個人SNS運用による「管理の煩雑さ」と「プライバシー」への不安
――それぞれの店舗の特徴や、現在力を入れている取り組みについて教えてください。
生そばうどんウエスト 西新店 店長 白石様（以下・白石様）：1月にオープンしたばかりの新店舗で、58名のアルバイトが在籍しています。現在は従業員教育に力を入れており、10代から60代まで幅広い年齢層のスタッフが活躍しています。
焼肉ウエスト 飯塚店 店長 山本様（以下・山本様）：焼肉店として、団体のお客様への対応力と提供スピードに強みがあります。コースもレギュラーメニュー中心のものから黒毛和牛を含むコースまで幅広く取り揃えており、さまざまなお客様のニーズに対応しています。学生スタッフが中心ですが、現在はベテラン層の採用にも力を入れており、アルバイトは25名在籍しています。
焼肉ウエスト 宗像店 店長 武安様（以下・武安様）：ローカルチェーンとして「手仕込み」と鮮度へのこだわりで他店との差別化を図っています。アルバイトは35名在籍しており、昼は主婦層、夜は学生中心と、時間帯によって働くスタッフ層が異なるのが特徴です。
――バイトルトーク導入以前はどのような課題を感じていましたか？
白石様：以前の店舗では個人SNSのグループで連絡やシフト管理を行っていましたが、50名規模になるとメッセージの確認だけでもかなりの時間がかかっていました。また、個人の連絡先が共有されてしまうことへの不安も少なからずありました。
山本様：個人SNSで「連絡用」「シフト用」など複数のグループを作成して運用していましたが、通知を見落としてしまったり、過去のメッセージが埋もれてしまうことが課題でした。また私用SNSである以上、個人情報が他のスタッフに知られてしまうリスクもあり、アルバイト間で連絡先を共有しない方法としてオープンチャットの利用も検討していました。
武安様：個人SNSを使っていた頃、新しく採用したスタッフが、あまり面識のないスタッフにプライベートな連絡をしてしまうケースがありました。さらに、アルバイトの中にシフトをまとめてくれる人がいたのですが、各メッセージを手作業でExcelに転記していたため、名前や勤務予定の入力ミスが発生することもありました。SNSの表示名と本名が一致せず、新しく入ったスタッフを探すのに苦労することもありました。
本部の提案と現場の声が導入の後押しに
――バイトルトークを知ったきっかけと、導入の決め手となったポイントを教えてください。
白石様：本部からの提案もありましたが、実際に利用している店舗の店長から「使いやすいよ」と聞いたことがきっかけです。西新店のオープンに合わせて導入してみようと思いました。
武安様：本部から紹介されたのがきっかけです。他社では企業独自のツールを導入しているケースもあり、「自社でも早く導入されないかな」と思っていたタイミングだったので、すぐに導入を決めました。
山本様：本部からの紹介で導入を検討しました。ちょうどそれまで利用していたトークアプリに不便さを感じていた時期でもあり、連絡やシフト管理を一元化できる点に魅力を感じました。
業務時間外への配慮が不要に。シフト回収の効率も大幅改善
――導入後、どのような変化がありましたか？
白石様：トークもシフト管理も一つのアプリで完結するので、個人SNSを確認する手間がなくなりました。店舗を掛け持ちしているスタッフから「他の店舗でも導入してほしい」と言われるほど好評です。シフト提出や修正もアプリ内で完結するため、以前のようにトーク画面で箇条書きしていた頃には戻れないですね。
山本様：通知に関する悩みが解消されました。主婦層と学生層では生活時間が違うため、以前は夜10時以降の通知を控えるルールを設けていましたが、バイトルトークではスタッフが自分のタイミングで確認できるので、時間を気にする必要がなくなりました。さらに、シフト希望を回収した後はパソコンでも閲覧できるため、シフト作成時の画面の見やすさも改善されました。
武安様：シフト提出がとても楽になりました。以前は個人SNSのトークで、日付・曜日・時間をすべて手入力する必要がありましたが、今は入力したデータがそのまま管理画面に反映されます。転記作業がなくなったことで、管理者側もスタッフ側も負担が大きく軽減されました。
