2021.03.01

事務職の面接で聞かれる質問とは?面接時の注意点と服装マナーを解説

事務職の面接で聞かれる質問とは?
面接時の注意点と服装マナーを解説

事務職の面接で聞かれる質問とは?面接時の注意点と服装マナーを解説

バイチュー 事務職の求人に応募する際、「選考で重視されるのはどのような点だろう」「面接ではどんなことを聞かれるの?」と、悩む方は多いのではないでしょうか。事務職は人気のある仕事のひとつでもあるため、採用を目指すにはしっかりした事前準備が必要です。
ここでは、事務職の面接を受ける際の注意点やマナーのほか、面接でよく聞かれる質問などをご紹介します。

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事務職に求められるのはこんな人!

企業にとって必要不可欠なポジションである事務職は、仕事のブランクがある方や女性を中心に、人気の職種のひとつです。面接の前に、事務職はどのようなポイントが評価対象になるのかを知っておくと、対策もしやすくなります。
まずは、事務職に求められる人物像について、具体的に見ていきましょう。

仕事への取り組み方に熱意がある人

事務職の面接で重視されるのは、仕事に対する熱意です。企業の縁の下の力持ちとして、業務をこなす事務の仕事に対して「楽そう」「簡単そう」というイメージを持った志望動機では、面接ですぐ見抜かれてしまいます。事務職は社員のサポート業務も多く、また顧客情報や取引先情報など機密情報を扱う場合もあります。熱意を持って仕事に取り組むことができる人でなければ、会社も信頼して業務を任せることはできないでしょう。

即戦力となれる人

一口に事務職といっても、書類作成やデータ管理、備品管理のほか、電話やメールの対応など、その仕事内容は多岐にわたります。なかでも事務職は、パソコンを使った業務が大半を占めるケースが多いため、パソコンの資格やスキルのある人は大きなアピールポイントになります。
また、経理事務や人事事務、法務事務など、担当する分野が限られている場合、同様の職務経験があると、即戦力として採用に有利に働く可能性が高いでしょう。

コミュニケーション力が高い人

事務職は、デスクでパソコンや伝票と向き合うだけの仕事ではありません。ほかの社員や取引先とのやりとり、来客対応など、人と接する機会が多いものです。場合によっては、他部署との連絡や調整を任されることもあります。仕事を円滑に効率良く進めるために、周囲への気遣いとコミュニケーション力が求められます。

社内の雰囲気に合う人

同じ事務職でも、会社によって職場の雰囲気は大きく変わります。アットホーム、規律重視、風通しが良いなど、配属される部署や一緒に働く社員のカラー、年齢層などによっても雰囲気は様々でしょう。
会社側は応募者に対して、「採用したら長く働いてほしい」と思っているため、面接で自社の風土や文化と合うかを確認していることが多くあります。応募者側も、その会社の雰囲気が自分と合うかどうかを見極めることが大切です。

事務職の面接の事前準備

事務職の面接では、どのような事前準備をするべきでしょうか。当日、面接の場で慌てずに済むように、下記のような準備しておきましょう。

面接にふさわしい身だしなみにする

デスクワークだけではなく、来客対応なども任されることが多い事務職には、清潔感のあるきちんとした身だしなみが求められます。面接に行く前に、社会人としてふさわしい落ち着いた服装を用意しておきましょう。
事務職の場合、面接の服装はスーツかジャケットスタイルが無難です。「普段着でお越しください」と求人先から言われる場合もありますが、襟付きのシャツやコットンのパンツまたはスカートにジャケットといった、オフィスカジュアルを意識しましょう。スニーカーは避け、男性なら革靴、女性ならパンプスが基本です。また、前髪で顔が隠れると採用担当者に暗い印象を与えてしまうため、短く切るかアップにしておくことをおすすめします。女性のメイクは濃くなりすぎないように注意し、ロングヘアーはひとつにまとめると印象が良くなります。

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履歴書の志望動機をしっかりまとめておく

志望動機は、事務職に限らず、どんな職種の面接でも必ずといっていいほどチェックされる項目です。特に事務職の場合、「なぜこの会社なのか」「なぜ事務職を選んだのか」ということを問われることが多くなります。履歴書に記載する志望動機をしっかりとまとめた上で、面接ではプラスアルファの内容が話せるように考えを整理しておくと安心です。自分がやりたいことばかりではなく、経験やスキルをどのように業務に生かせるかをアピールすると、採用担当者に良い印象を残すことができるでしょう。

