完全版!
履歴書の書き方マニュアル

完全版!履歴書の書き方マニュアル

就職活動で書類選考を突破するためには、採用担当者に良い印象を抱かせる履歴書を書く必要があります。そのためには、書き方のコツやマナーを学ぶことが大切です。
ここでは、就職活動において重要な履歴書の記入欄別の書き方や作成、ならびに提出時のマナーを解説します。さらに、すぐに使える履歴書テンプレートもご用意していますので、ぜひ有効活用してください。

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ダウンロードしてすぐに使える履歴書テンプレート

履歴書は、市販されている物を購入して手書きをする方法もありますが、パソコンでダウンロードしたテンプレートを使って作成することもできます。パソコン上で履歴書を作成すれば、書き直しも容易になります。
また、パソコンでダウンロードしたテンプレートをプリントアウトし、その上から手書きで作成することも可能です。Word、Excel、PDFのうち自身にとって使いやすいテンプレートを選び、自分らしい履歴書づくりの一助として、ぜひご活用ください。

履歴書の形式別テンプレート

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書く前に知っておきたい!履歴書の役割と心構え

履歴書を初めて書くという方もいるかもしれません。また、書いたことはあっても、これで良いのかと悩んでいる方もいるでしょう。
まずはそういった方に向けて、履歴書の役割や書く際の心構えなどについて解説します。

履歴書の役割

履歴書は、「企業へのラブレター」とも呼ばれる書類です。応募者の企業に対する熱意を伝えるとともに、「自分を採用すればどのようなメリットがあるのか」をアピールするプレゼンテーション資料としての役割を担っています。

履歴書を書く際の心構え

書類選考を通過するためには、採用担当者に「この応募者と会ってみたい」と思わせることが大切です。そのため、ありきたりな自己PRや志望動機を書くのではなく、印象に残るための工夫が必要になります。
また、履歴書はビジネス書類でもあります。そのため、ていねいに書くことはもちろん、誤字や脱字がないように気を付けることも大切になります。

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基本となる履歴書の書き方

履歴書には、たくさんの記入すべき項目があります。書き始める前にどのような項目があるのか、そしてそれらの項目はなぜあるのかといった役割を確認しておきましょう。
また、項目によって、書くうえでの注意すべきポイントも変わります。それらの注意点も併せて解説します。

基本情報記入欄の書き方

「日付」「氏名」「住所」「年齢」といった基本情報は、採用担当者が最初に目にする項目です。正しい情報を省略せずに書きましょう。

日付

日付は履歴書の提出日を記入します。郵送であれば投函日、面接に持ち込む場合は面接日を記入しましょう。履歴書を作成した日付を書かないように注意してください。また、履歴書全体で、日付の和暦・西暦は統一します。


■日付の書き方
日付の書き方

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氏名

姓と名のあいだはスペースを空けます。ふりがなの欄は、履歴書に「ふりがな」と記載されていればひらがなで、「フリガナ」と記載されていればカタカナで記入しましょう。

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印章

はんこは、朱肉を使って押印しましょう。インキ浸透印(ネーム印)を使ってはいけません。かすれやにじみ、欠けがないよう、しっかりと押印するのが大切です。

生年月日

年(年号)の表記に注意しましょう。和暦・西暦は、ほかの項目で使用した表記とそろえる必要があります。また、年齢は履歴書の日付欄に日付を記入した時点での「満年齢」を書くのが鉄則です。

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写真

履歴書用の写真のサイズは、縦40mm×横30mmが基本です。また、写真は3ヵ月以内に撮影したものを使用するのが一般的とされています。なお、履歴書に貼る前には、はがれてしまったときのことを考えて、写真の裏面に氏名と生年月日を油性ペンで記入しておくようにしましょう。

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住所

住所を書く際は、都道府県名を外して市区町村から書いてはいけません。建物名も正確に書きましょう。番地も「1丁目1番地1号」と記入します。「1-1-1」のようにハイフンでつなげたほうが楽に書けますが、正式なビジネス書類になりますので、略さずに記入するのがルールです。
また、建物名に英単語が付いている場合は、ふりがなを振るとよいでしょう。

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メールアドレス

メールアドレスは、履歴書送付後に面接などの日程調整が必要な場合や応募書類の送付など、企業とやりとりをするために欠かせない連絡先です。読み間違いが起きないよう、ていねいに記入しましょう。

