アウトソーシングとは？
アウトソーシングとは、企業が自社業務（一部またはすべて）を外部の専門業者に任せることを指します。契約形態は業務委託が基本です。大きくは請負と準委任で使い分けられます。成果物の納品まで行う場合は前者、他方、業務の遂行自体が目的であれば後者で契約を結ぶことが一般的です。なお、雇用元も指揮命令権も委託先にあります。契約期間は短期〜長期まで柔軟に設定可能。料金体系は、依頼する業務量や内容に応じて適宜、定額制か従量制かが適用されます。
さて上記の定義に加え、本章ではまずアウトソーシングの主なタイプ、そして採用活動で重用される理由について解説します。前提知識として確実におさえておきましょう。
アウトソーシングの主なタイプ
一口にアウトソーシングといっても、タイプはさまざまです。採用や営業、システム運用など分野によっても委託方式は確立されています。具体的に挙げると次のとおりです。
- RPO
- BPO
- SPO
- ITO
- KPO
以下、それぞれ詳述します。
RPO
RPO（Recruitment Process Outsourcing）とは、採用業務を専門の外部パートナーに一括して任せるアウトソーシングサービスです。求人原稿の作成から応募者対応、面接日程の調整、内定連絡、場合によっては入社後のフォローまで、プロセス全体または一部を委託できます。中途採用・新卒採用を問わず利用され、社内リソースが限られる企業や、採用活動の質を上げたい場合に有効でしょう。
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BPO
BPO（Business Process Outsourcing）とは、特定の業務を外部に委託するアウトソーシングサービスです。人事、経理、総務、カスタマーサポートなどの部門でしばしば活用が見受けられます（具体的には給与計算や社会保険の手続き、コールセンター業務といったところでしょうか）。ノウハウを持つ専門業者に委託することで効率も含めて精度の高い業務遂行が期待できます。
SPO
SPO（Sales Process Outsourcing）とは、営業活動を外部に委託するアウトソーシングサービスです。新規顧客へのアプローチ、テレアポ、訪問営業、営業事務、リード獲得……等々、フィールドセールス、インサイドセールス問いません。成果創出のスピード感、全体最適への課題感などあれば検討する余地はあるでしょう。また、SPOを利用することで自社リソースを製品開発やマーケティングに特化していくのも有効な手だと考えます。
ITO
ITO（Information Technology Outsourcing）とは、情報システムやITインフラの運用・保守、開発業務などを外部に委託するアウトソーシングサービスです。具体的には、サーバー管理やネットワーク構築、業務システムの開発・運用などが挙げられます。慢性的なIT人材不足に直面している企業にとっては頼りになるサービスでしょう。一方で外部への委託に伴う情報漏洩リスクや、内部統制の難しさといったセキュリティ面の懸念があるのも確かです。
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KPO
KPO（Knowledge Process Outsourcing）とは、専門性の高い知識や判断を要する業務を外部に委託するアウトソーシングサービスです（KPOはBPOよりも判断力・知識が問われる業務に使われやすい傾向にあります）。主に市場調査やデータ分析、法務、知的財産、財務アドバイザリーなどが該当します。業務内容によっては高度な専門知識や業界経験が不可欠なため、単なる作業代行ではなく、一定の判断や助言を含む支援が求められる点が特徴です。社内に専門人材を確保することが難しい分野や、判断スピードを重視する局面において導入の意義が高まっています。
採用活動にアウトソーシングが使われる主な理由
いまやアウトソーシングは当たり前のように浸透しています。その背景には当然世の中の流れが挙げられるでしょう。ざっと挙げると次のとおりです。
- 人手不足の深刻化
- 採用手法の多様化
- 人事業務の変化
以下、それぞれ詳述します。
人手不足の深刻化
