求人・採用活動とは
求人・採用活動とは、求める人材を獲得するまでのステップやアクションを指します。そしてその本質を理解するには、目的と注力する重要性を知ることが大切です。まずはこれらについて詳述します。
求人・採用活動の目的
求人・採用活動の目的は、端的に述べると組織のパフォーマンス向上です。必要とするスキルや経験、そして共通の価値観を持つ適切な人材を仲間に招き入れることで、これを実現していきます。つまるところ、経営戦略にもとづいたアクションの一つというわけです。
積極的に注力することの重要性
求人・採用活動はその場しのぎで行うものではありません。人手不足の問題が深刻化する昨今においては、どれだけ積極的に取り組めるかが成功の鍵を握ります。下手に時期をうかがっていては、欲しい人材は他社に取られてしまうでしょう。もちろん計画、戦略的な視点も大切です。求人市況への目配りを疎かにせず、また柔軟に対応できるよう、用意周到な体制・フローを構築しておくことが肝になります。採用は先回りが鉄則です。逆にいうと、うかうかしていればたちまちピンチに陥ることも考えられます。
求人・採用活動の種類
求人・採用活動と一口にいってもやり方はいくつかあります。ここでは大きく3つに分類。具体的には、次のとおりです。
- 求人広告媒体に出稿
- 知人に紹介してもらう（リファラル採用）
- SNSなど自社で情報を発信
以下、それぞれ詳述します。
求人広告媒体に出稿
求人広告媒体への出稿は、いわば求人・採用活動の王道です。そのなかでも近年はWebが主流だといえますが、一方でターゲットに応じて紙の方に掲載される企業様もまだまだ少なくありません。両者を簡単にまとめると次のとおりです。
| タイプ | Web | 紙 |
|---|---|---|
| 特徴 | ・幅広い層へのアピールが可能 ・掲載できる情報が多い ・動画コンテンツなども作れる ・修正・更新が容易 | ・特定のエリアやターゲットへの訴求力が高い ・掲載できる情報が限られている ・一度発行されると修正が難しい |
| 媒体例 | バイトル バイトルNEXT バイトルPRO はたらこねっと | 求人情報誌 フリーペーパー ハローワーク |
リーチできる範囲の広さ、即座に修正・更新が可能な点などWebはメリットが多い一方で、紙もまた長年愛されてきた歴史があり、ターゲットに当たるユーザーには訴求しやすい側面を持っています。とはいえ、後者はデメリットが目立つのも確かです。掲載できる情報量がWebの有料プランに比べると少ない、一度発刊されると修正が困難といった点は、仮に掲載を検討されているのであればあらかじめ念頭におく必要があります。
知人に紹介してもらう（リファラル採用）
近年、浸透しつつある採用手法の一つに「リファラル採用」と呼ばれるものがあります。これは、自社の従業員に推薦してもらう形で採用候補者を募るやり方です。身内からの紹介とあって、スキルや経験のみならず人物面（性格など）でも信頼を寄せやすいといえます。他方、不採用にした場合、人間関係がギクシャクする（気まずくなる）可能性がある点は注意が必要です。
SNSなど自社で情報を発信
SNSで自社の文化や働く環境を積極的にアピールすることで、企業としての魅力を直接求職者に伝えられます。ただし、生半可な運用ノウハウでは、簡単に人は集まらないでしょう。また、フォロワー数を伸ばしたところで、求人ニーズがあるかどうかは別の話です。採用へとつなげるためには、求職者の関心事や疑問点を深いレベルで察知し、それに応える発信を根気強く続けるといった真摯かつ愚直な姿勢が求められます。あるいはプロのサポートを仰ぐのもよいですが、うまく連携を図れないようでは成果を出すのは難しいかもしれません。
求人・採用活動のプロセス
前項ではいつかの方法論について取り上げましたが、実際、求人・採用活動をはじめるにあたっては、どのように進めるのがよいのでしょうか。以下、一般的な採用プロセスに沿って説明します。
採用計画の立案
まずは採用計画を立てましょう。具体的には予算やスケジュールについて決めていきます。後者については、別の章（▶求人・採用活動の大まかなスケジュール）でもくわしく解説しますが、とりあえずこの段階で必要なアクションであることを認識しておいてください。
予算の設定と配分
採用には、求人広告費、人材紹介会社への手数料、採用イベント費用、面接や選考にかかる経費などが含まれます。これらは、あらかじめ明確にしておきたい採用目的やターゲット層に応じて配分していくのが肝要です。設定する予算は当然、媒体やプラン選定にも関わってきます。ついどんぶり勘定になりがちですが、逆算しながらできる限り丁寧に導き出すようにしましょう。
採用スケジュールの策定
