いできる日程をまとめましたので、以下からご調整いただくことが可能かご確認いただけますでしょうか?

・×月×日(×曜日) 12時~18時
・×月×日(×曜日) 終日
・×月×日(×曜日) 終日
・×月×日(×曜日) 10時~15時

以上です。お手数おかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

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倍取 太郎(ばいとる たろう)
〒106-6231 東京都港区六本木3-2-1
Tel:090-0000-0000
Mail:example@example.com
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提案してもらった面接日に予定が入っていて、どうしても予定をずらすことができない場合は、こちらから面接日の希望を送るとスムーズに調整が進みます。

ただし、希望日を1日のみにしてしまうと、担当者がその日は難しい場合に再び調整が必要になります。

必ず複数の日程を提案するようにしましょう。

また、〇時~〇時や終日OKなど、どの時間帯であれば面接に行けるのかをわかるようにしておくのもポイントです。

日程が決定した後に変更をお願いする場合"

件名:Re:〇/〇の面接についてのご連絡

〇〇様(担当者名)

お世話になっております、〇〇(自分の名前)です。

大変申し訳ございません。
先ほどお送りした日程に予定が入っていることがわかり、その日は面接に伺うのが難しくなってしまいました。

つきましては、ご提示いただいておりました、×月×日(×曜日)×時に面接をご変更していただけますと幸いです。

一度、日程を決定いただいたにも関わらず恐縮ですが、なにとぞよろしくお願いいたします。

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倍取 太郎(ばいとる たろう)
〒106-6231 東京都港区六本木3-2-1
Tel:090-0000-0000
Mail:example@example.com
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一度承諾した日程を変更する場合は、まずは謝罪から伝えるようにしましょう。

メールのやり取りをしている段階では、実際に面接に向けて何か準備を始めているということはあまり多くありません。

日程の再調整が必要だとわかったときに、すぐにその旨を伝えるようにしましょう。

面接について質問するときのメールの例文とポイント

面接について質問がある場合のメールは以下のように送信します。

件名:Re:〇/〇の面接についてのご連絡

〇〇様(担当者名)

お世話になっております、〇〇(自分の名前)です。

面接当日のことで1点ご確認をお願いいたします。
面接会場のお店となりますが、面接の際は入り口から入店しても差し支えないでしょうか。
もしも、他の入り口からお伺いしたほうがよろしければ、ご指定いただけますと幸いです。

以上です。よろしくお願いいたします。

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倍取 太郎(ばいとる たろう)
〒106-6231 東京都港区六本木3-2-1
Tel:090-0000-0000
Mail:example@example.com
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面接について質問がある場合にも、やはりシンプルで質問内容がわかりやすくなるように意識してメールを送りましょう。

面接内容に関する質問はタブーですが、面接の準備に必要な質問などはあらかじめ聞いておき、当日の不安を少しでも減らしておきましょう。

面接を断るときのメールの例文とポイント

日程調整をして面接が決まったものの、他のアルバイト先で採用が決まった場合など、面接を断る必要があるときは、返信ではなく新規のメールとして送信しましょう。

件名:〇/〇の面接辞退に関するご連絡(倍取 太郎)

〇〇様(担当者名)

お世話になっております、〇〇(自分の名前)です。

大変申し訳ございません。

×月×日(×曜日)×時からお願いしておりました面接ですが、私の都合によりこのたびの面接は辞退させていただきたく思います。

調整いただいたにもかかわらず大変申し訳ございません。なにとぞご理解のほどよろしくお願いいたします。

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倍取 太郎(ばいとる たろう)
〒106-6231 東京都港区六本木3-2-1
Tel:090-0000-0000
Mail:example@example.com
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面接を断る際にも、まずは明確に面接を辞退することを伝えましょう。そのあと辞退の謝罪を伝えるようにします。

面接辞退を当日にする際は、メールではなく電話のほうが確実です。
面接辞退の連絡については、以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてごらんください。

まとめ

この記事では、アルバイトの面接に関わるメールの返信方法について解説してきました。
メールを送信する際にポイントとなるのは、「即レス・シンプル・丁寧」という3つの点です。
希望するアルバイト先の採用をつかむために、メールの返信にもぜひ注意を払ってみてください。


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