完全版!
履歴書の書き方マニュアル

完全版!履歴書の書き方マニュアル

就職活動で書類選考を突破するためには、採用担当者に良い印象を抱かせる履歴書を書く必要があります。そのためには、書き方のコツやマナーを学ぶことが大切です。
ここでは、就職活動において重要な履歴書の記入欄別の書き方や作成、ならびに提出時のマナーを解説します。さらに、すぐに使える履歴書テンプレートもご用意していますので、ぜひ有効活用してください。

履歴書とはどのようなもの?

履歴書を初めて書くという方もいるかもしれません。また、書いたことはあっても、これで良いのかと悩んでいる方もいるでしょう。
まずはそういった方に向けて、履歴書の役割や書く際の心構えなどについて解説します。

履歴書の役割

履歴書は、「企業へのラブレター」とも呼ばれる書類です。応募者の企業に対する熱意を伝えるとともに、「自分を採用すればどのようなメリットがあるのか」をアピールするプレゼンテーション資料としての役割を担っています。

履歴書を書く際の心構え

書類選考を通過するためには、採用担当者に「この応募者と会ってみたい」と思わせることが大切です。そのため、ありきたりな自己PRや志望動機を書くのではなく、印象に残るための工夫が必要になります。
また、履歴書はビジネス書類でもあります。そのため、ていねいに書くことはもちろん、誤字や脱字がないように気を付けることも大切になります。

履歴書にある各項目の説明と記入時の注意点

履歴書には、たくさんの記入すべき項目があります。書き始める前にどのような項目があるのか、そしてそれらの項目はなぜあるのかといった役割を確認しておきましょう。
また、項目によって、書くうえでの注意すべきポイントも変わります。それらの注意点も併せて解説します。

■履歴書の見本

履歴書にある各項目の説明と記入時の注意点

基本情報記入欄

「日付」「氏名」「住所」「年齢」といった基本情報は、採用担当者が最初に目にする項目です。正しい情報を省略せずに書きましょう。

日付

日付は履歴書の提出日を記入します。郵送であれば投函日、面接に持ち込む場合は面接日を記入しましょう。履歴書を作成した日付を書かないように注意してください。また、履歴書全体で、日付の和暦・西暦は統一します。

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氏名

姓と名のあいだはスペースを空けます。ふりがなの欄は、履歴書に「ふりがな」と記載されていればひらがなで、「フリガナ」と記載されていればカタカナで記入しましょう。

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印章

はんこは、朱肉を使って押印しましょう。インキ浸透印(ネーム印)を使ってはいけません。かすれやにじみ、欠けがないよう、しっかりと押印するのが大切です。

生年月日

年(年号)の表記に注意しましょう。和暦・西暦は、ほかの項目で使用した表記とそろえる必要があります。また、年齢は履歴書を日付欄に日付を記入した時点での「満年齢」を書くのが鉄則です。

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写真

履歴書用の写真のサイズは、縦40mm×横30mmが基本です。また、写真は3カ月以内に撮影したものを使用するのが一般的とされています。なお、履歴書に貼る前には、はがれてしまったときのことを考えて、写真の裏面に氏名と生年月日を油性ペンで記入しておくようにしましょう。

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住所

住所を書く際は、都道府県名を外して市区町村から書いてはいけません。建物名も正確に書きましょう。番地も「1丁目1番地1号」と記入します。「1-1-1」のようにハイフンでつなげたほうが楽に書けますが、正式なビスネス書類になりますので、略さずに記入するのがルールです。
また、建物名に英単語が付いている場合は、ふりがなを振るといいでしょう。

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メールアドレス

メールアドレスは、履歴書送付後に面接などの日程調整が必要な場合や応募書類の送付など、企業とやりとりをするために欠かせない連絡先です。記号の読み間違いが起きないよう、ていねいに記入しましょう。

