選考通過メールを素早く作成するコツを例文やサービス交えて解説

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まずは選考通過メールの各項目を整理！

選考通過メールは、主に以下の項目で構成されます。

応募者の名前	宛名は当然、応募者です。苗字だけでなく、フルネームを記載します。漢字表記なども含めて間違いがないよう細心の注意を払いましょう。
担当者の名前	「株式会社〇○採用担当××です」のように企業名だけでなく自組織と名前もセットで記載してください。
御礼・挨拶	自社求人への応募に対して「ありがとうございます」ときちんと御礼を述べましょう。
選考結果	選考通過の旨とあわせて、次のステップに進んでもらいたいことをセットで伝えられるとよいでしょう。
今後の流れ	面接日程の候補日や実施場所、そのほか必要に応じて持参すべきものや手続きについて記載します。
問い合わせ先	不明点など企業に問い合わせる際の連絡先を記載します。
署名	「ご連絡お待ちしております」「引き続きよろしくお願いいたします」といった締めに使う言葉の後には再度、自社や自身（担当者）の名前、連絡先、住所などを記載します。ビジネスメール用にあらかじめ署名テンプレートを作成しておくと、効率的かつスマートです。

なお、最終面接まで通過し内定のご連絡を送る場合は、入社承諾書や入社誓約書などもあわせて送付することになります。

件名の書き方など選考通過メールにおけるセオリー

選考通過メールの作成にあたっては、いくつかセオリーが存在します。些細なことのように思われるかもしれませんが、件名一つをとっても実は重要です。これらをあらかじめ意識できていれば、応募者からの反応率やタスク処理のスピードにもよい作用を生むと考えます。

件名は採用選考の結果だと一目でわからせる

件名はいわば、タイトルと捉えてもよいでしょう。これ一つでメール本文に何が書かれているのか大体理解できるようにするのがポイントです。そのため、なるべく短くて直接的なものが相応しいと考えます。裏を返せば中身がみえにくいメールになってしまう件名は避けたいところです。NG例をあげると「先日はありがとうございました」などが挙げられます。いつ、そして何に対する“ありがとう”なのか、本文を読まなければピンとこない方もいるはずです。

対して、「書類選考通過のご案内」「選考結果に関して」などはそれだけで趣旨がわかります。お仕事探しをしているのなら少なからず選考結果について敏感になっているはずです。だからこそ、他のメールに埋もれないよう明示することが大切。加えて、他社応募も想定されます。ゆえに「【株式会社○○】選考結果に関して」のように件名には自社名まで入れておくと、パッと見ただけでも区別されやすいでしょう。

無駄な言葉はなるべく省く

長い文章になってしまう場合、受け取る側からすると大なり小なりストレスに感じられるでしょう。特に必要ではない言葉を盛り込みすぎたせいで、肝心な部分が伝わりにくくなることは往々にしてあります。

あくまでメールの内容は簡潔にわかりやすくが基本です。一文をダラダラと書くのもやめましょう。読みづらさから企業に対する心象に響く可能性も否めません。したがって、冗長な文章になっていないか、送る前に再度読んで確認することをおすすめします。

適宜、改行も必要

読む気が削がれるメールは、テキストのみならずレイアウトにも問題があります。所狭しと敷き詰められた文章もまた、ストレスを引き起こしてしまうのです。解決策はいたってシンプル。改行によって余白をしっかり作ってください。あわせて行長やジャンプ率なども調整できるとよいでしょう。

テンプレートを用意しておく

選考通過の連絡は、迅速に対応することが大事です。そのため、あらかじめテンプレートを用意し活用するのもよいでしょう。今の時代、インターネット上で簡単にダウンロードできます。あるいは次項で紹介する例文を参考にしてください。もちろん、それらをベースに自分だけのオリジナルフォーマットを作るのも一つの方法です。 

いずれにせよ、時間を掛けずに対応できれば、採用プロセスもスムーズになっていくと思われます。採用業務全般を効率化するなら、そこに特化したサービスの利用もおすすめです。 

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参考にしたい選考通過メールの例文

前述のとおり、応募者へ速やかに選考通過メールを送る方法の一つとして、テンプレートの用意が挙げられます。以下、例文をいくつか作成しました。各シチュエーションにおいて参考にできる部分は、ぜひご活用ください。

書類選考通過のご連絡

まずは書類選考に通過された方へ連絡する場合です。 

採用（内定）のご連絡

続いて、採用通知に際してのメールです。

不採用通知の場合はどうする？

不採用の場合も可能な限り連絡することをおすすめします。

選考を通過しなかった人には連絡をしない会社もあるにはありますが、自社への応募に対しては感謝の気持ちを示すのがマナーでしょう。逆にいうと、連絡せずに放置すること（いわゆる「サイレントお祈り」）は、悪い印象を与えかねません。ひいては企業イメージにもつながります。

繰り返しますが、不採用であっても、その旨を知らせるメールは必ず送るようにしましょう。ただし、不採用にした理由まで伝える必要はありません。また、担当者の名前もここでは割愛されるケースが見られます。というわけで、不採用通知を行う場合の例文です。

▶関連記事：不採用通知を電話で行う場合のコツを例文交えて解説

選考通過メールの作成は侮れないが難しくもない！

選考通過メールは、企業と求職者をつなぐ大切なコミュニケーション媒体です。ぞんざいに扱えば、たちまち自社のイメージを損なうことにつながります。とはいえ決して難しい話でもありません。基本は、件名を目立たせ、読みやすく、わかりやすく伝えること。素早く対応するにはテンプレートの用意も有効でしょう。さらには、サービス導入も視野に入れて業務効率化を図っていくことをおすすめします。 

▶関連記事：面接日程調整メールの書き方を人事担当者向けに例文交えて解説

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