アルバイトの当日欠勤に悩むお店、企業は多い
アルバイトの当日欠勤をどうしていくかは、多くの店舗や企業が直面する課題です。突然のスタッフ不足は、業務の円滑な遂行を妨げ、他のスタッフへの負担増加やパフォーマンスの低下につながる可能性があります。それだけでなく、本当に怖いのは組織全体に影響する問題です。本章ではこの辺りの実態を紐解きます。
アルバイトの当日欠勤で困ること
当日欠勤が発生すると、事業運営にさまざまな問題が生じます。まず、急なシフト変更が必要です。そうなると当然、他のスタッフに負担がかかります。迷惑を被ったスタッフの疲労やストレスが増せば、同様に休まざるを得なくなるでしょう。次々と欠勤者が出るまさに悪循環に陥る事態は、何としてでも食い止めなければなりません。また、少なくなった人員では、顧客への対応が疎かになりがちです。サービスの質が低下し、悪い評判が拡散される恐れもあります。その結果、大なり小なり、売り上げにも響いてくるでしょう。
当日欠勤が示唆する本当の問題
当日欠勤を放置したままでいると、組織全体に綻びが生まれていきます。「当日欠勤してもいいんだ」「前もって連絡を入れるのが馬鹿馬鹿しくなってきた」といった具合に、一人ひとりにネガティブな感情が芽生えても、放置したつけとしてそれは仕方のないことかもしれません。そもそもなぜ当日欠勤が起きるのかは、しっかり考える必要があります。まさに本記事のテーマでもありますが、当日欠勤には理由がいくつか存在し、それらはややもすれば組織崩壊の火種になり得る危険因子です。そう、ずばり辞めていく前兆かもしれません。もちろん、例外も多いでしょう。ただ、もしもこのケース（離職の前兆）に当てはまる場合は、連鎖退職すら引き起こしかねません。
月一以上の当日欠勤は要注意
当日欠勤の頻度が月に1回以上になると、特に注意が必要です。高頻度の当日欠勤は、単なる偶発的な事象ではなく、何かしら負の側面を抱える問題が背景にあるかもしれません。くわしくは次章以降に解説しますが、職場環境への不満やモチベーションの低下なども考えられます。
アルバイトが当日欠勤の連絡で伝える主な理由
当日欠勤の連絡でよくあるのが、急な発熱や事故、家庭の都合などです。正直、こればっかりは仕方がありません。ただし、一人のスタッフが（この理由を）乱用する場合は注意した方がよいかもしれません。以下、詳述します。
体調不良
もっともポピュラーな当日欠勤の理由の一つが体調不良です。具体的には次のとおりです。
「すみません、今朝、高熱が出てしまいまして。急で申し訳ないのですが、本日はお休みをいただきます。」
この場合、決して無理に出勤を促すような真似はせず、まずは十分な休養を取るよう本人に伝えましょう。
怪我や事故
突然の怪我や事故も、当日欠勤のよくある理由です。たとえば、次のようなケース。
「申し訳ありません。自転車で転倒し、足に大怪我を負ってしまいました。歩くこともままならないため、今日は休ませていただけないでしょうか。」
怪我であれば、病院に行った後にいつまで休む必要が出てくるか知らせてもらうよう伝えてもよいかもしれません。
家庭の都合
家庭の都合を理由に当日欠勤される方も少なくありません。実際、次のような連絡は非常に多いと思われます。
「大変申し訳ありませんが、子供が急に熱を出し、保育園から迎えに来てほしいと連絡がありました。今日は休ませていただけないでしょうか。」
この場合、どうしても人が足りなければ、勤務時間の変更や在宅ワークの提案など、柔軟な対応を検討してみるのもよいでしょう。
アルバイトからの欠勤連絡が当日になってしまう理由
当日の欠勤連絡は、少なからず現場の混乱を生むリスクが高いため、なるべく避けられるよう対応しなければなりません。しかし、どうしても当日になってからでしか連絡できない事情があるのも確かです。大きくは、次のような理由が挙げられます。
- 予期せぬ急な状況の変化
- 代わりのスタッフが見つからない
- 休むことへの罪悪感
- 仕事に行きたくないというネガティブな感情
以下、それぞれ詳述します。
予期せぬ急な状況の変化
