面接シートに関する基本概要
面接は応募者のスキルや適性を見極めるための重要な選考フェーズとはいえ、果たして客観的に評価できるかは、なかなか難しい問題でもあります。だからこそ、冒頭でお伝えしたように面接シートが役立つわけです。本章ではまず、面接シートに関する基本から説明します。面接選考の重要性、そもそも面接シートとは何か。前提知識として、しっかりとおさえておいてください。
採用プロセスで重要な面接選考
採用側からすると、面接は履歴書や職務経験といった書類だけでは伝わらない応募者の魅力を探る場です。コミュニケーションやプレゼンテーションの能力を測ったり、価値観やビジョンを共有したりと、よりリアルな人物像に迫ることができます。一方で、そこで得た情報や双方が持った興味・関心、その場の雰囲気を時間が経った後にも同じように思い出せるかは疑わしい部分かもしれません。ゆえに、採用プロセスにおいて重要な面接の時間をうまくパッケージし、残す工夫が必要です。そして、ずばり面接シートの活用はそれに当たると考えます。
面接シートとは？
面接シートとは、面接官が面接を通じて得た応募者の情報を整理し、評価するためのものです。活用術としては、履歴書・職務経歴書の内容と重なる項目も含めつつ、人物像を深掘りしていくイメージに近いかもしれません。事前に質問内容をメモしておく意味でも便利でしょう。必要な情報を漏れなく聞き出すことができます。もちろん、私的に踏み込んだ話はＮＧです。なお、そうしたリスクやトラブル因子を除くためにも、あらかじめ組織の他のメンバーとも共有しておくことをおすすめします。
採用側が面接シートを活用するメリット
ここまでの内容だけでも面接シートが役立ちそうなことはわかると思います。そのうえで、知れば重用したくなるメリットについても整理しておきましょう。ざっと挙げると次のとおりです。
- 情報を一元管理できる
- 評価比較が明確
- 面接の進行がスムーズ
- 入社後の活躍度合いと照合できる
以下、それぞれ補足します。
情報を一元管理できる
面接シートは、履歴書や職務経歴の内容、面接時の態度や発言、印象、評価ポイント……等々、備考も含めて多くの情報を一元管理できます。それらが集約されたデータは、次の面接官にとってもありがたい選考材料です。
評価比較が明確
面接シートを活用すれば、各人のスキルや適性、経験、面接での印象、ポイントなどを体系的に整理できるため、評価比較も明確です。シート内では主観的な判断も反映されているかもしれませんが、それもまた記録として残されることで、後の効果検証（マッチ度との相関や傾向など）にも生かせるでしょう。
面接の進行がスムーズ
統一された面接シートを活用することで、面接官の進行も助けるはずです。いわばマニュアル化されたガイドラインとして機能するため、手順に沿って伝えれば、特に大きな漏れなどは生じないものと思われます。
入社後の活躍度合いと照合できる
面接シートに記載された情報は採用に至った後にも有効です。特に、採用時に評価したポイントと入社後の活躍度合いに相関がありそうかどうかを検証できるのは大きなメリットだと考えます。逆にあまり意味のない質問や項目だとわかれば、それらは次回以降、重視しないあるいは含めないといった判断も可能です。そうやって、採用精度の向上が図れます。
採用側にとって便利な面接シートの作り方
面接シートは、採用プロセスにおいて有益なツールですが、その効果を引き出せるかどうかは作り方が肝要です。以下、手順に沿って解説します。
人材要件を明確に定義する
まずは人材要件を明確に定義しましょう。どのような方を求めているのか、面接で何を評価すべきかが、組織のなかでブレてしまわないためにも、スキルや経験、行動特性、価値観など方向性を定めることは、非常に大事です。
必要な項目を決める
面接を通じて人材要件を満たす方だと選別できるようにするには、面接シートに載せる項目がカギを握ります。前述した経験やスキルの有無はもちろん、志望動機や自社に対する印象なども人物像を浮き彫りにするのに有効かもしれません。他方、評価の一貫性が失われないよう、適度に絞ることも大切です。
質問内容を具体化する
項目が出揃ったなら、それらに基づき具体的な質問内容を考えましょう。たとえば、プレゼンテーションのスキルを把握したいなら、成果物について紹介してもらうとよいでしょう。その際、熱い思いに触れたならパッションの項目でも評価できるかもしれません。また、「あなたのキャリアでもっとも誇りに思う成果物は何ですか？」といった質問を先に投げておくと、応募者の価値観さえも見えてくるでしょう。