掲示板機能を活用し教育や情報共有にも活用
――バイトルトークの運用で工夫していることはありますか？
白石様：シフトの締め切りを毎週木曜日に設定しています。スタッフは期日までなら提出済みの希望シフトを自由に変更できますが、その際に管理者へ通知が届かない仕様になっています。 そのため、私が確認したタイミングで一度スクリーンショットを撮り、仮シフトを作成するようにしています。最終的に、その保存した画像と締め切り後の状態を比較することで、変更箇所を確認しながらシフトを確定させています。
山本様：店舗のタブレットに「ウエスト飯塚店 焼肉」という店舗アカウントを作り、タブレットでも閲覧できるようにしています。掲示板を開き、スタッフと一緒に画面を見ながら説明できるので便利です。
武安様：現在は祝日が赤色表示されないため、シフト提出の際は事前に祝日があることをアルバイトに周知するようにしています。
——導入後に気づいた活用方法や意外なメリットがあれば教えてください。
白石様：新メニューの写真やオペレーション動画を掲示板機能で共有しています。新店舗なので、正確な情報を一斉に共有できる点は大きなメリットです。
山本様：自社システムの閲覧方法やクーポンの取り扱いなど、「必ず確認してほしい基本ルール」を掲示板に掲載しています。新人スタッフには「まずここを見ておいて」と伝えるだけで、初期教育の一部が完結します。
武安様：以前は個人SNSでシフト提出状況を全員が確認できたため、「仲の良いメンバーと働きたい」「このメンバーだと入りたくない」といった状況が生まれ、シフトが埋まりにくいことがありました。現在は管理者のみが提出状況を確認できるため、シフト調整がしやすくなりました。
バイトルトークを活用し、風通しの良い店舗づくりへ
――今後、店舗運営や従業員とのコミュニケーションに関して目指していることや、バイトルトークをどのように活用していきたいかを教えてください。
白石様： バイトルトークの導入に際して、若いアルバイトスタッフが年配のスタッフに使い方を教えたりするなど、バイトルトークを通したコミュニケーションも生まれています。特に新店舗で、スタッフ同士の緊張もあった中で、共通のツールが交流のきっかけとしても役に立っているのを見ると改めて導入して良かったと思います。私自身、運用し始めて日が浅いので、他店舗の事例も聞きながらもっと便利な使い方を模索して勉強していきたいです。
山本様： 今の時代、電話に苦手意識がある子も多いと思います。トークアプリという「伝えやすい環境」を活かして、休みの日でも気兼ねなく相談ができるような、風通しの良い関係を築いていきたいです。
武安様： 現状の機能でも満足していますが、今後はさらに便利になるアップデートも期待しつつ、日々のコミュニケーションを活性化させたいですね。
――バイトルトークに期待する新機能や、今後改善してほしい点があれば教えてください。
山本様： 個別のやりとりに関して、メッセージ単位での削除はできるのですが、トークルームそのものを一覧から消すことができないんです。そのため、退職したスタッフさんが「メンバーがいません」という表示でずっと一覧に残ってしまい、履歴がずらっと並んでしまうのが少し気になっています。ガバナンス面を考慮してのことかもしれないですが、使わないルームを非表示にしたり削除できたりする機能が今後追加される予定と聞いているので、画面がスッキリ使いやすくなるのを今から楽しみにしています！ （※実装予定）。
武安様： 私も、山本店長がおっしゃったように、履歴が残るという点で、自分が見たい情報が埋もれてしまい分からなくなることが度々あります。最近も急遽ポイントで人が足りないところがあったため募集かけたのですが、違うところを私が操作して募集をかけていたみたいで、伝わっていないことがありました。「店長、間違ったところで募集をかけていますよ」とアルバイトスタッフから教えてもらって、すぐに改善できたのですが、もう少しわかりやすくなれば嬉しいですね。
取材協力：株式会社ウエスト
福岡県福岡市に本社を置く外食チェーン企業。「焼肉ウエスト」「生そばうどんウエスト」「中華飯店ウエスト」「カフェ＆和定食」など、多様な業態の店舗を展開しています。福岡のソウルフードとしても親しまれています。
