「自分の仕事をきっちり終わらせ定時に帰る」これって簡単なようで実はとても難しいこと。帰り支度をしていたら、上司に急ぎの仕事を頼まれた…なんていうことは、よくある話ですよね。

今回は残業が発生しがちな「デスクワーク」を例に、残業なしで帰るための段取りのコツをご紹介します。

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【1】タスクを仕分けして「前向きに諦める」

終業5分前になっても通常業務に追われているときは、残業確定の可能性大です！
全体のタスクが把握できていないため、終業時間になってから「あのタスクが終わっていなかった…」と気が付く悪循環。ぎりぎりまで粘っていたために、かえって残業時間が増えてしまうのです。

まず終業時間残り5分のタイミングですべき行動は、その日のタスクを俯瞰して「前向きに諦める」こと。手をつけなくていいタスクを見極めましょう。判断基準は、日に先送りした場合に損害が発生するかという点です。

クライアント納品や、その日締め切りの発注作業などが終わっていなければ、残業をすべきです。しかし社内作業などは担当者に説明して調整してもらえば、翌日で問題ないタスクもあるでしょう。思い込みで今日中だと思っているタスクも案外多いものです。

【2】翌営業日分の残業を未然に防ぐ「期限付きタスクリスト」

翌営業日分のタスク確認も、終業5分前にするといいでしょう。始業のときは「まだまだ時間がある」と思って優先順位の低い仕事をしがちですが、これが残業の原因になってしまいます。

朝の怠慢を防ぐためにも、前日に期限付きタスクをリストアップして、翌営業日の自分に読ませるようにするのです。そうすれば、朝から逆算した働きかたをすることができます。

理想は「昼過ぎにはその日締め切りのタスクは終わっている」というかたちです。上司から振られた急なタスクも「いつまでですか？」と質問すると「今日できる？」と言われてしまいます。自分の残業が発生しないように「明日の午前中までで大丈夫ですか？」と先手を打つなど、質問を工夫してみてください。

【3】毎日1分、身の回りを片付ける効果

毎日1分、片付けの習慣を付けることで身の回りは少しずつ整っていきます。この「少しずつ片付ける」というのがポイントで、何がどこにあれば使いやすいか、常に改善していく姿勢が身についていくのです。机の上や引き出し、パソコンのデスクトップなど、今日はここを片付ける、と決めて取り組みましょう。

翌営業日の朝に落ち着いて業務に取り組めるように整えることで、業務効率が大幅にアップします。

今回紹介した3つのポイントは「仕事を俯瞰し、自分を落ち着かせる」という点で共通しています。タスクの仕分けをして、翌日分のリストを作り、身の回りを少しだけ整理する。終業時間残り5分の習慣を繰り返していけば、残業知らずの働き方が身につきますよ！

協力：編集プロダクション　Studio woofoo

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