欠勤控除とは?

まずは、欠勤控除の基本的な情報について解説します。
欠勤控除の基本概要
仕事をしていれば、何らかの事情により休まざるを得ないこともあるでしょう。当然、働かなければ給与は支払われません。しかし、多くのケースで欠勤控除の対象には含まれます。
欠勤控除とは、冒頭でも述べましたが、支払う予定の給与から、従業員が労働しなかった時間分・日数分の賃金を差し引くことです。終日休んだ場合に限らず、早退や遅刻などにより働けなかった時間分も該当します。
給与明細には「欠勤控除」や「勤怠控除」あるいは企業によっては早退・遅刻の場合に「不就労控除」といった項目で金額を記載する欄が設けられています。いずれも、労働しなかった時間分を賃金から差し引く点で同じ意味です。
ノーワーク・ノーペイの原則とは?
欠勤控除の背景には「ノーワーク・ノーペイの原則」があります。
これは、雇用している従業員が労働していない場合、企業は賃金を支払う義務は生じないという概念です。欠勤や早退などの理由で、予定していた時間分を働かなかった従業員はまさにこの原則の対象に当てはまります。そのため、企業は月給・日給などの賃金を支払う必要がありません。
「ノーワーク・ノーペイの原則」は、条文のなかではっきりと示されていないとはいえ、一般的に広く浸透している概念です。しっかりおさえておきましょう。
欠勤控除は大切な労働条件のひとつ
欠勤控除は労働条件のひとつとして非常に重要なものです。欠勤控除の規定があいまいであったり、規定されてすらいないとなれば、従業員との間にトラブルが生じてしまう可能性があります。
そうならないためにも、控除の金額を出すにあたっては、ケースごとに適切な計算式を用いられるよう就業規則にしっかり明記することが大事です。
欠勤控除が発生するケース

そもそも欠勤控除の対象があやふやな方もいらっしゃるでしょう。以下、具体例をあげて説明します。
体調不良による欠勤
発熱や頭痛などの体調不良を理由に欠勤した場合は、有給休暇を使わなければ欠勤控除の対象です。たとえ復調し午後から出勤することになったとしても、遅刻扱いとなるため対象からは外れません。いうまでもなく欠勤か有給かの判断を会社は明確に定めることが必要です。
インフルエンザなどの感染症で1週間欠勤
インフルエンザなどの感染症にかかった場合は、感染を広げるリスクがあるため一定期間は出勤しないのが一般的です。このときすでに述べたとおり有給休暇が使えなければ欠勤控除の対象となります。
また、もし4日以上欠勤した場合は、傷病手当金が支給されます。本人が休みを申し出たなら欠勤扱いとなりますが、会社側が「しばらく出社は控えるように」と命令した場合は会社都合となるため、休業手当が支給されることも多いようです。その際は、労働基準法に基づいて、平均賃金の60%を支払う必要があります。
自己都合による早退
子供が発熱したと保育園から連絡があり、早めに迎えに行かなくてはいけないケースは多々あります。繰り返しお伝えしているとおり、このときに有給休暇を使わなければ、早退した時間分は欠勤控除の対象です。ただし、会社によっては、後日に有給休暇として申請できるなど、欠勤扱いにならずに済むケースもあります。そのため、たとえば産休を取る従業員などには職場復帰の際に、就業規則をあらためてしっかり確認してもらうよう伝えておくことが大切です。
欠勤控除の計算方法

基本的に控除する金額は月給をもとに算出します。一方で実際の計算方法は、やや複雑でわかりにくいのも事実です。 また、法令などでも特に定められていません。本章では役員報酬やアルバイトの欠勤控除に関しても言及。 以下お伝えする内容は、一般的に用いられているものです。あいまいな方はぜひ活用してみてください。
欠勤控除の計算式
従業員が欠勤した場合の賃金控除額は、月給を所定の労働日数で割り、その金額(1日分)に欠勤した日数を掛けて算出します。 計算式は次のとおりです。
月給÷月の所定労働日数×欠勤日数 |
たとえば月給20万円・月の所定労働日数が20日で、3日欠勤した場合は「20万円÷20日×3日=3万円」の計算式が成り立ちます。
また、遅刻や早退の場合の計算式は次のとおりです。
月給÷月の所定労働時間×欠勤時間 |
月給24万円・月の所定労働時間が160時間で、1時間遅刻した場合は「24万円÷160時間×1時間=1,500円」の計算式が成り立ちます。
月の所定労働日数
欠勤した場合、一般的に控除額は前項でお伝えした計算式になるわけですが、その際「月の所定労働日数」をどのように設定するかがポイントです。無論、これもまた法的に決められているわけではありませんが、多くの企業では、年間の総労働日数を12(ヶ月)で割った1ヶ月当たりの数で設定しているようです。
諸手当の控除
欠勤控除の金額を計算する際、賃金のほかに諸手当の控除も検討しなければなりません。「通勤手当」「皆勤手当」「家族手当」「扶養手当」「役職手当」「役員報酬」「傷病手当金」等々、各手当のうち、どれを控除対象とするのかを、企業側は事前に決めておく必要があります。
アルバイトや役員の場合
アルバイトをはじめ日給制・時給制で働く人に対しては、その月に働いた日数や時間に応じて給与が支払われるため、基本的に欠勤控除の概念はありません。 また、役員の方も雇用扱いではないため、欠勤控除の対象外に当たります。これは、役員は従業員と区別され労働基準法が適用できないためです。仕組み上、役員報酬は変えてしまうと経費計上できません。この点からも役員報酬に対して欠勤控除を行うことは避けるべきだといえます。
欠勤控除の注意点

欠勤控除を算出する、取り扱う際にはいくつか注意するポイントがあります。
具体的には以下のとおりです。
最低賃金を下回らないようにする
欠勤控除を出す際には、控除後の賃金が最低賃金を下回らないように気をつけましょう。特に注意したいのは「数日だけ出勤して残りは欠勤した場合」です。そうなると、時給換算で最低賃金を下回る可能性が大いにあります。
対処法は、給与計算を欠勤日数ではなく、出勤日数で行うことです。就業規則にもしっかりと明記しておきましょう。
残業代の扱いを明確にする
従業員が該当月に欠勤した場合、残業代が発生すれば企業は支払いの義務が生じます。しかし、一定の残業時間は基本的にあるものとみなされ残業代を毎月固定払いする「みなし残業」を設定している場合は扱いが異なります。
就業規則に定めていれば、みなし残業分を欠勤した際に控除することは可能です。しかし、控除後のみなし残業代が何時間分に当たるのかを計算し、その月の残業時間と比べてみなし残業分を超えているかどうかの判断が必要となります。控除後のみなし残業代相当分を超えていた場合は、超過分の支払いが発生するため注意しなければなりません。
このように、みなし残業を設定している場合は取り扱いが複雑になるため、控除の対象にしない企業が多い傾向にあります。
税金の扱いは?
欠勤控除額は非課税です。課税合計額を計算するには、総支給額から(欠勤控除額を)差し引くことになります。
従業員の欠勤控除に対する必要の有無を再確認しよう

従業員が欠勤や早退・遅刻をした分に欠勤控除を適用すれば、給与の公平性を保つことができます。裏を返せば、欠勤控除に対する知識があいまいだと従業員とのトラブルに発展する可能性もあるわけです。したがって、就業規則には欠勤控除の扱いをはっきり明示しておきましょう。
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