不採用通知を電話で行う際のセオリー
不採用通知を電話で行う際にはいくつかセオリーが存在します。スムーズかつトラブル防止のためにはこれらを念頭におき対応するのが鉄則です。以下、ご紹介します。
1週間以内に連絡する
電話での不採用通知のセオリーの1つ目は「できるだけ早めに伝える」ことです。就職活動や転職活動中の応募者にとっては、結果次第でスケジュールを再調整する必要が出てきます。そのため、彼・彼女たちからしたら選考結果はなるべく早く知りたいところでしょう。
というわけで期間の目安としては、1週間以内に行うのが適切です。
可能であれば、面接時や選考試験前後に「連絡する日時」や「選考にどれだけ時間がかかるか」などを伝えておくのがベター。応募者も安心して連絡を待てます。それでも連絡が遅れてしまった場合には、その理由を伝えたうえで、迷惑をかけたことをお詫びするようにしましょう。
ちなみに何も連絡せず、そのまま放置する企業も一定数いらっしゃいます。いわゆるサイレントお祈りの実施です。これは採用業務をショートカットする意味では効率的ですが、一度悪い評判が立てばパブリックイメージと化し、組織にとってよくない方向へと進む恐れもあります。くれぐれも気を付けましょう。
▶関連記事：サイレントお祈りとは？反応、理由、企業側のデメリットにも言及
事前に伝える内容をまとめておく
2つ目に挙げたいのが、事前の準備です。そう、電話をする前にはあらかじめ伝える内容をまとめておくとよいでしょう。
電話をかけてからその場の思いつきで喋ると、情報漏洩やトラブルに発展する可能性も考えられます。うっかり失礼な言葉を使ったり、言い間違いで誤解させたりといったことは、慌ててしまうとついやりがちです。そうしたリスクを避けるためにも、不採用通知を行う前には、何をどのように話すのかを整理しておきましょう。
応募してきてくれたことへの感謝を伝える
不採用通知では本題より先に応募してくれたことへの感謝の気持ちを伝えることも大事です。応募には手間が掛かります。会社まで足を運んでもらったのであれば、（企業によっては支給するところもありますが）交通費も必要です。面接含めた所要時間も然り。それらはいずれも貴重だからこそ、まずはしっかりと御礼のメッセージを添えてから、選考結果を伝えるようにしましょう。不採用で残念という気持ちはそう容易には拭えないかもしれませんが、真摯な対応には好印象を持つあるいは納得してくれる応募者も少なくないはずです。
時間帯を意識する
電話をかける時間帯にも注意が必要です。現在の勤務先で働いていることや、学校で授業を受けている可能性もあります。これらに配慮し、スムーズに連絡が取れるようにするには、あらかじめ応募者本人に都合のよい時間帯を確認しておくのが安心でしょう。
留守電になった際は伝えない
注意点として、不採用通知を留守電で伝えるのはNGです。というのも、留守電のメッセージで結果を伝えてしまうと、応募者から「雑に扱われた」と悪い印象を持たれる可能性があります。また、必ずしもその結果を本人が聞くとは限りません。たとえ家族であっても大事な個人情報です。後々トラブルに発展しないよう、不採用通知は必ず本人に直接伝えるようにしましょう。
応募書類や個人情報などの取り扱いについて説明する
履歴書をはじめとした応募書類は、個人情報を含んだ重要な書類であるため、法律上の保管義務はありませんが、慎重に取り扱わなければなりません。
主な取り扱いは、次の2つです。
- 応募書類を返却する
- シュレッダーにかけ、個人情報が読み取れない状態にしたうえで破棄する
なお、1が難しければ、すなわち応募者に書類を返却できない場合は、その旨を説明し、選考後は適切に処分することまで明確に伝えられるとよいでしょう。
電話で不採用通知を行う際に活用できる例文
前項で取り上げたセオリーも踏まえつつ、実際、どのような文言で話せばよいのでしょうか。以下、例文をいくつか挙げます。まさしく電話での不採用通知に役立つトークスクリプト（台本）として活用してもらえると幸いです。
書類選考での不採用通知
以下は、書類選考の段階で不採用通知を告げる場合です。
△△様のお電話でお間違いないでしょうか。
ただ今、お時間よろしいでしょうか。
このたびは、弊社へのご応募ありがとうございました。
△△様の応募書類をもとに慎重に検討しました結果、今回は残念ながら採用を見送らせていただくこととなりました。
ご希望に添えず、大変申し訳ございません。
△△様の今後の活躍をお祈りしております。
