最近ではペーパーレスを推進する企業が増えてきています。データ化された書類は、物理的なスペースを必要とせず、必要なデータの検索も簡単に行えるため、仕事の効率向上へと繋がります。 このような企業では、応募者の履歴書も紙で管理するることは好まれず、PDFのようなデータ形式での履歴書の提出が必要となります。
今回は、WordやExceで作成した履歴書をPDFに変換する方法や、履歴書をデータで送付する際のメリット・デメリットなどを紹介します。PDF形式の履歴書の提出が求められた際に参考にしてください。
目次
最近では、ペーパーレス化の流れが広がっており、企業がWEB上での出願や履歴書をメールで送付することを求めるケースも多くなっています。特に形式の指定がない場合には、PDF形式での送付がおすすめです。WordやExcelで作成された履歴書も、PDF形式へ変換することが可能です。
この記事では、履歴書をPDF形式に変換する方法についてお伝えします。
履歴書をPDF形式で提出するよう求められた場合、パソコンを使用して履歴書を作成することをおすすめします。
まずは、WordやExcel形式で履歴書のテンプレートをダウンロードし履歴書を作成します。PDF形式には、あくまでも提出する際に変換すればよいので自身が制作しやすい形式で作成しましょう。このようにパソコンで履歴書を作成し、最終的にPDF形式に変換して提出するのが一般的な方法です。
また、履歴書用のテンプレートにはさまざまな種類があります。学歴・職歴欄が多いタイプのテンプレートや、資格・スキルを強調しやすいタイプのテンプレートなどがあるので、自分の経歴やアピールしたいポイントに合ったテンプレートを選んで使用するとよいでしょう。
パソコンで作成した履歴書をPDF形式に変換する詳しい手順はSection2にて紹介します。
パソコンでの作成ではなく、手書きの履歴書を送りたいという場合には、手書きの履歴書をスキャンしてPDF化するという方法もあります。
スキャナーを使用すれば、履歴書をPDFファイルに変換することが可能です。一般的なスキャナーにはPDF化の機能が備わっているため、古いタイプのスキャナーでなければ問題ないでしょう。
また、コンビニのプリンターを利用しても履歴書をPDF形式に変換できます。コンビニのプリンターには、スキャンした画像をPDFファイルに変換し、USBメモリーなどに保存する機能が付いています。
手書きの履歴書をスキャンする場合、文字や写真が鮮明か必ず確認しましょう。特に、証明写真を貼り付けた状態でスキャンすると写真の画質が荒くなってしまう可能性があるため注意が必要です。
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バイトルNEXTで仕事を探す履歴書をデータで提出する場合、どのような手順で作業を進めればよいのでしょうか？
この章では、パソコンでPDFの履歴書を作成する手順についてわかりやすく解説します。
まずは、使用したい履歴書のテンプレートをダウンロードしましょう。インターネットで検索すれば、無料でダウンロードできるテンプレートが提供されているので、1から履歴書を作成する必要はありません。
こちらからもテンプレートをダウンロードできますので、ぜひ履歴書の作成にご活用ください。
■厚生労働省規格の履歴書テンプレート（厚生労働省推奨の標準的なテンプレート）
（参考：厚生労働省「新たな履歴書の様式例の作成について」）
また「履歴書テンプレートの無料ダウンロード【Word/Excel/PDF/Pages】」の記事では「学歴・職歴欄が多い履歴書」や「趣味・特技欄のない履歴書」など、様々なニーズに対応したテンプレートを用意しています。こちらもぜひご覧ください。
ダウンロードが出来たら、テンプレートにWordやExcelなどを利用して自身の情報を記入していきます。また、スマートフォンを使用して履歴書を作成する場合は、履歴書作成アプリを利用することもできます。
パソコンで作成しPDF形式で提出する場合、履歴書で使用する証明写真を撮る際に、証明写真機や写真館などで写真をデータ化してもらう必要があります。
証明写真機では、撮影後印刷されたものにQRコードなどがついており、そこから写真データを受けとることが可能です。写真館ではWEBダウンロードやUSB・CD-Rなどに保存してデータを受け取ることができます。
特に、写真スタジオでの撮影では、表情や姿勢についてのアドバイスを専門のスタッフから受けられるため、印象的で魅力的な写真を撮ることができます。さらに、肌の色などの補正もお願いすることができるため、より美しく自然な仕上がりの写真を得ることができるのでおすすめです。