スケジュールを策定することで、採用活動全体の流れが把握しやすくなります。これは、担当者だけでなく関係部署の方全員にとっていえることです。各ステップ、役割についても明確になる分、効率的な進行に寄与する期待が持てます。
応募者管理と選考
次に、応募者の管理と選考方法について決めていきましょう。応募が来た後の管理体制や選考フローは求人・採用活動の核を担う部分です。曖昧なばっかりに選考辞退されるケースも珍しくないため、慎重に設定していく必要があります。
主な選考フェーズは次のとおりです。
- 履歴書・職務経歴書の確認
- 筆記試験、適性検査
- 面接
- 内定出し
それぞれ詳述します。
履歴書・職務経歴書の確認
応募者から送られる履歴書や職務経歴書について、どこを見るのが（今回の）求人・採用活動において大事なのかは先に決めておきたいところです。スキルか資格かキャリア年数か、はたまた前職での実績か。志望理由や自己アピールからポテンシャルを見出そうとする考え方もあるでしょう。
また、管理についても1対1で毎度やり取りを行うのか、一元で取り扱うのかなど量によっては手間が大きく変わります。そのため、生産性に悪影響を及ぼす場合は、解消するためのツールやシステムの導入が必要でしょう。
なお、dipのサービス「面接コボット」のオプション機能を使うと、応募者が事前に履歴書や職務経歴書をアップロードできます。これによって、デジタル管理が可能です。結果、業務の効率アップにつながります。
筆記試験、適性検査
履歴書や職務経歴書だけでは応募者を評価するのに不安な場合は、筆記試験あるいは適性検査を行うのも一つの手です。その際、受検環境やテスト方式などを決めなければなりません。オンラインで実施することのメリット・デメリット、知識や教養のレベルで職務遂行能力が図れるのか否か、回答結果に受検者の思惑は介在しないのか……等々、頭を悩ますことも出てくるでしょう。ここでも企業の方針を明確に打ち立てておくことが大事です。
▶適性検査とは？種類やテスト方式、導入の目的、実施方法など解説
面接
面接に進んでもらう応募者に対しては、日程の調整などを滞りなく行わなければ機会損失になりかねません。応募対応が後手に回り他社の求人に流れてしまう問題は、そこかしこで見聞きします。と、こうした対応の遅れによる選考辞退を回避すべく、24時間365日いつでも応募者対応できるシステムが、上述した面接コボットです。応募の取りこぼしを防げれば、その分、面接率の向上が期待できます。
▶サービス：【公式】面接コボット – 応募者対応の自動化で面接管理が楽に！
面接日程の調整についてはこちらの記事もご参照ください。
▶関連記事：面接日程調整メールの書き方を人事担当者向けに例文交えて解説
では、いざ面接する際の話へと進めましょう。
面接は、応募者のスキルだけでなく、人物面での評価や、企業の文化・価値観に対するマッチ度を見極めていくフェーズです。選考プロセスにおいてほとんどの場合、採用・不採用をここで決めるため、いかに重要かがわかります。
自己紹介に始まり、これまでの経験や強み、成功体験、失敗談などを交えながら判断していくわけですが、面接する側も配慮、雰囲気作りが大事です。応募者が素の自分を表現できるよう努めましょう。加えて、選考の公平性を保つために一貫した評価基準を適用することが望ましいと考えます。
内定出し
最終選考を経て選出した応募者に内定を通知します。その際まず、入社日や待遇などの詳細を明示した内定通知書を送付し、（内定の）結果を伝達。その後、晴れて採用へとこぎ着けるべく、内定承諾書も取り交わします。辞退されないよう丁寧に対応することが肝要です。
▶関連記事：内定承諾書とは？書き方や送り方、法的効力の有無など企業向けに解説！
採用後のフォローアップ
内定者が入社意思を示してようやく一連の流れはおしまい……と思いきや、まだ必要なプロセスがあります。それがフォローアップです。事前に交流の場や研修カリキュラムについて説明しておくと、内定者は入社日を安心して迎えられるでしょう。以下、オンボーディングと新入社員研修について取り上げます。
オンボーディング
オンボーディングとは、新入社員が企業にスムーズに適応し、効果的に業務を開始できるよう支援する取り組みのことです。具体的には、入社初日からのオリエンテーション、業務内容や企業文化の説明、チームとの交流などが含まれます。オンボーディングの目的は、彼・彼女らが早期に自社の一員としての自覚を持ち、パフォーマンスを最大限に発揮できるようにすることです。これがうまくいくだけでも、定着率の向上や早期離職の防止につながります。
新入社員研修
