面接日程調整メールの書き方を人事担当者向けに例文交えて解説

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面接の日程をメールで伝えた方がよい理由

面接日程を調整し案内する際は、後々トラブルにならないよう、記録として残すことが大事です。連絡ミスや情報漏洩、あるいは言った言わないの話にこじれてしまうのはどうしたって避けたいところ。そのため、応募者への連絡はなるべく電話よりもメールで行うことが望ましいと考えます。

そのうえで、どのように書くか。キャリアをスタートさせてからまだ間もない状況であれば、苦労される方も少なからず見受けられます。というのも、調整自体の煩わしさもさることながら、慣れないうちは伝え方に困ってしまうのではないでしょうか。そうはいってもやはり、送る文面一つでビジネスマナーが問われます。たかが日程調整メール、されど企業を代表しての発信です。対応次第では、応募者から「邪険にされた」「雑に扱われた」と思われることもあるかもしれません。そうなると、個人ではなく会社への心象、信頼に影響します。その悪評が瞬く間に拡散されれば、不本意なパブリックイメージのできあがりです。

調整した面接の日程は、メールで書き残した方がよいのはいうまでもなく、相手にどう届けるかが肝になります。

面接日程調整メールを構成する各項目の書き方（例文あり）

前段を受けて、本章からはいよいよ実践的なポイントの解説です。まずは項目。大きくは次の4つで構成されます。

• 件名
• 宛名
• 挨拶
• 本文 

それぞれのコツや注意点について、以下、簡単に言及します。

件名

件名は、一目で面接に関するメールであることがわかるようにしましょう。また、応募者の見落としや取り違えの防止のためにも、なるべくシンプルにすることが鉄則です。例を挙げます。

・面接日程のご案内【株式会社〇〇】
・二次面接のご案内【株式会社〇〇】

応募者が他社からのメールを受け取っていることも考えれば、埋もれないよう確実に自社の面接日程だと打ち出した方がよいです。したがって、企業名の記載も必須だといえます。

宛名

たとえば、学生アルバイトに対しては「大学名・学部学科名・氏名・敬称」の順に記載します。一方で中途採用の社員応募のケースでは、「氏名・敬称」のみで問題ありません。

また、個人宛てに送ることがほとんどだと思いますが、複数人に一斉送信する場合は、「応募者各位」「学生の皆さん」などの表現が相応しいでしょう。このとき、各位にはすでに敬称の意味が含まれているため「応募者様各位」と書かないよう注意が必要です。

挨拶

宛名の後には、次のような冒頭の挨拶を入れます。

・はじめまして。株式会社○○の人事部採用担当○○と申します。
・お世話になっております。株式会社○○の人事部採用担当○○です。

加えて、多くの企業から自社を選んでくれたこと、仮に面談や面接をすでに実施していた場合は、わざわざ足を運んでくれたこと（オンラインであれば時間を割いてくれたこと）に対して、感謝の気持ちを伝えられるとよいでしょう。 具体的には次のようなイメージです。

先日は一次面接にお越しいただきまして、ありがとうございました。多くの企業のなかから当社をお選びいただき、また訪問のお時間を割いてくださり、心より感謝申し上げます。

本文

面接日程のご案内であれば、候補日を複数（大体3つほど）提示したうえで、返信を促します。ここで離脱されないためにも、候補日以外の選択肢として応募者の希望をもらうことも忘れてはいけません。

その後、日程を確定する場合は、あらためて面接の日時、場所、持ち物などを記載します。面接会場については、住所、受付場所、内線番号、行き方などを示す際、GoogleマップのURLを併記しておくとより親切です。

と、必要な項目は十分でも読みにくいメールになってしまっては本末転倒です。適宜、改行や箇条書きを用いるようにしましょう。

面接日程調整メールの例文（全文）

前項を踏まえて、面接の日程調整・確定時に利用できるメールのテンプレートをご用意しました。本文の具体的な内容は送り先や環境、状況に応じて適宜書き換えてください。

書類選考後に行う面接日程確認のご連絡

まずは、書類選考の通過と面接日程に関するメールの例文を紹介します。 

一見、よくある普通の文書に思えますが、細かいポイントでいうと、返信期日の記載によって、応募者に期限を意識させることができます。返信までのスケジュールがイメージできれば返信率も上がりやすくなるかもしれません。大抵の人事担当者が行っていることとはいえ、意外と抜け落ちているケースもしばしば見受けられます。また、応募者がいつでもスムーズに問い合わせができるように、相談先を明記することも大事です。

