不採用通知の手段として電話が避けられるのはなぜ？
冒頭でも述べたように、不採用通知はメールや郵送など書面で行うことが一般的です。裏を返すと、電話での連絡は避けられる傾向にあります。では、それはなぜでしょうか？ざっと挙げると次のとおりです。
- 効率よく対処するため
- 気を遣うため
- 執拗に理由を聞かれる恐れもあるため
以下、それぞれ補足します。
効率よく対処するため
多くの応募者に対応する場合、一人ひとりに電話をかけるのは時間も手間もかかります。日中に連絡がつかないケースも多く、何度も架け直す手間が生じればそれ以外の業務にも支障をきたすことでしょう。メールであれば管理システムを使って一括で対応でき、文面もテンプレートを使えます。そのため、やはり不採用通知に電話を活用するのは、非効率と考えられがちです。
気を遣うため
不採用を電話で伝える場合、応募者の反応に直接向き合わなければなりません。それによって、精神的に負担が圧し掛かってくることもしばしば。当然、言葉選びや伝え方には、細やかな配慮が求められます。間違えば口論に発展する恐れさえ考えられます。そうした感情的なやりとりを避ける意味でも、電話による不採用通知は避けられがちといえるでしょう。
執拗に理由を聞かれる恐れもあるため
電話で不採用を告げたところで素直に引き下がってくれるとは限りません。なかには「なぜ不採用なのか」と理由を執拗に聞いてくる方もいます。たとえ誠実に対応しても一向に納得してもらえなければ、前述したように業務にも精神にも支障をきたすことになるでしょう。そのような拉致が明かない状況を懸念し、電話を避ける向きがあるのは、なるほど確かに頷けます。
不採用を電話で伝えるメリット
前述したように、電話での不採用通知が敬遠されやすいのは、それなりに理由があります。その一方で電話を使う企業も珍しくも一定数いるわけです。そこにもまた然るべき理由が存在します。そう、すなわちメリットです。ざっと挙げましょう。
- 手っ取り早いこともある
- 誠意を伝えられる
- 応募者の誤解を正せる
- 応募者の本音を引き出せる
以下、それぞれ補足します。
手っ取り早いこともある
メールを打つよりも電話の方が手っ取り早いこともあるでしょう。メールのように宛先をはじめ送る前に毎度注意することが煩わしく感じる向きも、意外と多いように見受けられます。
誠意を伝えられる
書面やメールではどうしても事務的な印象を与えてしまいますが、電話であれば声のトーンや言葉の選び方によって、相手への配慮を伝えやすくなります。特に、最終選考まで進んだ応募者に対しては、丁寧な対応が必要です。一方的に結果を告げるのではなく、努力や時間への敬意を言葉にすることで、納得感を得やすいと考えます。
応募者の誤解を正せる
文面のみの通知では細かいニュアンスを伝えるのが難しいため、ひとたび応募者が誤解してしまうと、自社に対して嫌な印象を与えたままになりかねません。他方、電話なら応募者の誤解を認識でき、その場で正すことも可能です。勘違いや過度な解釈をされることは往々にしてあります。それを丁寧にわかりやすく、たとえば選考結果の背景や評価ポイントを伝えるなどしてわかってもらえれば、極端な話、逆恨みされることもないでしょう。こうした対応は、企業イメージにもつながります。
応募者の本音を引き出せる
電話で話すことで、応募者から素直な感想や意見を聞けることがあります。採用活動の改善には、こうした『現場の声』が非常に貴重です。面接の感想や連絡のタイミング、選考内容への要望など、応募者からフィードバックを得られるのは大きなメリットといえるでしょう。もちろん、こちらから伝えるのは不採用の旨です。応募者の心情に配慮し、無理に聞き出すような真似は避けるようにしましょう。
不採用を電話で伝えるのに適切なケース
不採用通知を電話で伝えるのにいくつかメリットがあることは上述のとおりです。では、実際にどのようなケースが電話連絡に適しているのでしょうか。以下、いくつか列挙します。ぜひ、判断材料の一つとして参考にしてみてください。
結果通知を長引かせたくない
不採用の結果を伝えそびれていると、応募者は「まだ可能性があるのでは」と期待を抱いたまま、次の行動に踏み出せなくなってしまいます。そうした応募者の時間や気持ちへの配慮のもと、結果通知を長引かせたくなければ、電話での連絡こそ好ましいでしょう。メールでは機械的な印象を与えがちですが、電話なら丁寧な口調や感謝の言葉とともに、十分に検討したうえでの結果であることを直接伝えられます。あらためて、スピード感もさることながら誠実さもきちんと示すのに適した手段です。
なるべく丁寧に対応したい
電話であれば、応募者の努力や時間に対する感謝を直接伝えられるほか、納得がいかない様子があればその場で簡単にフォローすることも可能です。なるべく丁寧に対応したい場合にはうってつけだといえます。特に最終面接まで進んだ応募者や、選考に時間をかけた場合は、配慮を見せたいところでしょう。
別の機会で再応募してもらいたい
今回は縁がなかったとしても将来的にまた応募してほしい、あるいは別のポジションにも興味を持ってほし場合、そうした思いとセットで不採用の旨は電話で伝えた方がよいかもしれません。言葉はもちろん、声のトーンも受け手の記憶には残れば、別の機会でまた出会える可能性はあります。そうやって関係をつなぎとめることも採用活動には大事な視点です。
電話での不採用通知は特段珍しくない！
電話での不採用通知は珍しいと思われがちですが、決して特別なことではありません。状況や応募者への配慮によっては、電話が適した手段となる場合もあります。大切なのは、応募者を思いやる姿勢を持ち、適切なタイミングと方法を選ぶことです。
こうしたさまざまな配慮が必要なのは、そもそも採用業務全般にいえます。採用プロセスを見直す意味でも、一度従来のやり方を疑ってみてよいかもしれません。
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