履歴書の書き方がすべてわかる!
完全ノウハウまとめ
履歴書テンプレート付

履歴書の書き方がすべてわかる!完全ノウハウまとめ履歴書テンプレート付

就職・転職活動を行う際に、必須ともいえる履歴書は、書類選考を通過し、面接の機会を得るための大切な書類です。
作成にあたって、「正しく書けるのか」「会ってみたいと思ってもらえるか」と不安に思う人も多いのではないでしょうか?

この記事は、あなたの履歴書作成を1からサポートするため、ダウンロードして使えるテンプレートの紹介から、各項目の書き方、最終確認チェックリスト、送付方法などのノウハウをすべて紹介します!

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履歴書の書き方見本

■履歴書の見本

ステップ2:履歴書の記入項目を把握する

採用担当者は大量の履歴書をチェックしているので、1枚あたりの確認にかけられる時間はとても短いです。
色々とアピールしたい気持ちもあると思いますが、長い文章ほど文字も小さくなり、目を通してもらいにくくなってしまいます。

一瞬で目を引けるように、読みやすく、簡潔に整理された情報にすることを心掛けましょう。

手書きで作成する場合には黒色のペンで丁寧に、パソコンで作成する場合はダウンロードして使えるテンプレートを、WordやExcelで編集してください。

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使いやすい履歴書のテンプレートを選ぼう

ここではダウンロードして使える、履歴書のテンプレートを紹介します。

履歴書の用紙サイズは、A4(A3二つ折り)もしくはB5(B4二つ折り)が一般的です。特に企業側から指定がなければ、どちらのサイズでも問題ありません。

■履歴書の見本

使いやすい履歴書のテンプレートを選ぼう

また、使用する履歴書のテンプレートは、自分の経歴やアピールしたい内容に合わせて選ぶのが大切です。
自分が使いやすい、履歴書のテンプレートをダウンロードして作成を始めましょう。

標準的なテンプレート

厚生労働省規格

厚生労働省規格

A4(A3三つ折り)
B5(B4三つ折り)

厚生労働省規格の履歴書テンプレートは、適性・能力を基準とした公正な採用選考をすすめる目的で、2021年4月から採用された標準的なテンプレートです。

男・女の選択制だった性別欄が、自由記入欄となり任意項目のため、未記入でもよいとされています。

(参考:厚生労働省「新たな履歴書の様式例の作成について」)

JIS規格の履歴書テンプレート

JIS規格の履歴書テンプレート

A4(A3三つ折り)
B5(B4三つ折り)

新たな厚労省規格テンプレートの推奨にともない、JIS規格の履歴書は2020年7月に、厚生労働省のサイトから削除されています。
しかし、性別欄があるこのタイプの履歴書は、現在もまだ利用されているケースも多いです。

ニーズに合わせたテンプレート

標準的なテンプレートのほかに、履歴書を作成する人のニーズに合わせたテンプレートを選ぶことも出来ます。

下記のような種類を、「【全9種】選べる履歴書テンプレートダウンロード(Word/Excel/PDF/Pages形式あり)」からダウンロードすることができます。自分の経歴やアピールしたいことに適したテンプレートがあるか、チェックしてみてください。

  • 学歴・職歴欄が多い履歴書テンプレート(経験・転職回数が多い人向け)
  • 学歴・職歴欄が少ない履歴書テンプレート(第2新卒・経験が浅い人、初めて転職する人向け)
  • 志望動機や自己PRが多い履歴書テンプレート(自己PRや意欲を伝えたい人向け)
  • 資格/スキル、免許欄が多い履歴書テンプレート(スキルや強みを強調したい人向け)
  • 趣味・特技欄がない履歴書テンプレート(趣味・特技以外をアピールしたい人向け)
  • 証明写真欄がない履歴書テンプレート(WEBエントリーなど、証明写真不要とされている場合)
  • アルバイト・パート向け履歴書テンプレート

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各項目の情報を正しく記入しよう

各項目の情報を正しく記入しよう

ここでは、履歴書の各項目欄の書き方を紹介します。

基本情報の書き方

氏名・日付・住所などの基本情報欄は、履歴書で最初に目に入る項目です。また、証明写真は書類選考の段階で、応募者の印象を左右する重要なポイントです。

決まった情報を記入するだけと簡単に考えがちですが、読みやすい書き方を心がけ、表記ミスがないように注意しましょう。

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日付

  • 提出日かその前日の日付を記入
  • 郵送なら投函日を記入

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証明写真

  • サイズは縦40mm×横30mm
  • 撮影時期は3カ月以内のもの
  • 正面で胸から上が写っているもの
  • カメラをまっすぐ向いて撮影する
  • 写真の裏に名前と撮影日を書く
  • 背景は、白・青・グレー

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なぜ履歴書の写真の裏には名前や撮影日を書くの?履歴書徹底対策!

