写真のデータを持っていない場合、写真が足りなくなれば再び撮影に行く必要があります。多くの企業に応募する場合、このような事態に陥ることは決して珍しくはありません。また、家の近くに写真館や証明写真機がない場合、提出期限までに写真が準備できないおそれもあります。一方、データを持っていれば何回でも証明写真を焼き増しできるだけでなく、いつでも自宅やコンビニエンスストアでプリントアウトができるといったメリットもあります。

最近では、Web履歴書を利用する企業が増加しています。Web履歴書とは、オンライン上にある企業が用意したフォーマットに、必要情報を入力して提出する履歴書のことです。このようなWeb履歴書では、証明写真を画像ファイルとして登録する必要があります。そのためには、やはり証明写真のデータ化が必要といえるでしょう。

データ化した履歴書用の写真を用意するためには、どのような方法があるのでしょうか。データが入手できる場所やデータ化する方法をご紹介します。

写真館にデータ化を依頼する

写真館の中には、 事前にデータ化してほしい旨を伝えておけば、CD-ROMやUSBメモリーなどのメディアにデータを入れてもらえる場合があります。 プロのカメラマンが撮影してくれる写真館で撮影した写真は、クオリティーも高いため、ぜひデータを受け取っておくことをおすすめします。
ただし、写真館では多くの場合、このようなデータ受け取りのサービスは別料金となっています。データでの受け取りを希望する場合には、事前に料金について確認しておきましょう。

データ化可能な証明写真機を利用する

証明写真機でもデータ化した写真を受け取ることができる機種があります。スマートフォン用のアプリと連動しているものがそれにあたります。この機種では、 アプリを事前にインストールしておくことで、証明写真機で撮影した写真をスマートフォンに転送し、画像ファイルとして入手することが可能 です。アプリでは撮影データを使用する目的に合わせてサイズを変更したり、JPEG形式で保存したりもでき、便利です。
証明写真機を利用した写真のデータ化は、比較的価格を抑えられることがメリットといえるでしょう。

スマートフォンのアプリを使う

最近では、スマートフォン向けに証明写真撮影アプリが提供されています。中には、肌がきれいに見えるように補正できたり、撮影する背景を選べたりする機能が搭載されたアプリもあります。スマートフォンで自撮りした写真や、すでに手元にある写真のデータをこういったアプリを使って加工することで、履歴書に使用できるクオリティーのデータを作成することができます。

パソコンとスキャナーを利用して紙の写真をデータ化する

すでに紙の写真を持っている場合、パソコンに入れた画像加工ソフトとスキャナーを使用してデータ化することも可能です。スキャナーが自宅にない場合は、コンビニエンスストアのマルチコピー機を使ってスキャンすることもできます。スキャンした画像を加工ソフトでトリミングすれば、データ化は完成です。
なお、トリミングの際にはサイズを間違えないように注意しましょう。トリミング前の元画像は、別に保存してから加工することをおすすめします。

履歴書用の写真をデータ化するにあたって注意したいのは、「サイズ」や「ファイル形式」です。それぞれ気を付けるべきポイントを押さえておきましょう。

一般的な推奨サイズは2種類

写真をデータ化する際には、サイズに注意してください。たとえば、スキャナーやスマートフォンから現物の写真をデータとして取り込む場合、サイズが大きすぎる場合があります。そのようなときは、ペイントといった画像加工ソフトなどで編集します。一般的な推奨サイズは、「560Pixel×420Pixel」もしくは「600Pixel×450Pixel」で、「縦4：横3」の比率が基本です。
また、スキャナーで取り込んだ場合には、証明写真以外の余分なスペースまで画像ファイルとして取り込まれているため、まずは証明写真の箇所だけを切り抜くようにトリミングしましょう。

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おすすめのファイル形式はJPEG

写真データの利用する際には、ファイル形式も重要な要素になります。画像のファイル形式には「JPEG」「BMP」「GIF」「PNG」などがあります。
その中で おすすめのファイル形式はJPEG です。JPEGは画像データの保存形式としてはもっとも一般的なもので、ある程度の画像の質を保ちつつ、高い圧縮率で画像を圧縮できるという強みがあります。

メールで履歴書を送信する場合、基本的に大容量の画像は添付できませんが、JPEG形式であればメールに添付する場合に差し支えない容量まで圧縮することが可能です。なお、画像の劣化を防ぐ意味ではBMPが最適ですが、こちらは容量が大きくなってしまうため、メールで送信するには不向きです。
ほとんどの画像編集ソフトでは、画像を保存する際にファイル形式を選択できます。意図しないファイル形式になっている場合には、ファイル形式を選び直せば希望の形式で保存することができます。

最後に、データ化した写真を履歴書に貼り付ける方法や、提出時の注意点を解説します。

WordやExcel、Web履歴書への添付方法

履歴書に画像を添付するには、WordもしくはExcelの「挿入」タブから「画像」を選択します。その後、データ化した証明写真を選べば、履歴書上に画像ファイルとして配置されます。あとは、この画像ファイルを写真の貼り付け欄に合わせて移動すれば完了です。
Web履歴書の場合は、それぞれの履歴書ページに添付の方法が示されているはずですので、それに従って添付しましょう。
なお、画像ファイルのサイズが大きかった場合、枠に合わせて縮小します。

メールで履歴書を提出する際の注意点

履歴書をメールで提出する場合、 ファイル形式はPDFに変換するのがおすすめ です。PDFは編集が難しい形式であるため、第三者が履歴書のファイルを操作するといったトラブルを防ぐことができます。
また、履歴書には様々な個人情報が含まれています。このような情報の流出を防ぐ意味でも、履歴書のファイルにはパスワードを設定しましょう。パスワードは、履歴書のファイルとは別のメールで相手に伝えることも大切です。このようなセキュリティ対策を行うことは、ITリテラシーがあるというアピールにもつながります。
なお、履歴書のファイル名は、「履歴書_氏名_日付」といったシンプルでわかりやすいものがおすすめです。

履歴書用の証明写真をデータ化する方法について解説してきました。IT化が進む昨今では、写真をデータ化しておくことは必須といえます。
写真をデータ化すれば何度でも焼き増しができるだけでなく、Web履歴書を使ったエントリーに対応できるというメリットもあります。Web履歴書は手書きのものと比べて編集が容易で、書き間違えたとしても一から作り直す必要がありません。就職活動をスムーズに進めるためにも、証明写真のデータ化を検討しましょう。

履歴書用の写真の基本をもっと知りたいときは、こちらの記事もご覧ください。

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