派遣先管理台帳とは？
派遣先管理台帳とは、派遣先企業が派遣社員の労働日、労働時間など就労実態を把握するために作成するものです。労働者派遣法のもと、記載が義務づけられています。
また、この派遣先管理台帳の情報は、派遣会社の雇用管理にも必要です。そのため、派遣会社への業務報告にも使用されます。派遣スタッフごとに作成され、月1回以上の通知が必須です。加えて、請求に際しては、その都度、対応しなければなりません。
そのほかの特徴を述べるなら、保管の義務も挙げられるでしょう。労働者派遣基本契約書とは異なり、派遣先管理台帳派遣の場合、派遣期間終了日から3年の期間は保管する必要があります。
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派遣先管理台帳の記載事項
派遣先管理台帳に記載しなければならない項目は次のとおりです。
- 派遣労働者の氏名
- 派遣元事業主の名称
- 派遣元事業主の事業所名
- 業務の種類、内容
- 派遣労働者の責任の程度
- 協定対象派遣労働者か否か
- 無期雇用か有期雇用か
- 派遣就業した事業所の名称、就業場所及び組織単位
- 派遣就業した事業所の所在地
- 派遣元責任者
- 派遣先責任者
- 就業状況
- 派遣労働者からの苦情処理状況
- 教育訓練の日時及び内容
- 派遣受入期間の制限を受けない業務を行う労働者派遣に関する事項
- 雇用保険・社会保険の被保険者資格取得届提出の有無
記載にあたってのポイント
「派遣労働者の氏名」で記載するのはフルネームです。60歳未満の場合はその旨も補足します。
「派遣元事業主の名称」に該当するのは正式な企業名です。所属する支店があれば「派遣元事業主の事業所名」「派遣元事業主の事業所在地」に該当する情報を記載します。
「業務の種類、内容」はできるだけくわしく書けるのが望ましいです。
「派遣労働者の責任の程度」には、役職名の有無も加えます。「協定対象派遣労働者か否か」は、労働者派遣法30条（派遣労働者の同一労働同一賃金について）に基づき判断するものです。
▶関連記事：同一労働同一賃金とは？パートタイム・有期雇用労働法の解説交えて言及！
無期雇用か有期雇用かは、つまるところ、派遣期間が決まっているかどうかです。なお、60歳以上は期間制限がなくなるため、この項目に「60歳以上」と付け加える必要があります。
▶関連記事：無期雇用派遣とは？メリット・デメリットや戦略、注意点を解説
「派遣就業した事業所の名称、就業場所及び組織単位」には、派遣社員が所属していた部署も含めてください。そして、該当する住所や電話番号は「派遣就業した事業所の所在地」の項目に記載します。
「派遣元責任者」「派遣先責任者」は、氏名だけでなく、役職、電話番号も併記しましょう。「就業状況」は、就業した日ごとの始業時間と終業時間、休憩時間を記載します。
「派遣労働者からの苦情処理状況」には、派遣社員から申し出があった苦情について、報告のあった年月日、苦情内容、処理の状況や顛末を毎回書き留めなければなりません。
「教育訓練の日時及び内容」は、派遣社員に対して行ったOJT（職務現場の教育訓練）やOFF-JT（職務現場を離れて行う教育訓練）の履歴を辿り、正確に書いてください。
「派遣受入期間の制限を受けない業務を行う労働者派遣に関する事項」には、各ケースで必要な記載情報が出てきます。たとえば60歳以上の労働者なら60歳以上である旨、終期が明確な有期プロジェクトの業務に対する派遣ならプロジェクト業務に該当する旨、日数限定業務（月の勤務日数が通常労働者の半分以下かつ10日以下）に対する派遣なら（派遣先の）通常労働者の月間所定労働時間と業務日数、産前産後休業や育児休業あるいは介護休業などを取得した労働者の業務に対する派遣なら休業する従業員の氏名と休業開始日、終了予定日、普段の業務内容といった具合です。
「雇用保険・社会保険の被保険者資格取得届提出の有無」の欄には、加入条件を満たした派遣社員に対する雇用保険や社会保険などの被保険者資格取得届について、提出があったかどうかを記載します。
フォーマットも活用したい！派遣先管理台帳の記入例
前述した派遣先管理台帳の記載事項に対する記入例をテーブルで整理。なお、書式、形式は自由です。参考にお役立てください。
| 記載事項 | 記入例 | ポイント補足 |
|---|---|---|
| 派遣労働者の氏名 | ○○ ○○（60歳未満） | 60歳以上か未満か記入 |
| 派遣元事業主の名称 | 株式会社○○ | |
| 派遣元事業主の事業所名 | 株式会社○○ 東京支店 | |
| 派遣元事業主の事業所在地 | 〒100-0001 東京都千代田区千代田○－○－○ TEL 03-〇〇〇〇-〇〇〇〇 | |
| 業務の種類、内容 | ・顧客データ管理 ・問い合わせ対応 （電話、メール） ・見積書、請求書の作成 （1日平均10件程度） ・会議用資料および議事録作成 | なるべく詳細に記載する |
| 派遣労働者の責任の程度 | 役職なし | |
| 協定対象派遣労働者か否か | 協定対象派遣労働者ではない（派遣先均等・均衡方式） | 労使協定方式か否かを記入 |
| 無期雇用か有期雇用か | 有期雇用 | |
| 派遣就業した事業所の名称、就業場所及び組織単位 | 株式会社×× 新橋支店 営業部 | |
| 派遣就業した事業所の所在地 | 〒105-0001東京都港区虎ノ門×－×－× TEL 03-××××-×××× | |
