旧姓で仕事することが企業にもたらすメリット
入籍後も旧姓で働ける職場にすることは、従業員本人の働きやすさだけでなく、企業にとっても少なからずメリットにつながります。たとえば、次のとおりです。
- 顧客や取引先を混乱させずに済む
- 手続きなどに要する手間を省ける
- プライベートな情報をわざわざ公開する必要がない
以下、それぞれ補足します。
顧客や取引先を混乱させずに済む
結婚によって姓が変わると、長く付き合いのある顧客や取引先が混乱されるかもしれません。せっかく良好な関係を築いてもらっていたなかで、その従業員とは別人と誤認識されるケースもあるでしょう。それが交渉や契約に響くことも決してないとは言い切れません。それゆえ、旧姓を使い続ければ余計な誤解を与えずに済むはずです。社外からの信頼が厚い方なら、なおさら旧姓の方が好都合だと考えます。
手続きなどに要する手間を省ける
姓の変更に伴っては、名刺やメールアドレス、社内システムの登録情報、さらには社外への通知など、思いのほか多くの手続きが発生することがわかるはずです。これらは人事や総務の事務負担になるだけでなく、更新が遅れれば連絡の行き違いや業務停滞を招く恐れもあります。こうした煩雑な作業やリスクを避けられる点は、旧姓使用のまさしくメリットです。
プライベートな情報をわざわざ公開する必要がない
職場で新しい姓を使うとなれば、顧客や取引先に私生活の事情を勘ぐられるかもしれないといった余計な心配も出てくるでしょう。それが場合によっては本人にとって不快に感じられることもあります。他方、旧姓を継続して使えば、仕事とは関係のないプライベートな情報を社外へ知らせる必要がなく、余計な不安を覚えずに業務に専念できるはずです。（旧姓使用は）従業員をそういった無駄なストレスから守る意味でも重要な側面を持つと考えます。
旧姓で仕事することが企業にとって不都合なデメリット
入籍後の旧姓使用は、時に従業員を管理するうえで不都合に思えることもあります。たとえば、次のようなケースです。
- 戸籍名との使い分けが生じる
- 社内外の連絡が円滑にいかない懸念がある
前述したメリットだけでなく、こうした側面もきちんと把握しておきましょう。以下、このデメリットについて、それぞれ補足します。
戸籍名との使い分けが生じる
仕事上、旧姓使用を認めてもなお、雇用契約や給与・社会保険の手続きは戸籍名で行う必要があります。そのため、社内システムや書類上では戸籍名と旧姓が併存し、管理が煩雑になりがちです。この使い分けがままならないと、担当者がうっかり誤って登録したり、どちらの名義で処理するか迷ったりする場面は容易に考えられます。
社内外の連絡が円滑にいかない懸念がある
前項でお伝えしたように、社内で旧姓を使っていても、管理上、戸籍名で登録しなければならない書類やデータも存在します。そのため、部署間での情報伝達や人事関連の通知などでミスが発生することもよくある話です。特に入社して間もない方だと、組織内で明確なマニュアルが共有されていなければ、（誰に連絡すればよいかわからないなど）円滑にいかないことは大いに懸念されます。
旧姓で仕事する従業員を管理するコツ
旧姓使用が一概にメリットを生むだけでなく、デメリットも伴うことは前述したとおりです。では、いざ旧姓使用を認める制度のなかではどのように管理するのがよいのでしょうか。以下、コツをいくつか紹介します。
戸籍名と旧姓をシステム上で併記して管理する
賃金台帳や源泉徴収票、社会保険の手続きなどは戸籍名で管理しなければならない以上、旧姓との使い分けが求められます。そのため、戸籍名と旧姓を紐づけることが必要です。単に両方の姓を併記するだけでも、誤りを未然に防いだり、負担が軽減されたりといった変化が期待できるでしょう。
社内連絡や名刺は一貫して旧姓で統一する
普段何気ない会話でも、どちらの姓で呼ぶか定まっていないケースが見られます。それがまた無用な混乱を招いているかもしれません。だからこそ、日常的にやり取りされるメール、チャット、会議での呼称や名刺に関しては旧姓に統一しておくなど、明確にルールやマニュアルを設けてもよいでしょう。公的書類を扱う人事担当は細心の注意を払うことになりますが、基本、旧姓でのやり取りを浸透させることで、要らぬ迷いは消せるかもしれません。
入籍後に旧姓で仕事できる環境も採用・定着には大事！
入籍後も旧姓のまま働きたい方は多くいらっしゃいます。それを認めるか認めないか、希望がまかり通るか否かで企業に対するイメージも変わってくるでしょう。なるべく融通を利かせる形で取り入れることが肝要です。そうした取り組みによって、求人・採用の結果もよい方向へと進むかもしれません。従業員の定着にもつながります。既存の仕組みを柔軟に見直すことで、人材の獲得や確保における課題を前向きに改善していけるでしょう。
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