評価基準を決める
評価基準の決め方はさまざまです。かといって安易に設定してはいけません。ハードルが高すぎれば人が来ない、低ければ有象無象が集まるといったなかで、どこに着地させるかは慎重に精査しましょう。他社求人や市況を見て判断するのもおすすめです。
記入しやすいレイアウトにする
面接シートはレイアウトも大事です。たとえば、候補者の名前や最終学歴、職歴などの基本情報は、フォームの上部に配置し、一目で確認できるようにします。また、評価基準を具体的に記載し、数値化できる項目を設けることで、後からの比較も容易でしょう。さらに、面接官が記入する余白を十分に確保することも大切です。特に、自由記述欄は広めにとりましょう。適切な余白を設けることで、面接中に得られた印象や具体的なエピソードを詳細に記録ができるだけでなく、価値のある情報の漏れを防ぎ、評価の精度が向上します。
法的観点を含めて内容をチェックする
面接シートも例にもれず、個人情報保護法に基づき、応募者の個人情報を収集・管理する際の適切な取り扱いが求められます。応募者の名前や連絡先、学歴や職歴といった個人情報は安全に管理し、目的外利用を避けなければなりません。また、差別と見なされる表現にも気を付けましょう。特に性別や年齢、国籍、宗教、家族構成などに関する質問はご法度です。
試験運用して改善する
面接シートがひとまず形を成したなら、試しにシミュレーションしてみることもおすすめします。そうすると新たに課題が見えてくることもあるでしょう。面接官によって、あるいはフェーズごとで（たとえば一次面接と最終面接の違いなど）、扱いづらさも出てくるかもしれません。ただその気づきは収穫です。改善を図り、少しでも精度の高いものへと仕上げていきましょう。
面接シートになるべく含めたい項目とフェーズごとの適切な基準
面接シートを作成する際には、応募者の適性やポテンシャルを採用側が的確に評価できるよう、多様な項目をバランスよく含めることが大切です。前述した作り方に沿って、なおかつ以下ピックアップする推奨項目やフェーズごとの適切な基準を参考にすると、ある程度、精度が担保できると思われます。
推奨したい項目
資格や経験年数も大事ですが、それ以上に応募動機やキャリア目標、成功体験、失敗談……等々は、コミュニケーションやロジカルシンキング、はたまた情熱といった普遍的に大切なスキルともつながってきます。これらの項目に加え、つながるスキルも指標として併せて面接シートには組み込めるとよいでしょう。
各選考フェーズにおける適切な基準
面接シートに書かれた項目はフェーズごとに重要度が変わります。基準も同様です。以下、各選考フェーズにおける適切な基準について言及します。
一次面接
一次面接は、応募者との最初の接点です。ここでの面接シートは、大抵の場合、基本情報や履歴書上の詳細を確認するために機能します。そこを深掘りしつつ、コミュニケーション能力や価値観、自社の組織風土に合うかどうかを、面接シートに書かれた具体的な質問例に沿って探っていくのが定石です。
二次面接
二次面接用のシートには、一次面接で得た情報が簡潔にまとめてあると親切です。これによって面接官が応募者の背景をすぐに確認できます。技術的な部分はある程度、そこに書かれた内容でおそらく問題ないことが前提でしょう。そのうえで二次面接は、応募者の価値観や組織文化との適性をより重視して評価するのが一般的です。ミスマッチを防ぐために、自社のウィークポイントをさらけ出してもよいと考えます。それに対してどう受け答えたのか。面接シートにしっかりと記録しておきましょう。
最終面接
最終面接用の面接シートには、これまでの所感やフィードバックを集約し、応募者の能力や性格、組織文化とのフィット感を総合的に評価できるものにしましょう。加えて、入社意欲も大事です。最終面接ではこれが特に大きなウエイトを占める企業も少なくありません。
採用側が管理しやすくなる面接シートの書き方
面接シートを活用し、採用プロセスを効率化させるためには、面接シートの内容を充実させるだけでなく、採用側が管理しやすいものを作ることも大切です。以下、具体的な書き方、そのコツを紹介します。
ターゲット層の数だけシートは用意する
ターゲットを複数設定している場合は、その分別にシートは用意しましょう。新卒採用と中途採用でも同じ内容にするのはナンセンスです。職種別もそう。たとえば、営業職にはコミュニケーション能力や交渉術に関する内容を、エンジニア職には技術的な知識といった具合に、適材適所を意識し面接シートは作りましょう。