近年、人手不足の深刻化はそこかしこで叫ばれていますが、それゆえ前述したRPOが重用されるのはもはや当然の流れかもしれません。自社での採用ノウハウに固執せず柔軟に専門業者へ依頼するのは、現状の打開策として確かに有効です。そもそも採用担当者が足りないといった事態もしばしば見受けられます。まさにそうした深刻な問題がアウトソーシングの需要を高めているといえるでしょう。
採用手法の多様化
近年は求人広告、ダイレクトソーシング、SNS採用、リファラル採用、オウンドメディアリクルーティング……等々、あらゆる採用手法が存在します。しかしながら、果たして自社にとっての最適解を見つけるのはなかなか困難でしょう。加えて、各運用には特有のノウハウやスピード感が求められます。現場担当者だけで回しきるのも現実的ではありません。そこでアウトソーシングを利用するのは、なるほど理に適っています。さまざまなチャネルを駆使するためにも、（全面的に）外部へ協力を仰ぐ流れは必然なのかもしれません。
人事業務の変化
人事部門のお仕事もまた時代とともに変化しています。採用全般、制度設計や評価運用、定着支援、ステークホルダーとのやり取り……等々、広範な役割を担うことも少なくありません。人的資本経営の浸透はまさに象徴的。とりわけ昨今は人材採用から人材活用まで幅広く、かつ精度の高さまで求められています。人事業務が一筋縄でいかないこのご時世、アウトソーシングに活路を見出す企業が増えるのは容易にうなずける話です。
人材派遣とは？
人材派遣とは、文字どおり派遣会社が雇用している（登録されている）人材を派遣してもらう（自社の業務に従事してもらう）仕組みです。一時的にでも人員不足を補うのに重用されています。繰り返しますが、雇用元は派遣会社です。派遣スタッフは派遣会社に所属し、給与や社会保険、労務管理なども派遣会社が担います。一方で、仕事内容や勤務時間など日々の業務遂行に関する指揮命令は、派遣先の管轄です。契約期間には上限が設けられ、原則として同一の派遣スタッフを同じ部署で受け入れられる期間は3年までとされています。なお、発生する料金は、マージンも含む派遣会社へのいわゆる派遣料です。
さて、アウトソーシング同様、人材派遣もいくつかのタイプに分けられます。また、重用されるのも、きちんと理由があります。これらもまた前提として確実におさえておきたい知識です。本章にてくわしく解説します。
人材派遣の主なタイプ
人材派遣には「登録型派遣」「常用型派遣（無期雇用派遣）」「紹介予定派遣」の3つがあります。各タイプで契約内容や前提が異なるため、雇う側はルールとしてしっかり把握することが必要です。以下、それぞれ詳述します。
登録型派遣
人材派遣のもっともスタンダードな形態が登録型派遣です。派遣会社と一定期間の雇用契約を結び、その内容に基づき派遣スタッフに働いてもらいます。いわゆる有期雇用派遣です。
常用型派遣（無期雇用派遣）
常用型派遣とは、派遣会社のいわゆる「無期雇用」に当たる社員が各企業（派遣先）に派遣されるシステムです。登録型派遣と異なり同じ派遣先で3年以上働くことができます。なお、同じ労働者を通算5年以上有期契約で雇用し続けた場合、労働者の希望に基づいて派遣会社は無期契約の転換を認めなければなりません（2013年に施行された労働契約法の改正により導入された無期転換ルールです）。
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紹介予定派遣
紹介予定派遣とは、派遣先での直接雇用を前提とした形態です。派遣期間中に、合意があれば、契約終了後、正社員や契約社員として採用されます（合意は、対派遣スタッフ、対派遣会社の両方必要です）。派遣期間でいうと最長で6ヶ月です。そのあいだに業務適性や職場環境との相性を確認できます。ミスマッチ防止や雇う人材を慎重に判断したい企業にとって有効に活用できる制度です。
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採用活動に人材派遣が使われる主な理由
続けて人材派遣が使われる理由を取り上げます。主に次のとおりです。
- 労務負担を軽減したい
- スムーズに人材を確保したい
- 経験者を集めたい
以下、それぞれ詳述します。
労務負担を軽減したい
労務まわりの負担を抑えたい声は非常に多く、確かにここを派遣会社に任せられるとなるとぐっと手間は省けます。給与計算や社会保険の手続き、休暇の管理……等々、その対応に必要なリソースをむしろ採用で補いたいくらいではないでしょうか。
