求人で実は肝になる面接日程のメール案内について例文とセットで解説

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面接日程のメール案内が求人で肝になる理由

応募が来たからといって油断は禁物です。確かに、少なからず自社の求人に興味を持ってもらっているかもしれません。しかしながら、多くの求職者は複数の求人に応募しています。つまり、あくまで応募段階ではまだ土俵に立てただけに過ぎないのです。そうなると、その後の選考プロセスにおける対応が肝になるのはいわずもがなでしょう。特に書類選考を通した後の面接日程の案内は、ダイレクトにやり取りが行われる意味で最初の接点になることも多いと思われます。そこでの印象がそのまま企業イメージに繋がることも珍しくありません。最終的に他社との競合に打ち勝つ決め手にさえなり得ます。と、仰々しくお伝えしたものの、そう難しく考える必要もないでしょう。意識したいのはスピード、そしてわかりやすさです。逆（応募者目線）で考えてみましょう。応募してから一向に連絡が来なければ、その時点で不信感が募ります。また、情報が曖昧な場合、困惑とともにそれをわざわざ質問するのも面倒に感じるはずです。 いずれにしても、面接日程のメール案内を侮ってはいけません。採用が難航している場合、特に面接率が低ければ、ここを見直すだけでも状況は変わってくると思われます。

求人面接の日程案内はメールが基本

求人面接の日程案内をメールで行うことに大なり小なり手間だと感じる向きもあるでしょう。電話でさっと済ませたい。その気持ちもわかります。が、それでもなおメールで対応することが大事です。それはなぜか。本章にてメールこそが基本たる所以をお伝えします。

記録として残すことが大事

面接日程の案内は整理するとわかりますが、日時や場所、持ち物、所要時間……等々、意外と多くの情報を伝える必要があります。これらをたとえば電話など口頭で伝えてしまうと、あとから「聞いていない」「忘れた」といった行き違いを招きかねません。そのため、記録として残すことが大事なのです。他方、メールであれば一度送った内容を応募者側はいつでも読み返すことができます。企業側からしても送信履歴をたどれば対応状況はすぐにわかるはずです。社内共有にも便利でしょう。したがって、無用な混乱を防ぐべく、メールでの案内が安心だといえます。

口頭で伝えにくい情報もメールだと整理しやすい

面接日程の案内には、日時や場所といった情報に加え、当日の流れや入館手続き、地図のURLなど、細かな補足が必要になることもあります。こうした内容を口頭で伝えようとすると、聞き手の理解にばらつきが生じやすく、混乱や誤解の原因にもなりかねません。一方、メールであれば項目ごとに整理して伝えることができるため、受け取る側も順を追って確認しやすくなります。単に記録を残すだけでなく、情報をきちんと構造化して届ける手段としても、メールのほうがやはり現実的です。

求人面接の日程についてメールを送る際のマナー

メールで案内することに意義があるとわかったうえで、どう伝えるかが肝要です。繰り返しますが、採用に関するメールの連絡は文面の印象や対応のタイミングひとつで応募者の動きが変わってくる可能性があります。だからこそ、しっかりとマナーはおさえておきたいところです。本章にていくつか取り上げます。

書類選考からなるべく時間を空けずに対応する

応募者の心境として、選考結果はなるべく早く知らせてほしいでしょう。特に、複数の求人に並行して応募している場合は、早く連絡をくれた企業の方に信頼を置くことも考えられます。したがって、書類選考の結果が出た段階で、できる限り間を置かず面接案内を送ることが、応募者の関心をつなぎ止めるうえでも重要です。

応募に対するお礼を冒頭に記載する

採用に関するメールはどうしても事務的になりがちですが、応募者からすれば、一つひとつのやり取りが企業を知る機会でもあります。だからこそ、メールの冒頭に「ご応募いただきありがとうございます」といった感謝の言葉を添えるだけでも、ポジティブな情報として印象付けることができるのです。応募者に対する真摯な姿勢は、たった一文であれ自然と伝わります。

候補日時を3つほど用意する

面接の日程を調整する際は、企業側の都合だけを押しつけないことが大切です。一方的に「この日時でお願いします」と伝えると、応募者の予定と合わなかった場合に、やり取りが煩雑になるだけでなく、印象も悪くなりかねません。そのため、あらかじめ候補日を3つ程度提示しておくと、応募者も返信しやすく、調整もスムーズに進みます。やり取りの手間を減らしつつ、柔軟な姿勢を示す意味でも有効です。

採用に関する情報だと件名でわかるようにする

応募者は、当然ながら自社以外のメールも多く受け取っているはずです。そのため、見落としや誤認も十分にあり得ます。にもかかわらず件名が曖昧であれば、なおさらそうしたミスが起きてしまうでしょう。場合によっては迷惑メールと勘違いされることすらあります。そこで、件名には「面接日程のご案内」や「〇〇株式会社 採用担当より」など、ひと目で採用に関する連絡だとわかる表現にしましょう。内容以前に、まずきちんと届くことが肝心です。

リマインドメールも忘れない

面接の直前には、念のため応募者にリマインドのメールを送っておくと安心です。応募者側も予定を抱えていることが多く、日が空いてしまうと日時を忘れてしまう可能性があります。また、企業としても当日キャンセルや連絡漏れといったトラブルを未然に防げる点で有効です。やり取りの手間を惜しまず、そうやって丁寧な確認を入れておく姿勢は、自社に対する信頼感にもつながります。

問い合わせ先を明記する

面接日程を丁寧にメールで案内してもなお、それに対して応募者が何か疑問に思うことが出てくるかもしれません。したがって、不明点を確認できる窓口、連絡先の明記は必須です。その際、担当者名、電話番号、メールアドレスを記載できるとよいでしょう。

