2020.08.17

【例文付き】面接のメール連絡(日程調整・返信・お礼等)のマナーと書き方

面接のメール連絡のマナーと書き方日程調整・返信・お礼 等

アルバイトの面接でよく聞かれる質問や服装などのマナー

就職・転職活動を進めるうえで、必要となるのが採用担当者とのメールでのやり取りです。
面接の日程調整や面接に関する質問など、メールを送信したり返信したりする機会がグンと増えます。
そのため、メールを送るタイミングや書き方について不安に思っている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、応募企業へのメール連絡におけるマナーや送り方などを、そのまま使える例文を交えて解説していきます。
面接時のメールに悩んでいる人はぜひ参考にしてください。

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目次

面接の日程調整メールの送り方・返信方法について【例文あり】

書類選考を無事に通過すると、次はいよいよ面接です。

面接の日程を決める際には、応募企業の担当者と何度か連絡を取ることになりますが、それをメールで行うことも多くあります。

メールは文字だけで要件を伝えるため、慣れていない人には「ちゃんと伝わるかな?」と不安に思うかもしれませんが、ポイントと例文を見れば理解が深まるはずです。

まずは、面接日の日程調整に関するメールの書き方を見ていきましょう。

面接日程調整メールへの返信

応募先から面接日の日程調整についてメールが来たら、できるだけ早く返信しましょう。

ただし、ほかの企業との面接やプライベートの予定とのダブルブッキングを防ぐためにも、スケジュールの確認は必要です。

メールの返信は、まずメールをもらったことへのお礼を述べ、認識にズレがないかを確かめるために、確定した面接日時を本文中に引用します。

メールの件名は担当者が誰とのどんなメールなのかがわからなくなってしまうため、変更せずにそのまま返信します。

では、例文を見て確認しましょう。

件名)Re:(元のメール件名)
株式会社◯◯◯◯
人事部 △△様

お世話になっております。
貴社求人に応募いたしました◯◯◯◯(氏名)と申します。

この度は、面接日程のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
ご提示いただきました下記日時にお伺いいたします。

◯月◯日(◯曜日)◯◯時~

ご多忙中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

---------------------
◯◯ ◯◯(氏名)
〒◯◯◯―◯◯
◯◯県◯◯市◯◯町0-0-0
電話:090-0000-0000
e-mail:0000@0000.jp
---------------------

日程調整の2回目の返信(日程確認)

面接の日程調整メールに返信したあと、企業によっては確認のためにその返信に対してさらにメールを送ってくることがあります。

面接を受ける側としては、基本的にもらったメールはそのままにせず、面倒でも必ず返信するのがマナーです。
また、この返信時も件名を変更せずにそのまま送信します。

件名)Re:(元のメール件名)
株式会社◯◯◯◯
人事部 △△様

△△様、お世話になっております。
貴社求人に応募いたしました◯◯◯◯(氏名)と申します。

面接の日程についてご了承いただきましたことを確認いたしました。
お忙しいなか、ご返信いただき感謝いたします。

では、以下の日程で、時間に遅れることのないよう注意してお伺いいたします。

◯月◯日(◯曜日)◯◯時~

ご多忙中恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願いいたします。

---------------------
◯◯ ◯◯(氏名)
〒◯◯◯―◯◯
◯◯県◯◯市◯◯町0-0-0
電話:090-0000-0000
e-mail:0000@0000.jp
---------------------

自分から候補日を打診する場合のメール

面接日をこちらから打診する場合、候補日は少なくとも3日以上送るようにします。

候補日を1日のみに絞ってしまうと、先方との都合が合わなかった場合、何度もメールのやり取りをすることになり、多忙な先方の担当者に迷惑をかけてしまう可能性があるためです。

面接時間はおおよその時間を見込んで設定し、面接の終了時間が企業の終業時間以降にならないよう注意します。

また、面接の開始可能時間だけを記載しておくと、担当者は時間の調整をしやすくなります。この場合でも、メールの件名は変更せずそのまま返信します。

件名)Re:(元のメール件名)
株式会社◯◯◯◯
人事部 △△様

お世話になっております。
貴社求人に応募いたしました◯◯◯◯(氏名)と申します。

この度は面接の機会をいただき誠にありがとうございます。
私の面接希望日をお送りいたします。
下記の日程であれば、お伺いすることが可能ですので、ご検討いただけますと幸いです。