スムーズに人材を確保したい
「求人を出してもなかなか応募が集まらない」「採用までに時間がかかる」といった問題点を解消すべく派遣サービスを選ぶ企業も少なくありません。確かに、派遣会社に登録された人材から条件に合うスタッフを手配してもらえれば手っ取り早いかもしれません。
経験者を集めたい
前述したように条件に合うスタッフと接点を持つために人材派遣のサービスを利用する企業は多く見られます。とりわけ「経験者を集めたい」という声は顕著です。うまくマッチングすれば、研修や教育の手間も省けます。そうした期待もあって重用されているのだと考えます。
アウトソーシングを利用するメリット
各タイプの特性や重用される理由からもアウトソーシングのメリットは浮かび上がってきますが、本章にてあらためて整理しましょう。主に挙げられるのは次の3つです。
- 業務効率化が図れる
- 中長期的にコスト削減が図れる
- 採用精度の向上が図れる
以下、それぞれ詳述します。
業務効率化が図れる
アウトソーシングで求人原稿の作成や応募者対応といった細かなプロセスを任せられれば、自社のリソースを企画や戦略の立案、意思決定などより中核的な仕事に割くことができます。もちろん、そのすべてを委託することも可能です。そうやって業務効率化を図れること自体がもうメリットです。アウトソーシングは、単なる負担の軽減にとどまらず、組織全体の働き方を見直すよい機会になるでしょう。
中長期的にコスト削減が図れる
アウトソーシングは初期費用こそかかるものの、業務の設計や運用体制の見直しを含めて委託することで、長期的にはコスト削減につながるケースが多く見られます。たとえば、採用に関するノウハウが不足している場合、媒体選定から面接設定までを無理に社内で対応するよりも、専門のパートナーに任せた方が結果的に人件費や時間を抑えられることがあります。また、無駄な工数や見えにくい間接コストについても同様です。これらが削減されることで、業務のスピードや質が改善され、全体としての費用対効果も高まりやすくなります。
採用精度の向上が図れる
アウトソーシングによって採用のプロに任せられると、希望の人材を獲得しやすくなるかもしれません。たとえば、媒体選定、原稿での訴求、応募者対応、選考ポイント……等々において、これまで知り得なかったコツや目から鱗のアイデアを授かる期待が持てます。また、自社がこれまで手が回らなかった部分にリソースを割くこともできるため、全体的に採用精度の向上が見込めるでしょう。
アウトソーシングを利用するデメリット
アウトソーシングを使うかどうかの判断にはメリットだけでなくデメリットの把握も必要です。いくつか念頭におくべきことを挙げましょう。
- セキュリティリスクが懸念される
- 自社に採用ノウハウが蓄積しにくい
- 進捗管理が難しい
以下、それぞれ詳述します。
セキュリティリスクが懸念される
外部に業務を委託する以上、情報の取り扱いや管理体制については常に慎重になる必要があります。たとえば、応募者の個人情報や選考内容、社内の採用戦略といった機密性の高いデータを共有する場面では特に注意しなければなりません。委託先によっては、その取り扱い方針やセキュリティ対策が自社の水準と合わないことも考えられます。したがて、アウトソーシングを導入する際は、契約時の取り決めだけでなく、運用段階での確認や定期的な見直しを含めた対策を講じておくことが大事です。
自社に採用ノウハウが蓄積しにくい
採用業務を外部に任せきりにすることで、自社にノウハウが蓄積しにくいことが懸念されます。たとえば、応募者の傾向や反応の違い、媒体ごとの特性、改善点の見極めなど、本来なら自社で試行錯誤を通じて学べる情報も、委託先の中で完結してしまうと今後もアウトソーシング頼りになるわけです。仮に成果は得られても、それは一時的なものに過ぎず自社で再現できないジレンマを抱えることになるでしょう。
進捗管理が難しい
アウトソーシングの利用によって自社側で進捗状況の把握が難しくなるケースがあります。これは、情報共有の頻度や方法について明確なルールがなかったり、報告が属人的だったりすることに起因します。アウトソーシングの導入が自社での管理を疎かにすることになれば本末転倒です。したがって、ただ任せるだけでなくどう連携していくかも含めて慎重に検討することが求められます。
