人材派遣の契約電子化が認められるまでの経緯
人材派遣の契約電子化は、インターネットやITサービスの進展とともに段階的に認められてきました。本章ではまず、その経緯について解説します。
かつては書面の記載が必須
以前は、合意の明確化と証拠保全を目的に、労働者と派遣元・派遣先間での「書面による契約」が法律で義務づけられていました。しかしながら、発展するテクノロジーをよそにいつまでも従来の方法に執着するのはさすがに非効率との声があったのも確かです。そうした不満は、少なからず変革への機運の高まりにつながっていきます。
労働者派遣法の改正によって電子化解禁
2021年、労働者派遣法が改正。そこで労働者派遣契約書を電子データで取り交わすことが認められます。これまで（印刷できる状態で保管すれば問題ないといった解釈など）あやふやな側面があったなか、この法改正によって明確に電子化が可能と定められたわけです。
参照：厚生労働省「厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令」
電子化に至った背景
労働者派遣契約の電子化が認められるに至った背景には、やはり世相の変化が大きいでしょう。前述した市井の声もさることながら、クラウドサービスの普及、テレワークの浸透といったデジタル社会の表象的な潮流は、労働者派遣法の改正を後押しするのに必然だったと考えます。
人材派遣の契約電子化がもたらすメリット
人材派遣の契約電子化には、ざっと次のメリットが挙げられます。
- コストの削減
- スムーズな保管
- リモートワークでも対応可能
- セキュリティの強化
以下、それぞれ補足します。
コストの削減
従来の紙による契約では、書類の印刷や製本、郵送にかかる費用はもちろん、押印や保管、管理の手間も莫迦になりません。他方、電子化の場合、これら一連の工程をオンラインで完結することが可能です。受領確認も含めて時間短縮が図れ、大なり小なり、コスト削減が見込めます。
スムーズな保管
電子契約であればクラウド上で一元管理が可能です。契約書の紛失や劣化、保管スペースの確保を考えずに済む点は紙との大きな違いでしょう。また、必要な情報をすぐに検索・閲覧できることも便利な点に挙げられます。さらには、つい忘れがちな保管期限や更新時期のリマインドも、アラート機能を使えば安心です。まさに電子化ならではだといえます。そうしたミスの防止も含めて、電子化によって管理は一段としやすくなるはずです。
リモートワークでも対応可能
リモートワークが常態化した今、社内に関係者が揃わず契約処理が滞るケースも珍しくありません。ただ、それは紙でやり取りする場合の話です。電子契約なら、（インターネット環境さえ整えば）各担当者がそれぞれの場所から確認・承認・締結を行えます。そう考えると、ニューノーマルな働き方においては、メリット以前にもはや（電子化は）必須です。
セキュリティの強化
電子契約では、データは暗号化され、アクセス権限の設定や操作履歴の記録などにより、不正な閲覧、改ざんを防ぐ仕組みが整っています。たとえば、ファイルの持ち出しやコピーの制限なども可能です。このように厳重に管理できることから、機密性の高い情報でも安心して取り扱えます。
人材派遣の契約電子化で注意すべきこと
人材派遣の契約を電子化することは、メリットが期待できる一方、いたずらに進めてしまってはトラブルに見舞われる恐れもあります。とりわけ、下記のルールについては注意が必要です。
- 電子帳簿保存法に則り対応しなければならない
- 派遣先から同意を得られなければならない
- 暗号化キーを厳重に保管しなければならない
以下、それぞれ補足します。
電子帳簿保存法に則り対応しなければならない
帳簿書類や契約書などの税務関係の書類を電子データで保存する際には、電子帳簿保存法に則る必要があります。人材派遣の契約を電子化する場合も例にもれずそれが義務です。具体的には、契約書の改ざん防止、誰がいつアクセス・修正したかが分かる履歴の保持、必要な情報をすぐに検索・出力できる仕組み構築といった措置が求められます（いうなれば、これらを満たしているからこそ前述したメリットは生まれます）。
問題なく実行できるよう、電子化移行の前には着実に（制度に準拠した）運用体制を整えておきましょう。
派遣先から同意を得られなければならない
人材派遣契約を電子化する際には、派遣元だけで判断して進めることはできません。法的に有効な契約とするには、派遣先との合意が必須です。たとえば、派遣先が紙での契約にこだわる場合や電子契約に不慣れなことも考えられます。が、だからといって、一方的に進めることはご法度です。同意を得られるよう丁寧に説明しましょう。そのほか、契約書の保存・閲覧・管理方法についても、後々のトラブルを回避したいなら事前にすり合わせておくことが大事です。