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企業研究をはじめとする面接対策をしておく

面接で適切な受け答えができるように、事前の企業研究は必須です。応募先企業の業種や規模、理念、社風などは、コーポレートサイトから読み取ることができます。
そのほかにも、事務の面接では、聞かれることの多い質問内容があります。想定できる質問に対する答えを用意し、回答の練習をしておくと、本番で焦らずに済むでしょう。面接当日の注意点や聞かれることの多い質問については、後述しますので、面接対策の参考にしてください。

面接当日に注意すべきポイント

事務職の面接では、どのような点に注意すべきでしょうか。面接当日の流れに沿って、詳しくご説明します。

10分前行動を心がける

対面での面接の場合、面接当日は開始時間の10分前を目安に到着するようにしましょう。もちろん、遅刻は厳禁ですが、時間ぴったりの到着もマナー違反とみなされてしまいます。
また、面接の30分前など、到着が早すぎるのも良くありません。「面接時間まで社内で待たせてもらえばいい」などと考えがちですが、会社側の面接の準備がまだ整っておらず、業務に支障をきたす可能性もあります。早く到着した場合は近くで時間を調整し、10分前になったら受付に向かいましょう。

オンライン面接の場合も、開始10分前にはパソコン環境や音声の確認などを行ったうえで、時間になるまで待機するようにします。

面接時のあいさつと注意点

対面での面接の場合、受付では「自分の名前」「用件(採用面接に訪れたということ)」「約束の時間」「担当者名」を告げて、採用担当者に取り次いでもらいましょう。採用担当者の名前がわからない場合は、「採用担当の方」「ご担当者さま」で構いません。
なお、会社によっては、内線電話やインターフォンで担当者に連絡をするケースもあります。内線電話の場合は電話のそばに従業員それぞれの内線番号が表示されていますので、担当者の番号に電話をかけ、相手が出たら名前や用件を告げましょう。伝えるべき内容は、対面での受付と同じです。

<受付でのあいさつの例>
失礼いたします。◯時から面接のお約束をいただいております(氏名)と申します。恐れ入りますが、採用ご担当の◯◯さまをお願いいたします

入室時のあいさつとマナー

面接が行われる部屋に入るときは、ドアを優しく3回ノックし、中から「どうぞ」などと返答があってからドアを開けます。ドアを開けたら会釈して入室し、静かにドアを閉めましょう。それから面接官のほうに向き直り、「失礼いたします」と言って一礼します。
オンライン面接の場合は、「倍取花子と申します。よろしくお願いいたします」などの言葉の後に、基本は座ったままの状態で一礼をします。

面接中のあいさつとマナー

対面での面接の場合、面接室に入ったらすぐには座らず、椅子の横まで進み、立ったまま「倍取花子と申します。よろしくお願いいたします」と明るい声で自己紹介をして一礼します。面接官から「ご着席ください」などと指示があったら、「失礼いたします」と言って席に着きましょう。このとき、カバンはひざの上などではなく、椅子の横の床に置きます。

事務職の面接では、所作や言葉遣いなどもチェックされています。せっかく服装を整えても、座り方やお辞儀の仕方がだらしなく見えてしまっては台無しです。座るときは背もたれに寄りかからずに座面の前のほうに座り、背筋を軽く伸ばしましょう。男性は腰幅程度に脚を開いて両手を軽くひざの上にのせ、女性は脚をそろえて両手を重ねて、ひざの上あたりに置くと、姿勢がきれいに見えます。

面接終了後のあいさつとマナー

面接が終わったら、対面での面接の場合は、座ったままで「本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました」とお礼を伝えましょう。その後、立ち上がって座っていた椅子の左側に立ち、姿勢を正して「失礼します」と一礼します。荷物を取ってドア前まで歩き、一度面接官のほうに振り返って、もう一度丁寧に一礼した後に、ドアを開けて退室しましょう。

オンライン面接の場合は、面接終了後に「本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。失礼します」とお礼を述べた後、座ったままで一礼をします。そして、相手が通話を切断するのを待ってから、通話を切断します。

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事務職の面接でよく聞かれる質問とその答え方

事務の面接では、よく聞かれる質問があります。回答例を参考に、どのように答えるかを事前に考えておきましょう。

Q:パソコンのスキルや資格はありますか?