多くの場合、当日欠勤は予期せぬ状況の変化によって引き起こされます。たとえば、朝起きたら高熱が出ていた、通勤途中で事故に巻き込まれたなどです。このような突発的な状況では、当日にしか連絡はできません。
代わりのスタッフが見つからない
自分が休む分、代わりに他の誰かに業務を頼もうと動くものの、代わりのスタッフが見つからないまま、当日になってしまうケースも珍しくありません。この場合、代わりがいないことも含めて、前日までには連絡を入れるよう教育する必要があります。
休むことへの罪悪感
休むことに対して、誰彼、多少なりとも罪悪感を抱くものです。特に、真面目な従業員ほど、この傾向が強く見られます。彼・彼女らは、ギリギリまで出勤の可能性を模索しがちです。結果として連絡が当日になってしまうことも少なくありません。「何とか出勤できないかと考えていたのですが、やはり体調が回復せず…」といった連絡は、まさにその典型です。
仕事に行きたくないというネガティブな感情
仕事に行きたくないというネガティブな感情が渦巻き、勢いで欠勤の連絡を入れる方もいらっしゃいます。あるいはずっとその気持ちを抱えていたまま、当日までどうするか迷い、結果的に当日に連絡を入れるパターンもあります。
アルバイトの当日欠勤が月一以上になる理由
繰り返しますが、当日欠勤が月に1回以上の頻度で発生する場合、単なる偶然ではなく、より深刻な問題が潜んでいる可能性があります。この状況を改善するためには、その根本的な原因を理解することが欠かせません。具体的に考えられるのは次のとおりです。
- （従業員個人の）シフト管理の問題
- （従業員個人の）健康管理の問題
- 疲労蓄積
- 職場に対するストレス
- 仕事を続けたくないというネガティブな感情
以下、それぞれ詳述します。
（従業員個人の）シフト管理の問題
スケジュール管理がいい加減なため、当日になってから欠勤の連絡を入れる方は一定数いらっしゃいます。「授業やテストのスケジュールとシフトが重なる」「複数のアルバイトを掛け持ちしていて、スケジュールが錯綜する」「プライベートの予定を優先し、シフトを後回しにする」といった具合です。個人の意識を変えていくことも大事ですが、企業側もスケジュール管理がしやすいシステムの導入など検討する余地はあるでしょう。
（従業員個人の）健康管理の問題
頻繁な当日欠勤の背景には、従業員の健康管理の問題も考えられます。「不規則な生活」「過度の飲酒や喫煙」「ストレスを感じやすい人間関係」……等々、見直してもらうよう促しましょう。健康診断、メンター制度の導入なども有効です。
疲労蓄積
長期間にわたる過度の労働や不規則な勤務形態によって従業員の疲労が蓄積している場合、正常な判断を事前にできず、欠勤の連絡が当日になるケースも見られます。これを回避するためには、適切な労働時間の設定はもちろん、定期的に従業員の体調や疲労度をチェックする取り組みも必要です。
職場に対するストレス
職場に対するストレスも、頻繁な当日欠勤の原因になり得ます。「上司が苦手」「ノルマや期待が大きすぎる」「ハラスメントがある」「待遇が不公平」……等々、いざ出勤しようにも、これらが脳裏をよぎり当日欠勤につながるパターンです。この問題への対処はやはり、コミュニケーションが肝になると考えます。定期的に面談を実施するなどして不平・不満を洗い出し、それらに対して改善を図っていくよう努めましょう。
仕事を続けたくないというネガティブな感情
疲労や職場に対するストレスは、そのまま“仕事を続けたくない”というネガティブかつ直接的な感情に発展していくものです。辞めたい思いが強ければ、当日になって職場に向かうのが億劫になることも当然でしょう。それが月に何度あっても、無理はないと考えます。
アルバイトから当日欠勤の連絡があった際に気を付けること
当日欠勤の連絡を受けた際に対応を間違ってしまうと、たちまちトラブルに発展する恐れがあります。そうならないよう、事前に気を付けるポイントをおさえておきましょう。主に次のとおりです。
- 決して理由を疑わない
- 無理に来てもらおうと説得しない
