採用通知メールの書き方～コツや例文、注意点も解説～

最安価格、最速掲載もここから相談！

採用通知メールで自社の印象を良くする書き方のコツ

内定者に承諾してもらうためにも、採用通知メールは自社の印象を良くする内容にしたいものです。では、どうすればよいのでしょうか。

書き方にはいくつかコツがあります。ざっと挙げましょう。

• 読みやすい構成にする
• 言葉遣いを丁寧にする
• 見やすさに気を配る
• 返信しやすい案内と連絡先を明示する
• 不安を和らげる配慮やフォロー内容を添える
• 入社後の期待や歓迎の意を込める
• 自社らしさが伝わる表現で個性を出す

以下、これらについて説明します。

読みやすい構成にする

受け手にとって知りたい情報や要点が明確になるようにメールの構成から丁寧に組み立てることが大事です。たとえば、「内定の旨」「入社の案内」「不明点等の問い合わせ手段」など、伝えるべきことは項目として整理できるとよいでしょう。もちろん、それぞれを記載する順番も考慮しなければなりません。そうやって文脈上スムーズな展開を作れると、読みやすさへとつながるはずです。

言葉遣いを丁寧にする

過度にかしこまる必要はないものの、文末の表現や助詞の選び方ひとつで温度感は変わります。相手に敬意を払った丁寧な言葉遣いを最低限心がけましょう。その真摯な姿勢は組織カラーとして大なり小なり伝わります。

見やすさに気を配る

読む側が本文に自然と目を通せるよう、行間や改行、箇条書きなどを使ってレイアウトにメリハリをつけることも印象を良くする大事なポイントです。たとえば、案内事項が続く場合はひとまとまりにせず、情報ごとに段落を分けるだけでも心理的な負担は減らせるでしょう。先述した読みやすさも相まって視線の流れがスムーズであれば、ストレスなく内容を把握してもらえるはずです。

返信しやすい案内と連絡先を明示する

採用通知メールは、前提として相手に返信を促すものです。したがって、そこに配慮したメールの書き方が求められます。そう、難しいことではありません。メールの内容を受けて、次に求めているアクションは何かをはっきりと提示するだけです。担当者名と宛先の記載もその一環だといえます。

不安を和らげる配慮やフォロー内容を添える

採用が決まりホッとされる一方で、不安を抱える応募者も少なくありません。そうした心情を汲み取り、たとえば、“不明点や気がかりな部分があれば再度面談の場を設けます”、“職場見学なども遠慮なくお申し付けください”といった一文を添えるのもよいでしょう。これだけでも内定者の気持ちはぐんと楽になると考えます。

入社後の期待や歓迎の意を込める

採用通知メールをもらってもなお入社の意思が固まっていない応募者に対しては、ポジティブな承認が有効です。期待や歓迎をストレートに伝えてあげてください。少なくとも悪い気はしないでしょう。信頼されていることをきっと意気に感じてくれるはずです。

自社らしさが伝わる表現で個性を出す

採用通知メールから親しみやすさを醸し出せれば、それもまたポジティブな印象を与えるかもしれません。たとえば、入社後のロードマップを自社の製品になぞらえたり、興味・関心を持ってもらうために業界のニュースやトレンドを伝えたり……等々、遊び心を少しでも盛り込めると、興味・関心や好奇心をくすぐることができるでしょう。もちろん過剰に演出する必要はありませんが、組織風土を事前に少しでも理解してもらうには効果的だと考えます。

採用通知メールの例文

前述したコツを踏まえて、実際のところどのようなメール文にすればよいのでしょう。本章では、採用通知メールを具体的に書いてみます。もちろん、シチュエーションによって内容は区々です。以下、新卒・中途・アルバイトそれぞれを採用するケースで綴ります。なお、各例文についてはテンプレートとしても使えそうならぜひご活用ください。

新卒採用の場合

まずは、新卒採用での内定者に送る通知メールの例文です。

中途採用の場合

続いて、中途採用での内定者に送る通知メールの例文です。

アルバイト・パート採用の場合

最後にアルバイト・パートを採用する場合の通知メールです。

採用通知メールで自社の印象を損ねないための注意点

先述したように採用通知メールの内容が自社の印象を左右するのであれば、当然マイナスに取られる書き方や対応もあります。これを把握し念頭におかなければ、イメージを損ねることになるでしょう。ざっと注意点を挙げると次のとおりです。

• 合否のみ淡々と伝えない
• 定型文で片付けない
• 返信期限や対応内容を一方的に押しつけない
• セルフチェックを怠らない

以下、それぞれ解説します。

合否のみ淡々と伝えない

採用通知メールの目的は単に“内定を知らせること”ではありません。そこに気持ちや背景が何も添えられていないと、たとえ志望度の高い職場であっても相手は冷たく、機械的な印象を覚えるはずです。選考結果と入社手続きだけの無味乾燥な採用通知にならないよう、できればどんな点を評価したのか、どんな働きを期待しているのかなど、一歩踏み込んだ表現があると、心証はガラリと変わるでしょう。

定型文で片付けない

形式的な文面だらけの採用通知メールもまた、機械的な印象は禁じ得ないでしょう。相手に対する敬意や関心を伝えなければ、辞退されるのも無理はありません。フォーマットに頼るのは便利とはいえ、期待と歓迎ぐらいは自分たちの言葉で表現するのがマナーだと考えます。