履歴書の写真について詳しく知りたい人は「履歴書写真の基本マナーとは？好印象を与えるポイントやキレイに撮るコツも紹介」の記事も併せてご確認ください。
ここでは、WordやExcelで作成した履歴書をPDF化する方法をご紹介します。大きく分けて以下の2通りのやり方があります。
どちらかご自身がやりやすい方法で、実践してみましょう。
ファイルを保存する場所は、必ず自分で覚えておきましょう。ファイルの紛失を防ぐために、一時的にデスクトップに保存するのもよいでしょう。
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バイトルNEXTで仕事を探す履歴書をデータ化（PDF形式化）して送付する前に、データ化よる求職者側のメリットとデメリットを確認しましょう。
パソコンを使用してPDF形式の履歴書を作成する最大のメリットは、きれいな文字で作成できるため、どんな人にとっても読みやすいという点です。
また、誤字や書き損じがあってもゼロから書き直す必要がないため、時間をかけずに完成させることができます。さらに、改行位置やレイアウトを変更したい場合でも簡単に行えます。文字の配置やスタイルの微調整も自在です。
応募先が複数ある場合には、同じ記入内容をコピー＆ペーストして簡単に記入できるため、その点でも便利です。
また、パソコンスキルやITリテラシーを重視する企業の場合には、パソコンを使って履歴書を作成することで、基本的なパソコンスキルを持っていることもアピールできます。
手書きの履歴書が好まれる企業の場合には、パソコンを使用して作成することで「あまり真剣に取り組んでいない」「手を抜いている」などの印象を与えてしまう可能性があります。
手書きの履歴書を好む企業は、個人の文字や表現方法にも価値を見出している場合があり、パソコンで作成した履歴書は、一見すると他の応募者と同様の形式であるため、個性や工夫があまり感じられず、手間をかけていないと受け取られることもあるのです。
また、簡単にミスを修正できるという便利さが裏目に出てしまい、修正を忘れたまま提出してしまう可能性もあるでしょう。さらに、別の企業向けに作成した内容を、応募先の企業に誤って提出してしまうリスクも存在するため注意が必要です。
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パソコンで履歴書を作成したあとは、応募先の企業へ提出します。メールに添付して送付する際には、注意すべきポイントがいくつかあり、そこをおろそかにすると、常識のない人だという印象を持たれてしまうリスクもあります。
以下で解説するポイントをしっかり確認しましょう。
採用担当者から履歴書送付の指示があった場合、迅速に送信することが非常に重要です。
送るまでに時間がかかると「メールを確認しない人なのかな？」「仕事の報告や相談、連絡も遅いのでは？」といった印象を相手に与えてしまう可能性があります。
ただし、深夜にメールを送ると、生活リズムが不規則なのではないかといったイメージを相手に与える恐れもあります。極端な時間帯にメールを送るのは避けるべきです。
企業は多くの学生からのメールや履歴書を受け取り、それらを効率的に管理したいと考えているため、形式の指定がある場合は、統一された形式で提出することが望まれます。
形式の指定がない場合は、PDF形式がおすすめです。PDFは印刷したときのレイアウトを保持し、書類を見る際にもそのままの形式で表示されます。また、基本的には内容を改ざんすることができません。
一方、WordやExcel形式は、メールで送付するとレイアウトが崩れる可能性があり、また受け取った人が内容を変更することも容易です。悪意がなくても、誤って履歴書の内容が変更されるリスクがあるため、履歴書をメールで送る場合はPDF形式を選ぶことが賢明です。
履歴書のファイル名には「氏名」と「履歴書」を含めましょう。さらに、送付日の「日付」も追加すると、いつのデータか一目で分かりやすくなりおすすめです。
例）
20230630_履歴書_鈴木太郎
ビジネスメールでファイルをやり取りする際には、ファイル名から内容が分かるようにしておくことが重要です。これは履歴書においても同様です。採用担当者がスムーズに扱えるように、分かりやすいファイル名を付けましょう。
企業から指定があった場合やセキュリティ上の懸念がある場合には、履歴書のファイルにパスワードを設定して送付しましょう。履歴書のパスワードは、WordやPDFの機能を利用する他、圧縮ソフトを使用して設定することも可能です。
