ジヤックス警備保障グループ

業種:
警備
職種:
交通誘導、施設警備、イベント警備
エリア:
福岡・鹿児島
従業員数:
正社員12名/アルバイト120名 2021年時点
URL:
http://jacks-security.com/

応募から初回アプローチまでのラグが取り逃がしの原因になっていましたが、面接設定率が30%から70%に改善したジヤックス警備保障グループ様。面接コボットのサービスを利用してどのように採用を成功することができたのか、活用事例をご紹介します。

課題

応募から初回アプローチまでのラグが取り逃しの原因に。

応募者対応を一人で担当。応募から初回対応までに半日~1日かかっていた。応募者の意欲が高い内にアプローチできないことが、応募の取り逃しの原因となっていた。
結果

応募対応を自動化し工数はほぼゼロに。面接設定率は70%へ。

応募者対応から面接日の設定までを自動化。応募者対応の工数を大幅に削減することに成功した。面接設定率は60~70%で安定し、採用率も向上している。
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導入前の課題

初回アプローチまで半日から1日。そのラグが取り逃しの原因に。

応募者への連絡、条件などの簡単な確認、面接調整などのやり取りは、電話やメールがメイン。電話が1度ではつながらないことも多いため、着信を残してメールでも連絡をするなど、1人あたり20~30分。多い時は60分くらいはかかっていたと思います。そのため、1日で対応できる応募者が限られてしまい、面接設定までできるのは多くても2~3名程度でした。

また弊社では、少しでも面接につながりやすいよう、応募者の職業・年齢・性別にあわせて、連絡する時間や、伝え方を細やかに変えていました。例えば、学生の方であれば、放課後の時間を狙ったり、少しだけ柔らかい口調・文章で伝えるなどです。しかし、弊社への応募が一番多い時間帯は20:00~24:00の夜間。どうしても翌朝に応募を確認・連絡をすることになるため、即時に対応できない状態が続いていました。

初動の対応に遅れが発生している上に、応募者対応自体にも時間がかかっている。応募者の意欲が高い内にアプローチできないことで、応募を取り逃すことも多かったように思います。

当時の面接設定率は約20~30%、来社率が10%程度。応募者対応に時間をかけているのに、見合った結果が得られていない。この状況を改善する手立てを探っていました。

比較・検討

コストを抑えながら面接設定率が上がる仕組みを模索。

コストを抑えながらも面接設定率が上がる仕組みを作りたい。そんな折、ディップの担当者の方から、「応募者対応を自動で完結できる面接コボット」というサービスが登場したと連絡をいただきました。

応募者対応から面接設定までをサポートしてくれるツールは他にもありました。しかし、面接コボットは、応募と同時にチャットボットがやり取りを行ってくれます。“事前に数日研修を受けて頂きますが大丈夫ですか?”“履歴書をお持ち頂けますか?”などは弊社で勤務をして頂く上でどうしても確認が必要な事項。それらを確認した上で、面接日の設定まで完了できるのは非常に便利でした。

応募者対応の工数削減と、応募者へのアプローチ速度の向上。まさに弊社が抱える課題とマッチしたものでした。

提案内容

採用担当者・応募者共に使いやすく、導入へのハードルが低い。

面接コボットで必要な操作は、1人あたりの面接時間を登録するだけ。例えば、13:00~14:00までの1時間と設定しておけば、応募者は空いている面接枠の中から好きな日時を選び、面接の予約をすることができます。面接日の前日には自動でリマインドメールも配信でき、面接日の設定から、面接の実施までをワンストップでサポートしてくれます。

このような設定をひとつするにしても直感的に操作できますし、不明点があればディップの担当者が対応をしてくれる。面接コボットを導入したことで、手を動かして対応していた応募者対応の時間がほぼゼロになりましたし、採用業務のオペーレーションがかなりスマートになったと思います。

結果

採用業務の工数を削減。面接の設定率の向上に成功。

現在、チャットの中で自動で面接日程を決めてもらえるようになり、日程調整が本当に楽になりました。実際に応募から2~3分程度で面接日程が確定するスピード感には驚きでしたね。かつて電話で行っていた条件の確認を自動でできるようになったことで、対応漏れの防止はもちろん、応募者対応の質の向上にもつながりました。

また、利用する媒体の応募情報をリアルタイムで把握できるようにもなりました。各拠点の応募・採用進捗が今どういう状況なのか、本社で可視化できるようになりました。 応募があっても面接設定まで進んでいない時は本社から拠点にパスを出せるようになりました。

応募状況に対してどのようなアクションが行われているかを拠点ごとに可視化できるようなったので、 採用に向けて次のアクションを早められ、全体でもともと20~30%程度だった面接設定率が60~70%にまで向上しました。応募者の「働きたい」という気持ちのピークはやはり応募した瞬間。その時点で面接設定までできることが面接の設定率・採用率の向上にもつながっていると思いますね。

評価

課題に合った提案内容ときめ細やかなフォローが魅力。

弊社の課題に対して、一緒に解決方法を考え、先回りして対策やプランを提案してくれました。弊社と目線を合わせ、面接コボットを社内全体で使いこなすにはどうすれば良いかを一緒に考え、実現に向けて動けたことでストレスのない導入につながりました。

面接コボットによって、応募から面接設定完了までの業務の効率化が進んでいるので、 今後はボトルネックがどこなのか、全社を通じて拠点別に分析していくため、データ面でのサポートを引き続きお願いできればと考えております。

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