- 困惑する様子が伝わらないようにする
- 明日以降の出勤予定も聞いておく
以下、それぞれ詳述します。
決して理由を疑わない
アルバイトから当日欠勤の連絡があった際、その理由を疑うような態度を取ることは避けましょう。たとえ疑わしい状況であっても、まずは従業員の言葉を信じることが大切です。懐疑的な姿勢を見せると、信頼関係が損なわれ、今後にも悪影響を及ぼす可能性があります。一方で理解を示す言葉をかけることで、従業員の印象やこの先のモチベーションの向上が図れるかもしれません。さらには仮に負の感情を抱えていたとしても、それらが払拭されていく期待すら持てるでしょう。
無理に来てもらおうと説得しない
当日欠勤の連絡を受けた際、何とかして出勤できないかといった話をしてしまうケースがあります。しかし、この行動は、職場への不信感を生むだけです。そもそも高熱や怪我が理由だった場合、無理に出勤させると、症状の悪化につながるでしょう。他の従業員への感染リスクも考えられます。また、家庭の都合があるにもかかわらず出勤を強いることは、従業員の私生活を軽視していると受け取られかねません。（理由が妥当であれば）人が足りないなどの事情はあってもなお、出勤を強いることは禁物です。
困惑する様子が伝わらないようにする
当日欠勤の連絡を受けてしまうと、つい困惑しがちです。もちろん自然な反応ですが、それが従業員に伝わると、罪悪感や不安感を与えてしまう可能性があります。電話やメッセージでのやり取りでは、落ち着いた態度を保ち、冷静に対応することが重要です。「わかりました。お大事にしてください」といった簡潔な言葉でも構いません。動揺を見せないよう気を付けましょう。
明日以降の出勤予定も聞いておく
当日欠勤の連絡を受けた際、翌日以降の出勤予定についても確認しておけると望ましいでしょう。たとえば、急な体調不良が理由であった場合、「明日の体調はどうですか？出勤できそうですか？」と尋ねることで、従業員の回復の見込みを把握し、必要に応じて代替要員の手配を早めに行えます。ただし、出勤を強制していると誤解されないよう、慎重に言葉は選びましょう。「無理せず、体調が回復したら連絡してください」といった言葉を添えるだけでも印象は変わります。
アルバイトの当日欠勤を回避する方法
アルバイトの当日欠勤は、当然、無いに越したことはありません。そうなるよう対策を講じることも必要です。当日欠勤はネガティブな感情が肥大することで起きやすくなります。いうなればそれらを減らすことがポイントです。実際、以下に挙げる方法で多少なりとも、回避が期待できます。
- 柔軟なシフト調整
- 魅力的な昇給制度の導入
- 福利厚生の充実
- スキルアップの機会創出
- キャリアパスの明確化
- 定期的な1on1の実施
というわけで、これらについてそれぞれ詳述します。
柔軟なシフト調整
シフト調整に融通が利くようになれば、アルバイトも働きやすくなるはずです。もちろん、これを進めるには臨機応変に対応できる人材を確保していく必要があります。逆にいうと、人員確保が十二分にできれば、その分、シフト設定の柔軟性は増すことになるでしょう。
魅力的な昇給制度の導入
当日欠勤を回避すべく、アルバイトのモチベーションを上げることも大事です。特に効果的なのは待遇面でしょう。ずばり、昇給制度を魅力的にしていくことで、従業員エンゲージメントはわかりやすく上がります。いっそのこと成果だけでなく、（“欠勤はなるべく事前に連絡する”などの）勤務態度も評価項目に加えてよいかもしれません。
福利厚生の充実
福利厚生もまた、充実させることでアルバイトのモチベーションアップが期待できます。「健康診断の実施」「従業員割引」「マッサージルームの利用」・・・・・・等々によって職場への帰属意識が高まれば、ネガティブな気持ちからの当日欠勤は少なからず減らせることでしょう。
スキルアップの機会創出
