採用担当者の主な業務内容
採用担当者が行う業務は大きく4つに分けられます。ざっと次のとおりです。
- 採用計画、戦略の策定
- 採用手法、採用媒体の選定
- 応募者対応、結果通知
- 内定者フォロー、入社案内
以下、それぞれ簡単に説明します。
採用計画、戦略の策定
採用計画や戦略を策定する際、まずは組織の中長期的な目標や人材ニーズを理解するところからはじめます。各部署のリーダーと協力し、必要なスキルセットやポジション数を明確にし、ターゲットを設定するわけです。そのうえで、求める人材との接点をいかに作っていくかを考え、練り上げていきます。
採用手法、採用媒体の選定
採用手法や媒体選定も大事な業務です。ただ漠然と進めないよう気を付けましょう。たとえば新卒採用では、大学との連携やインターンの開催が効果的かもしれません。また、アルバイトや中途社員の採用では、欲しい人材に特化した求人プラットフォームに掲載したり、エージェントを利用したりといったやり方が王道とはいえ、自社で運用するメディアやSNSを使って発信することも定番化しつつあります。そうやって多くの選択肢があるなか、適宜使い分けたり、組み合わせたりしながら、最適な方法を模索していきます。
応募者対応、結果通知
求人を出した後は応募者対応も待っています。書類選考、問い合わせ、面接の日程調整、案内、結果通知……等々、一連のプロセスを首尾よくこなさなければなりません。面接での印象、メールの内容などにも気を配る必要があるため、慣れないうちは業務に追われ混乱することもあるでしょう。
内定者フォロー、入社案内
内定者フォローは、辞退されないために必要なコミュニケーションだといえます。もしくは入社までのあいだに不安に駆られないよう行うものです。業務内容や職場環境、企業ビジョンやカルチャー、キャリアパスの一例（ロードマップ）をあらためて共有するなどして、自社で働くことに希望を抱いてもらう工夫が求められます。入社が決まれば、すぐさま案内です。書類の準備や入社日程など、新入社員がスムーズに業務に取り掛かれるよう準備を綿密に行わなければなりません。
激務はいつ？採用担当者の主な年間スケジュール
採用担当が業務に追われてしまうのは時期も影響します。本章では、一般的な年間スケジュールをご紹介。忙しい季節はいつなのか。業務が重なり激務になるのはどのタイミングか。参考程度にご確認ください。
1月に採用担当者が行う主な業務
新卒を採用する会社の場合、今年度の内定者をフォローしつつ、1月でもう次年度の準備を始めるところ多いように見受けられます。キャリア採用中心の会社も同様です。また、インターンを募集することもあるかもしれません。年始早々バタバタと、忙殺される方が出てくる時期といえそうです。
2月に採用担当者が行う主な業務
2月は、1月に引き続き、広報に向けた準備、インターン募集、そのほか合間を縫っての採用や内定者フォローを行う企業が多いでしょう。とりわけ就活イベントへの出展や企業説明会の準備などを本格的に進める時期にも当たります。また、アルバイト募集も春採用の一環として慌ただしくなりがちです。
3月に採用担当者が行う主な業務
3月は、会社説明会や展示会の実施、それらに参加する学生の募集、さらには中途採用、4月の新入社員の受け入れ……等々、採用イベントが盛りだくさんの3月は、多くの企業で繁忙期になりやすいかもしれません。
4月に採用担当者が行う主な業務
4月は、新入社員の受け入れに関連する業務として、入社式や新入社員研修の運営、配属先との調整などがメインになりがちです。そうはいってもやはり、新たに採用活動を進める企業も少なくありません。アルバイト・パート採用などは特に、新生活が落ち着いた時期を見計らって行われています。
5月に採用担当者が行う主な業務
5月は、アルバイトや中途社員をターゲットにしている会社の場合は、ゴールデンウィーク前後を機に採用活動の熱が一旦収まるように見えがちですが、新卒採用をメインで行っているところだと、選考やイベントに向けて準備が忙しくなってきます。
6月に採用担当者が行う主な業務