【1】◯月◯日(◯曜日)◯時~◯時
【2】◯月◯日(◯曜日)◯時~
【3】◯月◯日(◯曜日)◯時~◯時
【4】◯月◯日(◯曜日)◯時~

上記でのご調整が難しい場合は、お手数ですが再度候補日をご連絡いただけますでしょうか。
ご多忙中誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

---------------------
◯◯ ◯◯(氏名)
〒◯◯◯―◯◯
◯◯県◯◯市◯◯町0-0-0
電話:090-0000-0000
e-mail:0000@0000.jp
---------------------

日程変更(延期)したい場合のメール

すでに決まった面接日を変更、または延期したい場合、なるべく電話で連絡をして変更してもらいましょう。

しかし、担当者が不在など電話で連絡ができない場合はメールを送信します。

また、日程変更の理由を詳しく書く必要はありません。「都合が悪くなった」程度にとどめておく方が無難です。

メールの件名は、用件が面接日の連絡ではなくなるので、件名を変えて送信します。

件名):◯月◯日◯時からの面接日程変更のお願い(氏名)
株式会社◯◯◯◯
人事部 △△様

お世話になっております。
◯◯◯◯(氏名)と申します。

◯月◯日◯時から面接のお時間をいただいておりましたが、
予定日時にお伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございません。

先ほどお電話でご連絡させていただきましたが、ご不在とのことでしたので、
失礼かとは存じましたが、取り急ぎメールでご連絡させていただきました。

誠に勝手ではございますが、下記の日程で再度ご調整をお願いできませんでしょうか。

【1】◯月◯日(◯曜日)◯時~◯時
【2】◯月◯日(◯曜日)◯時~◯時
【3】◯月◯日(◯曜日)◯時~
【4】◯月◯日(◯曜日)◯時~

ご多忙中お手数をおかけして誠に申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

---------------------
◯◯ ◯◯(氏名)
〒◯◯◯―◯◯
◯◯県◯◯市◯◯町0-0-0
電話:090-0000-0000
e-mail:0000@0000.jp
---------------------

面接当日は、こちらの都合で面接日を変更してもらっているので、冒頭で日程変更についてのお詫びや対応してもらったことへのお礼の言葉を述べるようにしましょう。

【社会人としての基本】メールのマナーと注意点

【社会人としての基本】メールのマナーと注意点

メールのやり取りには一定のマナーがあります。

このマナーは採用担当者とのやり取りだけでなく、企業に就職してからも使える社会人としての基本的なマナーです。

相手に失礼のないよう、またこちらの意図することがきちんと伝わるようにメールのマナーと注意点について見ていきましょう。

気付いたらすぐに返信する

メールが来たことに気付いたら、できるだけ早く返信することはビジネスマナーの基本です。

返信メールが早いことに悪い印象を持つ人はいません。遅くとも24時間以内に返信するよう心がけましょう。

日程の調整が必要な場合などすぐに返信することが難しい時は、まずはメールをもらったお礼と、すぐに回答できないお詫び、追って連絡することを伝えるようにします。

また、返信する際は応募企業の就業時間内に送信するのがマナーです。難しい場合は、メールの送信予約機能を使うなどして工夫しましょう。

宛名・挨拶・内容・締め・署名を記載する

メールの基本的な構成は「宛名・挨拶・内容・締め言葉・署名」です。ひとつずつ解説します。

・宛名は正式名称で書く
メールを送信または返信する際は、いきなり挨拶文や本文を書かず、送信先の宛名を書くようにします。
また、宛名は株式会社を(株)のように略すことはタブーです。必ず株式会社◯◯と正式名称で書くようにしましょう。
会社名のあとに続けて、部署名、採用担当者名を記載します。採用担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」でも問題ありません。

・挨拶文を書く
返信の場合は、「ご返信ありがとうございます」とします。
また、こちらから送信する場合は「お世話になっております」と書きます。
初めてメールを送信する時は、厳密にはこれからお世話になるわけですから「お世話になります」としますが、慣習的にはどちらでもかまいません。
挨拶のあと、自分の名前を名乗ります。
「貴社求人に応募いたしました◯◯◯◯(自分の名前)と申します」
名字だけではなく、きちんとフルネームで名乗ると相手は丁寧な印象を受けます。

・内容
伝えたい内容を文章に書いて送信する場合、多忙な採用担当者が読みやすいように改行を使ったり、簡潔に書いたりするようにしましょう。
できるだけ謙虚な言葉を使い、丁寧な文章を書くようにします。

