2020.08.13

履歴書を手渡しする場合は封筒に入れよう!持ち込みマナーと注意点

履歴書を手渡しする場合は封筒に入れよう!
持ち込みマナーと注意点

履歴書を手渡しする場合は封筒に入れよう!

就職や転職のときに提出する履歴書は、郵送での応募のほかに、企業に直接持っていく場合もあります。その際、せっかく完成させた履歴書を、「面接会場まで何に入れて、どうやって運んだらいいのだろう…」「渡すときはどんなタイミングで、どうやって渡せば失礼にならない?」など、不安になる方も多いのではないでしょうか。
ここでは、履歴書を郵送ではなく手渡しする場合のマナーと、履歴書をきれいに持ち運ぶコツのほか、注意しておきたいポイントについてご紹介します。

履歴書を持ち歩く際のコツと注意点

履歴書をはじめとする応募書類一式は、手渡しの場合でも、封筒に入れて持ち歩くようにしましょう。その理由は、履歴書をそのまま鞄などに入れてしまうと、汚れたり、折り目がついたりしてしまう可能性があるからです。折り目や汚れがついた履歴書は、面接官などに粗雑な印象を与えるだけでなく、「社会人としての常識がない」と判断されてしまうおそれがあります。

また、履歴書には氏名や住所、電話番号といった個人情報を記入しています。このような大事な書類をむき出しのまま持ち歩いていては、企業側から「危機管理能力がない」と判断されかねません。
履歴書は、応募者にとって面接のための資料であると共に、その扱い方が人となりを判断する材料にもなっているということを念頭に置いておきましょう。きれいな状態で履歴書を持ち歩くコツと注意点は以下のとおりです。

クリアファイルを使用する

雨の日の場合、履歴書を封筒に入れておくだけでは、濡れてしまう可能性もあります。せっかく仕上げた履歴書が水滴で読めなくなってしまったり、破れてしまったりしては、元も子もありません。そのため、万が一に備えて、クリアファイルを活用しましょう。
履歴書をクリアファイルに挟んでから封筒に入れておけば、濡れるのを防ぐだけでなく、破れたり、角が折れたり、証明写真がはがれたりするといったリスクを避けることができます。それでも心配な場合には、封筒をビニール袋に入れたり、封筒をさらにクリアファイルに入れたりといった対策が有効です。

応募書類を折らずに入る封筒を選ぶ

履歴書をはじめとする応募書類を入れておく封筒は、「角形A4号(角A4)」または「角形2号(角2)」がおすすめです。企業によっては職務経歴書を求められることもあり、この職務経歴書は基本的にA4で作成する場合が一般的です。そのため、履歴書のサイズにはA4とB5の2種類がありますが、B5サイズであっても、A4サイズに対応できる封筒を選びます。角形A4号、または角形2号の封筒であれば、応募書類一式を折り曲げることなく、きれいな状態のまま入れておくことができます。

また、封筒は主に白色と茶色がありますが、白色のほうがベターでしょう。白色が手元にない場合は、茶色でも問題はありませんが、安価な茶封筒は、企業が事務作業用として使っていることも多いため、ほかの書類に紛れ込んでしまう場合もあります。また、ダイレクトメールと間違われてしまうといったリスクがないとも言い切れません。一方で、白い封筒は目立つだけでなく、祝い事などにも使われることから、きちんとした印象を与えることができます。ただし、白い封筒は、中身が透けやすいというデメリットもあるため、厚みが十分にある物や、透けない紙質の物を選ぶこともポイントです。

<参考記事>
履歴書の用紙サイズと種類について正しい選び方を解説
履歴書の正しい折り方と封筒への入れ方を知っておこう

封筒の宛名は書かない

履歴書を企業に持っていったり、面接官に直接渡したりする場合は、宛名を書く必要はありません。代わりに、封筒の表面は、左下に「履歴書在中」または、履歴書以外の書類がある場合は「応募書類在中」と赤字で記入し、文字全体を四角い枠の線で囲むだけでOKです。枠線は定規などを使って引きましょう。
なお、100円ショップや文房具店には「履歴書在中」のスタンプが販売されているところもありますので、購入しておくのもいいでしょう。
また、裏面の左下には自身の郵便番号、住所、氏名を書きます。採用担当者は、履歴書をいくつも受け取っている場合があるため、「これが誰の履歴書が入った封筒なのか」といったことを明確にしておく必要があります。そして、左上には、履歴書を提出した年月日を記載しておくと、さらにていねいな印象となります。ただし、これはあくまで提出した日をメモするもので、履歴書を作成した日を記載しないように注意しましょう。

