“急な欠員”は現場が抱えるよくある悩み
突然の欠員は、業務効率の低下や他のスタッフへの負担増加といった問題を引き起こしがちです。このような状況に陥ってしまうと、対応に追われるばかりで、他の業務にも支障をきたします。これはまさに現場が抱えるよくある悩みです。これをいかに解消していけばよいか。まずは、どのようなパターンが多いか、そしてその理由、さらにはその影響を掘り下げていきます。
急な欠員が発生する主なパターン
店舗や施設で急な欠員が発生する状況は、実は多くの場合、パターン化されています。主に下表のとおりです。詳細と併せてご確認ください。
| パターン | 詳細 |
|---|---|
| 突発的な体調不良 | 従業員が急病や怪我で欠勤するケース。特に季節の変わり目やインフルエンザの流行期に多発しやすい。 |
| 家族やプライベートの緊急対応 | 家族の病気や事故、子どもの学校行事など、家庭の事情で急な休みを取らざるを得ないケース。 |
| 退職または勤務意欲の低下 | 水面下で進めていた転職の決定やモチベーション低下で出勤しなくなるケース。 |
| 管理上のミス | シフト管理のミスや確認不足により、必要な人員が揃わないケース。 |
もちろん、パターンがわかったところで予測が難しい側面もあります。そうはいってもやはり、念頭におくことで、ある程度は焦らず対処できるかもしれません。いずれにしても、これらを事前に把握するのに越したことはないでしょう。
急な欠員が発生しやすい理由
急な欠員が発生する理由は、前述したパターンが示しているとはいえ、その要因をさらに分解するとなると、より本質的な背景が浮かび上がってきます。
たとえば勤務形態に融通が利かなければ、従業員は事情一つで、シフトを空けざるを得なくなるでしょう。一人ひとりが多様なライフスタイルを持つなかで、これは想定し得ることであり、急な欠員にもつながります。また、モチベーションや責任感を欠いたまま働いている方も一定数いらっしゃるはずです。その問題は雇う側にも起因します。最たる例はコミュニケーション不足です。職場内での情報共有や連携が不十分であれば、働く側も戸惑うことになり、にもかかわらず意見交換や対話を疎かにしていると、不満やストレスの蓄積へと発展します。離職に至っても無理はありません。
欠員が出た場合の現場への影響
急な欠員が現場にもたらす悪影響も今一度確認しておきましょう。第一に業務効率の低下です。少なくなったメンバーでは、多少なりとも捌くスピードは落ちていきます。加えて、サービスの質自体にも影響し、全体的に生産性は下がることになりかねません。これは顧客満足度にも関わります。また、人員の不足は残ったメンバーに負担をかけるため、疲労やモチベーションの低下をも招くことでしょう。そうなると危機管理にも要注意です。セキュリティに対する重大なミス、事故発生などのリスクはそれなりに高まります。
このように急な欠員は、ともすれば目の前にある一つの課題に思えたものが、その実、広大な範囲にまで影響を及ぼすものなのです。
欠員が出たときに焦らないための事前準備
どんなに優れたチームでも、突然の欠員には動揺が伴います。しかし、あらかじめ適切な備えをしておけば、欠員の影響を最小限に抑え、現場の円滑な運営を保つことが可能です。というわけで本章では、欠員を念頭においた具体的な準備についていくつかご紹介します。
バックアップ要員の確保
急な欠員に対処するなら、バックアップ要員を事前に確保しておきましょう。複数の役割をこなせるスタッフを育成することも有効ですが、やはり定期的に人を採用できていると安心です。特に学生アルバイトや主婦・主夫がメインの職場では、イレギュラーな日程調整の必要は往々にして生じます。そう考えるとやはり、バックアップ要因は欠かせないといえそうです。
勤務形態の柔軟化
先述した理由でも挙げたように、融通の利かない勤務形態は急な欠員を出しやすく、また、調整を困難にします。それゆえシフトの固定化に固執せず、と同時に「複数のスタッフが同じ業務をこなせる体制」を整えることが理想的です。時短勤務やフレックス制度の導入も効果的でしょう。つまるところ、働き方の選択肢を増やすことで、急な欠員に対してカバーできる領域が広がるわけです。
業務内容のマニュアル化