アルバイトのモチベーションは、スキルアップの機会を提供することでも向上が図れます。「社内研修プログラムの実施」「資格取得支援制度の導入」「外部セミナーへの任意参加」……等々、自身の成長が期待できる取り組みがあるだけでも、前向きな気持ちを維持してもらえるでしょう。裏を返せば、当日欠勤に至る不安の軽減にもつながるはずです。
キャリアパスの明確化
前述したスキルアップと同様に、将来のキャリアパスを明確に示すことも効果的です。具体的には、「正社員登用」「店長への昇進」「希望する部署への異動」なども視野に入れらえるよう制度を整備していければ、アルバイトは自身の将来像を描きやすくなり、勤務態度にもよい影響を及ぼしてくれる期待が持てます。
定期的な1on1の実施
直属の上司やリーダー、店長が定期的に1on1（個別面談）を設けることで、アルバイトの悩み、不満の早期把握、解決が図れます。その際、アルバイトの意見や提案には親身に耳を傾けましょう。また、日頃の働きに対しての感謝とフィードバックも忘れてはいけません。そのうえで職場環境の見直しやキャリアプランについて話し合えると、きっと有意義な時間になるはずです。それによって（アルバイトの方々が）周囲あるいは企業自体に対して信頼や安心感を覚えたなら、当日欠勤の減少にもつながるでしょう。
アルバイトの当日欠勤に備えるには？
前述した対策を打ってもなお、当日欠勤をなくすことは困難です。そのため、あらかじめ当日欠勤に備えておくこと必要があります。具体的な対策は次のとおりです。
- 当日欠勤時のマニュアル作成
- 積極的な求人
- 採用プロセスの見直し
以下、それぞれ詳述します。
当日欠勤時のマニュアル作成
当日欠勤が発生した際の対応手順を明確にしたマニュアルを作成しておくことで、混乱を最小限に抑えることができます。マニュアルには次の内容を含めるとよいでしょう。
- 欠勤連絡を受けた際の対応手順
- 代替要員の確保方法
- シフト調整の手順
- 緊急時の業務優先順位
このマニュアルを全スタッフに周知し、定期的に更新することで、当日欠勤があった場合もすんなり対応できるはずです。
積極的な求人
常に十分な数のアルバイトを確保しておくことで、当日欠勤が発生しても柔軟に対応できます。ただし、求人広告の出し方や求人募集のコツをおさえておくことも大事です。
▶関連記事：求人広告の出し方～媒体や料金、一連の流れに応募の集め方まで解説～
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効果的な求人・採用によって人材確保がうまくいけば、シフト調整も融通が利くようになります。結果、当日欠勤のリスクも軽減できるはずです。
採用プロセスの見直し
求人の内容や方法だけでなく、採用プロセスの見直しもまた、人員確保につながる大事な要素です。たとえば、オンライン面接を可能にすれば、応募のハードルが下がるでしょう。また、なるべくスピーディーに進められるよう、タイムリーに応募対応できるシステムを導入するのも一つの手です。そうなると費用が気になるところですが、面接日程の調整、管理を楽にするサービス『面接コボット』であれば、プラン（契約期間）によってはお求めやすいと思われます。
アルバイト不足の回避には当日欠勤の理由を見誤らないことが大事！
アルバイトの当日欠勤は、大なり小なり混乱を与えます。しかし、その背景にあるものは決して一筋縄でいくものではなく、単純に従業員の責任を問うだけでは解決できません。そのため、当日欠勤の根本的な原因を理解し、適切な対策を講じることが求められます。職場環境の改善、従業員とのコミュニケーション強化、柔軟なシフト管理システムの導入など、多角的なアプローチが必要です。
また、当日欠勤時の対応マニュアルの整備や、十分な人員の確保を行っておくこともリスクヘッジとして欠かせません。これらにより、当日欠勤が発生しても、何とか円滑に現場を回せられるでしょう。
当日欠勤は、思いのほか根深い問題です。だからこそ従業員への配慮が肝になります。モチベーションを上げられるよう愚直に取り組んだ先には、組織の成長が待っているはずです。
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