返信期限や対応内容を一方的に押しつけない

採用通知メールのなかでは当然、内定承諾の締め切りや入社に必要な手続きを伝えなければなりません。かといって、“厳守”や“迅速に”など圧迫するような言葉を容赦なく一方的に書き綴るのは、受け手の事情や気持ちへの配慮を欠いた行為だと考えます。“不都合、不明点があれば気軽に連絡してみてください”や“難航しそうなら交渉の余地もありますよ”といった具合に一息つける部分も作っておかないと、不信感すら抱かれるでしょう。

セルフチェックを怠らない

誤字脱字や添付漏れ、送信先の間違いといった初歩的なミスが命取り（つまりは内定辞退の引き金）になることは決して珍しくありません。したがって、採用通知メールを送信する前には、あらためて文面と宛先、添付ファイル、そのほか連絡すべき内容に漏れがないか（セキュリティリスクも踏まえて）……等々、必ず読み直すようにしましょう。

採用通知メールを含めてプロセスを見直したい場合

採用通知メールの内容と同様に、送るタイミングも応募者の印象を左右します。いつまでも選考結果を待たせてしまっては、辞退されるのも、むげなるかなといったところでしょう。通知だけでなく返信対応も同様です。メールの見落としで遅延が起きるケースも多々見られます。これは採用通知以前の面接日程を組む段階で起きがちです。こうした状況を改善するには、当然、採用プロセス全体を見直す必要があります。そして、その一手としておすすめしたいのが、dipが提供する『面接コボット』の導入です。 『面接コボット』は、応募者対応を自動化することで選考連絡の遅れや抜け漏れを防ぎます。たとえば、応募後すぐにチャットで面接希望日を確認したり、面接日程を自動で調整したりといった対応を、人手を介さずスムーズに行うことができる採用支援ツールです。ただし、採用通知メールについては親身に人情を出すのが良いと思われます。が、そこまでの過程においては臨機応変に活用できるのが望ましいと考えます。いずれにしても、応募者とのスムーズな連絡に課題感を覚えるなら、こうした仕組みを取り入れるのも一つの打開策です。ぜひ、検討してみてはいかがでしょうか。

▶まずは無料で面接コボットに問い合わせる

▶面接コボットの資料を無料でダウンロードする

採用通知メールのポイントまとめ

採用通知メールは、単なる合否連絡ではなく、自社の印象を左右し得る重要なコミュニケーションの手段です。読みやすく整理された構成や、丁寧な言葉遣い、視認性に配慮したレイアウトなど、細部まで気を配ることで受け手の不安を和らげ、好印象を与えることができます。歓迎の意や入社後への期待を添えることで、承諾率の向上にもつながるでしょう。

一方で、淡々とした文面や定型的すぎる表現は、機械的な印象を与えてしまうため要注意です。内定辞退を防ぐには、一方的に条件を押しつけない配慮や、不明点に対する柔軟な対応姿勢を示すことも欠かせません。そして、誤送信や情報の抜け漏れといった基本的なミスを防ぐため、セルフチェックの徹底も必須です。 そのほかメールの内容だけでなく、送付までのプロセスも見直せると望ましいでしょう。選考結果の連絡が遅れることも信頼を失う原因の一つです。対策として拙稿で紹介した『面接コボット』の利用も、ぜひご検討ください。

▶関連記事：選考通過メールを素早く作成するコツを例文やサービス交えて解説

---

求人掲載・採用業務のサポートや料金についてなど、ぜひ気軽にお問い合わせください。
また、貴社に合わせたデータが必要な場合や、賃金設定のご相談も無料で承っております！

最安価格、最速掲載もここから相談！

▶【公式】バイトルならアルバイト求人募集の掲載料金プランを選択可能
┗日本最大級のアルバイト・パート求人サイト。認知度も高く、さまざまなユーザー層から利用されています。独自のサービス機能で求職者と素早くマッチングします。

▶【公式】空いた時間のスポットワーカー募集ならスポットバイトル
┗空いた時間で「働きたい」と「働いてほしい」をつなぐ求人マッチングサービス。求人は無料で掲載できます。

▶【企業向け/公式】バイトルNEXT – 掲載料金表あり！社員採用なら
┗社員を目指す方のための求人サイト。NEXT（ネクスト）ユーザーは55％が20～30代です。社員になる意欲の高い、第二新卒層を含めた若手社員の採用が見込めます。

▶【企業向け/公式】バイトルPRO（プロ） – 掲載料金例あり！
┗資格・経験を持った人材や専門職の求人サイト。応募者の7割が業界経験者です。プロフェッショナルな人材の募集にぜひご利用ください。

▶【企業向け/公式】はたらこねっと – 掲載料金プランあり。派遣以外も！
┗日本最大級の社員／派遣／パートの求人サイト。業界最大級の案件数で、就業経験のある方が77%を占めます。幅広い年齢層から利用されている求人サイトです。

▶【公式】面接コボット – 応募者対応の自動化で面接管理が楽に！
┗求人サイトからの応募対応を自動化できるサービス。チャットボットを通じ、日程調整まで効率よく進めてくれます。

▶【公式】採用ページコボット – 費用・実績も紹介！採用サイト制作サービス
┗採用ページ作成サービス。求人まとめサイトとの自動連携や求人検索エンジンへの対応により外部集客を強化します。