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電話番号

履歴書に電話番号欄が2つある場合は、固定電話とスマートフォンの番号を書きます。欄が一つの場合は、最も連絡が付きやすい番号を記入しましょう。

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連絡先

電話番号は携帯電話・固定電話のどちらを書いても構いません。より連絡が付きやすい番号を記入しましょう。

学歴・職歴記入欄の書き方

学歴と職歴は、古いものから順に時系列で書いていきます。学歴・職歴欄は履歴書では一つになっていることが多いため、「学歴」と「職歴」で分けて書きましょう。

学歴・職歴の書き方
学歴

学歴は、1行目に「学歴」と書き、2行目から実際の学歴を記入します。
記入は、義務教育の終了時である中学校の卒業から記入するのが一般的なルールとなっています。「中学」や「高校」は、「中学校」「高等学校」と略さずに書かなくてはいけません。大学の学部名や学科、専攻名についても同様です。

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履歴書「学歴・職歴」の書き方

職歴

学歴のあとに1行空けて「職歴」と書き、その次の行からこれまでの職歴をまとめます。
「株式会社」を「(株)」などと省略せず、社名や所属部署も正式名称を記入します。また、短期間しか勤務していない企業も、すべて書かなくてはいけません。

入社・退職についても省略せずに、1社ごとにそれぞれ記載しましょう。在籍中の場合は、最後の行に「現在に至る」と書きます。

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誕生日を入力するだけで学歴の入学・卒業年を算出できる年号早見表

いざ、学歴や職歴を記入しようとするときになって、自分の学校の入学年や卒業年がわからず、焦ってしまう方も多いようです。そんなときは、年号早見表をご利用ください。
生年月日を入力すれば、自動で中学校卒業以降の学歴を算出します。なお、現役入学していない場合の計算も可能です。
入学・卒業年自動計算ツール(年号早見表)|履歴書の「学歴」を書くときの注意点とは

自己アピール記入欄の書き方

「資格・免許欄」や「志望動機」「自己PR」といった自己アピールにつながる項目も、書類選考に欠かせない重要項目です。それぞれの項目の書き方について解説していきます。

資格・免許

資格・免許欄には、原則、運転免許を最初に記入するとよいでしょう。それ以外の資格や免許は、取得年月日が古いものから順に記入します。専門職など資格を生かした職種に応募する場合には、その資格を最初に書くのもアピールの手段として有効です。

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志望動機

志望動機欄には、「その企業でなければいけない理由」を書きましょう。ありきたりな理由や、ほかの企業への応募にも成り立つ動機を書いても、採用担当者の心は動かせません。説得力のある志望動機を書くためには、具体的なエピソードを交えて書くことが大切です。

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自己PR

自己PR欄は、「自分を採用することで企業にどのようなメリットがあるのか」という視点で書きましょう。ただの自己紹介や、自分の気持ちだけを伝える内容にすることは避けてください。企業が求める人物像と応募者のPRポイントがマッチしていると、書類選考に通る可能性が高くなります。

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趣味・特技

趣味・特技欄では、学歴や職歴、自己PRだけでは判断できない「応募者の人柄」が見られています。自分らしさが伝わるような趣味や特技があればそれ書くことで、採用担当者の興味を引ける可能性もあります。

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本人希望欄

本人希望欄には、勤務地や勤務時間などの希望を記入します。特に希望がなければ、「貴社規定に従います」と記入しましょう。空欄にしたり、「希望なし」と記入したりするのは避けてください。