欠員が出た業務に対しては、基本、他のスタッフが引き継ぎます。そうなると、必要なのがマニュアルです。誰彼、業務を再現できるよう整理しておけば、急な引き継ぎもスムーズに行えます。特に、接客業務やバックオフィス作業のように細かな手順が多い業務では、この準備が大きな助けとなるでしょう。
連絡フローのマニュアル化
欠員発生時に混乱しがちなのが連絡のやり取りです。誰が誰に連絡するのか、どのような手段を取るのかを明確にしておくことは、欠員対応を迅速に行ううえで欠かせません。「スタッフの欠員が判明したら責任者に即連絡」「責任者はバックアップ要因に順番に連絡」といったフローは業務内容同様、必ずマニュアル化しておきましょう。
実際に欠員が出た場合の対応策
たとえどんなに準備をしていても、欠員が発生する事態は避けられないものです。焦らず構えていたつもりでも、いざ直面すると冷静でいられないこともあるかもしれません。ここで大切にしたいのは現場を混乱させないことです。以下、具体的な対応策を取り上げ、詳述します。
組織内でのシフト調整
一つは組織内でのリソース調整です。対応をお願いできる従業員がいないか、あらためてシフトをチェックします。このとき、バックアップ要員が事前に確保されていればスムーズでしょう。また、他店舗の従業員に声をかけてもよいでしょう。同じ組織内であれば、業務内容が共通していることも多く、応援要員として来てもらえるかもしれません。もちろん、あらかじめ連携を強化できていることが大事です。そういう意味でも先述した準備段階でのマニュアル化は、非常に意味のあるものだとわかります。
業務に対する優先順位の調整
欠員が埋まらない場合には、現実的に可能な業務量に合わせて優先順位と割り当てる人数を調整しましょう。すべての業務を賄うのが無理でも、影響力の高いタスクを優先的に処理できれば、そう大きな支障をきたすこともないはずです。
接客業なら顧客対応を第一に考え、そのエリアに多くのスタッフを割り当てる一方で、バックヤード業務を後回しにするなど犠牲を払う部分は当然出てくるでしょう。また、限られた人数で効率的に業務を進めるため、作業の簡略化や一部業務の省略も視野に入れる必要があるかもしれません。が、葛藤はあっても大切なのは置かれた状況に対する最適解が何かです。いうなれば、ここでの判断も柔軟さが求められます。
スポットワーカーを募集する
組織内での調整が難しい場合には、人を採用するのも一つの手です。もちろん、そこに時間をかけるわけにはいきません。すぐに人が欲しいのであれば、そのニーズに適切に応えるサービスを選びましょう。そこでおすすめしたいのが、dipが提供する『スポットバイトル』です。昨今、スキマ時間を狙って働く方は非常に多く見受けられます。裏を返せば、彼・彼女たちをターゲットにするならすぐにでも欠員補充ができるわけです。急な人手不足を解消すべく、ぜひスポットワーカーの募集に使える『スポットバイトル』のご利用を検討ください。
なお、『スポットバイトル』はユーザーを惹きつける独自の機能「Good Job ボーナス」によって、質の高いワーカー確保とリピート率の向上が期待できます。
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そもそも急な欠員が出ないようにするには？
備えや実際の対応はもちろん大切ですが、理想はやはり、欠員そのものを防ぐ環境を作ることです。急な欠員が出ないためには、どうしたらよいのでしょうか。以下、具体的にいくつかポイントを挙げます。
教育体制の充実
先述したとおり、急な欠員は従業員が不安を抱えたりモチベーションが下がったりすることでしばしば起きてしまいます。しからばこれを防ぐためには、スタッフが自身の業務に自信を持ち、職場に対して安心感や責任感を抱ける環境を整えることが必要でしょう。では、具体的に何をすればよいのか。ずばり、教育体制の充実を図ることです。入社時はもちろん定期的に研修を実施し、少しずつでも従業員が主体的に働けるように育成していければ、急に辞められるようなことは減らせると思われます。
従業員に対する細かなフォロー