人材派遣を利用するメリット
人材派遣についても、企業にもたらすメリットがあるからこそ今なお重用されていると考えます。とりわけ次の3つは無視できません。
- 採用コストの削減が期待できる
- 柔軟な人員調整が期待できる
- 即戦力の確保が期待できる
以下、それぞれ詳述します。
採用コストの削減が期待できる
人材派遣を利用することで、直接雇用の場合と比べて採用コストを抑えられる可能性があります。たとえば、求人媒体への出稿費、面接対応の人件費、採用管理システムの利用料など、通常であれば一件の採用ごとに発生するこれらの費用を、派遣で一括して代替できるためです。また、ミスマッチによる早期離職が起きた場合でも、自社で採用した場合に比べてダメージが小さく、再度の募集・教育コストを抑えることにもつながります。短期間で必要な人材を確保したい企業にとって、費用面でのリスクが少ない手段といえるでしょう。
柔軟な人員調整が期待できる
人材派遣は、必要な期間に限定して募集できるため、業務量の増減や繁閑に応じた人員確保が可能です。急な欠員や産休・育休を取得されるケースに対しても、派遣会社とのスムーズなやり取りで人員補充はしやすいと考えられます。こうした人材派遣ならではの柔軟さが、日々の業務を円滑に回す一助になるはずです。
即戦力の確保が期待できる
人材派遣では、すでに一定のスキルや経験を持った方々が登録されていることも多く、現場の業務にすぐ対応できる人材を確保しやすい側面があります。特に教育や研修に割く時間が限られている現場、短期間で成果が求められるプロジェクトなどにおいては、実務にすぐ入れる即戦力の存在が大きな意味を持ちます。このように、ミスマッチのリスクを抑えつつスピーディーに人手が見つかる点は紛うことなき人材派遣のメリットです。
人材派遣を利用するデメリット
アウトソーシング同様、注意すべきポイントを知らないまま利用してしまうと思わぬリスクや問題に直面することになりかねません。というわけで、人材派遣のデメリットは次のとおりです。
- 期間に制約がある
- カルチャーフィットが難しい
- 派遣料金が嵩むことも少なくない
以下、それぞれ詳述します。
期間に制約がある
労働者派遣法（2015年の改正）により、同じ派遣スタッフを同一の職場で受け入れられる期間は、原則3年と定められています。このいわゆる「3年ルール」があるため、活躍してくれた派遣スタッフとも（3年で）泣く泣く契約を切るといったケースは当然起こり得ます。
カルチャーフィットが難しい
人材派遣の場合、即戦力を期待できる反面、自社の文化や価値観に馴染むかどうかは計りかねる部分が大いにあるのも確かです。これはコミュニケーションやチームでの連携などにも関わってきます。そういった人材派遣が抱えるカルチャーフィットの不確実性は、業務遂行はもとより組織としてのまとまりにも影響を及ぼすリスクがあるでしょう。
派遣料金が嵩むことも少なくない
派遣料金について無条件に直接雇用よりも抑えられると思ってしまっては痛い目にあうかもしれません。そこには派遣スタッフの残業代や割高なマージンなども含まれます。結果的にこれらのコストが加算されトータルでの支出が嵩むケースはよくあることです。また、派遣スタッフに契約を延長してもらえなければ、また新たに補充が必要でしょう。これが続けば、中長期的に見ても想定以上のコストが発生します。
アウトソーシングの主な利用シーン
アウトソーシングが主にどのようなシーンで使われているのかを知ることで、適切な用途、向いている企業の傾向などが見えてくるはずです。そうしたなか、本章では2つのケースをピックアップ。一つはコア業務への注力、もう一つはブランドイメージの改善、それぞれを目的にどう活用されているか詳述します。
コア業務に注力するために利用
日々の応募者対応や日程調整、求人原稿の作成といったルーティンワークに追われていると、肝心の採用戦略の設計や候補者の見極めといった“本来注力すべき業務”にまで手が回らなくなることがあります。そうしたときにアウトソーシングを活用すれば、定型的な業務を外部に委ね、自社の人員をより中核的な業務に集中させることができます。これは採用に限った話ではありません。たとえば営業部門においても、資料作成や顧客対応の初期フェーズなどを外部に任せることで、限られた社内リソースを商談やクロージングといった成果に直結する業務に振り分けることが可能です。こうした活用によって、組織全体の生産性を高める道筋が見えてくるでしょう。