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電話番号

履歴書に電話番号欄が2つある場合は、固定電話とスマートフォンの番号を書きます。欄が1つの場合は、もっとも連絡が付きやすい番号を記入しましょう。

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連絡先

電話番号は携帯電話・固定電話のどちらを書いても構いません。より連絡が付きやすい番号を記入しましょう。

学歴・職歴記入欄

学歴と職歴は、古いものから順に時系列で書いていきます。学歴・職歴欄は履歴書ではひとつになっていることが多いため、「学歴」と「職歴」で分けて書きましょう。

学歴・職歴の書き方
学歴

学歴は、1行目に「学歴」と書き、2行目から実際の学歴を記入します。
記入は、義務教育の終了時である中学校の卒業から記入するのが一般的なルールとなっています。「中学」や「高校」は、「中学校」「高等学校」と略さずに書かなくてはいけません。大学の学部名や学科、専攻名についても同様です。

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職歴

学歴のあとに1行空けて「職歴」と書き、その次の行からこれまでの職歴をまとめます。
「株式会社」を「(株)」などと省略せず、社名や所属部署も正式名称を記入します。また、短期間しか勤務していない企業も、すべて書かなくてはいけません。

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誕生日を入力するだけで学歴の入学・卒業年を算出できる年号早見表

いざ、学歴や職歴を記入しようとするときになって、自分の学校の入学年や卒業年がわからず、焦ってしまう方も多いようです。そんなときは、年号早見表をご利用ください。
生年月日を入力すれば、自動で中学校卒業以降の学歴を算出します。なお、現役入学していない場合の計算も可能です。
【履歴書】入学年・卒業年自動計算表(年号早見表)

自己アピール記入欄

「資格・免許欄」や「志望動機」「自己PR」といった自己アピールにつながる項目も、書類選考に欠かせない重要項目です。それぞれの項目の書き方について解説していきます。

資格・免許

資格・免許欄には、原則、運転免許を最初に記入するといいでしょう。それ以外の資格や免許は、取得年月日が古いものから順に記入します。専門職など資格を生かした職種に応募する場合には、その資格を最初に書くのもアピールの手段として有効です。

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志望動機

志望動機欄には、「その企業でなければいけない理由」を書きましょう。ありきたりな理由や、ほかの企業への応募にも成り立つ動機を書いても、採用担当者の心は動かせません。説得力のある志望動機を書くためには、具体的なエピソードを交えて書くことが大切です。

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自己PR

自己PR欄は、「自分を採用することで企業にどのようなメリットがあるのか」という視点で書きましょう。ただの自己紹介や、自分の気持ちだけを伝える内容にすることは避けてください。企業が求める人物像と応募者のPRポイントがマッチしていると、書類選考に通る可能性が高くなります。

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趣味・特技

趣味・特技欄では、学歴や職歴、自己PRだけでは判断できない「応募者の人柄」が見られています。自分らしさが伝わるような趣味や特技があればそれ書くことで、採用担当者の興味を引ける可能性もあります。

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本人希望欄

本人希望欄には、勤務地や勤務時間などの希望を記入します。特に希望がなければ、「貴社規定に従います」と記入しましょう。空欄にしたり、「希望なし」と記入したりするのは避けてください。

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雇用形態別に見る学歴・職歴欄の書き方

学歴や職歴は、応募する雇用形態によって書き方のポイントが異なります。応募する雇用形態ごとの学歴・職歴の書き方を確認し、書類選考に通過する確率を上げましょう。

正社員

正社員の学歴・職歴欄で採用担当者が主に確認するのは、最終学歴と職歴です。学歴よりも職歴に多くのスペースを割くようにしましょう。
特に、転職者は職歴が重視されます。学歴・職歴欄の行数には限りがあるため、スペースを有効活用し、退職理由などの書ききれない内容は、職務経歴書で補完するといいでしょう。

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アルバイト

正社員として応募する場合の履歴書では、アルバイトを職歴に記入することは原則しませんが、高校生や大学生がアルバイトに応募する場合は、この限りではありません。
応募先と同じ職種のアルバイトの経験など、ぜひ職歴として書くようにしましょう。

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フリーター

職歴が豊富なフリーターの方は、応募職種に関連した職歴に絞って記入しましょう。まったく同じ職種でなくても、応募先と共通点のある職歴であれば記入しても構いません。また、応募職種を問わず、契約社員や社員に登用された経験があれば、必ず記入するようにしてください。

