営業事務は営業に関する事務処理を行い、営業部門・営業職の人たちのサポートやバックアップをする仕事です。
あくまでも事務スタッフなので、営業活動自体を行うことは基本的にありませんが、営業効率の向上を担う点で、一般事務とは異なります。

営業事務の重要な仕事のひとつに、取引に必要な書類を作成することがあげられます。
営業事務が扱う主な書類として、見積書、契約書、発注書、納品書、請求書などがあります。

外出する機会が多い営業担当者に代わって、電話・メール応対、来客応対などの顧客対応をします。
営業部宛に電話が掛かってきたときは、担当者への取り次ぎだけではなく、営業事務が営業スタッフの代理で顧客からの問い合わせに直接回答することもあります。

メールに関しても、一般的な問い合わせには営業事務が返信して対応をする場合が多いです。そのため、自社のサービスや商品について熟知しておく必要があります。

営業事務は、お客様を中心とした社外の人たちとのやり取りが多いため、高いコミュニケーション能力が求められます。
来客があったときに、会議室や応接室への案内をしたり、お茶を出したりするのも営業事務の役割のひとつです。ビジネスマナーはもちろん、相手の状況を察して最適な対応を取ることが必要です。

また、お客様からの問い合わせに直接対応する場合には、相手の要望を正確に汲み取って的確に対応し、顧客と良好な関係を築くといったコミュニケーション能力が求められます。

事務処理の多くはパソコンを使用するため、営業事務にはパソコンスキルが求められます。
一般事務の平均的なスキルに比べると、営業事務に求められるパソコンスキルはやや高いといえるかもしれません。

特に見積書や請求書、顧客管理表を作成するため、エクセルなどの表計算ソフト、営業資料の作成のサポートを行う際には、パワーポイントのスキルがあることが求められます。

営業事務が行う事務作業は、見積書作成や請求処理、顧客からの入金チェックなど、数字が絡むものも多くあります。
社外に提出する書類も多くあり、場合によっては会社の信用問題に発展することもあるため、ミスなくスピーディーに処理する事務処理能力が求められます。

限られた期限内で処理しなければならない業務も多いので、作業をスムーズかつ効率的に行うために、常にさまざまな工夫を行うことができるといった高い事務処理能力が必要です。

営業事務で働くには、MOS、秘書検定、日商簿記などの資格があると有利です。

営業担当者と営業事務は、チームとして連携しながら仕事を行います。そのため、チームワークで動くのが好きな人、チームワークで動いた方が力を発揮できる人に向いています。
営業事務は、営業部の運営や営業担当者の活動を陰で支える存在です。
チームの目標に向けて営業事務が適切にサポートすることで、営業担当者が働きやすくなり、営業成績の向上や企業の売上の向上につながります。

営業事務は、担当の営業スタッフだけではなく、取引先や社内他部署とのやり取りが多いので、人と接するのが好きな人に向いています。
営業は顧客と直接関わる業務以外に、顧客の選定や契約成立後の発注なども行わなければなりません。これらの仕事は他部署との連携が必要となるため、営業事務が代理でやりとりを行うことになります。

また、営業担当者は会議や外出が多いので、不在時に問い合わせを受けた場合は、営業部の窓口としてお客様に対応します。

営業部は顧客相手の仕事なので、顧客からのイレギュラーな対応やクレームなどが頻繁に発生します。
営業事務も、営業担当者や顧客から急な依頼を受けるケースが少なくありません。

場合によっては、マニュアルにないような対応を求められる可能性もありますので、営業事務はイレギュラーな事態にも臨機応変に対応できる人に向いています。
たとえ時間的、物理的な理由で対応できそうにないことが起こった場合でも、すぐに断るのではなく、まずは可能にする方法がないかを検討する姿勢が重要です。