急な欠員が出ないようにするには、どうしたって日頃の対応がものをいいます。職場への不満や不安は一日で膨らむものでもありません。やはり普段から従業員一人ひとりに目を配り、細やかなフォローや適切なコミュニケーションを取ることが肝要です。「最近忙しそうだけど、大丈夫？」といった一言をかけられるだけでも彼・彼女たちは自分を気にかけてくれていると感じ、職場への信頼感が高まります。また、悩みや不安を共有する場を設けることで、心の負担も軽くなるでしょう。とにもかくにも働きやすい環境を作る細かなフォローの積み重ねが、欠員リスクの軽減につながるのです。
シフト希望の事前ヒアリングと調整
度々お伝えしているように、シフトの融通が利かないことを理由に辞める方は決して少なくありません。学生、そして主婦・主夫の場合、やはり学校生活や家事との両立を重視される方が多いため、それが実現できないとわかると仕方なしに別の職場を探すケースがほとんどでしょう。したがって、寄り添うスタンスを見せる意味でも定期的に彼・彼女たちの希望をヒアリングすることが大事です。もちろん、調整できるに越したことはありません。
なお、従業員同士で自発的にシフト調整が行える仕組み（ツール）を取り入れるとなお望ましいでしょう。それだけでも働きやすさは随分と変わるものです。
日常的なコンディションチェック
心身の不調によって急な欠員が増えるケースも考えられます。組織単位でこれを改善するのであれば、日常的に従業員のコンディションをチェックする仕組みを整えることが重要です。たとえば、定期的な健康相談や、シフト前の簡単な体調確認を取り入れることで、少なからず異変を事前に察知できます。もちろん、過度な残業や業務負担はご法度です。とはいえ無自覚にそのような事態を作ってしまうことも考えられます。労務管理は徹底しましょう。
欠員補充の流れ
急な欠員に対しては、混乱を最小限に抑えつつ迅速に補充を進める必要があります。これを滞りなく行うには、流れをしっかり把握しておくことが大事です。以下、具体的に説明します。
現場の状況整理
まず欠員が発生した際には、現場の状況を的確に把握することから始めます。欠けたポジションが現場にどの程度の影響を与えているのか、他のスタッフで一時的にカバーできるのかなどを整理しましょう。優先すべき業務や必要なスキルを明確にすることで、補充すべき人物像が見えてきます。逆に状況整理を怠ると、後の採用や人員配置がずれ、結果的にさらなる負担を生む可能性があります。
採用手法の確認
次に、どのような採用手法が適しているかを検討します。王道なら求人広告での掲載、広報の一環として日常的に発信されているのであればSNSの利用も一つの手でしょう。前述した状況把握がここで生きてきます。
求人サービスの選定
数多ある求人サービスのなかでどれを選定するかも重要です。短期的な欠員補充であれば、『スポットバイトル』のようにスポットワーカーを募集するとよいでしょう。一方で、長期的な視点で人材を確保する場合は、『バイトル』のように認知度の高いアルバイト・パート募集のサイトを利用するのが安心です。
スピードを優先するのか、コストを抑えたいのか、それともマッチングの精度を重視するのか、ニーズに応じて最適なサービスは変わります。
オンボーディングの実施準備
採用が決まった後は、新人スタッフがスムーズに現場に馴染むための準備を整えることが欠かせません。オンボーディングを円滑に進めるには、事前に業務マニュアルを用意し、初日のスケジュールや教育担当者を明確にしておくことが重要です。
特に、急な欠員補充の場合は、スタッフが短期間で業務に適応できるよう、簡潔でわかりやすい説明を心がけましょう。業務内容を段階的に学べるよう工夫することで、不安を軽減し、早期戦力化が期待できます。また、初期段階でしっかりフォローを行うことで、働きやすい環境を提供し、新たな欠員リスクを未然に防げます。
欠員補充で失敗しないコツ
欠員補充は、現場の即戦力を求める急務でありながら、準備不足や不明確な対応によって失敗に終わるケースも少なくありません。では、そうならないためにはどうしたらよいのでしょう。以下、欠員補充で失敗しないコツをいくつかお伝えします。
欠員補充の理由を明確にする
まず、なぜ欠員が生じたのか、なぜ欠員補充が急務であるのか、その理由を明確にすることがスタート地点です。体調不良などの一時的な欠員なのか、モチベーションを維持させられず優秀なスタッフを手放したのか、すぐにでも人が必要なのか……等々、ケースバイケースで、対応は変わってきます。理由がはっきりすれば、補充すべき人材の雇用形態やスキル要件も具体化しやすくなり、採用活動を効率的に進められるでしょう。