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志望動機と自己PRの書き方を例文付きで解説

ここでは、自己アピール項目のなかでもより重要な、志望動機と自己PRの書き方について例文付きで解説します。


志望動機の例文


・職務経験をアピールする

前職では、マンションやアパートなどの居住用物件の営業をしていましたので、“住む人にとってメリットの多い物件とは何か”という点について知見があります。

貴社に入社したあかつきには、上記の知見を活用し、単身用マンションのメリットをお客さまに的確に伝えることで、成約に結び付けたいと考えています。

このように、これまでの職務経験を新たな仕事に活用できることを具体的にアピールできれば、採用される可能性が高まります。


・求人内容に役立つスキルをアピールする

アレルギーのある子どもの食事作りをきっかけに、フードコーディネーターの資格を取得し、毎食の栄養バランスや楽しい食卓の演出にこだわってきました。

“安全と健康が第一の食事”という貴社の理念に共感し、アレルギーに配慮した食事作りのスキルを活用して、食品開発に携わることを希望しています。

求人内容に役立つスキルがあることを具体的にアピールできれば、高評価につながりやすいでしょう。


・失敗から学んだことをアピールする

前職では中小企業向けのルートセールスをしていましたが、受注後のアフターフォローが不足していたため、製品を他社に発注されてしまった苦い経験があります。

しかしそのことをきっかけに、お客様にしっかり寄り添い、ご縁を大切にすることの重要性に気付きました。

失敗談を記載するとマイナスの印象になってしまうと思われるかもしれませんが、失敗からどのようなことを学んだかをアピールすれば、プラスの評価につながります。


・その仕事を選んだ理由を明確に伝える

前職では電話応対や文書作成などの営業事務を担当していましたが、経費の精算業務を通して、経理の仕事に興味を抱くようになりました。

その後、“チャレンジ精神重視。未知の分野にも積極的に飛び込もう”という貴社のキャッチコピーを拝見し、経理求人への応募を決意しました。

未経験の仕事を志望する場合は、その仕事を選んだ理由がきちんと伝わるように記載することで、採用の可能性を高められるでしょう。


・企業のどこに魅力を感じたかを明確に伝える

訪問介護の仕事をしていましたが、子どもを持つ母親として、育児との両立が難しいと感じるときもありました。

そのようななかで、貴社の“子育てや介護など、家庭の課題にまっすぐに寄り添う総合サービスの提供”というビジョンに深く共感し、志望した次第です。

応募した企業のどこに魅力を感じたかを具体的に記載することで、熱意の高さや、ていねいに企業分析をしていることをアピールできます。

自己PRの例文


・冒頭で結論を書く

私の長所は粘り強く最後まで物事に取り組むことです。
前職はITエンジニアでしたが、開発中のシステムが完成間近という段階になって、根本部分からやり直しになることも少なくありませんでした。

嫌気が差して職場を変える同僚もいましたが、私は投げ出すことなく地道に開発を続けることで、プロジェクトの成功に貢献できました。

冒頭で結論を書くと、わかりやすく読みやすい自己PRになります。逆に、冒頭から長過ぎる具体例を書いてしまうと、読み手に伝わりにくく、冗長な印象を与えてしまうため注意しましょう。


・具体的な数字を盛り込む

私の趣味は野球ですが、所属するチームは競争が激しく、なかなかレギュラーになれずに悔しい思いをしました。

しかし、あきらめずに朝晩300回ずつの素振りを毎日続けたことで、パワフルな打撃が評価されるようになり、最終的にレギュラーの座を勝ち取りました。

「たくさんの」「いくつもの」ではなく、できるだけ具体的な数字を盛り込みましょう。書かれた内容について相手がイメージしやすくなるため、高評価・好印象につながります。


・長所をどのように活用できるかをアピールする

最新のWeb技術やITツールの情報を収集することが得意です。

プライベートの時間に調べたものを前職で提案したところ、実業務への導入が決まった経験もあります。

新しい技術を必要とする顧客に、鮮度の高い情報をスピーディーに提供することで、貴社でのITコンサルタント業務に貢献できればと考えております。

自分の長所をPRする場合は、仕事にどのように活用できるかを具体的に記載してください。仕事への親和性があればあるほど、高い評価を獲得しやすくなります。


・実際にあったエピソードを盛り込む

前職ではメンバーの意見が対立した場合、私はすぐに仲裁に入ることを心がけていました。双方の意見をていねいにすり合わせることで、対立するメンバーの両方から信頼されるようになりました。