| 派遣元責任者 | 営業部 管理課 課長 〇〇 〇〇 | |
| 派遣先責任者 | 営業部営業二課 課長 ×× ×× | |
| 就業状況 | 〇月●日（月） 9時～18時（休憩1時間） 実働8時間 〇月●日（火） 9時～19時（休憩1時間） 実働9時間（時間外労働1時間を含む） | タイムカードや勤怠表での管理も可能 |
| 派遣労働者からの苦情処理状況 | ○月●日（月） 同一部署の社員から、頻繁に業務外の仕事をするよう要求され、定時に退社できないという相談 ○月●日（火） 上司の■■課長が××様に報告・相談 ○月●日（水） ××様より事実確認し、社員へ注意喚起したとのご報告 以後、状況は改善されたとのこと | 事実をわかりやすく簡潔に記録しておく |
| 教育訓練の日時及び内容 | ○月●日（月）13時～14時 eラーニングによる業務ソフトの操作研修 ○月●日（火）10時～12時 個人情報の取扱いに関する研修 | |
| 派遣受入期間の制限を受けない業務を行う労働者派遣に関する事項 | 派遣受入期間の制限を受ける業務 | 派遣受入期間の制限を受けない業務の際は内容を記載 |
| 雇用保険・社会保険の被保険者資格取得届提出の有無 | 雇用保険 無し ○月●日手続き完了、有り 健康保険 無し ○月●日手続き完了、有り 厚生年金保険 無し ○月●日手続き完了、有り |
フォーマットの活用も可能
派遣先管理台帳は、すでに作成されたフォーマットを使用してもかまいません。記載例についてもわかりやすく案内されているため、非常に便利です。
以下、ダウンロード可能な労働局のサイトを紹介します。
| ■東京労働局 労働者派遣事業に係る契約書・通知書・台帳関係様式例 「参考例13 派遣先管理台帳」をダウンロード |
| ■大阪労働局 事業運営に係る各種様式等 「⑥派遣先管理台帳」をダウンロード |
派遣先管理台帳の通知義務と保管方法
繰り返しますが、派遣先企業は派遣元へ派遣先管理台帳の一部を通知しなければなりません。また、保管の義務も伴います。以下、具体的に説明します。
派遣元へ通知が必要な項目
派遣先管理台帳のなかで通知が義務づけられている項目は次のとおりです。
- 派遣労働者の氏名
- 派遣労働者が担当する業務の種類・内容
- 派遣労働者が従事する業務に伴う責任の程度
- 派遣労働者が就業した日
- 始業時間・終業時間・休憩時間
- 労働に従事している事業所の名称と所在地、そのほか派遣就業の場所ならびに組織単位
労働日や労働時間の管理は、タイムカードや勤労システムの記録で代用してもかまいません。他方、注意すべきこととしては、古い派遣先管理台帳の流用が挙げられます。たとえば「業務に関する責任の程度」などは2020年の派遣法改正によって通知義務に追加された項目です。当然、アップデートできていなければ、意図せず法に抵触してしまう恐れがあります。したがって、常に新しい情報と向き合うことが大切です。なお、通知方法は、郵送、電子メール両方可能です。
▶関連記事：労働者派遣法とは？改正の歴史を通じて内容をわかりやすく解説
派遣先管理台帳の保管方法
派遣先管理台帳は派遣契約終了から3年間、保管が必要です。Excelなどの表計算ソフトウェアを使用することが一般的であるように主流はデジタル管理とはいえ、紙ベースで取っておくのも問題ありません。
また、必要な情報を漏れなく記載することはもちろん、データの損失を防ぐべく、定期的にバックアップの取得も行いましょう（クラウドストレージを利用し自動的にバックアップを取るやり方もあります）。そのうえで、セキュリティ強化も折に触れて見直したいところです。暗号化、アクセス権限の設定など慎重、否、厳重な管理が求められます。
派遣先管理台帳に関するよくある質問
派遣先管理台帳についておさえておきたい内容は細かい点も含めてここまで述べてきたとおりです。まとめに入る前に、このセクションではよくある質問事項を取り上げます。おさらいも兼ねてチェックしてみてください。
派遣先管理台帳は必要ですか？
派遣先管理台帳は、派遣スタッフの就業実態や契約内容を明示するものです。一人ひとりがどのような業務内容や条件で働いているかを把握することは人材管理はもちろん、業務指示にも欠かせません。したがって、いうまでもなく必要です。
派遣先管理台帳の代わりに契約書を使えますか？
結論から述べると、派遣先管理台帳は、原則、派遣契約書で代用できるものではありません。 ここで肝となるのは、上述した派遣先管理台帳に記載しなければならない項目です。つまるところ、派遣先管理台帳はこれらを満たす必要があります。
派遣先管理台帳は電子保管が可能ですか？
繰り返し述べますが、主流はむしろデジタル管理です。が、一方で条件もあります。それは必要なとき即座に記載事項を明らかにできるかどうかです。そうやって書面を直ちにを提供できるシステムなら、電子保管も可能です。
派遣先管理台帳についてのポイントまとめ
派遣先管理台帳は、派遣社員の配置先を管理するための重要な資料です。それゆえ派遣元への通知や保管義務があるのも容易に頷けます。拙稿にて記載項目や記入例、よくある質問も交えてお伝えしましたが、要点は把握できたのではないでしょうか。あらためてこれらをチェックし、派遣社員の適切な労働管理を実現するためにもぜひ、お役立ていただけますと幸いです。
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