採用アウトソーシング（RPO）とは？気になる採用代行サービスの話

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採用アウトソーシング（RPO）とは

採用アウトソーシングとは企業が人材採用プロセスの一部またはすべてを外部の専門家に委託するサービスです。いわゆる採用代行サービスと捉えてよいでしょう。 RPOとも呼ばれますが、これは「Recruitment Process Outsourcing」の略称を指します。冒頭でもお伝えしたとおり、近年は採用アウトソーシングを活用する企業がそう珍しくなくなりました。その理由はなぜか。また、こうしたサービスは他にもあるのか。本章ではまず、これらについて解説します。

採用アウトソーシングを活用する企業が増えてきた理由

採用アウトソーシングへの注目が高まっている背景にはリソース不足や人事業務の効率化、採用手法の多様化などが挙げられます。以下、それぞれ簡単に説明します。

リソース不足

リソース不足と一口にいっても、単に採用業務を担当する人材がいないことを嘆いているのではなく、複雑化した採用プロセスを効率的に運用するための専門知識や技術、時間が確保できないケースも含まれます。 

逆にいえば、採用アウトソーシング（RPO）を利用することで、そうした課題解消が見込めるわけです。専門サービス業者が採用プロセス全般を代行してくれることで、採用業務の負担軽減に加え、人材確保も期待できます。

人事業務に求められる役割の変化

人事部の役割の変化もまた、採用アウトソーシングの需要が高まっている背景にあると思います。人事業務は従業員の管理・運用が中心でしたが、現在では企業戦略の推進者としての役割も求められています。具体的には、労働環境の改善、働き方改革の促進、社内外コミュニケーションの活性化などです。とりわけ従業員全体のスキルアップを図る研修プログラムの立案や実施などは、準備はもちろん多岐にわたる知識も必要とされるため、それなりに時間をかけなければなりません。ゆえに業務を効率よく進めるべく、採用アウトソーシングを活用する企業が増えていると考えられます。

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採用手法が多様化する時代

近年はヘッドハンティングやリファラル採用など、さまざまな手法が出てきています。優秀な人材を獲得するためにも、こうした採用手法の多様化についていくことは大事です。つまり、トレンドを理解し、業界や業態に合わせたやり方で進める必要があります。だからこそ、それらをインプットし自社で実現するのが難しい企業にとっては、採用業務のプロに任せるられると安心なのでしょう。

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採用アウトソーシングと類似するサービス

採用アウトソーシングに類似したサービスとして採用コンサルティングと人材派遣があります。これらもまた上述の理由にも含まれていた企業が直面する人材確保の課題を解決する有効な手段です。以下、それぞれ簡単に説明します。

採用コンサルティング

採用コンサルティングは、企業の採用プロセス全般に対する専門的な支援を指します。戦略立案、人材の要件定義、選考プロセスの設計と改善、母集団形成、データ管理といった幅広い活動をサポートし、質の高い人材獲得を実現するサービスです。

人材派遣

人材派遣とは、文字どおり、外部から人材を一定期間雇用するサービスです。一般的には、派遣会社が雇用している従業員を、企業に紹介し働いてもらうことを指します。この場合、給与の支払いや福利厚生の提供などは派遣会社が行い、企業は派遣会社と労働者派遣契約を締結します。

また、一時的な人手不足を解消するために活用されるケースもポピュラーです。したがって、柔軟性のある採用手法だといえます。

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採用アウトソーシングで依頼できる業務

採用アウトソーシングで依頼できることは、人材獲得だけでなく採用業務全般が対象です。以下、それぞれのプロセスについて簡単に説明します。

採用計画・戦略立案

人材採用の成功には戦略的なアプローチが必要です。コンサルティング型の採用アウトソーシングでは専門知識に裏付けされた企業の経営目標を達成するための採用計画についてアドバイスをもらうことができます。こうした支援を受けながら、スケジュール、戦略を立てていきます。

母集団形成

採用アウトソーシングは、求職者の母集団形成も依頼できます。母集団形成とは、求職者の自社に対する認知を獲得していくステップです。採用プロセスをスムーズに進めるために一定の応募者を確保することを指します。 

具体的には、広告やイベントなどをフックに適切な求人媒体から応募者を集めていくイメージです。採用業務に特化しているからこそ、求職者を惹きつける効果的なコピーやマーケティング戦略による母集団形成が期待できます。