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パート

パートに応募する場合、過去に応募先と同業種の仕事を経験しているのであれば、子育てや介護でブランクがあったとしても、職歴として記入しましょう。また、正社員の職歴は社会保険の手続きに必要になるので、漏れなく書かなくてはなりません。

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書き方以外に気を付けたい履歴書作成時のマナー

履歴書はビジネス文書のひとつです。採用担当者は、提出された履歴書から、働くうえで必要となるビジネスマナーが応募者に備わっているかどうかを判断します。
履歴書について、書き方以外にどのようなことに気を付けるべきかをご紹介します。

修正ペン、修正テープを使用しない

履歴書には、修正ペンや修正テープを使用してはいけません。書き間違えた場合、面倒だと思っても最初から書き直す必要があります。

<関連記事>
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消せるペンを使用しない

書き直しの手間を省きたいからといって、消えるボールペンを使ってはいけません。これは、正式なビジネス文書である履歴書を、本人以外の誰かが勝手に書きかえることができる状態になってしまうのを防ぐためといった理由があります。

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空欄のまま放置しない

原則として履歴書は、空欄で提出してはいけません。何も書くことがない場合にも、それぞれの記入欄に決まり文句がありますので、その文言を記入しましょう。

すぐに使える履歴書テンプレート

履歴書は、市販されている物を購入して手書きをする方法もありますが、パソコンでダウンロードしたテンプレートを使って作成することもできます。パソコン上で履歴書を作成すれば、書き直しも容易になります。
また、パソコンでダウンロードしたテンプレートをプリントアウトし、その上から手書きで作成することも可能です。Word、Excel、PDFのうち自身にとって使いやすいテンプレートを選び、自分らしい履歴書づくりの一助として、ぜひご活用ください。

履歴書テンプレート

※スマートフォン端末を利用した場合、表示が崩れる可能性があります。

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履歴書や経歴書のテンプレート活用方法

履歴書提出時のマナー

履歴書の提出は、ビジネス上のやりとりであることを肝に銘じておきましょう。そのため、提出の際にはマナーを守り、相手に失礼のないように心がけなければなりません。
続いては、履歴書提出時のマナーについて解説します。

履歴書は折らないで提出するのが基本

履歴書は基本的に、「A3を二つ折りにしたA4サイズ」か「B4を二つ折りにしたB5サイズ」となっています。原則として、履歴書はこのまま提出するのが正しいマナーとされています。ただし、職務経歴など、ほかに応募書類が必要ないアルバイトやパートの応募時には、履歴書を三つ折りにしても構いません。

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郵送時は送付状を添える

履歴書を郵送する場合は、送付状を添えます。送付状は「本来であれば対面で行う挨拶を書面に託したもの」です。送付状には、「誰が」「誰に」「何を」「どれだけ」送ったのかを記しましょう。履歴書を直接持ち込む場合には送付状は必要ありません。

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封筒の宛名はていねいにバランス良く書く

履歴書を提出する際には、封筒の書き方にも気を配る必要があります。会社名などは省略せず、正式名称で書くことが大切です。また、バランス良く宛名を書くためには、まえもって芯の柔らかい鉛筆で下書きをするのもおすすめです。

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履歴書の送付マナーを解説!封筒の書き方や郵送方法を知っておこう

郵送物に合った適切な料金の切手を貼って投函する

郵便料金は、サイズと重さによって異なります。料金を間違えないように気を付けましょう。自宅に切手のストックがある場合、必要な額ぴったりの切手ではなく、手持ちの切手を複数枚合わせて貼ることで済まそうとする方がいます。その場合は、2枚までとしたほうが無難です。
あまりに多くの枚数の切手を貼ることは、見栄えが悪くなり、印象の悪化を招きます。さらに、使用する切手料金の合計が、必要な額を超えてしまったり、不足してしまったりすることも避けなくてはいけません。
また、郵送時にトラブルで書類が破損するのを防ぐために、クリアファイルに入れて投函しましょう。

<関連記事>
履歴書はいくらで送れる?切手に関する必要な知識と郵送方法

履歴書を手渡しする際も封筒とクリアファイルを使用する

履歴書をそのまま持ち歩いていては、面接会場で提出するまでに折れたり、汚れたりしてしまうおそれがあります。そのため、履歴書を手渡しする場合にも、封筒やクリアファイルは必要です。また、相手が読みやすい向きで渡すといった心配りも大切です。なお、手渡しで提出する場合、送付状(添え状)は必要ありません。