氏名

  • 戸籍に登録されている字で正確に
  • 姓と名の間にスペースを空ける
  • ふりがなの欄は、「ふりがな」と記載されていればひらがなで、「フリガナ」と記載されていればカタカナで記入

生年月日

  • 和暦・西暦は、履歴書全体で統一する

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年齢

  • 送付日(日付で記入した日)時点での年齢を記入

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住所

  • 郵便番号、都道府県も省略せず記入
  • ふりがなの欄は、「ふりがな」と記載されていればひらがなで、「フリガナ」と記載されていればカタカナで記入

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履歴書の住所欄の書き方!「ふりがな」で迷わないための正しいルールを紹介

電話番号

  • 日中連絡がつく番号を記入
  • 固定電話がない場合は携帯番号で可

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メールアドレス

  • スマホからでも確認しやすいフリーメール(Gmailなど)がおすすめ
  • 現職のメールアドレスは記入しない

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学歴・職歴の書き方

履歴書の学歴・職歴は、どのような場所で学び、働いてきたのかを伝える項目です。

学歴・職歴は、採用担当者にとって応募者の能力を見定める材料となります。
また、転職回数や前職の退職(予定)日などから、企業に定着する人材かどうかもチェックされます。

学歴記入のポイント

  • 学校名は正式名称で記入し省略しない
  • 和暦・西暦は、履歴書全体で統一する
  • 高校、専門学校などから記入し、義務教育については記入する必要なし
  • 学部・学科・コース名などを正確に記入
  • 応募職種で生かせる専攻・研究テーマがあれば記入
  • 最終学歴が中学校の場合は中学校卒業も記入
  • 最終学歴が中退の場合は「〇〇高等学校 普通科 中途退学」と記入
  • 浪人、留年は特に記入する必要なし

■学歴欄の記入見本

学歴・職歴
学歴
2016 4 東京都立〇〇高等学校 入学
2019 3 東京都立〇〇高等学校 卒業
2019 4 ▲▲大学 法学部 行政学科 入学
2023 3 ▲▲大学 法学部 行政学科 卒業

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職歴記入のポイント

  • 会社名は省略せず法人格も含め正式名称で記入
  • 和暦・西暦は、履歴書全体で統一する
  • 時系列順で記入
  • 応募先に関する職務内容があれば具体的に記入
  • 異動などで部署が変わっている場合、その部署名・異動年月も記入
  • 企業の合併などで社名が変わった場合、○○株式会社(現■■株式会社)と記入
  • 現職の退職日が決まっている場合「令和5年 3月 株式会社○○ 退職予定」と記入
  • 最終行に「現在に至る」と記入し、その下の行に右寄せで「以上」と記入
  • 書ききれない職歴は「詳細は職務経歴書記入」でも可

■職歴欄の記入見本

学歴・職歴
職歴
2018 4 株式会社●●● 入社
第一営業部に配属、課題解決型のWEBサービスの提案営業に従事。
2023 7 一身上の都合により退職
2023 7 △△△株式会社 入社
営業部に配属、リーダーとしてチームメイトの同行営業を行う。
現在に至る
以上

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免許・資格の書き方

履歴書の免許・資格欄は、応募する職種や企業に対してあなたのスキルをアピールする項目です。

たくさん資格を持っている人もいるかもしれませんが、あまり関係ない資格を列挙すると「この人はどういった仕事がしたいのだろう?」と、採用担当者にアピールしたいポイントが伝わらないかもしれません。
そのため、資格を複数持っている場合には、採用後に活かせる資格から順に記入していくのがおすすめです。

また、現在未取得で勉強中の資格も記入できます。業務に役に立つ資格や免許であれば、「現在習得のための学習中」である旨を、取得見込み時期と合わせてアピールすると良いでしょう。

免許・資格記入のポイント

  • 基本的に免許→資格の順に記入
  • 免許では「運転免許」を最初に書く
  • 取得年月日の和暦・西暦は、履歴書全体で統一する
  • 免許・資格は正式名称で記入
  • 業務に関連する資格を優先的に記入
  • 勉強中のものも記入可能(取得見込み時期も合わせて書くと丁寧)
  • 取得時から、資格の名称が変わっている場合は「取得時の資格名」を記入
  • 最後に「以上」と記入する
  • 免許・資格を持っていない場合は「特になし」と記入
免許・資格
2015 5 普通自動車第一種運転免許 取得
2020 11 ITパスポート試験 合格
以上