送付状(添え状)は必要ない

履歴書を郵送する場合は、応募書類といっしょに送付状(添え状)を同封することがあります。
送付状は「誰が」「誰に」「何を」「どのくらい」送るのかを示す書類で、内容に行き違いがないかチェックする役割があります。また、もともと送付状には「本来対面で行うはずのあいさつを書面にした物」という意味合いも。
しかし、企業に履歴書を持ち込む場合は、直接対面であいさつすることが可能です。そのため、手渡しの場合は送付状を付ける必要はありません。

送付状(添え状)は必要ない

鞄に入れる位置に注意

履歴書などの応募書類の入った封筒を、鞄の奥底にしまっておくと、封筒ごと折れ曲がってしまうおそれがあります。また、封筒を出す際にまごついてしまうことも、印象を悪くする一因になります。そのため、封筒を入れる鞄は、ややサイズが大きめの物を用意し、極力余分な物を入れないようにしましょう。鞄にサイドポケットなどが付いていれば、そこに封筒を入れておくと取り出す際にも便利です。
また、よくあるトラブルとして、鞄に入れておいた飲み物入りのペットボトルが結露し、封筒が濡れて破れてしまったり、字が読めなくなってしまったりするケースも散見されます。なお、封筒を持っていく場合は、提出後すぐに中身を確認することが多いため、のり付けをする必要はありません。

履歴書を手渡しする際のマナー

就職や転職を希望する企業に履歴書を持っていく場合、受付に渡す場合と、面接(採用)担当者に直接渡す場合とで対応が異なります。それぞれ気を付けておきたいポイントは以下のとおりです。

受付で渡す場合

履歴書を面接(採用)担当者ではなく、企業の受付や会社説明会を行っているスタッフに渡す場合があります。このようなケースでは、中身を出さずに封筒のまま渡します。彼らは基本的に、預かった履歴書を面接(採用)担当者へ渡す役目を担っているのであり、その場で履歴書を見るわけではないからです。
しかし、受付の方が書類選考などを担う立場ではないからといって、粗雑な対応をしてはいけません。受付の方への対応で応募者のマナーをチェックされている可能性もあるため、ていねいな対応を心がけましょう。
渡す際には「◯◯部の◯◯様宛の応募書類を持参いたしました。よろしくお願いいたします」といった簡単なあいさつを添えて、履歴書を相手が読める方向にして両手で差し出すことがポイントです。

面接官に直接渡す場合

履歴書を渡すタイミングは、企業や面接の様式によって異なりますが、面接を開始するタイミングで提出を求められることが多いでしょう。しかし中には、面接終了後に提出を求められる場合もあります。もし、面接開始のタイミングで提出を求められなかった場合には、終了してから履歴書をどうすればいいのか質問しましょう。
また、履歴書を面接官に直接渡す場合、封筒のまま渡すべきではありません。受付の方に渡す場合とは異なり、面接官はその場で履歴書を読むことが想定されます。封筒に入れたままでは、面接官の手をわずらわせてしまうため、応募書類一式が入ったクリアファイルを取り出してから、その下に封筒を添えて渡すようにします。
この場合も、相手が履歴書を読める方向にして、両手で差し出します。そして、「本日はお忙しい中お時間を割いていただき、ありがとうございます。履歴書を持参いたしましたのでご確認のほどよろしくお願いします」といったあいさつとお辞儀もできれば、なお良いでしょう。
受け渡しの方法ひとつで人の印象は変わります。採用に響くようなマイナス評価を受けないためにも、マナーに沿って応募書類を渡すように心がけましょう。

後から入室した面接官に渡す場合

場合によっては、面接官が応募者の後から部屋に入室する場合もあります。このようなシチュエーションの場合は、封筒とクリアファイルに入れたままの履歴書を、机の上に重ねて置いておきます。面接官が入室した後で指示があれば、封筒とクリアファイルから取り出した履歴書をいっしょに渡しましょう。この際も、焦らずていねいな所作で行うことが肝心です。

履歴書はできるだけきれいな状態で持ち込もう

履歴書を手渡しする場合の封筒の書き方や持ち運び方、マナーについてご紹介しました。充実した内容の履歴書も、折れ曲がったり汚れたりしていては正当に評価されにくい場合があります。せっかくなら、できるだけきれいな状態で企業に見てほしいものですよね。
また、履歴書を渡す際には、相手に失礼がないように心がけましょう。緊張してしまうという方は、面接の前に何度か手渡しのイメージトレーニングをしておくのもおすすめです。

※2020年5月に記載した記事です。

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