この調整力を活かして、貴社に貢献できればと存じます。

長所を抽象的にアピールするだけではあまり説得力がありません。実際にあったエピソードを盛り込んでPRすることで、自分の長所が解像度高く相手に伝わります。


・資格はメリットとエピソードを盛り込む

今年の3月に日商簿記検定2級に合格しました。資格を取った理由は、以前から興味のあった経理の仕事に役立つ知識・スキルを得たいと考えたからです。

子育てや家事と両立させられるよう毎週の学習計画を立てて勉強することで、計画的に物事を進めるためのノウハウも身につきました。

資格をアピールする場合「その資格をどのように業務に活用できるか」ということや、資格を取得するまでのエピソードを盛り込むと、高評価につながります。

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雇用形態別に見る学歴・職歴欄の書き方のポイント

学歴や職歴は、応募する雇用形態によって書き方のポイントが異なります。応募する雇用形態ごとの学歴・職歴の書き方を確認し、書類選考に通過する確率を上げましょう。

正社員

正社員の学歴・職歴欄で採用担当者がおもに確認するのは、最終学歴と職歴です。学歴よりも職歴に多くのスペースを割くようにしましょう。
特に、転職者は職歴が重視されます。学歴・職歴欄の行数には限りがあるため、スペースを有効活用し、退職理由などの書ききれない内容は、職務経歴書で補完するとよいでしょう。

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これでバッチリ!履歴書の学歴の書き方

アルバイト(フリーター)

正社員として応募する場合の履歴書では、アルバイトを職歴に記入することは原則しませんが、高校生や大学生がアルバイトに応募する場合は記入します。
応募先と同じ職種のアルバイトの経験など、ぜひ職歴として書くようにしましょう。

<関連記事>
【バイトの履歴書】学歴・職歴の書き方(高校生・大学生編)

パート

パートに応募する場合、過去に応募先と同業種の仕事を経験しているのであれば、子育てや介護でブランクがあったとしても、職歴として記入しましょう。また、正社員の職歴は社会保険の手続きに必要になるので、漏れなく書かなくてはなりません。

<関連記事>
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書き方以外に気を付けたい履歴書作成時のマナー



履歴書はビジネス文書の一つです。採用担当者は、提出された履歴書から、働くうえで必要となるビジネスマナーが応募者に備わっているかどうかを判断します。
履歴書について、書き方以外にどのようなことに気を付けるべきかをご紹介します。

修正ペン、修正テープを使用しない

履歴書には、修正ペンや修正テープを使用してはいけません。書き間違えた場合、面倒だと思っても最初から書き直す必要があります。

<関連記事>
履歴書に誤字・脱字を見つけたらどうする?書き間違え防止方法も紹介

黒いボールペンで、消せるペンを使用しない

書き直しの手間を省きたいからといって、消えるボールペンを使ってはいけません。これは、正式なビジネス文書である履歴書を、本人以外の誰かが勝手に書きかえることができる状態になってしまうのを防ぐためといった理由があります。

<関連記事>
書き間違えたときは修正ペンで大丈夫?

空欄のまま放置しない

原則として履歴書は、空欄で提出してはいけません。何も書くことがない場合にも、それぞれの記入欄に決まり文句がありますので、その文言を記入しましょう。

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履歴書を提出するときのマナー

履歴書の提出は、ビジネス上のやりとりであることを肝に銘じておきましょう。そのため、提出の際にはマナーを守り、相手に失礼のないように心がけなければなりません。
続いては、履歴書提出時のマナーについて解説します。

履歴書は折らないで提出するのが基本

履歴書は基本的に、「A3を二つ折りにしたA4サイズ」か「B4を二つ折りにしたB5サイズ」となっています。原則として、履歴書はこのまま提出するのが正しいマナーとされています。ただし、職務経歴など、ほかに応募書類が必要ないアルバイトやパートの応募時には、履歴書を三つ折りにしても構いません。

<関連記事>
履歴書の正しい折り方と封筒への入れ方を知っておこう

郵送時は送付状を添える

履歴書を郵送する場合は、送付状を添えます。送付状は「本来であれば対面で行なう挨拶を書面に託したもの」です。送付状には、「誰が」「誰に」「何を」「どれだけ」送ったのかを記しましょう。履歴書を直接持ち込む場合には送付状は必要ありません。

<関連記事>
履歴書に同封する送付状(添え状)の正しい書き方とマナーを解説!