応募者の目線に立つことで、おのずとこうした情報が必要だとわかります。

なお、先述のとおり面談や面接を実施済みの場合（2次面接以降の日程調整）は、選考の時間を頂戴したことに対して、感謝の言葉を忘れずに記しましょう。

面接日程確定のご連絡

続いて、応募者から日程の返信が届いたあとに送信する日程確定メールの例文です。

特筆すべきポイントはオフィス到着後の流れです。応募者をエントランスで困惑させず案内できるよう当日の受付方法はあらかじめ記載しておきましょう。

また、応募者が体調不良や電車の遅延などによって面接に参加できない、遅れてしまうといった可能性も考慮し、緊急連絡先として、面接担当者あるいは人事部の方の電話番号を明記することも、当日のトラブル回避のためには重要です。

面接日程調整メールを送った後は？

内容に不備がなく送れればそれでもう終わりというわけにはいきません。応募者にキャンセルされないためにも、送ってからの対応こそ大事です。「なぜ、面接率が低いのか。」そうした課題に直面している企業はぜひ、コツあるいは心得として以下の内容をしっかり認識しておきましょう。

リマインドメールを送る

リマインドメールは、メールの受信や面接日程の確認を促すために役立ちます。多忙な応募者であれば、多数のメールを受信しているかもしれません。そうなると送ったメールが見逃されたり、忘れられたりすることも十分考えられます。だからこそ、リマインドメールが必要なのです。

また、応募者の関心が途切れないように、後押しするのも大切。さらには、面接の日程を再確認する意味でも大事です。両者のスケジュールに対する認識に齟齬が生まれないよう、こうしたリスクヘッジは確実に行うようにしてください。

返信は迅速に！

採用プロセスにおいて、スピーディーな進行は非常に重要です。応募者から面接日程の連絡が届いたなら、すぐにでも返信しましょう。基本的に複数応募する求職者がほとんどです。そうなると、他社に先を越される可能性は大いに考えられます。また、1回のラリーで面接日程が確定するとも限りません。ちょっとぐらい遅れても大丈夫だという慢心は応募者から不信感を買うことになります。良好な関係を築くためにも、迅速な対応は不可欠です。

面接当日までの準備

当日の面接担当が自身でない場合は、日程、応募者情報、目的、詳細など情報は漏れなく共有しなければなりません。もちろん、候補者一人ひとりのステータスを関係者全員で把握することも必要です。ただし、スムーズに行うためには組織単位での仕組み構築も欠かせません。現状、不十分な状況であれば、チェックリストなど用意して、まずは一つずつ丁寧に整理しましょう。

このように、メールを送った後も引き続き慎重な対応が求められます。

面接日程の調整をもっと楽に！

面接日程の調整は大なり小なり大変な業務です。ほかの業務が忙しいため、つい返信が遅れてしまうことも少なくありません。慌てて対応すると間違いも出てきます。そうならないためには事前にテンプレートを用意しておくなど、備えが肝心です。ただしテンプレートを用意するだけでは、結局のところ一人ひとりに対して目を光らせていなければなりません。そうなるとタイムリーな返信が難しいことも想定されます。そうなると機会損失も生まれるでしょう。タイミング一つで、応募者に辞退されることはざらにあります。 

そこでおすすめしたいのが、面接日程調整など応募者対応・管理が楽になるサービス「面接コボット」です。チャットボットを通じ、業務効率化が図れます。

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連絡事項の記載漏れや必要以上にやり取りが長引いてしまえば、採用活動が滞り、優秀な人材獲得のチャンスを逃してしまいます。例文を用いる場合でもさらに時短で対応できないか、応募者目線で考えてみるとよいかもしれません。 

▶関連記事：求人で実は肝になる面接日程のメール案内について例文とセットで解説

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