事務職はほとんどの場合、パソコンを使用します。たとえば、営業事務であれば営業担当の補佐をして売り上げをまとめたり、貿易事務であれば通関や輸出先などに提出する書類や資料の作成を行ったりすることも多いでしょう。

これらの作業は、ほとんどパソコンで行うことになります。特に、WordやExcelといったソフトウエアを使用する機会が多いため、MOS（Microsoft Office製品の操作スキルを証明できる国際資格）のような資格を持っていると、大きなアピールになります。
また、アピールする際には、資格を持っていることだけではなく、そのスキルを活かしてどのように企業に貢献できるのかを伝えるといいでしょう。

事務職に対して「内向的な人でもこなせる仕事」という印象を持っている方も多いかもしれません。しかし、実際のところ、事務職はコミュニケーション能力が必要とされる仕事といえます。

ほとんどの事務職では、社内・社外の多くの人間と接する必要があります。取引先企業の社員や一般顧客と接する機会も少なくありません。また、仮に社内の人間としか接する機会がなかったとしても、上司や同僚の指示に従って仕事をこなすことも多いでしょう。コミュニケーションで食い違いが何度も起これば、業務の進行を妨げるおそれもあります。

そのため、事務職ではコミュニケーション能力が非常に重要になります。アピールしたい場合には、これまで自分のコミュニケーション能力が発揮されたエピソードを交えて、具体的に伝えることが大切です。

事務職には、多くの書類作成やデータ入力、スケジュール管理など、さまざまな業務が求められます。書類の作成やデータの入力には、細心の注意を払い、誤りを最小限に抑える必要があります。また、スケジュール管理では、迅速な作業が求められます。

事務職に適性があることをアピールする場合には、慎重な性格が伝わるエピソードをあげると良いでしょう。例えば、大切な書類を担当する時は、綿密なチェックを行いミスをなくす工夫をしたことなど、結果的に効率的な業務遂行ができた経験などを具体的に述べることで、自身の早く正確な作業能力をアピールできます。

前述したように、事務職には一般事務、営業事務、貿易事務といった様々な種類があります。それぞれ業務内容が少しずつ異なるため、応募先の事務職がどのような業務を扱うのかを、把握しておくことが大切です。

特に、志望動機として熱意をアピールするためには「応募先企業の事務職にはどんなやりがいがあるのか」といったことも調査しておくといいでしょう。事務職としての目標がわかれば、どのように企業に貢献できるのか明確になるため、採用担当者が納得できる志望動機を書くことができます。

事務職に求める人物像は、企業によって異なります。そのため、応募する際にはあらかじめ企業がどのような人材を必要としているのか把握しておきましょう。そのうえで、履歴書の志望動機欄には、企業が求めている人物像にマッチした自身の特徴やアピールポイントを書くのがおすすめです。

企業が求める人物像については、事務職の求人内容に盛り込まれていることもあります。求められる能力やスキルなどについて、注意深く読み込んでから志望動機につなげてください。

事務職は、ほとんどの企業に存在します。そのため、採用担当者は「数ある企業の中から、なぜ当社の事務職を志望するのか？」といった点を重視しています。採用担当者が納得できるような志望動機を書くためには、やはり企業研究が大切です。

応募先企業の魅力や社風、他企業との違いを志望理由に盛り込めば、より説得力のある志望動機を書くことができます。また、ほかの企業が出している事務職の求人内容と比較してみるのも手です。他企業と比較することで、志望している企業独自の良さが見えてくる場合もあります。

収入や福利厚生などの待遇に関する内容は、志望動機に含めない方が良いでしょう。たとえそれが一番の理由であったとしても、福利厚生を理由にすると「条件だけで選んだ」と思われ、ネガティブな印象を与えてしまいます。採用担当者は、「この応募者は、より良い条件の職場があればすぐに転職してしまうかも」と懸念を抱き、採用を躊躇するでしょう。

志望動機では、自身のスキルや経験、仕事への情熱、成長意欲など、組織に貢献できる要素に焦点を当ててください。その企業への意欲に満ちた、ポジティブな内容であることが重要です。

志望動機に「座って働ける」「営業が苦手」のように、つらいことや苦手なことを避けたと受け取られる内容を書くのは止めましょう。これらの表現では、事務仕事に対する熱意や情熱が伝わらないばかりか、楽をしたいという印象しか与えられません。

前述の通り、志望動機は、業務内容に焦点を当てるべきです。事務職に応募する際は、自身のスキルや経験を活かし、業務の円滑化や組織の発展に貢献する意欲を伝えましょう。