新入社員が現場の仕事に対してスムーズに適応するためには、オンボーディングだけでなく研修制度も必要です。業務に必要なスキルや知識を座学そして実践を通じ計画的に行い、なるべく早期に戦力へと昇華していきます。ここまでうまくいってようやく、実りの多い求人・採用活動だったと振り返れるはずです。
求人・採用活動における課題と解決策
一連の求人・採用活動に課題は付きものです。具体的には「コスト削減」「競合との差別化」「採用ブランドの構築・強化」「訴求力が高い求人広告の作成」などが挙げられます。もちろん、これらを解決へと導くべく施策についても考えなければなりません。以下、詳述します。
コストを削減する
求人・採用活動には時間や手間などコストがどうしてもかかります。当然、長期化すると嵩む一方です。これを改善していくには、まず予算とリソースの最適化に目を向けましょう。そのうえで求人媒体や管理体制の見直しを図っていくことをおすすめします。費用対効果の高いサービス、採用業務の効率が上がるシステムを導入するだけで結果が劇的に変わることは、決して珍しくありません。
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▶関連記事：採用コストを考える！内訳の解説、削減に成功した事例も紹介
競合との差別化を図る
求人広告をただ出すだけでは、競合に埋もれてしまい応募につながらないケースもよくあります。そのため、競合との差別化を図ることが必要です。強みは何か、ユニークな取り組みを行っていないかなど今一度自社と向き合いましょう。働き方やキャリアパスなどの制度面を前面に出すも一つ、動画や画像などビジュアル中心で職場の様子を伝えるのも一つです。このように、目を引くポイントや手法でアプローチすることをおすすめします。
採用ブランドを構築し強化する
採用ブランドがなければ、認知にもつながりにくく応募に苦戦することは容易に想像できます。裏を返せば、これを構築することで欲しい人材が集まりやすくなる期待が持てます。ではどうすればよいのか。具体的には、（自社のことを）自社で発信できる機会を設けることです。たとえば自社採用ホームページ。いわゆるオウンドメディアとして運用し、ユーザーと接点を作っていきます。また、SNSで発信を続けるのもよいでしょう。そのほか求人サイトのなかでもコンテンツ次第で採用ブランドは構築・強化できるはずです。
訴求力が高い求人広告を作成する
競合との差別化を図るための解決策でもお伝えしたとおり、求人広告は打ち出す内容や見せ方次第で訴求力は変わります。これが漠然としていると、たとえ目に入っても応募の決め手に欠けるかもしれません。
したがって、採用ターゲットの知りたい情報が何かを把握し、かつどの水準で設定すればよいのかを吟味したうえで、キャッチコピーや広告の見出しを工夫していくことが求められます。
求人・採用活動の効率を高める戦略
たとえば人事部の方のお仕事は求人・採用活動だけではありません。また、人材を必要とする部署の方がメインの業務とは別に採用を担当するケースも、多くの企業で見受けられます。つまり求人・採用活動を行うには、いかに効率よく進めるかも大事なのです。これは戦略立てて取り組まない限り、そう簡単に状況を変えていくのは難しいでしょう。ただ一方で打開策がないわけでもなく、戦略が噛み合えばそれなりにパフォーマンスを高められるかもしれません。というわけで以下、求人・採用活動の効率アップにつながる戦略を具体的に列挙します。
テクノロジーの活用
求人・採用活動は、いまやテクノロジーの活用なくして成り立ちません。それは他社との競争においても不可欠です。
これまで人でなければできなかったことを最低限ロボットがカバーしてくれる世界観は、もはや現実として当たり前になってきました。そう、人工知能（AI）の台頭です。これによって応募者対応の自動化が実現できます。たとえば、履歴書のスクリーニングなどもAIに任せて問題なければ、大きな効率アップにつながります。しからば、戦略に必須といっても過言ではないでしょう。
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採用CX
採用CX（Candidate Experience）とは、採用プロセスにおける応募者の一連の体験を指します。この改善に焦点を当てることで、求人・採用活動の精度を上げていくわけです。そうやって安定した人材獲得のノウハウが確立されれば、まさに戦略として生かせます。
そもそも採用CX の向上は、（採用の可否に関わらず）応募者にポジティブな印象を与えることが目的です。パブリックイメージの向上は、いまの時代瞬く間に拡散されます。回りまわって欲しい人材の獲得につながることも決して珍しくありません。
採用データの分析と活用