・締め言葉
内容を書いたあと、「ご多忙中のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします」などと締めの言葉を添えます。
忙しいなか対応してもらったことへの感謝の言葉を述べるようにすると相手への敬意も伝わりやすいでしょう。

・署名
署名とは、あなたが誰であるかを相手に知らせるために書く名前や連絡先のことをいいます。
締めの言葉のあとに「自分の氏名・住所・電話番号・メールアドレス」を記載します。

内容は簡潔に

前述のとおり、内容はできるだけ簡潔にわかりやすく書くようにします。

面接日の確認なら、面接の日付と、それをお願いする旨の言葉を添える程度で十分です。

返信時には件名にRe:を付けたままにしておく

先方からのメールに返信する際は、件名に「Re:」を付けたまま送信します。

採用担当者のもとにはあなたからだけではなく、さまざまな人からメールが届いているはずです。

そのため、「Re:」を付けておくと、何の用件か、誰からの返信かがすぐにわかるのです。
返信する際には、「Re:」を残しておくようにしましょう。

本文も残しておく

メールを返信する際、件名に「Re:」を残しておくのと同じように、何のメールの返信なのかがわかるよう、先方から来たメールの本文を引用して返信するといいでしょう。

面接のお礼メールは必要?書き方や注意点を解説

面接のお礼メールは必要?書き方や注意点を解説

面接のお礼をしなければ選考が不利になると考える人が多いようです。

しかし、本当にお礼メールは必要なのでしょうか。また、送る際にはどのような点に注意して送ればいいのか、例文を見ながら確認していきましょう。

お礼メールは必要?

面接のお礼メールは、必ず出さなければならないものではありません。

特に中途採用の場合は、これまでのあなたの経験やスキルが即戦力となるかどうかを判断するために面接を行います。
そのため、お礼メールを出したからといって合否に影響を与えるとは考えにくいのです。

しかし、「誠意や感謝の気持ちを伝えたい」と思っているなら迷わず送信しておきましょう。

お礼メールを送っても採否が変わらないとはいえ、ビジネスマナーや誠意を伝える方法としては意味のある行動となるはずです。

お礼メールの書き方

お礼メールは、面接の機会をもらったことへの感謝の気持ちと、入社の意欲を伝える内容とします。

忙しい採用担当者のために内容は簡潔に書きつつ、さりげなくアピールポイントを入れておくといいでしょう。

また、中途採用の場合、すぐに採用が決まってしまうこともあるため、メールを送る際はなるべく面接当日に送るようにします。

もしも、応募企業の終業時刻が過ぎているようなら、翌日の午前中には送信できるようにしておくのがベターです。

件名):◯月◯日◯ 採用面接のお礼 ◯◯◯◯(氏名)
株式会社◯◯◯◯
人事部 △△様(名刺をいただいき肩書きがわかっている場合は肩書きを記載)

お世話になっております。
本日◯時より採用の面接をしていただいた◯◯◯◯(自分の氏名)と申します。

本日は、ご多忙中面接の機会をいただき誠にありがとうございました。
△△様のお話を伺って、貴社の◯◯に対する強い気持ちが製品づくりに活かされていることを
より深く知ることができました。

私がこれまで培った経験は、必ず貴社のお役に立てると確信できたと同時に、
自分自身も貴社でスキルをさらに伸ばしたいとの思いが強くなりました。

取り急ぎ面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
ご多忙中かと存じますので、ご返信はどうかお気遣いなさいませんようお願い申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展とご発展をお祈りいたします。

---------------------
◯◯ ◯◯(氏名)
〒◯◯◯―◯◯
◯◯県◯◯市◯◯町0-0-0
電話:090-0000-0000
e-mail:0000@0000.jp
---------------------

担当者が複数いた場合の注意点

面接担当者が複数いた場合は全員にお礼メールを送るのではなく、代表者のみに送るようにしましょう。

その際、名前と役職名を決して間違わないように十分気を付けてください。ビジネスにおいて、名前を間違ってメールを送るほど失礼なことはありません。

もし、面接官の名前がわからない場合は、「人事ご担当者様」とひとくくりにして送っても問題ありません。

面接に関する質問・問い合わせメールの送り方

面接を受けたものの、しばらく経っても面接の結果が届かないことがあります。

また、面接前に何らかの疑問や不安点を確認するために問い合わせメール送ることもあるでしょう。
これらをメールで確認すること自体は問題ありませんが、一定の配慮が必要です。

