結論から先にいうと、コピーした履歴書を応募先企業に提出してはいけません。やってはいけない使い回しの例は、以下のとおりです。

一部分のみのコピーも不可

名前や住所といった基本事項だけをコピーし、ほかの項目は手書きをするというような、一部分だけのコピーもNGです。
文字が手書きかコピーかは採用担当者が見ればわかります。1枚の履歴書の中に手書きとコピーが混在すると不自然な仕上がりになりますし、「少しの手書きの手間も惜しむ人物」と企業側に悪印象を与えてしまいます。

過去の履歴書の使い回しもダメ

採用の選考後、企業によっては不合格になった応募者に履歴書を返却することがあります。返却された履歴書には、受付け済みや不合格の印があるわけではないので、使おうと思えばほかの企業に提出することは可能です。しかし、そのような場合でも、履歴書の使い回しはやめましょう。
履歴書には提出日を記入する欄があるため書き直しの必要がありますし、そもそも一度不合格になったということは、その履歴書には改善すべき点があるかもしれません。その場合は、別の企業で使い回しても、おそらく良い結果は得られない可能性が高いでしょう。

履歴書のコピーは、なぜ提出してはいけないのでしょうか。コピーの使い回しがマナー違反とみなされたり、選考にプラスに作用しなかったりするのには、いくつかの理由があります。

「手を抜いている」「意欲がない」という印象を与える

履歴書をコピーすることで、応募者にとっては手書きの負担を減らすことはできるかもしれません。しかし、採用担当者にとっては、「手抜きをしている」「熱意がない」という印象を与えてしまうのです。
企業は、自社に入社したいと考えている人物や、仕事に意欲を持って取り組める人物を採用したいと考えています。自分の手間を省くための履歴書の使い回しは、意欲や志望の熱意が感じられないと思われても仕方がないでしょう。たとえ履歴書の内容が魅力的だったとしても、高い評価を得ることは難しいといえます。

志望動機や自己PRが他社と同じ内容になる

企業には、同じ業界であってもそれぞれ独自のカラーがあり、当然、応募者の志望動機も応募先企業によって異なるはずです。履歴書をコピーして使い回すと考えて作成すると、志望動機はどの企業にもあてはまりそうな当たり障りのない内容になるでしょう。そのような姿勢は企業側にも伝わり、「本当に入社したいと思っているのか」と意欲を疑われてしまいます。
また、同様のことは自己PRにもいえます。自分の長所の中から何をアピールするのか、そしてそれをどのように表現するのか。それは、応募先の企業ごとに考えるのが基本です。

履歴書も評価の対象になっている

履歴書には氏名や住所、生年月日、学歴など、どの会社に応募するときにも共通した内容を書く項目がいくつかあります。手書きの場合、手間と時間がかかるため、「1枚書き上げた履歴書をコピーして使い回せば楽なのに」と思うこともあるかもしれません。
しかし、手書きの履歴書は、字のていねいさや誤字がないかといった作成にかかる工程についても評価の対象になっています。手書きの履歴書にする場合、たとえ面倒でも、応募先ごとに新たに書くようにしましょう。

白紙の履歴書もコピーして使ってはいけない

手元に履歴書の予備がない場合、「白紙の履歴書をコピーして、手書きすればいいのでは」と思いがちです。内容の使い回しはダメでも、買ってきた履歴書を記入する前にコピーして使うことは差し支えないのでしょうか。
実は、市販の履歴書には、著作権や商標権といった権利が付与されています。勝手に複製して使用することはルール違反となるので注意しましょう。履歴書はコンビニでも販売されていますし、Web上でダウンロードして使える履歴書もあります。急に足りなくなった場合でもコピーはせず、新しい履歴書を用意するようにしましょう。

新卒の就職活動の場合、履歴書は手書きが一般的でしょう。履歴書でもっとも大切なのは書かれている内容ですが、それ以外にもチェックされている様々なポイントがあります。

文字を乱雑に書いていないか

履歴書の文字をていねいに書いているかどうかは、重要なポイントのひとつです。履歴書は採用選考の第一歩であり、応募者の個人情報が書かれた重要書類です。そのような履歴書が乱雑に書かれていると「履歴書の重要性を理解できていないのではないか」「実際の仕事でも雑なところがあるのではないか」といった評価につながってしまいます。

誤字や脱字がないか

履歴書に誤字や脱字がないように書くことは、基本中の基本です。重要な書類に誤字・脱字があっては、それだけでその書類は信頼性を失ってしまいます。履歴書の誤字・脱字の有無からは、その人物の仕事に対する正確性や集中力なども判断されると考えていいでしょう。