あくまで最低限おさえるべきポイントが含まれているという意味で、上記の例文を参考にしてもらえるとよいでしょう。そのため、多少の調整や補足事項などを挟んでも相手に負荷を掛けるようなことがなければ、問題は無いと考えます。メールのような文体そのままで話すと事務的な印象も捉えかねないため、口語表現に変えるなど適宜アレンジしてください。
面接選考での不採用通知
続いて、面接まで進んだ場合の不採用通知の例文です。
△△様のお電話でお間違いないでしょうか。
ただ今、お時間よろしいでしょうか。
このたびは、弊社へのご応募ありがとうございました。
また先日はお忙しい中、弊社までご足労いただき誠に感謝申し上げます。
さて、選考結果ですが、△△様との面接を踏まえ、社内で検討しました結果、今回は残念ながら採用を見送らせていただくこととなりました。
ご希望に添えず、大変申し訳ございません。
なお、応募書類に関しましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。
△△様のより一層の活躍をお祈りしております。
面接まで進んで不採用となった場合は、面接のために来社してもらったことへの感謝も併せて伝えてください。上記もあくまで参考例文です。決して忠実に再現しなくても構いません。むしろ、かしこまり過ぎてあからさまに不自然になる方が問題です。応募者に誠意を向けて、かつ臨機応変に対応できるようにしましょう。
留守電だった場合のメッセージ
留守電だった場合は、次のようなメッセージを残すとよいでしょう。
△△様のお電話でお間違いないでしょうか。
ただ今、お時間よろしいでしょうか。
ご応募の件でお伝えしたいことがありお電話いたしました。
またあらためてご連絡させていただきます。
先述した通り、合否についてくわしい内容を残すのは避けるべきと考えます。留守番電話につながったなら、あらためてかけ直す旨を伝え、直接本人とコンタクトを取るようにしてください。
電話で不採用通知することのメリット・デメリット
不採用通知を電話で行うことについては、その方法だけでなく、メリットやデメリットを理解しておくことも大切です。それぞれ簡単に説明します。
電話で不採用通知することのメリット
電話で不採用通知することのメリットはまず、いち早く応募者へ伝えられる点です。たとえば大型連休の前に採用選考を行う場合など、機を逃すと連絡が先延ばしになってしまう可能性があります。確実に採用したい方がいればなおさら痛手です。ゆえにスピードと確実性が必要な場合は、すぐに本人の意思確認が可能な電話連絡が最適です。
また、文字ではなく人の声で届けられるからこそ、誠意が伝わりやすいというメリットも無視できません。応募者にとってはやはりネガティブな連絡です。だからこそ、電話で直接伝えることが、企業側の真摯な想いを表現できる手段になり得ると考えます。
電話で不採用通知することのデメリット
一方でデメリットとしては、不採用通知を一件一件行うことになるため時間や労力を削られやすい側面が挙げられます。また、不採用の旨を伝えること自体が、決して気乗りするものではありません。人によっては担当者のメンタル面での負担も大きくなるでしょう。
また、メールなどと違って書面に残らないため、後になって「言った、言わない」のトラブルが生じる可能性も考えられます。
さらには、なぜ不採用になったのか、その理由を執拗に聞かれることもあるかもしれません。基本的には詳細を漏らすことなく不採用という結果だけを伝えるべきなのですが、それがすんなりといかないケースも念頭におく必要があります。
電話で不採用通知する際は応募者の心情に配慮しよう
最後の最後に唐突ですが、世間は案外狭いものです。同じ業界内でお仕事探しを行う求職者は少なくないため、後になって不採用を告げた応募者と仕事で関わることも珍しくありません。したがって、そうしたケースも想定されるなか、電話で不採用通知をする際には、自社の印象を悪くすることのないようどうしたて慎重かつ丁寧な対応が求められます。働く者同士、いずれどこかでつながる可能性があることも意識できるとおのずと行動もそれにふさわしいものとなるでしょう。セオリーや例文を駆使するのももちろん悪いことではありませんが、大切なのは、応募者の心情への配慮だということをくれぐれも忘れないようにしてください。
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