応募者対応

人が集まればその分、書類管理を含めた応募者対応に手間がかかります。当然、一人残らず取りこぼさないように動く必要があります。採用アウトソーシングへこれらを依頼できれば、自社では時間・リソースをかけずに済むことに加え、求める人材との接点を失うリスクも減らせる期待が持てます。

面接選考

面接選考は、採用候補者のスキルや人柄を知るための重要なプロセスです。採用アウトソーシングでは面接選考を適切に実施するための準備や手配をお任せできます。サービスによるとはいえ、スケジュール管理にとどまらず、求める人材に合わせた選考基準の提案なども対応してもらえるはずです。

合否連絡

採用アウトソーシングでは、適切なタイミングで応募者に連絡を取り、選考の可否や次のステップを伝えることもお願いできます。合否連絡を自社でやるとなると、応募者が多い　場合には通常業務が圧迫されがちです。伝える内容もつい雑になってしまう可能性もあります。丁寧さや誠実さが欠けたことで印象が悪くなってしまえば、選考辞退も考えられます。採用業務のプロに依頼できれば、そうしたリスクも回避できるかもしれません。

内定者フォロー

内定者フォローも採用アウトソーシングで対応可能です。入社日まで内定者とコミュニケーションをとりながら、入社手続きや新入社員が組織になじめるように、オンボードプロセスを組んでもらえるケースもあります。

採用アウトソーシングのメリット

前項までに、採用アウトソーシングで何ができるのかを期待する成果も含めてお伝えしてきましたが、ずばりメリットでいうと、大きくは以下の3つです。

• 採用以外のコア業務に集中できる
• 優秀な人材の獲得が期待できる
• 外部の採用ノウハウを知ることができる

以下、それぞれ簡単に説明します。

採用以外のコア業務に集中できる

繰り返しお伝えしているとおり、採用業務は思いのほか多くの時間と労力を要します。それゆえ採用アウトソーシングをうまく活用できれば、自社のコア業務に集中して取り組むことが可能です。これにより、企業の成長促進や競争力の強化までもが期待できます。

優秀な人材の獲得が期待できる

質が高い採用アウトソーシングであれば、広範なネットワークと豊富な経験から、自社に合った人材を引き合わせてくれます。そのスキームをうまく軌道に乗せられれば、優秀な人材が集まるようになり、組織力はどんどん強化していくことでしょう。

外部の採用ノウハウを知ることができる

採用アウトソーシングを活用することで、自社もまた新たな視点を持つことができます。ひいては採用ノウハウを得られるわけです。トレンドや有効な戦略をインプットできれば、採用アウトソーシングに固執せずとも結果を出せるようになるかもしれません。

採用アウトソーシングのデメリット

採用アウトソーシングの利用はメリットばかりではありません。本章では、外部へ業務を委託するうえで知っておきたい採用アウトソーシングのデメリットについて解説します。

採用コストが嵩む可能性がある

採用アウトソーシングに頼むことでさまざまなサービスで対応してもらえます。ただこれは裏を返すと、依頼するプロセスや要望が増えればその分、費用もかかるということです。自社で行う手間を省けたとしても採用コストは嵩む可能性があります。したがって、予算と代行会社のプランを慎重に照らし合わせることが必要です。 

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採用代行会社に依存してしまう

採用アウトソーシングに頼りっぱなしでいると、いざというときにてんやわんやになる可能性があります。が、実際に活用しメリットを感じられれば、どうしても依存してしまうことがほとんどです。採用代行会社がいなければ採用業務が回らない状況はリスクを伴います。将来的には再び内製化することもあるかもしれません。いずれにしても仮に使う場合は、（自社で採用ノウハウを蓄積していく意味でも）任せっきりにしないよう気を付けましょう。

柔軟な対応が難しい

たとえば、企業によっては職種ごとに採用プロセスを変えたいことも出てくるはずです。しかし、採用アウトソーシングを担う採用代行会社では、業務の進め方がマニュアル化されていることが多く、自社の都合に合わせた急な予定変更や特別な要望への対応などはなかなか難しいと思われます。そのため契約を進めるにあたっては、あらかじめ先を見据え、対応範囲を擦り合わせておくことが大事です。