6月は、新卒採用が本格的にはじまります。学生との連絡やフォロー、合否の通知、案内など、選考に関するさまざまな業務に追われがちです。また、7月や8月に夏のインターンを実施する企業では、その準備も並行して行うため、なおのこと忙しくなります。
7月に採用担当者が行う主な業務
新卒採用は7月に入ると選考も佳境です。内示を出しつつ、フォローにも回っていきます。大学生の夏休みに合わせてインターンを実施する企業もあるでしょう。その場合、インターン生の選考にも時間を割かなければなりません。
8月に採用担当者が行う主な業務
8月は、新卒採用の選考が一旦落ち着き、内定出しや内定者フォローなどの業務が増える時期です。企業によって対応は異なりますが、内定辞退者が出ないようにこまめな連絡を行ったり、内定者イベントを開催したりするところも決して珍しくありません。
9月に採用担当者が行う主な業務
9月は、内定式の準備や秋のインターン募集、中途採用の活発化などが主なトピックとして採用担当者にのしかかってきます。夏休みが明けて主婦・主夫がパートを探す時期でもあり、このタイミングで人材確保に乗り出す企業・お店も少なくありません。
10月に採用担当者が行う主な業務
10月は、内定式が行われます。前後では準備やフォローで忙しくなるでしょう。また、年末に向けてアルバイト・パート募集に注力する企業やお店も増えてきます。さらには異動時期ゆえに転職者が多くなることを見計らい、中途採用に注力する向きもあります。秋・冬のインターンも同時進行で募集するところだと、まさに激務です。
11月に採用担当者が行う主な業務
11月は年末の繁忙期に向けた人員確保がメインとなる企業やお店も多いのではないでしょうか。通常業務と採用を兼用している人手不足に悩む中小企業の場合は、一人でも多く人材を獲得しなければ、事業が円滑に回らない恐れがあります。11月に求人倍率が上がりやすいのは、そうしたリスクも危惧してのことでしょう。この時期は転職者も年明け入社を希望し増えてきます。したがって、ニーズを取りこぼさないよう採用で忙しくなる企業は多いでしょう。そのほか人事全般の業務を行う場合は年末調整などもこのタイミングで加わってきます。
12月に採用担当者が行う主な業務
12月は、年末にかけて人を採ることは落ち着くものの、来年度に向けた業務も少しずつ増え始めます。新卒をターゲットに含む採用戦略の立案もそう。大抵1月にかけて着手するものですが、アウトソーシングなどを行っている場合は、振り返りもあわせてこの時期に集中的に実施する企業も多いようです。結果、社内外で打ち合わせも増えるかもしれません。さらには継続して中途採用に力を入れる企業も見られます。計画的に年内に処理しなければならない事務作業も嵩み、あっという間に激務の日々と化すでしょう。
採用担当者が激務に追われる理由
前述した年間スケジュールからも採用担当者はつい業務を多く抱え、気付けば激務に追われてしまうことは多々出てきます。その根本理由はどこにあるのでしょうか。ざっと挙げると次のとおりです。
- 採用手法が多様に広がっている
- 業務範囲が多岐に渡る
- 想定外に急な欠員が起きる
- 採用担当者が少ない
以下、それぞれ簡単に説明します。
採用手法が多様に広がっている
テクノロジーは進化を続け、人材要件の幅も広がってきたなか近年は、採用手法の多様化が顕著です。たとえば、求人広告を掲載するプラットフォームはSNSや動画に及び、採用活動自体もオウンドメディアリクルーティング、社内公募制度、リファラル採用……等々、自社で完結させようとする傾向さえ見られます。もちろん、これらによって多くの候補者にリーチする可能性は広がります。しかしその一方で、採用担当者は運用に過度な負担がかかるケースもちらほら。結果、激務に追われることも多いようです。
業務範囲が多岐に渡る
先述のとおり採用担当者の業務内容は多岐にわたります。それぞれをチームで分担できれば当然一人当たりの負担は減りますが、多くの企業ではこれが一人に集中しがちです。採用業務以外の対応に追われる場合もあり、激務になるのも無理はありません。
想定外に急な欠員が起きる