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よく書かれる免許・資格例

  • 運転免許(普通自動車第一種運転免許)
  • 日商簿記(日商簿記検定試験、簿記実務検定試験、簿記能力検定)
  • TOEIC(TOEIC:Listening & Reading Tes)
  • 英検(実用英語技能検定)
  • 漢検(日本漢字能力検定)
  • MOS(Microsoft Office Specialist)

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志望動機・自己PRの書き方

志望動機や自己PRは、「なぜその企業で働きたいのか」や「どのように活躍・貢献するビジョンを持っているのか」を伝える項目です。
採用担当者は、応募者の本気度や、事業・業務のことをどれくらい理解しているのかを見極めようとしています。

そのため、複数の企業で志望動機を使いまわすことはNGです。会社ごとの特徴や要望に合わせた内容にする必要があります。あたりさわりの無い内容ではなく、各企業に対して具体的な志望動機を示すように心がけましょう。

最近の履歴書形式では、志望動機・自己PRが共通の項目になっていることもあります。その場合は、別々に考えるのではなく、「自己PRを含めた志望動機」として書くことをおすすめします。
自己PRと志望動機を組み合わせて、自分の魅力や価値を伝えましょう。

志望動機・自己PRのポイント

  • 企業研究をしっかり行い、応募企業が求める人材を想定する
  • 想定される「求められる人材像」と自分との共通点をアピール
  • 企業研究はHPや募集内容を基本に、新聞などもチェック
  • 「商品・サービスが好き」アピールばかりにならないよう注意
  • 将来の具体的なビジョンや貢献内容を記入
  • 記入欄に収まるよう情報を整理する(200~400文字が目安
  • 経験やスキルをどのように活かせるかを具体的に記入
  • 抽象的な表現はできるだけ避ける

志望動機の例文

貴社を志望する理由は、マンション販売の経験を、もっと幅広い不動産分野で活かしたいと考えたからです。貴社はマンションに限らず、様々な不動産を取り扱っており、幅広い土地活用の提案を行うことができると考えました。

前職では投資用マンション販売のコンサルティングを行っており、お客様が悩んでいる点、不安に感じられている点を真摯に伺い、本当の希望を引き出すことに重点を置いていました。
お客様の元に何度も足を運び、丁寧に信頼関係を築くことで、一昨年・昨年と○○エリア1位で営業表彰をいただきました。

この経験を活かし、お客様のニーズに徹底的に寄り添い、最適な提案を行うことで貴社の業績に貢献したいと思っています。

自己PRの例文

私の強みは、異なる意見をまとめて目標を達成する調整力です。

前職の旅行代理店では、団体ツアーの商品開発をしておりました。目玉とするツアーの企画中に、食事と宿泊施設のどちらをハイグレードにするかでチーム内の意見が対立しました。そこで、お客様自身がどちらかを選べる上、オプションのアップグレードで両方選べるプランを提案したところ、両チームも納得できるプランが出来ました。さらにアップグレードを選ぶお客様が多く、シーズン前年比250%を売り上げる結果となりました。

貴社でも調整力を活かし、スムーズな業務のサポートをしたいと考えております。

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通勤時間・扶養家族などの書き方

通勤時間や扶養家族については、本人の適性・能力を基準とした公正な採用選考をすすめるため、履歴書によっては記入欄がないものもあります。

通勤時間のポイント

  • 自宅から会社への片道最短ルート
  • ドア to ドアの所要時間
  • 5分単位で記入
  • 通勤手段は電車を優先
  • 複数のルートがある場合は最安値のルート
  • 交通費支給の有無が不明になるため空欄はNG

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扶養家族、配偶者の有無、扶養義務のポイント

  • 自身の収入で養っている家族の人数を記入(自分は含まない)
  • 社会保険・家族(配偶者)手当などの手続きに必要

<関連記事>
【社労士監修】扶養家族について、税法上と健康保険上の違いや履歴書の書き方を解説

本人希望欄の書き方

履歴書の本人希望欄は、あなたが「絶対にゆずれない条件」を書く項目です。具体的には、給与や職種、勤務時間、勤務地などに関する希望を書くことになります。

例えば、「親の介護があるため実家に近い勤務地でなければ入社できない」「大学の授業の関係で○曜日は絶対にシフトに入れない」といったことが挙げられます。

本人希望欄のポイント

  • 本人希望欄は「楽観的な給与・待遇面の希望」を記入する欄ではない
  • 条件に見合わないと判断された場合、選考で落とされるリスクがある
  • 「本人希望欄=入社にあたっての必須条件」として記入
  • 特に希望がなければ「貴社の規定に従います」と記入
  • 「特になし」は失礼にあたるため避ける