暗号化キーを厳重に保管しなければならない
電子契約では、契約データの改ざんや不正アクセスを防ぐために、暗号化処理が用いられます。この際、使われるのが、「暗号化キー（秘密鍵）」です。仮に、この暗号化キーが漏洩すれば、企業や契約者の機密情報は第三者に知れ渡ってしまいます。大きなリスクであることはいわずもがな、おそらくその杜撰な管理体制に対して冷ややかな目線が各所から向けられるでしょう。社会的な信頼が失われて当然です。だからこそ、そうならないよう厳重な管理が求められます。
人材派遣の契約を電子化する流れ
では、実際に人材派遣の契約を電子化するにはどのように進めればよいのでしょうか。具体的な手順は次のとおりです。
- 現行の契約フローの課題を整理する
- 電子契約の導入について社内の合意を得る
- 電子契約の利用を派遣先に承諾してもらう
- 選定した電子契約サービス上で契約書を作成する
- 締結された契約書を電子データとして保管する
以下、各ステップについて補足します。
現行の契約フローの課題を整理する
まずは、現行の契約フローについて状況整理が必要です。たとえば、契約完了までの工数に問題があれば、電子化でそれが削減できるのかが問われます。セキュリティリスクについても同様です。
電子契約の導入について社内の合意を得る
次に、前項で浮上した課題（電子化によって解消できるイメージ）を、組織全体の共通認識にする必要があります。すなわち、社内での合意形成です。その際、法的側面にも言及できるとよいでしょう。懸念点は、先回りして伝えるのがコツです。
電子契約の利用を派遣先に承諾してもらう
社内合意の後は、派遣先からの承諾が必要です。この時もまた、メリットや課題解消に終始するのではなく、不安材料を潰してあげることが肝になります。
選定した電子契約サービス上で契約書を作成する
各所から同意が得られれば、いよいよ導入です。サービス上で契約書を作成しましょう。くわしくは後述しますが、厚生労働省が公表しているテンプレートも便利です。ぜひ、活用してみてください。
締結された契約書を電子データとして保管する
契約は締結して終わりではありません。当然ながら発行した契約書は、きちんと保管しておく必要があります。特にセキュリティ対策は重要です。法的要件なども含めて意識的に管理しましょう。
人材派遣の契約書に使えるひな形
人材派遣の契約書を作成する際には、労働者派遣法に基づき、必要な事項を正確に盛り込むことが求められます。そこで活用したいのが、厚生労働省が提供している契約関連書類のひな形です。派遣契約書をはじめ、派遣元管理台帳、待遇に関する書面、マージン率の情報提供書類……等々、実務で必要な書式が網羅されています。それぞれWordやExcel形式でダウンロード可能です。
電子契約を導入する場合も、これらの様式をベースに必要な項目を編集すれば、法令に則った形でスムーズに対応できるでしょう。記載漏れや不備を防ぐ意味でも、こうした公的なフォーマットを活用することは非常に有効です（とはいえ、テンプレート任せにせず、自身でも必ず法律に関する内容は理解しておきましょう）。
参照：厚生労働省 東京労働局「労働者派遣事業に係る契約書・通知書・台帳関係様式例」
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人材派遣の契約を効率よく進めるには電子化が欠かせない！
人材派遣の契約業務を効率化するうえで、電子化しない手はないでしょう。実際、書類作成・押印・郵送・保管といった従来の煩雑なプロセスと比較して、コストを削減できるうえ、リモートワークにも柔軟に対応できます。また、クラウド管理やアクセス制御によるセキュリティ向上など、紙では得られなかった運用面でのメリットも魅力的です。ただし、導入に際しては、電子帳簿保存法への対応、派遣先との合意形成、暗号化キーの管理といった実務的な要件を正しく踏まえる必要があります。不慣れな場合は、厚生労働省のひな形を活用してもよいかもしれません。
いずれにしても、拙稿で述べた内容は一とおり理解しておけると安心です。
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【監修者の紹介】
アラタケ社会保険労務士事務所
代表 荒武 慎一
同志社大学卒業後、富士ゼロックス株式会社を経て、平成27年アラタケ社会保険労務士事務所を開設。平成30年すばるコンサルティング株式会社取締役エグゼクティブコンサルタントに就任。助成金セミナーを各地で開催し、難解な助成金を分かりやすく解説することで高い評価を得ている。社会保険労務士、中小企業診断士。