問い合わせに対する返信も迅速に対応する

問い合わせ先を明記していても、実際に連絡をもらった際にすぐ返信できなければ、応募者に不安を与えてしまいます。最悪、「対応が遅い会社なのでは」といった印象にもつながりかねません。採用選考のやり取りでは、総じてスピード感が大事です。もちろん、内容によっては即答できない場合もあるでしょう。そうはいってもやはり、いつまでに連絡できるかなど伝えられる範囲で寄り添う姿勢を見せることが、マナーとして求められます。

求人面接の日程案内に使えるメール文例

ここまで、求人面接の日程をメールで案内する必要性や、その際に意識しておきたいマナーについてお伝えしてきました。とはいえ、いざ自分で文面を考えるとなると、どう書き始めればよいか迷ってしまうこともあるでしょう。そこで本章では、実際にメールで使える文例を紹介します。提案から調整、確定、そして前日のリマインドまで、各シチュエーションにて参考にしてみてください。テンプレートとしても活用できるはずです。

面接日の提案

書類選考を通過した応募者に面接日程を提示する場合のメール文例です。候補日時は複数挙げ、そのうえで希望に合わない場合の対応についてもわかりやすくフォローしましょう。

面接日の調整

提示した候補日時では応募者の都合がつかない場合には、調整を図る必要があります。メール文例は次のとおりです。

面接日の確定

面接日程が確定した場合のメール文例です。日時を明確に伝えるとともに、当日の流れについても触れておきましょう。

面接日前日のリマインド

面接日前日にはリマインドメールも送りましょう。具体的には次のとおりです。

こんな時どうする？求人面接のメール案内で直面しやすい問題

セオリーどおりにメールを送ったとしてもスムーズに事が運ばないことは往々にしてあります。本章では、面接日程の案内を巡って起こりがちな問題について、対処法と併せて解説します。

応募者からの返信がない

面接日程を案内しても、応募者から何の連絡もないまま数日が経過することがあります。単なる見落としか、はたまた他社内定などで選考を辞退されたのか。理由はさまざまです。いずれにしてもこうした場合には、まずメールを再送しましょう。それでも返答がなければ、応募の意思が薄いと判断し必要以上に追いかけないことも大事です。

応募者にメールが届かない

送ったはずのメールが後になって実は届いていなかったと判明することがあります。これらは、アドレスの入力ミスや迷惑メールフォルダへの振り分け、ドメイン指定の受信制限などによって起き得る事象です。原因は何にせよ、送ったメールがきちんと届いているかどうかの確認を怠ってはいけません。とはいえ多忙でつい疎かにしがちなのであれば、一元管理できるツールやシステムの導入も検討した方がよいでしょう。

応募者とのスケジュールが合わない

複数の候補日を提示しても、応募者との予定が合わず、面接日程がなかなか決まらないこともよくある問題です。やり取りが長引くと、応募者の温度感が下がってしまうことも懸念されます。ゆえに可能であれば柔軟な対応が必要です。たとえば、オンライン面接なども選択肢に含められると時間や場所の都合がつきやすくなるでしょう。そうやって早期に折り合いをつけることで、選考全体のスピードアップにもつながります。

求人面接の日程設定をスムーズにするサービス『コボット』

メールを通じた日程調整は丁寧さが求められる一方で、どうしても手間が掛かってしまいます。なおかつヒューマンエラーも不可避です。この問題をどう解消すればよいか、頭を悩ます人事担当者も少なくないでしょう。そうしたなか、有効施策の一つが面接日程の調整を自動化できるツールの活用です。たとえば、dipが提供する『コボット』シリーズには、面接日程の設定業務を支援するサービス『面接コボット』があります。また、採用ページを作成できる『採用ページコボット』と連携すれば、応募から面接設定までをよりスムーズに運用することが可能です。本章ではこれらについて取り上げます。いわゆる採用DXに特化したサービスです。この類のツールは資金・運用面がネックになりがちですが、そうした背景にも注視し導入ハードルを下げる目的でも（お求めやすく）開発されています。ぜひ、ご利用のほど検討ください。

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『面接コボット』とは

『面接コボット』は、応募者対応を自動化できる面接管理サービスです。応募者が専用フォームから希望日を選択し、企業側が承認するだけで日程が確定します。メールやSMSの配信、リマインド通知、事前質問の設定、WEB面接機能なども備わっており、面接に関するやり取りを一括で管理できます。応募媒体と連携して応募者情報を自動で取り込むことも可能です。対応漏れによる辞退を防ぎ、業務の負担軽減にもつながります。

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『採用ページコボット』とは

『採用ページコボット』は、オリジナルの採用サイトを作成できるサービスです。面接コボットとの併用で応募対応から面接日程の設定までを自動で行えます。なお、作成したサイトは複数の求人検索エンジンと自動連携される仕組みです。そのため、求人の露出度アップ、接点強化も見込めるでしょう。かつ原稿作成やコンテンツ設計を豊富な実績からノウハウを得た採用のプロがサポートします。求める人材の獲得が十分に期待できるはずです。

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求人・採用において面接日程のメール案内も侮れない

求人の内容や条件ばかりについ目が行きがちですが、応募後の対応も採用成功には欠かせない要素です。とりわけ面接日程の案内メールは、応募者と直にやり取りするいわば最初の接点ゆえに、どれだけ気配りが行き届いているかで印象は大きく変わります。仮に採用がうまくいかないと感じているなら、求人票の見直しだけでなく、面接案内のやり取りも見返してみるとよいかもしれません。意外なところに改善の糸口があるものです。

▶関連記事：面接日程調整メールの書き方を人事担当者向けに例文交えて解説

▶関連記事：採用通知メールの書き方～コツや例文、注意点も解説～

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