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履歴書の本人希望欄は書き方次第で自己PRになる!勤務時間や場所の書き方を紹介

その他の項目

その他、履歴書に記入する可能性があるのは以下の情報です。
ここでは概要を紹介しますので、よりくわしい書き方を知りたい人は関連記事をチェックしてください。

  • 賞罰
    「賞」は受賞歴や表彰歴を、「罰」は懲役刑や罰金刑といった犯罪歴の有無を企業に伝えるためのものです。
  • 健康状態
    前提として、企業は応募者の健康状態によって採用の合否を決定しないよう、厚生労働省から指導されています。しかし、採用後長く働いてほしい企業は、応募者の健康状態をあらかじめ確認することがあります。
  • 趣味・特技
    履歴書の趣味・特技欄は、採用担当者にとって、応募者の人柄や社風に合っているかどうかを判断する材料になります。面接の際、話題になるかもしれませんし、自己PRとあわせてさらにアピールすることもできます。
  • 性格
    性格欄は、「応募者の性格が自社の業務に適しているのか」「長く働いてもらえそうな人材なのか」といった要素を見極めるための材料になります。さらに、自己分析がしっかりとできているのかを見る指標にもなります。

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最終確認して、提出しよう

履歴書を書き終えたら、提出する前に誤字などがないか、徹底的に確認することが大切です。

履歴書は、応募先に自分自身の情報を伝えるための重要な書類です。不備があった場合は、新たに書き直しましょう。

修正液や修正テープを使って修正することはNGです。どうしても新たに作成する時間がない場合は、二重線や訂正印を押すことで修正もできますが、こちらもおすすめはできません。
面倒でも、新たに書き直したほうがよいでしょう。

書き直しを避けたい場合は、修正が簡単なパソコンで作成したり、手書きでも鉛筆など消せる筆記用具を使って下書きしたりするのがおすすめです。

<関連記事>
履歴書を書き間違えたらどうする?間違えたときの修正方法・書き間違え防止対策も紹介

履歴書の最終確認チェックリスト

チェック項目 チェック欄
黒色ペンで記入してあるか
サインペンなど太すぎるペンで書かれていないか
誤字・脱字はないか
楷書で丁寧に書かれているか
フリガナの記入漏れはないか
空欄なく記入しているか
写真はズレ・傾きなく貼り付けているか
写真の裏側に氏名と撮影日を記入したか
修正液や二重線・訂正印で書き間違いの訂正をしていないか
印鑑は正しい位置にかすれや欠け、にじみなく捺印されているか
住所、学校名、会社名、資格名は省略せず正式名称で記入したか
入学、卒業、入社、退社年度・月に誤りはないか
面接用に履歴書のコピーはとったか
記入日の日付は古くないか(過去の履歴書を使っていないか)
志望動機や自己PRは応募先企業に向けた内容になっているか
企業名、商品名の間違いはないか

履歴書の送り方(メール・郵送)

履歴書は、企業から指示されたらすぐに送付するようにしましょう。指示をもらってから内容を考えるのではなく、前もって準備しておくことをおすすめします。

また、送付の方法についても企業から指示があればそれに従います。

ここでは、「メール」と「郵送」で履歴書を送付する場合について紹介します。顔が見えないメールや郵送でのやり取りだからこそ、悪い印象を与えないようにマナーやルールを押さえておきましょう。

メールでの送付方法

メールで履歴書を送付する方法は、メールに添付する、クラウドストレージ(ファイル便など)を使うなど、さまざまです。企業から指定があれば、その方法に従いましょう。

また、指示があればパスワードもかけましょう。ただし、先方が想定していないのにパスワード付きで送ると、過剰なセキュリティ対策で面倒、ととられることもあるので注意しましょう。

また、Word、PDF、Excelなどのファイル形式も、企業からの指定があればそれに従ってください。
指示を見落として不適切なフォーマットで送信してしまうと、「取引先へのファイル送信もきちんとできない人」と思われてしまうかもしれません。

企業から指示がなければ、他人が簡単に編集できないPDFがおすすめです。

■メールの例

【件名】
履歴書を送付いたします/あなたの苗字 名前

【本文】
株式会社○○○○
総務課人事部 ○○○○様

平素はお世話になっております。苗字 名前と申します。

ご指示いただきました履歴書を添付にて送付いたします。
ご査収のほど宜しくお願いいたします。

また、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードを別途お送りしますので、ご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ぜひ面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、宜しくお願い申し上げます。

