採用担当者と人事の違い
採用担当者は、（文字どおり）人事部のなかで主に採用業務を担当している人を指します。つまり採用担当者の仕事は人事業務の一部です。人事部では、そのほか従業員の処遇の決定や人材育成に関するフローの構築、能力開発、労務管理、それらをまとめた制度の企画・立案などの業務を行います。企業によっては役割が細分化されず、そのすべてを一人が担当することも珍しくありません。このとき、採用担当者がそのまま“人事”と呼ばれることも多く、おそらくそれが理由で両者を混同する方が出てくるのかと思われます。
なお、 “人事”の印象としてポピュラーなところでは、配属先や異動に関して取り仕切る（窓口になる）方でしょう。つまり、従業員の処遇の決定を担当する方です。そのイメージと比べると、求職者・応募者との接点が中心にある採用担当者とは明確に違いが認識できるかもしれません。
採用担当者の具体的な仕事内容については、次章にてくわしく説明します。
採用担当者の主な役割・仕事内容
採用担当者の主な仕事はざっと次のとおりです。
- 採用計画の策定
- ペルソナの作成
- 採用媒体・手法の選定
- 応募者対応
- 採用結果の通知と内定者へのフォロー
流れとしては、求める人材を洗い出し、採用目標を立て、適切な媒体で募集し、選考や面接を実施。その後結果を通知し、内定者に対してはスムーズに入社できるようサポートしていきます。採用担当者はこの一連の過程において、社内統率も含め柔軟にコミュニケーションをとっていかなければなりません。多くの方とのコンタクトのなかで、当然難しさはあります。が、半面、やりがいを覚えることも少なくないはずです。よい人材を採用することができれば会社の展望も明るくなります。そうした役割を担うことから生まれる責任感の充実、そして達成した際の感慨はひとしおでしょう。
それでは上記フローの内容について、以下それぞれ詳細を説明します。
採用計画の策定
まずは、採用計画を策定します。「募集をかける部署」「採用スケジュール」「人数」など大まかな要素を洗い出し、これらに加えて後述するペルソナや活用媒体を肉付けしていくことが主なアウトラインです。当然、前提として企業の指針やビジョン、事業目標も把握する必要があります。そして、そこにどうコミットしていくかが、計画を立てるうえで肝心です。
ペルソナの作成
ペルソナの作成は、求人募集の対象部署にヒアリングするところからはじめましょう。そこで浮かび上がってきた人物像をよりクリアに整理、まとめることがここでの主なミッションです。
実際は求人広告に載せない内容も、情報として持っておくに越したことはありません。たとえば、必要な経験、スキル、資格などを聞く際は、なぜそれを求めているのかまで把握できるとよいでしょう。
また、理想だけでなく、現実と照らし合わせることも大事です。絵に描いた餅にならないよう、応募してくる層や他社の動きもしっかりとリサーチしておきましょう。
採用媒体・手法の選定
求人方法は多岐にわたります。だからこそ、トレンドなどにも目配りしながら媒体は柔軟に選ぶことが大事です。以下、具体的にピックアップします。
求人広告
遡れば折込チラシや紙媒体に端を発した求人広告は、いまや当たり前のようにWebサイトがメインです。そのため、より一層母集団形成しやすい仕組みだといえます。さまざまな料金形態のもと、上位表示できるプランやオプションを利用すれば、一度に多くの求職者へリーチ可能。採用成功率を大きく高められる魅力的な媒体です。
| サービスのご案内についてはこちら▼ 求人広告掲載、採用業務サービスの総合窓口 サービスの導入事例をピックアップ▼ ひと月で30名応募、10名の社員採用に成功！ |
リファラル採用
リファラル採用とは、企業が自社の従業員に対し、募集をかけている求人にマッチする知人や友人を紹介してもらう手法です。エンゲージメントの高い企業ほど、人を集めやすくなります。また、会社の内情と紹介する人の性格双方をよく知っている従業員だからこそ、価値観のミスマッチが起きにくい傾向にあります。とはいえ不採用になるケースも当然起こり得る話で、その場合、各々関係性に支障をきたすリスクも考えられるため、実施する際には注意が必要です。
人材エージェント
人材エージェント（正式には「有料職業紹介事業所」）は、企業の人材探しと求職者の仕事探しを仲介してくれる存在です求職者は無料で利用が可能です。成果報酬制ゆえに採用担当者は選考の手間が省けます。ただし、実際に採用に至れば、紹介料が必要です（一般的に年収の30～35％程度）。
