「第一志望の企業から内定をもらった」「なんとなく合わない気がしてきた…」など、面接を辞退する理由はさまざまですが、どんな理由であれ、面接を辞退すると決めたらなるべく早く連絡するようにしましょう。

企業は新しい人材を採用するために、あらゆるリソースを使って動いています。面接日を設定し、面接官のスケジュールも押さえています。
そのため、面接辞退の連絡が遅くなるほど、先方に迷惑がかかってしまうのです。
応募先企業に無駄な労力をかけさせないためにも、速やかに連絡するのが社会人としてのマナーです。

ただし、速やかに連絡といっても、すぐに連絡がつかないからといって、深夜や早朝などの時間帯に担当者の携帯にかけるなどは、迷惑になるので絶対にやめましょう。
面接を辞退する連絡だけでなく、どんな場合でも企業への連絡は就業時間内にするのがマナーです。

面接辞退の意思があるのにもかかわらず、連絡をせずに無断で欠席することは絶対にしてはいけません。無断キャンセルは社会人としてマナー違反です。
「申し訳ないな…」「どうせ辞退する会社だから…」という気持ちもあり、辞退を申し出るのは気後れするものです。

しかし、選考を重ねて、優秀な人材が来てくれることを期待して面接の場を設けている企業に対して、無断欠席というのはやはり大変失礼です。
採用担当者は、忙しい合間を縫ってスケジュールの調整をおこない、関係部署に連絡をしながら、面接や採用までのロードマップを作成しています。
たった1人の無断欠席によってすべての段取りが狂ってしまうのです。

ですからやはり、面接を辞退したいのであれば、必ず速やかに連絡を入れるようにしましょう。
また、今後選考を辞退した会社と取引先などとして関係を持つ可能性もあるため、丁寧な対応をすることを心がけて下さい。

「企業のイメージが違った…」「モチベーションが下がってしまった…」など、個人的な理由で一度面接を辞退した場合、その企業への再応募はできないと考えておきましょう。
一度面接を辞退したにもかかわらず再応募すると、優柔不断な人物だという印象を持たれかねません。
面接を辞退するなら、本当に辞退しても後悔しないかを十分考慮したうえで連絡をするようにしましょう。

ただし、体調不良や家庭の事情、災害や交通事情などのやむを得ない理由であれば、その旨をつたえて日程変更の希望をすれば、応じてもらえる可能性はあります。その場合もやはり、誠意が大切です。

面接辞退の連絡は、前日までならメールで問題ありません。
面接を辞退することがわかった時点で、なるべく早くメールを送信しましょう。
少しでも早くメールを送ることが、面接の準備を進めてきた応募先企業へ誠意を表すことにつながり、企業側の手間を最小限に抑えることになります。

面接辞退におけるメールの書き方については後で詳しく紹介しますが、メールの件名だけ見れば「◯◯さんは面接を辞退するんだな」とひと目でわかるような件名をつけることが大切です。
また、辞退をする理由を詳しく書く必要はありません。短文で読みやすく理解しやすい文章を心がけましょう。

電話でフォローすると誠意が伝わる

メールを送信したあとに電話で心からの謝罪を誠心誠意伝えると、わだかまりなく辞退できます。
選考が進んでいる場合や、OB・OGとの関係性が深い場合、採用担当者が特に気にかけてくれていた場合など、気持ちを直接伝えたいときは、メールと併せて電話でも連絡するとよいでしょう。丁寧な印象を与えることにもなります。
たとえ入社しなくても、将来的にその企業や担当者などと関係を持つ可能性もあるため、誠実な対応をすることが大切です。

面接に向けて準備を進めていたのにもかかわらず、体調不良などで面接当日になって辞退の連絡をしなければならない場合もあるでしょう。
どういった事情があるにせよ、面接当日に辞退を伝える場合は、メールではなく電話で連絡をする必要があります。

忙しく面接の準備をしている採用担当者は、メールを見ている時間がないかもしれません。
面接の時間になってもあなたが現れないことを不審に思い、メールを見ると辞退のメールが届いていた…ということにもなりかねません。

面接当日になって電話をかけることをためらう人もいるでしょう。
しかし、辞退することが伝わるのが遅くなればなるほど、先方に迷惑がかかることを知っておきましょう。

件名は「面接辞退のご連絡／〇〇〇〇（名前）」など、一目で内容が分かるようにしましょう。
採用担当者は日々多くのメールを受け取っており、件名によっては見落としてしまうこともあります。そのため、メールの件名で要件を明確に伝えるのが基本です。

謝罪の気持ちをまず伝えたいからといって、件名に「申し訳ありません」とだけ書くのはやめましょう。

本文は、まずはじめにメールの要件を書きます。先に要件を書くことで読み手がその後の文章を理解しやすくなるからです。
その次にお詫びの言葉を書きます。多くの時間を割いて選考してもらったのに辞退することについて、丁寧にお詫びをしましょう。

最後は「貴社のますますの発展をお祈りしています」などの定型句で締めましょう。
メールの最後には自分の名前をフルネームで書き、住所と連絡先の入った署名をつけるのがマナーです。

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