点数化に固執しない
面接シートで応募者の評価を点数化することは、客観性を持たせるための手段として有効です。しかし、点数化に過度に固執することは、管理を逆に煩雑にし、かつ採用の質を損ねる可能性があります。点数はあくまで評価の一部と捉えましょう。点数化しづらい部分で魅力的な応募者も多くいらっしゃいます。「この人と一緒に働いてみたい」といった感情は大切です。この場合、所感、備考欄に記載したうえで周囲とも相談し総合的に判断するのが得策だと考えます。
他の面接官や現場の人間にもわかりやすい内容にする
応募者の情報を一目で把握できるように、要点を絞って整理することも大切です。たとえば、経歴やスキルセット、過去のプロジェクト経験などは、職務に直結する情報を中心に記載するとよいでしょう。また、面接官や現場の人間でその分野に対する精通度が異なる場合は、専門用語をなるべく使わない心配りも大事です。
テンプレートに使える面接シートの記入例
本章では、ここまでの内容を踏まえてテンプレートにも使える面接シートの記入例を紹介します。自社の採用方針や求める人物像にあわせて自由にカスタマイズしてください。
スキル・経験：専門知識（例：業界知識）、業務経験（例：営業）、語学力（例：英語）
面接評価：コミュニケーション能力、問題解決能力、チームワーク、ポテンシャル、志望動機、企業理解度、ストレス耐性、適応力
質問したいこと：入社後のキャリアパスについて
4：話し方は明瞭だが、専門用語が多い。相手の反応を見ながら、会話する。
3：話し方は少しぎこちないが、伝えたいことは理解できる。
2：話し方が不明瞭で、何を伝えたいのか理解にしくい。
1：話すことが苦手で、コミュニケーションが難しい。
面接官のコメント：過去にプロジェクトリーダーを務めた経験あり、今後の活躍に期待。
面接時の様子：清潔感がある。姿勢がよい。明るい。
面接シートを活用する際の注意点
採用プロセスにおける面接シートは、情報の整理や評価の一貫性を保つために非常に有効ですが、活用にあたっては注意しなければならないこともあります。大きくは次の2点です。
- 過度なマニュアル化は応募者に冷たい印象を与えてしまう
- 似た人材ばかりを採用してしまう
以下、それぞれ補足します。
過度なマニュアル化は応募者に冷たい印象を与えてしまう
応募者は面接を通じて自分自身をアピールし、組織文化に合うかどうかを確かめたいと考えています。しかし、質問や評価が機械的で柔軟性に欠けると、応募者は本来の自分を表現しにくくなり、企業の文化が堅苦しいと感じるかもしれません。そのため、面接シートを作成する際には、応募者が自然に自分の考えや経験を話せるような質問を用意することも大切です。
似た人材ばかりを採用してしまう
評価基準が統一されると、どうしても似たタイプの人材ばかりを採用してしまいがちです。これは点数化の弊害とも重なります。これを回避すべく、たとえば、一人は所感重視で採用する特別枠を設けてみるなど、思い切った試みも必要かもしれません。いずれにしても、面接シートの内容は定期的に見直し、自社の成長や市場の変化に合わせて調整することが大事です。
面接要らずのスキマバイト募集も視野に入れたい！
面接シートの活用は採用プロセスの効率化を図るために有効な手段です。が、スピーディーな採用を重視するなら、面接自体の省略に越したことはありません。さすがにそれは不安かもしれませんが、近年は働き方の多様化や人手不足の深刻化から面接なしかつ即日マッチングで雇うケースも増えています。そう、スキマバイトの募集です。空いた時間に働きたい人を空いたシフトで雇うこのスキームは、今後も浸透していくことでしょう。
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的確かつ適切な面接シートがあれば採用側も安心！
面接シートは、応募者の多岐にわたる情報を整理し、比較検討するためのツールです。スキル、経験、ポテンシャル、志望動機など、多角的な視点から評価できるものが作れれば、ミスマッチもそう起きず、欲しい人材を選ぶことができるでしょう。拙稿でお伝えしてきた作り方や書き方、テンプレートを活用し、ぜひ的確かつ適切な面接シートを作り上げてください。それによって採用側は、安心して面接に臨めるはずです。
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