2021.03.01

履歴書をメール添付する際のマナーとは?注意点と書き方例文を紹介

履歴書をメール添付する際の
マナーとは?
注意点と書き方例文を紹介

履歴書をメール添付する際のマナーとは?注意点と書き方例文を紹介

バイチュー 就職・転職活動において、企業から履歴書をメールに添付して送付するよう、求められるケースが増えてきました。メールは手軽ですが、ビジネスにおいては様々なマナーがあるため、その手順や本文の内容によっては採用担当者の心象を左右することも少なくありません。

ここでは、メールで履歴書を送る際のマナーと注意点を解説します。また、書類を添付する場合の例文や、好印象を与えるメールの書き方などについてもご紹介しましょう。

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履歴書をメール送付するときの3つの注意点

履歴書をメールに添付して企業の採用担当者へ送る際には、気を付けたいポイントが3つあります。
それぞれ、詳しく見ていきましょう。

メールを送るタイミング

メールを送るタイミングは、「指示を受けたらすぐ」が基本です。企業側は採用スケジュールを組んで選考を進めているため、いつまでも待っていてくれるとは限りません。企業へのアプローチの順番にかかわらず、ほかの有望な候補者から先に履歴書が届けば、その順に選考を進めてしまうこともあるでしょう。

また、履歴書送付の指示を受けてからのアクションが遅いということは、「事前準備ができていない」「実際の仕事のペースも遅いのでは」といったマイナスイメージにもつながりかねません。できるだけ早く送付することを心がけ、どうしても時間がかかってしまう場合は「◯日までにお送りします」と具体的な日を事前に知らせておくことが大切です。

なお、メールを送付する際には、時間帯にも気を付けましょう。
メールは、いつでも送信できる便利なツールですが、ビジネスシーンにおいては早朝や深夜、休日の連絡は避けたほうが無難です。メールは電話に比べて相手の時間を奪う意識が薄くなりがちですが、一般的に考えられる日中の就業時間内(午前9時から午後5時くらい)に送付するようにしましょう。

添付書類のファイル形式とファイル名

履歴書をメールに添付する際には、ファイル形式とファイル名にも注意する必要があります。

・ファイル形式
書類のファイル形式は、採用担当者が印刷して管理するときに、どの端末やOSでもレイアウトが崩れにくいという理由から、提出先からの指定がない限り「PDF形式」を選びます。PDF形式であれば、第三者によってデータ修正がしにくいということも利点のひとつです。

・ファイル名
書類のファイル名には、採用担当者が管理しやすいように下記の3つを記載しましょう。

<ファイル名に記載すること>

・送付する日付
・履歴書、または職務経歴書などファイルの内容
・応募者の氏名

たとえば、履歴書の提出日が2021年2月2日であれば、「20210202_履歴書(氏名)」といったファイル名にすると、どのようなファイルなのかがわかりやすくなります。

パスワードの設定

履歴書は大切な個人情報です。ファイルにはパスワードを忘れずに設定しましょう。PDF形式の場合、PDFファイルそのものにパスワードをかける方法と、専用ソフトなどを使ってzip圧縮したものにパスワードをかける方法があります。
ここでは、WordファイルをPDF形式に変換し、ファイルそのものにパスワードをかける方法をご紹介します。
※Microsoft Office 365(Office 2019)を使用した場合。

<WordファイルをPDF形式に変換しパスワードを設定する方法>

1. Wordで作成した文書の「ファイル」から「名前を付けて保存」を選び、保存する場所を「このPC」にする。
2. 「その他のオプション」をクリックし、ファイルの種類の一覧から「PDF」を選びます。
3. 「オプション」をクリックし、「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れ「OK」をクリック。
4. 「パスワード」「パスワードの再入力」欄にそれぞれ自分のパスワードを入力し「OK」をクリックし、ファイルを保存する。

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メールの構成と例文

メールで履歴書を送付する際には、メールの件名や本文の書き方についても注意しておきたい点があります。メールの件名と本文の書き方と例文について、それぞれ見ていきましょう。

件名はシンプルにする

採用担当者は、応募者からのメールを1日に何通も受け取る可能性があります。そのため、件名はシンプルにし、ひと目でメールの内容と送信者氏名がわかる書き方がベストです。

<メールの件名の記載例>

・履歴書を送付いたします/倍取花子
・◯◯職応募の件(履歴書添付)/倍取花子

本文には5つの要素を含める

本文も、できるだけ簡潔に書き、メールの目的がしっかり伝わるよう心がけます。
本文に含める要素は、大きく分けて下記の5つが挙げられます。

・宛先
宛先は、会社名と部署名、担当者氏名の順に書きます。担当者の名前や所属部署がわからない場合は、「採用ご担当者様」とします。

・あいさつ、氏名
あいさつに続けて自分の氏名を記載します。

・用件
メールを送付する目的を伝えます。パスワードを設定した添付ファイルを含む場合は、その旨とパスワードに関するメールを送る旨を知らせます。

・結び
採用担当者に対して、感謝の気持ちが伝わるような結びのあいさつをします。

・署名
最後に、「氏名」「住所」「連絡先電話番号」「メールアドレス」を記載した署名を添付します。

<履歴書を送付する際の例文>

◯◯株式会社 ◯◯部
◯◯◯◯様

お世話になっております。
先日、◯◯職応募の件でご連絡しました、倍取花子です。
ご指示いただきました履歴書を本メールに添付いたします。
ご査収くださいませ。
なお、添付ファイルには念のためパスワードを設定しております。
追ってパスワードをお送りしますので、併せてご確認いただけますでしょうか。

ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――――
倍取花子
〒000-0000
東京都港区六本木1丁目1番地1号
バイトルマンション505号室
電話:080-✕✕✕-✕✕✕✕
Email:baitoru-hanako0810@sample.com
――――――――――――――――――――――――

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アルバイトの履歴書をメールで送るときの正しいマナーとは?

こんなときどうする?メールに関するQ&A

気軽に送ることができるメールだからこそ、ビジネスシーンにおいては、マナーをしっかりと守ったメールを送りたいものです。履歴書をメールで送る際の気になる質問についてお答えします。

Q:送付した応募書類にミスがあった場合はどうすればいい? A:すでに提出した書類にミスが見つかったら、できるだけ早めに連絡し、正しい内容の書類を再送しましょう。
念入りに確認したはずなのに、よく見たら応募書類にミスがあった…ということもあるかもしれません。送付後に気づいた場合は、できるだけ早めに連絡をします。その際は、お詫びを添えて正しい内容の応募書類を再送しましょう。

<再送する場合の例>

お世話になっております。
先日、◯◯職に応募いたしました(氏名)です。

お送りした履歴書に不備がありました。大変申し訳ございません。
再度、訂正済みの履歴書を添付しましたので、ご確認よろしくお願いいたします。

この度はこちらの確認不足により、ご迷惑をおかけいたしました。

Q:求人の応募メールに開封通知を付けてもいい? A:送付した応募メールが届いているか、目を通してもらえているかといった不安があっても、開封通知の設定はしないのがビジネスマナーです。開封通知の設定をすることで、相手は返信をすぐに求められているように感じたり、信用されていないと感じたりしてしまいます。メール送信の際にも、「選考してもらう」という意識を持っておくようにしましょう。 Q:求人の応募メールを送信後、送られてきた受領メールには返信すべき? A:書類や資料を受け取ったことを伝えるための受領メールが、送信専用アドレスからの自動返信メールであれば、基本的に返信する必要はありません。送られてきたメールに「このメールに返信は不要です」という一文があった場合、その言葉どおりに返信しないことが正しい判断です。
また、採用担当者から送られる受領メールの場合も、お礼メールを送ることによって採用担当者の負担が増えることもあります。先方からの質問やこちらからの質問がなければ、特に返信する必要はないでしょう。
Q:求人の応募メールを送信後、受領メールが送られてこなかったら? A:受領メールが送られてこなかったとしても、焦らず返信を待ちましょう。受領メールは送られる場合とそうでない場合があります。
受領メールが送られなくても、書類を受け取ってそのまま選考に入っている可能性も考えられます。書類選考の期間は、企業規模や応募者の母数のほか、採用担当者や現場の業務量などによって異なりますが、だいたい1週間から2週間程度が目安です。

この期間を過ぎても受領の連絡や面接日時の通知がなければ、まずは下記の点を確認し、先方に電話で問い合わせてみてください。

<応募先企業に問い合わせる前に確認すること>

・送付先のアドレスを間違えていないか
・下書きにメールが残っていないか
・企業からの返信が迷惑メールに紛れていないか
・受信アドレスの設定をしていないか(知らないアドレスからのメールを拒否する設定になっていないか)

電話で問い合わせる場合は、先方の都合に配慮しながら氏名を述べたうえで、「メール送付日時」「メール内容」について受領確認をしたいと伝えましょう。

<電話での伝え方の例>

◯◯職に応募した◯◯と申します。お忙しいところ申し訳ございません。◯月◯日にメールで履歴書をお送りしたのですが、届いておりますでしょうか?

Q:応募書類をメールで送付する際にパスワードを設定し忘れたら? A:「ファイル送付の際はパスワードを設定ください」と指示されていた場合は、パスワードの設定を忘れたことに気づいた時点で、メールでお詫びの連絡をすることをおすすめします。
応募書類は個人情報です。セキュリティ管理に厳しい企業やIT企業では、パスワードを設定せず誰もが容易に見ることができる状態のままメールで送ってしまうと「危機管理意識が薄い」と見なされ、選考で不利になってしまうことがあります。

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まとめ

履歴書は、面接に先立って応募者の資質を判断するための書類ですが、メールの送付マナーも選考に影響を与えると考えましょう。正しいビジネスマナーに則って、履歴書を送付することができれば、企業側にも良い印象を与えることができ、後の選考もスムーズに進む可能性が高まります。
応募書類の完成度を高めるのはもちろんですが、メール作成段階から選考はスタートしていると考えておくことをおすすめします。

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※2021年2月に記載した記事です。

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