従業員の突然の退職や病気による休職など、想定外の事態が起きてしまった場合、採用担当者は急いで欠員補充を行わなければなりません。タスクが込み合い、混沌とした状況に陥る（混乱してしまう）ケースも珍しくないでしょう。
採用担当者が少ない
前述したように、大抵の企業では採用業務を少人数で行っています。そうなると忙しいのはいうまでもなく、何より限られた人たちの経験だけが積み重なるため、どうしても属人化してしまうわけです。それならいっそのこと、採用担当を求人で募集していくのも一つの手ですが、なかなか思うように獲得できていないところがほとんどでしょう。
採用担当者が激務に追われる状況を改善する方法
採用担当者が激務に追われる状況を改善すべく、やはり何かしら手を打つ必要があります。従来のやり方を見直していくことはもちろん、人材獲得にも注力していきましょう。以下、いくつか確実にやっておきたいこと（方法論）を具体的にお伝えします。
採用計画の見直し
そもそも採用計画から見直すことが大事です。自社の中長期的なビジョンを再確認したときに果たして現行の進め方や予算で大丈夫なのか。急な欠員をはじめリスクも考慮に入れ、バランスの取れた計画を立てられるようにしましょう。過去の採用データを分析するのも一つです。求人を出したタイミングと結果を照らし合わせて無駄がないかといった観点で検証できれば、余計な負担を減らせるはずです。
採用戦略の見直し
採用戦略を見直すことでも業務の無駄を省けるかもしれません。たとえば、自社運用では回らない場合、そこに固執しなくともいわゆる採用アウトソーシング（RPO）によって状況は変えられます。もちろん、外部とのコミュニケーションコストはかかってくるため、無条件に楽になるわけではありませんが、一つの選択肢として持っておくのに越したことはないでしょう。このように、戦略の一環で改善を図れることはあるはずです。
▶関連記事：採用アウトソーシング（RPO）とは？気になる採用代行サービスの話
採用プロセスの見直し
そもそも採用プロセスに無駄がないか、あらためて確認してみてください。状況によっては各フェーズで省略や統合も検討が必要かもしれません。その際、担当者の割り当ても見直せると、なおよいでしょう。
採用業務の効率化
応募者の書類選考、面接日程の調整が次々と舞い込んできて、てんやわんやになってしまう状況を解消するには、専用システムの導入、つまるところDXへの移行がおすすめです。応募者情報の一元管理、選考プロセスの自動化、面接スケジュールの調整など、採用業務全般の効率化を図れます。なお、dipが提供する『コボット』はまさに、採用担当者の負担を軽減してくれるサービスです。結果的に採用単価の削減にもつながります。
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スキマ時間を埋めてくれるスポットワーカーの採用
急な欠員補充の場合は、短時間、単発で働くスポットワーカーも募集できると効率よく業務を回せるはずです。一人が激務になってしまう状況を回避するためにも、（働く側がそうするように）スキマ時間をうまく活用しましょう。なお、dipが提供する『スポットバイトル』は、当日マッチングも可能です。無料で掲載できるため、まさに効率よく活用できます。
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採用担当者が激務から逃れるために
採用担当者は1年を通して忙しい時期が続きます。うまく平準化、あるいは無駄をなくしていかなければ業務負担は嵩む一方です。加えて、ここ最近特に問題視される人手不足の深刻化が（激務に）拍車をかけているようにも見受けられます。労務管理のみならず、採用手法や媒体選定も見直す局面に、世の中的に変わってきているのかもしれません。働き方改革はまさに最たる例です。そうやって世相にも目配りしつつ、激務を回避するよう工夫していくことは、今後も問われていくのでしょう。
▶関連記事：採用担当者の仕事内容は？人事との違いや向いている人の特徴にも言及
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