求人・採用活動の充実は、データに基づいた効果検証の積み重ねが不可欠です。いわゆるPDCAサイクルを円滑に回すことができれば、効率化はもちろん、人員確保にもつながってきます。具体低には次の項目を追跡していくことが大切です。
- 求職者の情報
- 応募者数
- 媒体別の応募者数
- 書類選考の通過者・辞退者数
- 内定者数・内定辞退者数
- 媒体別のコスト
現時点での状態をデータが如実に物語ってくれるなかで、潜在課題の発見にもつながれば、中長期的な指針さえも決めることができるでしょう。
求人・採用活動の大まかなスケジュール
求人・採用活動は、タイミングが大事です。これは業界によっても異なります。ピーク時はたまたオフシーズンはどう対応すればよいのか。決して一概にいえるものではありませんが、セオリーの一つとして以下、解説します。
業界ごとの採用タイミング
採用タイミングは、各業界の特性やビジネスサイクルによって変わってきます。いくつか具体的にピックアップしましょう。
IT・テクノロジー業界
IT・テクノロジー業界では、技術革新が急速に進むため、年間を通じて継続的に求人・採用活動が行われる傾向にあります。とりわけ活発化するのは、新しいプロジェクトが開始される時期や、大規模なアップデートが行われる前後です。また、大学の卒業シーズンに合わせて、新卒採用も盛んに行われます。
金融業界
金融業界では、年度末決算に合わせて、3月から4月にかけての採用が多いとされています。この時期は、企業の人員配置が見直されるタイミングです。たとえば、新年度のプロジェクトに合わせて新たな人材を確保する動きも見られます。とはいえ活発化するのは春だけでなく、夏や秋に中途採用に注力する企業も少なくありません。
小売・サービス業界
小売業やサービス業では、繁忙期に合わせて採用活動が活発になります。たとえば、年末年始のセール期間、GWや夏の観光・旅行シーズンなどです。この時期は、短期のアルバイトやパートの募集が増える傾向にあります。
医療・福祉業界
医療・福祉業界では、慢性的な人手不足が問題です。そのため、年間を通じて採用活動を行っている施設や企業も少なくありません。なかでも求人が増えるのは、新年度を迎える4月や、資格試験の結果が発表される時期などです。
建設・不動産業界
建設・不動産業界では、年度末にかけて予算が確定し、新たなプロジェクトが始まる4月あるいは9月前後に採用が増えがちです。この増員は、作業に適した時期（比較的、穏やかな気候）だからと捉えることもできます。
採用スケジュールの例
企業の採用スケジュールは、広報解禁日や選考解禁日などの重要な日程に基づいて計画されます。新卒採用の場合、経団連が定めたスケジュールに従う企業が多く、広報解禁日は通常3月1日です。この日から企業は正式に採用活動を開始し、エントリーシートの受付を始めます。6月1日からは選考解禁です。企業は書類選考や面接を開始できます。9月までに結果を出し、10月には内定式を行う企業がほとんどです。その後も内定者にはフォローアップを行い、無事入社してもらうことを促します。
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一方、中途採用の場合は、企業によって区々です。とはいえ、予算編成やプロジェクトの開始時期に合わせて採用を強化するところが多くみられます。募集開始から1〜2ヶ月程度で書類選考と面接を完了し、内定を出す流れが一般的です。
ピーク時の対応
採用活動がピークを迎える時期には、応募者の確認漏れなど対応の不備が起きやすくなります。それを回避すべく、自社でも（採用チームの）リソースの増強が必要かもしれません。あるいは、先述した効率アップにつながる対策を講じることも一つの手です。特に応募者対応の自動化、情報の一元化は、円滑な管理に大いに役立ちます。
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オフシーズンにすべきこと
オフシーズンの使い方は大きく二つあります。一つは、ピーク時に備えるための準備期間としての活用です。ざっくりいうと、採用プロセスの見直しと改善を行います。過去の活動を振り返りながら、採用要件や基準の変更、ブランディングはたまたリレーションシップマネジメント（過去の応募者との関係を維持し、再応募を促すためのフォローアップ）の強化等々に当ててみるのはいかがでしょう。
と、もう一つは、あえてこのタイミングで求人に注力することです。人材獲得の競争率が下がることを考えれば、この時期は欲しい人材を先取りするチャンスかもしれません。
いずれにしても、オフシーズンだからといって何のアクションも起こさないでいると、貴重な機会の損失につながると考えます。