熱意や志望度

手書きで履歴書を書くのは、時間がかかって大変ですが、その分誠意が伝わりやすいというメリットがあります。ていねいに気持ちを込めて書いた履歴書は、その文体や文字に熱意が表れるものです。
手書きの履歴書に手間や時間がかかることは、企業側もよくわかっています。そのうえで、「自社に対して時間をかけるだけの熱意がある」という評価につながるケースも多いのです。

読みやすさやレイアウト

手書きの履歴書は、全体のレイアウトにも個性や人柄が表れます。読みやすいように工夫された履歴書なら、採用担当者は「気遣いができる人」という印象を持つでしょう。
文字間や行間にばらつきがなければ、「真面目で几帳面な人」とイメージするかもしれません。読みやすさを重視したレイアウトも、履歴書の評価を左右するひとつのポイントです。

最近では、パソコンで履歴書を作成する人も増えています。手書きとパソコン作成のどちらの履歴書が望ましいかは、会社のカラーや応募する職種によっても異なります。

企業によってはパソコンでの作成を求められることも

特に、IT系企業や外資系企業では、履歴書などの応募書類は、パソコンでの作成が推奨されている場合があります。また、企業によっては、Web履歴書の提出を求められるケースもあります。企業の雰囲気や指示に合わせて、手書きの履歴書と使い分けるといいでしょう。
ただし、採用担当者の中には「履歴書は手書きのほうがていねい」と考える方もいるので、迷ったときには手書きにしておいたほうが安心です。

職種によってはパソコンスキルのアピールにつながる

オフィス系ソフトを使うような仕事なら、パソコンで作成した履歴書は技能のアピールにもなります。WordやExcelなどのソフトを使った履歴書は、基本的なパソコンスキルがあると間接的に証明することができるでしょう。また、IT系やWeb系企業、ベンチャー企業では、パソコンで作成した履歴書のほうが「効率性を重視している」として評価につながるケースもあります。

パソコンで作成した履歴書も1枚ずつ印刷する

パソコンで作成した履歴書であっても、コピーを使い回すことは避けましょう。「プリントアウトもコピーも区別がつかないのではないか」と考える方もいるかもしれませんが、用紙のずれや文字のつぶれ方などの細かい部分で、コピーだとわかってしまう場合があります。手間を惜しまず、1枚ずつ印刷して使うようにしましょう。

コピーした履歴書の使い回しは厳禁ですが、履歴書のコピーが必要となる場面もあります。それは、自分の控えのためのコピーです。控えとしてコピーをしておくことは、選考を有利に進めるうえでも大切です。

控えとして履歴書のコピーが必要な理由

いくつかの会社に何枚も履歴書を書いたり、提出してから日数が経ったりすると、自分がどの企業にどんなことを書いたのかを忘れてしまうことがあります。面接では履歴書の内容をもとに質問される場面が多いため、「何を書いたっけ？」と焦ってしまう事態にもなりかねません。また、面接で話したことが履歴書の内容と矛盾していると、「本心はどちらなのか」と疑われてしまう可能性もあります。
そのような状況にならないためにも、作成した履歴書は提出前にコピーをとり、控えとして手元に保管しておきましょう。控えがあれば内容を忘れてもすぐに読み返すことができますし、「面接ではこんなことを聞かれるのではないか」とシミュレーションをすることもできます。

次に履歴書を書くときの参考にもなる

控えとしての履歴書のコピーは、次に履歴書を書くときの参考としても役立ちます。学歴欄の入学・卒業年度や、趣味、特技の欄などは、履歴書を書くたびに調べたり考えたりしていると、手間や時間がかかってしまいます。過去に書いた履歴書のコピーが手元にあれば、それを見ながらスムーズに書き進めることができるでしょう。
また、採用されなかった企業に出した履歴書のコピーを見直すことで、反省すべき点が見つかることもあるかもしれません。

履歴書を書くときは「この会社に入りたい」という思いを込めて、ていねいに書くことが大切です。企業の採用担当者は履歴書を見る機会が多いため、それが熱意を持って書かれたものか、それとも面倒だと思いながら書かれたものか、見極めることができるでしょう。
そのため、マイナスイメージを与えてしまう履歴書のコピーの使い回しは論外です。履歴書のコピーは、あくまでも自分の保管用にとどめるようにしてください。

※2020年7月に記載した記事です。

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