「見えない場所」でのやり取りに潜む、情報漏洩とガバナンスのリスク
――店舗や事業の特徴、またとくに力を入れている取り組みについて教えてください。
株式会社かつアンドかつ 運営部長 柴田様（以下・柴田様）：弊社はダスキン系列のフードサービスとして、関西圏でとんかつ専門店を16店舗展開しています。従業員数はアルバイトを含めて約700名で、1店舗あたり最大50名ほどのアルバイトが在籍しています。店舗の運営において注力しているのは「従業員の教育」です。お客様から信頼されるお店を目指し、現場のオペレーション品質の維持・向上には常に力を注いでいます。
――バイトルトークを導入する前、店長とアルバイト間でのコミュニケーションはどのように行われていましたか？
柴田様：主に、店舗での対面コミュニケーションと電話、そして個人SNSの使い分けでした。しかし、個人SNSでは会社が全容を把握できない個人同士のグループが存在しており、課題を感じていました。
とくに懸念していたのは「情報漏洩」のリスクです。退職者がグループに残ったまま、業務内容や秘伝のレシピなどが共有され続ける状態は非常に危険だと考えていました。また、公私の切り分けが曖昧になる点や、店長が誰に伝えて誰に伝えていないかを把握しきれない点など、ガバナンス面でも不安が大きかったですね。
バイトルトーク採用の決め手は「セキュリティ」と「現場の課題を解決する機能性」
――バイトルトークを知ったきっかけと、導入の決め手となったポイントを教えてください。
柴田様：もともとdipさんとは、求人広告の「バイトル」でお付き合いがあり、その流れで営業担当さんから「バイトルトーク」をご提案いただきました。まずセキュリティ面で、スクリーンショットの防止機能や、業務内容を外部に抜き取らせない設計が、我々の懸念していたリスクを解消してくれると直感しました。トライアルを進める中で、シフト調整などトーク面以外にも便利な機能があることに気づきました。
――バイトルトークを導入する際に、難しかったことや不安に感じたことはありましたか？
柴田様：2店舗でトライアルを実施し、事前に「バイトルトークで何ができるか」を明確にしていたため、全店導入へのハードルは低かったです。本部側での管理者設定などで不明点があっても、営業担当さんに連絡すればすぐにレスポンスをいただけたので、手厚いサポートですぐに解決できました。
「言った・言わない」の解消と、シフト調整の圧倒的スピードアップ
――導入後、どのような変化がありましたか？
柴田様：大きく2点あります。1つ目は「掲示板機能」によって情報伝達が確実に行えるようになったことです。弊社の店舗には週1〜2回しか出勤しないスタッフも多く、対面だけでは情報が抜け落ちるリスクがありました。掲示板機能では発信した情報を誰が確認したのかチェックできるため、店長の負担が減り、伝達漏れもなくなりました。
2つ目は「シフトの欠員補充」のスピードです。これまでは欠員が出るたびに電話や対面で一人ずつ確認をしていましたが、バイトルトーク導入後は、この日付のこの時間帯が埋まっていませんというのを一斉に募集できるようになったため、非常に助かっています。学生スタッフもスマホで手軽に反応できるためタイムリーに返信が届き、調整のスピード感が劇的に変わりました。
株式会社かつアンドかつ エリアマネージャー 山崎様（以下・山崎様）：店長からも「連絡がとにかく早くなった」「欠員が出た際に呼びかけやすくなった」と好評です。動画の共有もスムーズで、清掃の手順やPOPの設置状況を自分の端末で撮影してそのまま報告できる点も、店舗での業務効率を上げています。
「便利さ」に頼りすぎず、あえてアナログと融合させる
――運用で工夫している点があれば教えてください。
柴田様：あえて「これだけに頼りすぎない」ことです。便利なものであることには変わりないんですが、あくまでも対面・電話でのコミュニケーションにプラスして、情報の伝達の漏れを防ぎ、スピードをあげることに役立てるよう、エリアマネージャーを含め店舗全体のスタッフに伝えています。やはり文字だけのやりとりでは感情が伝わりにくい部分もあるため、内容によってツールを使い分けて「人」対「人」のコミュニケーションを大切にする。このバランスこそが、多忙な現場を円滑に回すコツだと考えています。
――今後、バイトルトークをどのように活用していきたいですか？
柴田様：現在は掲示板機能の活用頻度に店舗差があるため、まずは動画でのマニュアル共有など店長から発信する情報をバイトルトークに集約し、使用率を高めていきたいです。情報漏洩のリスクもありませんので、気軽に、手軽に利用してもらって、店舗内のコミュニケーションがより活発になればよいなと思っています。
――バイトルトークに期待する新機能や、今後改善してほしい点があれば教えてください。
山崎様：私（エリアマネージャー）から店長に向けて発信することは多々ありますが、逆に店長からエリアマネージャーに向けての連絡がもっと活発になればよいなと思っています。やはり部下から上司へのコミュニケーションは電話や対面だとタイミングを伺ってしまったり、億劫になってしまう部分もあると思うんです。バイトルトークでコミュニケーションに対するハードルを下げて、ちょっとした報告も気軽に行えるような、風通しの良い環境を整えていきたいです。
柴田様：店長からシフトの交渉をする際、承諾されていても通知がなく気づけないことがあるそうなので、そういった通知機能が強化されるとよりスムーズに対応ができるという意見を伺いました。
それから、店舗清掃のマニュアルや、店内ポップの変更なども写真や動画でバイトルトークを通して共有しているため、動画の読み込み速度の向上にも期待しています。
そのほか、定期的に営業担当さんから機能のアップグレードについてお話しをいただいていますが、今後も弊社の問題解決につながりそうな機能があれば積極的に導入したいですね。
取材協力：株式会社かつアンドかつ
大阪・兵庫・京都・奈良を中心に、とんかつ専門店「かつアンドかつ」を16店舗展開。
広島産銘柄豚など厳選食材を使用し、家族3世代で楽しめる空間と高品質な料理を提供しています。