求人・採用活動の成功事例を学ぶ！
求人・採用活動を成功させるには、他社の事例をヒントにすることも有効です。しかしながら、企業規模で戦略の立て方や進め方は異なります。本章では、中小企業、大企業、そしてスタートアップそれぞれのケースでの成功例に言及。自社に流用できそうなコツがあれば、ぜひ積極的に参照してみてください。
中小企業の成功戦略
中小企業はリソースが限られた状況でどう戦うかがポイントです。たとえばデジタルツールの導入や募集要項に記載する内容の工夫によって（人手不足の）局面を乗り越える企業も多く存在します。もちろん、媒体の選定も大事です。一つのサービス、さらにはプランでも結果が大きく左右することは往々にしてあります。
ここで一例を挙げましょう。 有限会社エーティーアークは、これまで無料媒体で採用を試みるものの、なかなか結果につながりませんでした。が、dipのサービスを使うことによって状況を打破。長らく課題であった若年層の採用に成功しています。有料媒体を使い、プロと伴走することで、視界が大きく開けたようです。
▶事例詳細：初めての有料媒体！4ヶ月で2人採用＆最年少の入社に成功し、価格の成果も大満足
大企業におけるイノベーション
労働人口の減少は少なからず大企業も影響を受けています。特に、食品工場などは生産性が下がることがあってはならないため、ひとたび人手不足に陥ることは大きな問題です。こうした背景から大企業でも近年は採用戦略にイノベーションを掲げている企業が少なくありません。そしてそれは技術の革新だけでなく、着想、アイデアにも及んでいます。
山崎製パン株式会社の京都工場では、シフトを埋めるために高校生の採用に注力。稼働人数が欲しいなかでうまく課題解消につながったようです。
▶事例詳細：高校生は夕方シフトを埋めてくれる貴重な人材 現場の活性化や認知拡大にも効果あり
スタートアップのクリエイティブなアプローチ
スタートアップは、事業展開のスピードを大事にされている企業が多い傾向にあります。なおかつ、クリエイティブなアプローチが特徴です。そうしたなか、株式会社エニキャリでは面接はすべて動画で実施。が、ホームページのアドレスをメールで送付していた分の工数や、開封からレスポンスまでに時間がかかる点に問題を感じていました。とりわけ後者は応募者にとってもストレスです。面接率にも響く可能性があります。
そこでdipの面接コボットを導入したところ、チャットボット機能のおかげでこれらが解消。面接日時設定がスムーズになったことで多くの応募にも対応できているといいます。
応募が集まるバイトルと、応募を取りこぼさない面接コボットの組み合わせが相乗的に成果につながった好例です。まさに理想的な求人・採用活動だといえるでしょう。
▶事例詳細：チャットボット導入で面接率が大幅に向上。デリバリースタッフの大規模採用を達成したバイトル・コボットの活用法とは？
求人・採用活動のキーポイントをおさらい
求人・採用活動には、多くのキーポイントが介在します。まずは、採用活動の目的を明確にし、企業のパフォーマンス向上に直結する人材をターゲットにすることです。これによって、採用活動の軸がぶれず、効果的な戦略を立てやすくなります。
続けて挙げたいのは、計画的かつ柔軟なスケジュール管理です。新卒採用では、3月にエントリー受付を開始し、夏から秋にかけて選考を行い、10月に内定式を実施する企業が多く存在します。一方で、中途採用はプロジェクトの進行状況や予算消化のタイミングといった都合も大きく、各企業で区々です。とはいえ、これらはあくまで一般論。戦略的に進めるならば、第二新卒狙いや、賞与の時期などを見計らうのもよいでしょう。いずれにしても、スケジュールを明確にし、各ステップを計画的に進めることが肝となります。
また、採用プロセスの各段階で迅速かつ丁寧な対応を心掛けることも欠かせません。タイムリーなフィードバックや、面接のスケジュール調整は、応募者の不安を軽減し、企業への信頼にもつながります。内定後も定期的にコミュニケーションを図るなどして、入社意欲の維持（あるいは向上）に努めましょう。
加えて、企業ブランディングの強化も大切です。たとえばSNSやWebサイトを活用して企業の魅力を発信し、求職者の関心を引きつけることで、欲しい人材からの応募が期待できます。
さらには、他社の成功事例も大事です。拙稿でお伝えしたいくつかのエピソードをあらためてご参照ください。
求人・採用活動の成功は、組織の成長につながります。一筋縄でいかないことも多々ありますが、理解を深め熱意を持って臨めばきっと、良い結果が生まれるでしょう。
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