採用アウトソーシングの料金形態

採用アウトソーシングの料金形態は「月額料金型」「従量課金型」「個別見積もり型」に代表される3つの形態が一般的です。それぞれ簡単に説明します。

月額料金型

月額料金型は毎月一定の金額を支払う形態です。料金が変動しないため、予算編成がしやすく、安定したサポートを受けることができます。

従量課金型

従量課金型は実際に利用したサービスに基づいて料金が決まります。言い換えるなら募集がない場合には請求されません。柔軟性のある料金プランで、コスト管理を重視する企業に適しています。

個別見積もり型

個別見積もり型は採用ニーズに応じて料金が変動します。採択されるケースとしては、特定の職種ごとに選考プロセスをカスタマイズしたいときや、採用業務が煩雑化する場合（詳細に見積もりを検討したい場合）などです。

採用アウトソーシングの検討時に意識したいこと

採用アウトソーシングを検討する場合は、事前に企業側で実施可能な業務を洗い出し、依頼する内容をはっきりさせることが大切です。そのうえで、目的の明確化や慎重な業者選び、柔軟な思考が求められます。以下、詳述します。

目的を明確にする

採用アウトソーシングの検討段階においては、まず目的を明確に定めましょう。応募を集めたい、優秀な人材が欲しい、採用プロセスをもっと合理的にしたい、採用業務を効率化したい……等々、何のために採用アウトソーシングを使うのか、社内での意思決定を早めることや認識に齟齬を生まないためにも、わかりやすく掲げることが大事です。

価格だけで選定しない

採用アウトソーシングサービスを選ぶ際、価格だけで判断しないようにしましょう。残念ながら、安かろう悪かろうが存在するのも確かです。一方で、多少値は張っても費用対効果が高い場合もあります。

では具体的にどういった点に注意を払えばよいのでしょうか。以下、いくつかピックアップします。

業務委託範囲の確認

アウトソーシングする業務範囲を明確にし、自社の採用ニーズに合致しているかを確認しましょう。委託する業務を理解したうえで、採用代行会社の提供価値と効率を評価するとよいでしょう。

実績の確認

採用代行会社の実績確認は必須です。特に同じ業界や業態での採用実績の有無は見ておきたいポイントです。成功事例があれば、業界に精通した担当者がいることがわかります。期待に応えられるかどうかをしっかり精査しましょう。

コミュニケーションコストの確認

外部に任せるからといっても、コミュニケーションは頻繁に取ることが望ましいでしょう。が、そのコストが高いと通常業務に影響を及ぼします。メールやチャットツールは便利ですが、テキストコミュニケーションだけに頼るのも考えものです。「返信が遅い」「認識の齟齬を生みやすい」といったリスクも想定できます。いかに柔軟に対応してもらえるかを見定めたいところです。

コンプライアンスの確認

採用アウトソーシングの会社を選ぶ際、法的規制に準拠しているかは必ず確認しましょう。また、新規事業の人材募集を行うケースなどでは情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策が必要です。

内製化も視野に入れる

将来的に自社で採用業務の内製化を考えている場合、先述したように採用代行会社に依存しない体制を整えることが必要です。そもそも内製化を視野に入れること自体、必至といってもよいでしょう。自社内でも採用業務を担える人材を育成することで、企業は中長期的で柔軟な人材戦略を立てられます。企業カルチャーの醸成にもつながるはずです。

採用アウトソーシングに固執しない

前項のとおり採用代行会社への依存には注意が必要です。同様に、採用アウトソーシングという手法に固執することも決して賢明とはいえません。従来のやり方であっても、訴求次第で求める人材の獲得は可能なはずです。あるいは掲載する求人サイトを変えるだけで効果が出ることも考えられます。加えて、採用業務の効率化をセットで実現できるサービスも、導入検討の余地はあるでしょう。 

採用手法が多様化するなかで、採用活動も柔軟さが肝になります。いっそのこと自社の採用ページを作成するのも一つの手です。 

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採用アウトソーシングをどう捉えるべきか

採用アウトソーシングは、自社の採用活動をサポートするものであり、採用業務をすべて丸投げするサービスではありません。あくまで求人における一つの選択肢です。自社のニーズに合わないと判断した場合は、断念することも必要です。状況に応じて、最適な方法は変わります。まずは自社の現状から課題を明らかにし、他社動向そして市況を鑑みたうえで解決策につながるのであれば、採用戦略に組み込んでみてもよいかもしれません。自社の採用力アップのためには、やはり自分たちが中心となってアクションを起こすことが大切です。

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