ダイレクトリクルーティング
求職者の情報が登録されたデータベースを利用して、企業から候補者に直接アプローチする採用手法が、ダイレクトリクルーティングです。いわゆるスカウトもこれに当たります。SNS含めてインターネット上で求職者の情報を集めやすくなった昨今、売り手市場も相まって、積極的に動く企業が増えています。懸念すべきは、採用担当者に一定水準以上の経験やノウハウを要する点です。ただ連絡するだけでは、やはり簡単に成果へとつながることは考えにくいでしょう。
応募者対応
応募者対応は大きく書類選考と面接に分かれます。売り手市場においては、面接後、応募者から選考辞退されてしまわないためにもスピーディーな対応が肝です。採用基準を明確に設けたうえで、評価シートを作成しておけるとよいでしょう。
▶関連記事：面接後、応募者から選考辞退されてしまう原因や対策を解説
▶関連記事：採用条件、採用基準について決め方や注意点など解説
採用結果の通知と内定者へのフォロー
採用選考後の合否の連絡、内定者に対しては入社までのフォローも実施します。特に入社の意向は採用担当者への印象が作用することもあります。内定辞退の憂き目にあわないためにも、誠実な対応を心がけましょう。
▶関連記事：内定辞退についてよくある理由や防止策などわかりやすく解説
採用担当者に向いている人の特徴
採用担当者に向いている人には、いくつか共通する特徴があります。主に次のとおりです。
- 調整を苦にしない
- 人と話すことが好き
- 気配りができる
それぞれ、具体的に説明します。
調整を苦にしない
採用担当者は、応募者そして各部署のメンバーと柔軟にやり取りすることが求められます。加えて、経営陣とのすり合わせや内定者研修、イベント開催などの進行を任せられることも少なくありません。特に近年はダイバーシティ採用が浸透し、障害者、外国人、高齢者など多様な人材と交流を図ることが増えています。こうした状況下でうまくその場をまとめていかなければならないことを考えると、やはり調整能力の高い方が適任でしょう。そもそも、調整に対して疲れやすく大変に感じる方が思いのほか多くいることから、苦にせず対応できるのであれば、その時点で向いているといえるのかもしれません。
人と話すことが好き
社内の調整役であり応募者の窓口になる採用担当者は、冒頭でも述べたとおりもはや会社の顔とも呼べるポジションです。したがって、円滑にコミュニケーションを図れる力は必須。それは向き・不向き以前に根本的に不可欠なスキルだといえます。会社の魅力をアピールする場面一つをとっても、画一的な、判で押したような言葉ではなく、自らの表現で対話することが大切です。そこで良い印象を与えられれば、昨今みられるようなSNSでの拡散さえも期待できます。そうなると、評判が評判を呼び、たちまち応募者は増えるでしょう。そうした間接的な要素も踏まえて、コミュニケーションスキルは非常に重要だとわかります。そしてこれもまた、苦手意識を持つ方が多い分、“人と話すことが好き”なだけでも十分に適性があるといえそうです。
気配りができる
気配りができる人も採用担当者に向いています。応募者や内定者を不安にさせないようきめ細やかな対応ができるからです。「応募者の質問には早めに回答する」「内定通知後も定期的に連絡を取る」など簡単なように思えますが、実際、できる人できないひとは分かれます。そしてこれは、結局のところ、調整能力、そしてコミュニケーションスキルともつながる特徴です。
採用担当者に求められる意外な実務スキル
前項では主に性格面で採用担当者に向いている人の特徴を挙げましたが、以下、実務で求められるスキルについても深掘りしていきます。と、意外に思われるかもしれませんが、具体的には営業力とマーケティングスキルです。もちろんこれらは先天的なものではなく、意識して磨くこともできます。
営業力
採用担当者の業務内容を分解していくと、自社の魅力を外部の人間に伝えることや目標数字を追う点においては営業のお仕事とも共通しています。つまり、その観点でいうと営業力が必要です。確かに相手の興味をひくことは、自社そして自身を売りこむことでもあり、それは応募者とのやり取りにも重なります。実際、社内異動で営業職から採用担当者にポジションを変えた方もいらっしゃいますが、まさにそうした共通項が背景にあり、かつての経験を生かしてほしいといった思惑や意図が含まれているものと解釈できます。