<関連記事>
履歴書を手渡しする場合は封筒に入れよう!持ち込みマナーと注意点

目的別・お役立ちリンク集

履歴書作成に役立つさまざまなサイトを集めました。ぜひご利用ください。

資格関連の記入の仕方を知りたい

履歴書の免許・資格欄は、応募者のスキルを証明する重要な項目です。主な免許・資格を記入する際の正しい書き方について解説しています。

TOEIC
履歴書におけるTOEICスコアの正しい書き方
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履歴書の資格欄に実用英語技能検定(英検)を書く際のポイント
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履歴書に秘書検定を書くメリットは?試験の特徴や正しい書き方を解説
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履歴書の資格欄に日商簿記を記入する際のポイント
運転免許
【履歴書】運転免許の書き方 - 自動車免許から中型・大型・AT限定までを徹底解説
教員免許
履歴書における教員免許資格の正しい書き方

学歴の記入の仕方を知りたい

職歴の記入の仕方を知りたい

履歴書の学齢・職歴は、立場によって書き方のポイントが異なります。自分の立場に適した書き方を理解し、正しく記入できるようになりましょう。

フリーランス
【バイトの履歴書】学歴・職歴の書き方(フリーター編)
アルバイト
【バイトの履歴書】学歴・職歴の書き方(高校生・大学生編)
パート
【パートの履歴書】学歴・職歴の書き方(主婦・主夫編)

履歴書用写真に関して知りたい

履歴書用写真の撮影・印刷・提出には、さまざまな方法があります。こちらに掲載したページでは、履歴書用写真を撮影する際のマナーやデータ化する方法のほか、印刷方法を解説しています。

履歴書用写真もスマホで撮る時代?上手な撮影方法などを解説
履歴書用の写真はデータ化して、賢く利用しよう
履歴書写真で印象が変わる!好印象を与える履歴書写真の撮り方・マナー
コンビニエンスストアを活用して履歴書用の写真を入手しよう

履歴書作成に関するよくある質問

履歴書の作成に関して、よくある質問とその回答をご紹介します。

履歴書はどこで買う?購入できる場所を紹介

履歴書は、コンビニエンスストアやスーパー、文房具店、100円ショップなど、さまざまな場所で購入することができ、基本的にどこで購入しても構いません。ただし、履歴書によって、記入項目や各項目の大きさなどが異なりますので注意が必要です。
大切なのは買う場所ではなく、自分の用途に合った履歴書を選ぶことです。

履歴書はどこで買う?購入できる場所を紹介

履歴書のサイズはどれがいい?

履歴書にはA4サイズ(A3二つ折り)とB5サイズ(B4二つ折り)のものがあり、どちらを選んでも問題ありません。
企業にアピールしたい内容が多い方は、用紙の面積が大きく、記入スペースも広く取られているA4サイズがおすすめです。
しかし、職歴や学歴が少ない方がA4サイズの履歴書を使用すると、空白部分が目立ち、内容がやや薄いといった印象を応募先企業に与えてしまう可能性もあります。このような場合には、B5サイズの履歴書を使用すれば、限られた記入スペースに少ない文字数でもバランス良く見せることができます。

履歴書の用紙サイズと種類について正しい選び方を解説
【履歴書Q&A】28.履歴書のサイズ・内容がバラバラ。おすすめは?

履歴書は手書き?パソコンで作成?

以前は、履歴書を手書きで作成するように求めている企業が多くありました。しかし、昨今は手書きとパソコンのどちらで作成しても構わないとする企業が増えてきています。そのため、特に指定がない限り、好きなほうを選んで構いません。
パソコンで作成すれば手直しが容易なだけでなく、パソコンスキルのアピールにもつながります。また、企業によってはWebからエントリーできるというメリットもあります。一方、手書きのほうがていねいな印象を受けるという採用担当者もいますので、不明な場合は、企業に確認するといいでしょう。

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完全版!履歴書の書き方マニュアル

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