ただしセキュリティの都合上、履歴書を添付するメールの本文にはパスワードを記載せず、別途パスワードを伝えるためのメールを送信する必要があります。履歴書を添付するメール本文には、「パスワードを設定していること」と「パスワードは別途送付すること」を明確に記載しましょう。
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バイトルNEXTで仕事を探すここでは、履歴書を送付するメールの例文を紹介します。採用担当者へ送るメールは読みやすさが重要です。内容を簡潔で正確に伝え、改行など見やすくなる工夫をして送りましょう。
また送る前には必ず、誤字脱字や企業名、担当者名が間違っていないか再確認してください。
To：
件名：○○○職応募の件／倍採 太郎
本文：
株式会社△△△
採用ご担当者様
はじめまして。
倍採 太郎と申します。
▽▽にて貴社の求人情報を拝見し、〇〇職に応募させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
履歴書を添付いたしましたので、ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
ご多忙なところ恐れ入りますが、ご検討の上、面接の機会をいただけましたら幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
——————————
倍採 太郎
郵便番号・住所
電話番号
メールアドレス
——————————
例文を参考にして、丁寧かつ好印象なメールを作成しましょう。
採用担当者に一目でメールの目的を理解してもらうために、メールの件名には「履歴書送付の件」といった具体的な内容を記載しましょう。また、自分の名前も忘れずに記載してください。これにより、履歴書とメールの送信者を紐づけることができます。
企業名を書く際には（株）などの省略形ではなく、正式な名称を記載しましょう。もし担当者の名前がわからない場合は、「採用ご担当者様」という敬称を使用します。これは一般的な敬称であり、丁寧な表現です。
冒頭では、まず自分の名前を明記しましょう。次に、応募した旨を簡潔に伝え、応募書類を添付している旨を明確に述べましょう。この部分は明快で分かりやすい表現が重要です。
結びには、書類選考を依頼し、面接の機会を希望する旨を伝えましょう。
また、自分から応募するのではなく、企業側から履歴書の提出を求められた場合の例文は以下の通りです。
To：
件名：○○○職応募の件／倍採 太郎
本文：
株式会社◯◯◯
採用ご担当者様
倍採と申します。
ご指示いただきました履歴書を、添付ファイルにてお送りいたします。
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
ご多忙なところ恐れ入りますが、面接の機会をいただけましたら幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
——————————
倍採 太郎
郵便番号・住所
電話番号
メールアドレス
——————————
署名には「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」の4つの情報を含めることが重要です。また、本文との区切りを示すためにハイフン（ー）やイコール（＝）などを使用すると見やすくなります。
また、新卒採用の場合、最後の行には大学名と学部名も併せて記載しましょう。
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バイトルNEXTで仕事を探すこの記事では、パソコンで作成した履歴書をPDF化する方法や、メールで履歴書を送付する際のポイントなどについて解説してきました。
現在、履歴書をメールなどでデータ提出する機会が増えています。このような場合、PDF形式はレイアウトの崩れや文字化け、改ざんなどのリスクが少ないため、履歴書を送付するのに最適な形式といえます。PDF化のさまざまなメリットを理解し、それに基づいて適切な履歴書を作成しましょう。
履歴書をPDF形式にする手順を理解できたら、気になる企業に応募してみましょう。バイトルNEXTにはさまざま職種の求人が掲載されているため、あなたが求める条件にぴったりの仕事が見つかるはずです。ぜひ一度求人検索をしてみてください。
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