先述のとおり、採用担当者とは常に電話でやり取りをしていたという場合や、特定の採用担当者がいる場合には、電話で連絡をするほうが自然ですし、早く伝えることができるでしょう。

仮に、面接が実施される前であっても、必ず辞退の連絡を入れることが大切です。

「○○の求人に応募した××と申します」と、応募した求人の名称と自分の名前を伝えます。

そのあと「大変申し訳ございませんが、このたびほかのバイトが決定しましたので応募を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」と、率直に伝えましょう。

【自己都合で面接を辞退する場合】

「お世話になっております。
○時からアルバイトの面接をお願いしております、○○です。

大変勝手なお願いで申し訳ないのですが、本日急用ができてしまい○○時にお伺いすることが難しくなってしまったため、面接を辞退させていただけませんでしょうか。

せっかく日程調整などしていただいたにもかかわらず、当日の辞退となってしまい大変申し訳ございません。」

【致し方ない理由で辞退する場合】

「お世話になっております。
○時からアルバイトの面接をお願いしております、○○です。

先ほど身内に不幸があり、本日の面接にお伺いすることができなくなってしまいました。

大変ご迷惑をおかけいたしますが、一度面接を辞退させていただいてもよろしいでしょうか。

落ち着いたあとに再度、面接の機会をいただけますと幸いです。

ご迷惑をおかけして申し訳ございません。」

メールで連絡する際に気を付けたいのは「件名」です。

求人誌やインターネットでの求人から応募することが多いと思いますが、職種や勤務先が複数ある場合には、採用担当者が把握しやすい情報をメールの件名に記載しておくといいでしょう。

勤務地・職種などを件名に入れておくとわかりやすいです。

【自己都合で面接を辞退する場合】

件名：○月○日○○時からの面接辞退のご連絡（フルネーム）
○○株式会社　〇〇様

お世話になっております。
○月○日○○時からアルバイト面接をお願いしている〇〇と申します。

大変申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
辞退の理由といたしましては、面接日に学校の外せない用事が入ってしまい、お伺いすることができなくなってしまったためです。

大変勝手なご連絡で申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。

--------------------
倍取　太郎（ばいとる　たろう）
〒106-6231　東京都港区六本木3-2-1
Tel:090-0000-0000
Mail:example@example.com
--------------------

【致し方ない理由で辞退する場合】

件名：○月○日○○時からの面接辞退のご連絡（フルネーム）
○○株式会社　〇〇様

お世話になっております。
○月○日○○時からアルバイト面接をお願いしている〇〇と申します。

大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

大変勝手なご連絡で申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。

--------------------
倍取　太郎（ばいとる　たろう）
〒106-6231　東京都港区六本木3-2-1
Tel:090-0000-0000
Mail:example@example.com
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他のバイト先で採用されて面接を断る場合、その事実をはっきりと伝えても問題ありません。

伝えたほうがかえって、応募先の店舗や会社としては「対応が悪かったかな？」と考えなくて済みます。

電話で断るにしてもメールで断るにしても、すみやかに連絡をすることで、求人先もすぐにほかの候補者の面接を設定することが可能になります。

電話の場合はタイミングも大切です。

オフィスなら、朝礼などを行っている朝早い時間帯や昼食時は避けるようにしましょう。

飲食店なら来客の少ない14:00～16:00、営業時間の決まっているお店の場合はクローズ時または準備中の時間帯がベストです。

迷惑のかからない時間帯を意識して、連絡を入れましょう。

【電話の例文】

「お世話になっております。
○時からアルバイトの面接をお願いしております、○○です。

大変勝手なお願いで申し訳ないのですが、他店で採用をいただいたため、面接を辞退させていただけませんでしょうか。

せっかく日程調整などしていただいたにもかかわらず、当日の辞退となってしまい大変申し訳ございません。」

【メールの例文】

件名：○月○日○○時からの面接辞退のご連絡（フルネーム）
○○株式会社　〇〇様

お世話になっております。
○月○日○○時からアルバイト面接をお願いしている〇〇と申します。

大変申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
辞退の理由といたしましては、ほかに応募していた店舗から採用をいただいたためです。

大変勝手なご連絡で申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。

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倍取　太郎（ばいとる　たろう）
〒106-6231　東京都港区六本木3-2-1
Tel:090-0000-0000
Mail:example@example.com
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辞退の気持ちが固まっているのであれば、採用される前に辞退の連絡をするのが正しいマナーといえます。

採用後に辞退されてしまうと、求人先にとっては期待していたにもかかわらず、新たにほかの候補者の選考や面接の予定を立てなければならなくなるのです。

電話で辞退の連絡をするのは緊張するかもしれませんが、結果的には先方にとって知りたいことを先に伝えるということになるので心象は悪くはなりません。

さらに、お詫びの気持ちを伝えるには電話がいい場合もあります。

【電話の例文】

「○月×日の○時に面接していただいた○○と申します。

大変申し訳ございませんが、今後の選考につきましては辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

せっかく面接のご対応をいただいたにもかかわらず申し訳ございません。」