マーケティングスキル
たとえば市場や競合のリサーチ、分析は就活・転職市場でも当たり前に必要な業務です。また、その結果浮き彫りになった状況に対しても、どのような打ち手を講じればよいのか、採用業務のなかでも腐心する部分だといえます。自社の強みをいかに打ち出すべきか、どれだけの予算を投入できるのか、あるいはどう配分していくかも同様です。そう、お察しのとおりこれらはマーケティングスキルそのものが試されます。
求人掲載・採用業務のサポートについて知りたいことがあればぜひ気軽にお問い合わせください。
また、貴社に合わせたデータが必要な場合や、賃金設定のご相談なども無料で承っております！
採用担当者が定めるべき成果指標と達成するためのコツ
採用担当者の業務における成果指標については、どの項目をどのように設定するのが適切なのでしょうか。大事なポイントは定量、定性両方で追いかけることです。以下、達成するためのコツも含めて具体的に取り上げます。
応募者数
欲しい人材を確保するには、そもそもの母数も必要でしょう。しかしながら、最近は求人を出してもなかなか人が集まらない状況が続いています。基本的に、求職者は多くの求人情報のなかから興味を持ったものだけを取捨選択し、その傾向は強まる一方です。そのため、応募者数の増加は目指すべき成果指標として必須だと考えます。そのうえで、設定した数値に近づけるためには、たとえば求人広告だとターゲットの特性を踏まえて、ニーズに応えるメリットはもちろん、不安を払しょくさせる要素なども打ち出せるとよいでしょう。「面白そう」「自分でもできそう」といった前向きな気持ちを喚起させることが大事です。あるいは、求職者の行動（リサーチ・情報収集）にフォーカスしてもよいかもしれません。SNSや自社サイトを運用している場合は、現場のリアルな雰囲気、ユニークな取り組みなどをアピールすることも効果的かと考えます。そうやって適宜施策を打てば少なくとも認知にはつながり、結果、成果指標の達成に対する期待も高まるはずです。
採用した人材の定着率
採用コストを軽減させるためにも、人材育成は欠かせません。そもそも、ミスマッチを生まないよう採用段階で慎重に選考することが大事です。つまり、定着率アップもまた採用担当者にとって重要な成果指標だといえます。そのため、募集時から選考段階、そして入社にいたるまで各プロセスを細かくチェックし、改善点を洗い出すことが必要です。選考においては適性検査の実施も効果的でしょう。いち目安として、業務だけでなく社風との相性もそこで測れると思います。また、内定辞退者や入社後早々に辞めてしまった人たちに対して率直に辞めた理由を聞けると、なおよいかもしれません。採用担当者へのフィードバックになり、成果指標をクリアするのに大いに役立てられるはずです。
採用した人材の貢献度合い
長く働いてくれることに加え、事業貢献度の高い優秀な人材の見極めも定性的ではありますが、採用担当者の成果指標の一つとして数えられるでしょう。その際、スキルや経験だけでなくその人の仕事観やコミュニケーションの取り方、ストレスへの対応力、思考の柔軟性、熱量など目に見えない点も含めて、総合的に判断する必要があります。採用担当者のミッションのなかでも、自社とマッチングし活躍が期待できる人材を掘り出すことは、創出価値の高いお仕事です。もちろん前述した適性検査も有効活用できます。データを揃え、傾向を探ることで、成果へとつながる期待がより一層高まるはずです。
貴社に合わせたデータが必要な場合や、賃金設定のご相談についても気軽にお問い合わせください！
今日も奮闘！採用担当者の仕事は実に尊い
採用担当者が日々取り組み業務は、企業の行く末を担うものといっても過言ではありません。人材の見極めはどうしても難しく、また多くの調整を要し、ときに想定外のトラブルも発生することからも、一筋縄ではいかない大変な仕事だとわかります。一方で、採用した人材が長きにわたって活躍してくれたときには、苦労が報われたような気持ちを覚えるのも確かです。やりがいは十分。晴れて採用担当者として道を開く際は、ぜひ真摯な姿勢で、求職者と会社の架け橋になってください。
そうしたなか、dip（ディップ）が提供するサービス「面接コボット」や「採用コボット」では、DXによる業務負担の軽減を実現します。社内リソースの効率化を図れるため、ぜひ、導入の程、ご検討ください。