封筒の宛名はていねいにバランス良く書く

履歴書を提出する際には、封筒の書き方にも気を配る必要があります。

会社名などは省略せず、正式名称を右寄りにして書きましょう。採用担当者の氏名が不明な場合は、「採用担当者様」「人事部御中」などと記載します。

また、バランス良く宛名を書くためには、前もって芯の柔らかい鉛筆で下書きをするのもおすすめです。

<関連記事>
履歴書の送付マナーを解説!封筒の書き方や郵送方法を知っておこう

履歴書を手渡しする際も封筒とクリアファイルを使用する

履歴書をそのまま持ち歩いていては、面接会場で提出するまでに折れたり、汚れたりしてしまうおそれがあります。そのため、履歴書を手渡しする場合にも、封筒やクリアファイルは必要です。手渡しの場合、相手がすぐ開封することを考慮して、のり付けはしません。また、相手が読みやすい向きで渡すといった心配りも大切です。なお、手渡しで提出する場合、送付状(添え状)は必要ありません。

<関連記事>
履歴書を手渡しする場合は封筒に入れよう!持ち込みマナーと注意点

郵送物に合った適切な料金の切手を貼って投函する

郵便料金は、サイズと重さによって異なります。料金を間違えないように気を付けましょう。自宅に切手のストックがある場合、必要な額ぴったりの切手ではなく、手持ちの切手を複数枚合わせて貼ることで済まそうとする方がいます。その場合は、2枚までとしたほうが無難です。
あまりに多くの枚数の切手を貼ることは、見栄えが悪くなり、印象の悪化を招きます。さらに、使用する切手料金の合計が、必要な額を超えてしまったり、不足してしまったりすることも避けなくてはいけません。
また、郵送時にトラブルで書類が破損するのを防ぐために、クリアファイルに入れて投函しましょう。

<関連記事>
履歴書はいくらで送れる?切手に関する必要な知識と郵送方法

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履歴書作成に関するよくある質問

履歴書の作成に関して、よくある質問とその回答をご紹介します。

履歴書はどこで買う?購入できる場所を紹介

履歴書は、コンビニエンスストアやスーパー、文房具店、100円ショップなど、さまざまな場所で購入することができ、基本的にどこで購入しても構いません。ただし、履歴書によって、記入項目や各項目の大きさなどが異なりますので注意が必要です。
大切なのは買う場所ではなく、自分の用途に合った履歴書を選ぶことです。

履歴書はどこで買う?購入できる場所を紹介

履歴書のサイズはどれがいい?

履歴書にはA4サイズ(A3二つ折り)とB5サイズ(B4二つ折り)のものがあり、どちらを選んでも問題ありません。
企業にアピールしたい内容が多い方は、用紙の面積が大きく、記入スペースも広く取られているA4サイズがおすすめです。
しかし、職歴や学歴が少ない方がA4サイズの履歴書を使用すると、空白部分が目立ち、内容がやや薄いといった印象を応募先企業に与えてしまう可能性もあります。このような場合には、B5サイズの履歴書を使用すれば、限られた記入スペースに少ない文字数でもバランス良く見せることができます。

履歴書の用紙サイズと種類について正しい選び方を解説
【履歴書Q&A】28.履歴書のサイズ・内容がバラバラ。おすすめは?

履歴書は手書き?パソコンで作成?

以前は、履歴書を手書きで作成するように求めている企業が多くありました。しかし、昨今は手書きとパソコンのどちらで作成しても構わないとする企業が増えてきています。そのため、特に指定がない限り、好きなほうを選んで構いません。
パソコンで作成すれば手直しが容易なだけでなく、パソコンスキルのアピールにもつながります。また、企業によってはWebからエントリーできるというメリットもあります。一方、手書きのほうがていねいな印象を受けるという採用担当者もいますので、不明な場合は、企業に確認するとよいでしょう。

アルバイトの履歴書の書き方
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履歴書のコピーはダメ?

一度に複数の会社へ応募する場合、何度も履歴書を書くのは手間だと感じるかもしれません。しかし、履歴書をコピーし、使い回すことは基本的にNGです。コピーした履歴書を使用すると、採用担当者から「熱意がない」と判断される可能性があり、良い結果につながるとは考えにくいからです。

また、氏名や住所など基本事項の一部をコピーしただけの場合も同様です。志望度の高さや仕事への熱意をしっかり伝えるためにも、1社ずつていねいに履歴書を作成してください。

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目的別・お役立ちリンク集

履歴書作成に役立つさまざまなサイトを集めました。ぜひご利用ください。

資格関連の記入の仕方を知りたい

履歴書の免許・資格欄は、応募者のスキルを証明する重要な項目です。おもな免許・資格を記入する際の正しい書き方について解説しています。

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