ここでは、面接に関する質問や、問い合わせメールの送り方について解説します。

面接に関する質問メール

面接に関する疑問や不安な点を確認するために送るメールも、できるだけ簡潔に書くようにします。

無駄なやり取りが発生しないよう、具体的な内容を書くように心がけましょう。

件名)◯月◯日の面接での持ち物についてのご質問 ◯◯◯◯(氏名)
株式会社◯◯◯◯
人事部 △△様

お世話になっております。
◯月◯日(◯曜日)◯時から面接のお時間をいただいております◯◯◯◯と申します。

面接当日の持ち物について確認したいことがございます。
失礼かとは存じましたがメールでお尋ねいたします。

・履歴書
・職務経歴書
・筆記用具
・提出書類

このほかに持参するものがあればご教示いただけますでしょうか。
ご多忙中誠に恐れ入りますが、ご返信いただければ幸いです。

---------------------
◯◯ ◯◯(氏名)
〒◯◯◯―◯◯
◯◯県◯◯市◯◯町0-0-0
電話:090-0000-0000
e-mail:0000@0000.jp
---------------------

面接の合否などの問い合わせメール

面接を受けたあとは早く結果を知りたいものですが、合否の連絡が来るまでには一般的に1週間から10日ほどかかります。

10日以上経っても採用結果の連絡がない場合、まずはメールの受信フォルダーや迷惑メールに先方からのメールが紛れ込んでいないかどうかを確認しましょう。

確認しても見つからなければ、そこで初めてメールで問い合わせてみます。

採用結果の問い合わせをすると相手を急かすことになりますので、角が立たないよう慎重に文面を作成しましょう。

メールを送る際には、まずは面接のお礼を述べてから採用の結果について触れていきます。

件名)◯月◯日の面接の結果につきまして ◯◯◯◯(氏名)
株式会社◯◯◯◯
人事部 △△様

お世話になっております。
◯月◯日に採用面接の機会をいただきました◯◯◯◯(氏名)と申します。

先日はご多忙中にもかかわらず、貴重なお時間を賜り誠にありがとうございました。
恐れ入りますが、面接結果のご通知をまだ確認できておりません。

いつ頃お知らせいただけるか、
目安をご教示いただけますと幸いです。
行き違いですでにお知らせいただいておりましたら、ご容赦ください。

お手数をおかけして申し訳ございませんが、
何卒よろしくお願いいたします。

---------------------
◯◯ ◯◯(氏名)
〒◯◯◯―◯◯
◯◯県◯◯市◯◯町0-0-0
電話:090-0000-0000
e-mail:0000@0000.jp
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面接を辞退したい場合のメールの送り方

面接を辞退したい場合のメールの送り方

面接は書類選考を通過した証しで、採用担当者は実際にあなたに会って話をしてみたいと思っています。

大変光栄なことですが、すでに他社から内定をもらっているなど、事情があって面接を断らなければならないこともあるでしょう。

面接を辞退したい時、あるいは面接後に内定を辞退したい時にどのようなメールを送ればいいのかを解説します。

辞退はメールと電話のどちらで行うべき?

辞退連絡は、基本的にはメールでも電話でもどちらでもかまいません。

面接を辞退すると決めたなら、できるだけ早く採用担当者に連絡を入れるようにします。面接の直前になる場合は電話ですみやかに連絡をしましょう。

面接や内定を辞退する理由を詳しく述べる必要はありませんが、辞退の連絡はやはり気が進まないものです。

「伝えにくい…」と思うのであれば、メールでの連絡でも問題ありません。

面接を辞退したい場合のメール

面接を辞退したい時に送るメールは、できるだけ先方に失礼がないよう丁寧な言葉を選んで送ります。

過剰にへりくだる必要はありませんが、採用担当者に、貴重な時間を割いて面接の場を設けてもらったことへの感謝とお詫びの言葉を添えましょう。

件名):面接辞退のご連絡 ◯◯◯◯(氏名)
株式会社◯◯◯◯
人事部 △△様

お世話になっております。◯◯◯◯(氏名)と申します。

◯月◯日(◯曜日)◯時より面接のお約束をいただいておりましたが、
諸般の事情により、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただいたのにもかかわらず、大変申し訳ございません。

身勝手なお願いではございますが、何卒ご理解、ご了承を賜りますようお願い申し上げます。

本来、直接お伺いしてお断りをすべきところ
メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
誠に申し訳ございませんでした。

