紙と個人SNSが中心。少数精鋭の現場に限界が見え始めていた
――バイトルトークを導入する前、店長とアルバイトスタッフのコミュニケーションはどのように行われていましたか？
株式会社青五 人事部 山口様（以下、山口様）：以前は、かなりアナログなやり方が中心でした。社内の通知文があればプリントアウトして店舗の掲示板に貼り、スタッフには確認後にハンコを押してもらう。日々の連絡事項は、連絡ノートでやり取りするのが基本でした。
一部の店舗では、従業員の個人アカウントを使ったLINEのオープンチャットなどで連絡を回しているところもありました。
ただ、ここ数年で社会全体のコンプライアンス意識が高まり、個人SNSを仕事で使うことへの懸念も、社内で無視できなくなっていました。具体的には、SNSハラスメントの問題や、社外秘の情報が漏れてしまうリスクです。
「このまま続けるのはあまりよくない」「どこかのタイミングで、きちんとルールを設けなければならない」と感じていたところに、dipさんからバイトルトークのお話をいただきました。
「無料」で始められる驚きと、誰でも使えるシンプルさ
――バイトルトークの第一印象を教えてください。
山口様：最初に強く印象に残ったのは、やはり「無料」という点です。
社内のコミュニケーションや情報伝達をスピーディーにし、連絡の抜け漏れを減らせるツールについては、これまで他社からもいくつか提案を受けたことがありました。
それだけの機能を持つサービスを無料で使えるとdipさんから聞いたときは、率直に驚きましたし、大きな魅力だと感じましたね。
また、現場の体制が変わってきたことも、導入を後押ししました。
以前は、1つの店舗に正社員の店長が1人常駐していましたが、現在は少数精鋭の体制となり、1人の店長が2店舗、3店舗を兼務するケースも増えています。
規模の大きい店舗では、パートスタッフが30人以上在籍していることもあります。店長が1人で全員を等しくフォローしながら、さらに複数の店舗を人力で回していくのは、さすがに限界がありました。
だからこそ、コストをかけず、誰でも直感的に使える情報伝達の基盤が必要だったんです。
日数単位でかかっていたシフト集約が、わずか「30分」に
――一部のエリアや店舗で先行導入したあと、現場ではどのような変化がありましたか？
山口様：とくに大きかったのは、シフトの管理や集約にかかる時間が劇的に短縮されたことです。
導入前は、店舗によっては、事務所のデスクトップパソコンの周辺に、スタッフが「何月何日に休みをください」と書いたメモを貼り付けていました。店長がスタッフ一人ひとりとメールでやり取りを重ねることもあり、とにかくアナログな方法で情報を集めていたんです。
店長は、それらの情報をすべて拾い上げ、1つのシフトにまとめなければなりません。集約作業だけで何日もかかることがあり、かなり大きな負担になっていました。
それがバイトルトークを導入してからは、シフト希望の回収から、人手が足りない時間帯への声かけまで、1つの画面で完結するようになりました。
こちらから一斉に連絡すればスタッフの端末へ直接届き、集まった希望もすぐにまとめられます。これまで30分以上かかっていた集約作業が、10分ほどで完了するようになったと、現場から喜びの声が上がっています。
一度この便利さを知ってしまうと、店長たちからは「今さらバイトルトークをやめると言われたら本当に困るので、絶対にやめないでください」と言われるほどです。
今では、現場にとってなくてはならないツールになっています。
掲示板とトークを使い分け、店舗ごとの工夫も広がる
――現場では、具体的にどのように活用されていますか？
山口様：店長たちは、掲示板とトーク機能をとてもうまく使い分けています。
重要度の高い社内通知は掲示板に掲載し、誰が確認したのかまで把握できるようになりました。
一方、トーク機能はカテゴリーごとに部屋を細かく分けて運用しています。たとえば、月替わりの強化指定商品を共有する部屋を作ったり、新人スタッフ向けにクイズ形式で売り場の画像を共有し、売り場づくりのフィードバックを行ったりしています。
本部から使い方を細かく指示したわけではありません。店長たちがそれぞれ工夫しながら、現場に合った形で活用してくれているのは、とてもよい変化だと感じています。
本社から店舗へ。抜け漏れのない情報伝達を目指す
――バイトルトークに期待していることや、今後の活用について教えてください。
山口様：今後は、先行導入した店舗で生まれた声や成功事例を、ほかの店舗にも広げていきたいと考えています。
最終的には、全店舗で同じようにバイトルトークを活用できる状態を目指しています。
最近では、本部の管理画面から各店舗の掲示板へ一斉に情報を配信できる機能も実装されました。
これまでは、年末調整の案内や契約に関する重要な連絡も、店長を通じて伝えていたため、どうしても抜け漏れが起きることがありました。
今後は、本社からパートスタッフ一人ひとりへ、必要な情報を直接、確実に届けられる体制をつくっていきたいですね。
取材協力：株式会社青五
「DAISO」の販売代理店として、100円の価格帯を主力にした雑貨全般の販売および店舗運営を手掛けています。青山商事株式会社のグループ会社としての経営基盤を背景に、地域のお客様の暮らしを支える利便性の高い店舗づくりを展開。100円商品の魅力を引き出す売り場づくりと、店舗マネジメントを追求しています。