-------------------
あなたの苗字 名前
〒000‐0000
○○県○○市○○町1‐2‐3(自宅の住所)
電話:000-0000-0000(自宅の固定電話でなく連絡がつく電話番号)
メールアドレス:aaaaaaaaaaa@×××××.ne.jp
--------------------

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郵送での送付方法

郵送の場合は、郵送方法と送付状、封筒の書き方に注意が必要です。

郵送方法は「普通郵便」が一般的です。郵便局で重さを測ってもらい、過不足なく切手を貼るようにしましょう。

また、郵送の場合は、履歴書などの応募書類の他に送付状を作成し、同封する必要があります。クリアファイルにいれて、送付状が一番上になるようにします。

■封筒の書き方(縦書き)

封筒の書き方(縦書き)

  1. 郵便番号
  2. 宛先の住所
  3. 企業名
  4. 宛名
  5. 「履歴書在中」または「応募書類在中」
  6. 差出人の情報
  7. 投函する日付
  8. 封字

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よくある質問

ここでは、履歴書に関するよくある質問を紹介します。

履歴書は手書きとパソコンでの作成、どちらにすべき?

特別な指示がない場合、手書き、パソコン、どちらでも構いません。

手書きとパソコンを比較すると、以下のようなメリット・デメリットがありますので、自分に合った方法で作成しましょう。

メリット デメリット
手書き
  • 業界、職種によっては熱意アピールになる
  • 字が綺麗であれば好印象
  • 作成に時間がかかる
  • 失敗した際の修正が大変(一から書き直しになる)
  • 字が汚い場合マイナス印象
パソコン
  • 作成が短時間でスムーズにできる
  • アップデートや修正が簡単にできる
  • 複数企業に応募する際も一部流用できる
  • 仕上がりが整っており読みやすい
  • 使い回しによるミスが起きる可能性がある
  • 家庭用プリンターがない場合出力が手間(コンビニなど)

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履歴書はパソコン、手書きどちらもOK!便利なテンプレートとパソコン作成のポイント

履歴書はどこで買う?

インターネット上でダウンロードすることもできますが、手書き用に市販の履歴書を購入したい場合には、下記を参考にしてください。

  • 大学指定の履歴書も扱っている大学構内の販売店
  • 確実に購入できる文房具店
  • 商品の種類が豊富で価格が魅力の100円ショップ
  • 種類にこだわらず、すぐに入手したい場合はコンビニエンスストア
  • 買い物ついでに購入するならスーパーマーケット
  • 在庫が豊富であることが多いホームセンター
  • 都心部での購入候補先となる各種小売店
  • 自宅で購入できるネット通販

品揃えやコストパフォーマンス、営業時間などがそれぞれ違いますので、目的や状況に合わせて購入場所を選びましょう。

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書くことのない項目は空欄でもいい?

書くことが何もない場合でも、履歴書には空欄を作らず「特になし」と記入しましょう。
空欄で提出してしまうと、記入漏れなのか、空欄なのかどうかを採用担当者は判断できません。

履歴書には「御社」と「貴社」どっちを使えばいい?

履歴書では「貴社」を使用します。
話し言葉のときは「御社」、書き言葉のときは「貴社」と覚えておきましょう。

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履歴書に貼る写真の撮り方や服装は?

書類選考の段階では、履歴書の写真が第一印象や人となりのイメージに大きく影響します。
ビジネスマンとして好印象な表情、身だしなみ、服装を心がけましょう。

■履歴書に貼る写真の見本

履歴書に貼る写真の撮り方や服装は?

例えばスーツの襟元やネクタイの乱れ、カジュアルすぎる柄、華美なアクセサリーは応募書類にはふさわしくありません。また、目線が正面を向いていない、口角が下がった表情は自信なさげに見えてしまいます。

また、表情や服装、髪型が問題なくても、撮影方法によっては全体的に暗い印象を与えてしまうことがあります。スタジオ撮影や証明写真機などを利用するのがおすすめです。

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まとめ:就活・転職のために、印象の良い履歴書を作成しよう!

印象の良い履歴書とは、「自分の経験」「スキル」「応募先企業で叶えたいこと」を整理して分かりやすく伝えられ、「この人に会ってみたい」と思わせられるものです。

履歴書の作成は、便利なテンプレートの利用がおすすめです。この記事で紹介した書き方を参考に、ビジネスマナーを押さえて、好印象な履歴書に仕上げましょう。

また履歴書以外に、就職・転職活動で必要な「職務経歴書」について紹介している記事もあります。
応募書類の準備を万全に、自信をもって面接へと進みましょう!

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