末筆ながら貴社の益々のご発展を心よりお祈りしております。

---------------------
◯◯ ◯◯(氏名)
〒◯◯◯―◯◯
◯◯県◯◯市◯◯町0-0-0
電話:090-0000-0000
e-mail:0000@0000.jp
---------------------

内定を辞退したい場合のメール

応募先企業から内定の連絡をもらいながら、何らかの事情により辞退する場合もすみやかに連絡することがとても大切です。

同様に辞退の理由を詳しく伝える必要はありませんが、採用担当者によっては辞退の理由を聞いてくる場合があります。

そのため、あらかじめ理由を準備しておくとスムーズに対応できるでしょう。

件名):内定辞退のご連絡 ◯◯◯◯(氏名)
株式会社◯◯◯◯
人事部 △△様

お世話になっております。
この度、貴社から内定のご通知をいただきました〇〇〇〇(名前)と申します。

大変光栄なご連絡をいただきながら、誠に勝手ではございますが、
諸般の事情により、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡をいたしました。

選考に際し、貴重なお時間を割いていただきながら、身勝手なご連絡になりましたことを
深くお詫び申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈りしております。

---------------------
◯◯ ◯◯(氏名)
〒◯◯◯―◯◯
◯◯県◯◯市◯◯町0-0-0
電話:090-0000-0000
e-mail:0000@0000.jp
---------------------

面接のメールに関するQ&A

例文を交えて面接に関するメールの送り方やマナーを見てきましたが、ここまでを振り返りつつ、その他のメールに関する疑問を解決していきましょう。
Q1. 面接のお礼メールが逆効果になるって本当? A. A. いいえ、面接のお礼メールが逆効果になることはありません。
お礼のメールは、面接の機会を与えてくれたことに対する感謝の気持ちや誠意を伝えるために意味のある行動です。
お礼のメールを送ったからといって採用率が上がるとは限りませんが、あなたの気持ちは必ず伝わるでしょう。
Q2. 2回目以降のメールにも「お世話になっております」は必要? A. 2回目以降のメールでも、数日経過していれば「お世話になっております」を添えましょう。 1日のうち何度もメールを送信する場合は「ご返信ありがとうございます」「たびたびのご連絡を失礼いたします」などと書いて送信します。 Q3. メール送信後、内容の誤りに気が付いたらどうする? A. 間違いは誰にでもあるものです。気付いた時点ですぐに間違いであることを知らせるメールを送りましょう。
できれば電話をかけて謝罪し、訂正したうえで再度メールを送信するのがベターです。メールであれば、タイトルに「訂正」「重要」などと明記しておけば、すぐに開封してもらえるでしょう。
本文では間違いがあったことを誠心誠意謝罪することを忘れないようにしましょう。
Q4. メールを送る常識的な時間帯は? A. メールは基本的にいつでも送信できますが、できるだけ先方の就業時間内に送ることを心がけましょう。企業によっては時間外でもメールを確認できるようにしている場合があります。真夜中にメールを送信するなど、あまりにも非常識な時間帯では、マイナスの評価を受ける可能性がありますので注意が必要です。 Q5. 就活専用のメールアドレスを用意するべき? A. 就職活動中は、専用のメールアドレスを用意しておくことをおすすめします。
なぜなら、応募企業から多くのメールが来るため、メールアドレスを分けておくことで管理が非常に楽になるからです。
また、面接のお知らせや日時変更のメールを見落とす可能性も低くできるでしょう。
Q6. CCがある場合、メールの宛名はどうする? A. CCがある場合は、メールの宛名を採用担当者名、その下にCCとして「人事ご担当者様」などと誰がそのメールを受け取っているのかを明記しておきましょう。 Q7. 不採用だった場合にも、返信は必要? A. 基本的には不採用のメールに返信する必要はありません。
不採用のメールは、企業側から機械的に送られています。その内容は定型文ですので、返信しなくてもマナー違反に問われることはまったくありません。

まとめ

例文を交えて、面接に関するメールでの連絡やマナーについて解説してきましたが、理解は深まったでしょうか。日常生活においては「たかがメール」と思いがちですが、ビジネスシーンではメールがその人の印象を大きく左右するといっても過言ではありません。メールの返信の仕方や書き方によっては採用結果に影響を及ぼすこともあるのです。わかりやすく相手に伝わりやすいメールの書き方をマスターし、基本的なマナーを身につけて採用を勝ち取りましょう。


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