事務職は、業務のなかで日常的にパソコンを使うことが多くあります。そのため、WordやExcelなど、オフィス系ソフトの基本操作ができることを応募の必須条件としている求人もよく見られます。パソコンのスキルについて聞かれたときは、「どのソフトをどれくらいのレベルで使いこなせるのか」を具体的に伝えることが大切です。スキルを証明するための「MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)」をはじめとする資格や、簿記、秘書検定といった資格があると、評価の対象となるでしょう。

<回答例>
前職では、Wordで社内文書を、Excelで請求書などを作成していました。また、PowerPointを使って、会議資料やお客さまへのプレゼン資料の作成補助も行っていました

Q:志望動機を教えてください

「なぜこの仕事を希望するのか」という志望動機は、面接でとても重視されるポイントです。採用担当者は、志望動機の内容を見れば、応募者の熱意を測ることができるからです。業界や会社に対する思いだけではなく、「なぜ事務職なのか」というところまで深く考えて志望動機をまとめましょう。事務職に求められるスキルや素質を理解したうえで、採用後はどのように活躍したいかを伝えることが大切です。

<回答例>
以前、経験した販売の仕事で、データ管理の大切さを学びました。パソコンスキルをさらに磨き、御社が展開されている◯◯のサービスをサポートしたいと考え、事務職を志望いたしました。

Q:自己PRをお願いします

自己PRで採用担当者が判断しているのは、仕事への意欲や適性、コミュニケーション力の高さなどです。また、データ入力など、一見地味な作業も多い事務の仕事は、コツコツ進める作業が苦にならない性格であることもアピール材料になります。また、これまでの職歴と関連づけた自己PRも有効です。

<回答例>
私は、チームワークを発揮して何かを成し遂げることに大きな喜びを感じます。長所であるコミュニケーション力を仕事に生かしていきたいと思います。

Q:これまでの職歴を教えてください

採用担当者に職歴を聞かれたときは、業務内容や携わった期間を具体的に伝えましょう。特に、事務職の経験がある場合、どのようなことをしてきたのかを詳しく聞かれることが多いようです。「見積書作成」「給与計算」「備品発注」「電話応対」「受注業務」など、できるだけ業務内容を詳しく述べることが大切です。
また、事務職の経験がない場合も、過去に就いた仕事とそれを通して何を得たかを話すことで、前向きな印象を与えることができるでしょう。

<回答例>
営業事務として約3年、電話応対や見積書作成、受発注業務などの営業サポートを行いました。

Q:通勤時間はどれくらいかかりますか?

面接官が通勤時間を聞くのは、支給する交通費の金額を把握する意味もあります。通勤にかかる時間と共に、交通手段についても伝えておくとベターです。車やバイクでの通勤が禁止されている職場もありますので、希望する前は必ず事前に確認しましょう。

<回答例>
・自宅からバスで約15分です。
・◯◯駅から◯◯線を使って30分かかります。

Q:勤務開始時期の希望はありますか?

面接の終盤に聞かれることが多いのが、「いつから働けますか?」といった入社希望日に関する質問です。このときに曖昧な答え方をすると、「計画性がない」「信用できない」といった判断をされてしまうおそれもあります。正直に確実に勤務できるタイミングを伝えましょう。

<回答例>
・◯月◯日から勤務できます。
・◯月末に現在の職場を退職予定なので、◯月からの勤務を希望します。

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事務職の面接はしっかり準備をして、ほかの応募者に差をつけよう

事務職の仕事は、パソコンスキルがある場合などは即戦力として働ける方が有利といえます。しかし、たとえ未経験であっても、熱意とやる気があれば十分採用される可能性のある仕事です。
面接の流れや想定される質問内容をしっかり把握し、「この仕事に就きたい」という気持ちを当日の面接ではアピールできるようにしましょう。

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※2021年2月に記載した記事です。

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