面接コボットforアルバイトの導入で採用率のアップと業務のDX化を推進。

課題

採用活動にかける工数が過大で、かつ全体の数字を見える化できていなかった。

応募者とは電話ベースでやりとりを行い、また配属店舗側とも電話を中心に打ち合わせを行っていた。そのため工数が増大し、作業時間がかかることから、機会損失も発生していた。採用活動全体にかかわるデータも見えていなかった。

結果

「面接コボットforアルバイト」の導入で、採用活動全体のボトルネックが見えるように。

応募者とのアポイント設定や事前相談などを「面接コボットforアルバイト」を通じて行うようになり、採用活動全体に関わる工数が大きく削減できた。また採用・不採用・面接数・面接辞退数というデータが採れたことによって、採用活動全体のボトルネックを把握できるようになった。

御社の業務内容や従業員数を教えてください。

株式会社シェル石油 大阪発売所　カーライフ部門　佐藤寛様（以下、佐藤様）：会社全体としては、石油製品全般の卸売・小売業となります。ガソリン、ジェット燃料、一般のご家庭や飲食店などで使われているLPガス、また塗料などを取り扱っています。
私の担当しているカーライフ部門では、ガソリンスタンドを通じて自動車用の燃料や灯油を販売しています。店舗数は35店舗で、そのうち有人店舗は22店舗です。従業員数は正社員170名、アルバイト140名という規模です。

今まではデータを見える化できていなかった

面接コボットforアルバイトを導入したきっかけや、それまでに御社で抱えていた課題があれば教えてください。

佐藤様：面接に来ていただいても採用に至らなかったり、アポイントを設定しても面接に来ていただけなかったりということがよくあります。また、応募数そのものも地域によって大きく違います。
こういったデータを電話と手作業でアナログ的に管理していたので、採用活動がどういった成果を上げているのか、いまやっている施策は有効なのか、全体的なものを掴めていませんでした。データを見える化できていなかったのですね。
そこでdipの営業さんに相談したところ、「面接コボットforアルバイト」をご紹介頂いて、導入を決めたという流れです。

面接コボットforアルバイトを導入して、採用に関する業務フローがどう変化したかを教えてください。

佐藤様：「面接コボットforアルバイト」の導入前は、各種媒体や自社のホームページから応募をいただいたら、各店舗に応募があった旨を伝えて、電話ベースでのやりとりを重ねて、最終的な面接日を決定する、といったようなフローになっていました。
「面接コボットforアルバイト」だと、面接日を応募者に選んでいただけるので、工数がとても少なくなりました。また、各店舗の責任者から応募者へ連絡するまでのタイムラグも短くすることができています。
そして基本的にチャットベースで応募者とやりとりするので、応募者と連絡が取れなかったり、電話をかけてもタイミングが悪くて出てもらえなかったり、といった無駄もなくなりました。このスタイルは若い応募者の方に合っていると感じています。

DX化で採用活動全体のボトルネックが把握できるように

面接コボットforアルバイトを活用して、どのような成果が出ているか、お話しいただけるエピソードやデータがあればご紹介ください。

佐藤様：具体的な数字というのはちょっと申し上げらないのですが、面接数が増えているという手応えはありますし、何より採用活動全体が見える化できたのが大きいですね。
採用・不採用・面接数・面接辞退数。こういったデータが採れることによって、採用活動全体に問題があるのか、店舗の対応に問題があるのか、ボトルネックを把握できるようになりました。
また不採用なら不採用で、その理由をこちらで一元的に見られるようになったのも役に立っています。出勤日数や条件の折り合いで採用が見送りになった人でも、他の店舗なら働いていただける、ということがよくあります。そういった人のやりくりが可能になったことで、取りこぼしが少なくなりました。

dip社の各種サービスの導入と活用に関して、営業担当者からのフォローや提案で助かっていると感じる部分はありますか。

佐藤様：基本的な設定はdipの担当さんがやってくれたので、導入に関してはとてもスムーズでした。使い方についても親密なサポートをいただきました。
そもそも「面接コボットforアルバイト」はそれほど作りが複雑じゃない印象です。シンプルでわかりやすいシステムですよね。店舗側からも「使い方がわからない」という問い合わせはあまりなかったです。

佐藤様：ガソリンスタンドは外の仕事ですから、夏は暑くて冬は寒いです。ですから人気職種というわけではないのです。そういう意味では採用が難しい業態ではあります。
その中でも人を確保しなければいけませんので、まずは社内的な選考フローを変えていくことで、間口を広げたいというのはあります。その上で「面接コボットforアルバイト」のように使いやすいサービスがあれば、導入を検討していきたいですね。
これからの課題としては、今までアプローチできていなかった層につなげられるかを試してみたいです。特に、主婦層などはまだまだ未開拓です。女性目線で細やかなサービスを提供していただける、主婦のアルバイトさんはきっと力になってくれると考えています。