採用スケジュールを確認する
募集開始から採用までの期間を現実的に見積もることも必要です。急な対応が求められる場合には短期的に即戦力を確保できる方法を選びましょう。また、採用に時間がかかる場合は、その間の業務をどのようにカバーするかを並行して検討することも大切です。
採用予算を確保する
欠員補充には、求人広告の掲載費用や採用後の教育コストなど、一定の予算を用意しなければなりません。どの程度投じられるのかを事前に明確にしておきましょう。予算に応じて活用できる求人サービスや採用方法が変わるため、この段階での確認は失敗を防ぐのに非常に重要です。
人材要件を定義する
補充する人材に求められるスキルや経験、勤務形態を明確に定義することも欠かせません。「何でもできる人材」ではなく、「現場のどの部分を補強する人材が必要か」を具体化することで、採用活動の方向性が見えやすくなります。即戦力として即日対応できる経験者が必要なのか、長期的な育成を見込んだ人材を探すのか、両者に対するアプローチはまるで異なるはずです。
また、基準設定も慎重に行いましょう。過度な要求は応募者の減少につながり、逆に緩すぎると採用後のミスマッチを引き起こす可能性があります。
求人サービスの特性を把握する
採用活動を効率的に進めるのに、利用する求人サービスの特性理解は必須です。仮に急な欠員補充で人材を確保するのに、長々と時間をかけるのは悪手でしょう。一方で長期雇用を目指すなら、多少時間をかけてでも実績豊富で信頼性の高い求人サイトの方がよいかもしれません。いずれにしても、サービスのメリット・デメリットについては、状況に応じて使い分けられる程度には把握しておきましょう。
短期間で欠員補充に成功した例
欠員補充は多くの現場で課題とされています。そうはいってもやはり、選定するサービスややり方次第で、結果が変わるのも確かです。以下、dipのサービスを利用した成功事例をいくつか紹介します。
欠員補充に苦戦もサービス切り替えで状況が好転！
「おそばの樹なり」様は、オープニングスタッフ募集後、欠員補充に苦戦していました。が、『バイトル』を導入することで、これまでゼロだったアルバイトの応募人数を3週間で60件に増やします。サイトの集客力ももちろんあったと思われますが、加えて営業担当者の工夫を凝らした原稿も効果的だったようです。それは、お店の理念に共感するスタッフを採用できたことからも大きかったといいます。
ターゲット層に対してスピード採用が実現！
「株式会社物流侍」様は、大阪を中心に運送事業を展開している企業です。
以前は複数媒体を活用していたものの、ターゲット層からの応募が少なく、費用対効果がなかなか上げられず苦しんでいました。急な欠員にも見舞われ、悩む日々が続いていたといいます。
そうしたなか、導入したのが『バイトルNEXT』です。これによりわかりやすく、欲しい層からの応募が増えます。その安定感もさることながら、何よりスピード採用を実現できたことが満足につながっているようです。
急に欠員が出たとしても慌てず適切に対処するために
欠員が発生する状況はどの職場でも避けられないものですが、適切な準備と対応で、大きな混乱は防げます。また、日常的にスタッフの教育やフォロー、柔軟なシフト管理を徹底できれば、それだけでも欠員リスクを最小限に抑えられるはずです。そして仮に欠員補充を要する場合には、状況整理から採用計画の確認、求人サービスの選定、そして新人スタッフのスムーズな受け入れまで計画的に対応しましょう。急いで進める場面でも、目的と優先順位を明確にし、スピード感を持ちながら冷静な判断を心がけてください。
急な欠員は現場にとって大なり小なり試練といえますが、真摯に向き合い続けることで職場全体の柔軟性やチームの結束力アップにもつながり得るものです。気づけば多くの人（求職者）を惹きつけていることもあるでしょう。とどのつまり、働きやすい環境づくりを地道に行うことこそが、もっとも本質的な対処法といえるかもしれません。
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