ブランドイメージを改善するために利用
「応募が集まらない」「エントリーが伸び悩んでいる」といった問題の裏には、企業そのものの見られ方、いわゆるブランドイメージが影響しているケースもあります。たとえば、自社の強みを打ち出しきれていない、応募者とのコミュニケーションが一方通行になっている──そんな状態では、本来伝えたい魅力が届かず、採用につながりにくいのも当然です。このような状況を打開する手段として、アウトソーシングが活用されることがあります。RPOやSPOなどの外部パートナーを通じて、第三者視点での訴求ポイントの整理や見せ方の工夫、ターゲットに刺さるチャネル選定まで含めて戦略的に見直すことができるため、結果としてブランドイメージが改善され、応募者との距離感も縮まりやすくなるのです。
人材派遣の主な利用シーン
一方で、人材派遣はどのような場合に利用されるのでしょうか。ざっと挙げると次のとおりです。
- 繁忙期の人員補充に利用
- 急な欠員補充に利用
以下、それぞれ詳述します。
繁忙期の人員補充に利用
業界によっては、年末年始や決算月などどうしても人手が不足しがちです。いわゆるそうした繁忙期には、求人を出して採用活動を一から始めるのでは間に合わないことも多く、あらかじめ派遣会社を使ってスピーディーに人材手配を進めるのが現実的な手段になり得ます。せっかくのかき入れ時です。人が足りないばっかりに営業できない事態にだけはならないよう、人材派遣を使う企業はいまなお多く存在します。
急な欠員補充に利用
従業員の急な退職や休職、あるいは想定外の長期離脱が発生した際、現場の業務に大きな支障をきたすことがあります。とりわけ少人数体制の部署や店舗では、一人欠けただけで業務全体が回らなくなるケースも少なくないでしょう。こうした場面で、即戦力として働ける人材を迅速に確保する手段として、人材派遣は重用されています。急な欠員補充はいかなる時も想定しておかなければなりません。採用活動に時間をかける余裕がない企業であれば特に、普段から計画的に検討されていると思われます。
臨機応変に活用できるdipの求人サービス
アウトソーシングにせよ、人材派遣にせよ、重用される根底には自社で採用活動を行うことへの限界があるのでしょう。だからこそ、多くの企業が効率的に人を獲得する方法を模索されているのだと感じます。そうしたニーズに応えるべく、臨機応変に活用できるのがdipの求人サービスです。本章にてピックアップします。それぞれの特性を知り、今の課題と照らし合わせたとき、解決の兆しが見えてくるかもしれません。
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アウトソーシングと人材派遣の違いまとめ
アウトソーシングと人材派遣、どちらも採用活動を効率よく行う一助になる点では共通します。が、その仕組みや関わり方は大きく異なるのも確かです。
というわけで、それぞれの主な違いを下表に整理しました。
| アウトソーシング | 人材派遣 | |
|---|---|---|
| 雇用元 | 委託先企業 | 派遣会社 |
| 業務指示 | 委託先が独自に実施（成果責任あり） | 派遣先企業が日々の指示を行う（指揮命令） |
| 契約形態 | 請負契約／準委任契約 | 労働者派遣契約 |
| 業務範囲 | 業務単位（採用代行、システム運用など） | ポジション単位（受付、事務など） |
| 期間 | 内容に応じて柔軟に設定可 | 原則3年（同一部署）などの上限あり |
| その他特徴 | コア業務に集中できる | 定期的に人員補充しやすい |
もちろん、どちらが優れているという話ではありません。あらゆる側面で使い分けの判断が求められます。もしくは状況によって併用も有効かもしれません。前項で紹介した求人サービスも、選択肢に入れられると望ましいでしょう。それらをどう見極めていくか。当然、市況や競合の動向なども影響します。そういった状況に応じて真摯かつ丁寧に向き合うことが、結局のところ肝要かと考えます。
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