選考辞退のメールを選考前日や当日に送るのはマナー違反ですし、前日や当日に採用担当者がメールを見ていない可能性もありますので、電話で連絡をしましょう。

前日や当日に運よくメール確認してもらったとしても、すでに選考の準備に入っている可能性もあるため、必ず電話で連絡をして辞退する意思を確実に採用担当者へ伝えましょう。

選考を辞退することを決めたら、すぐに企業側の担当者に伝えましょう。

企業側は候補者から辞退者が出ることは想定していますが、辞退の連絡があれば他の補欠者に連絡を入れる必要があり、選考スケジュールに影響します。また、調整には人的・時間的コストがかかります

ですから、出来る限り早く伝えることは、自身の都合で他者に迷惑をかけてしまった際の最低限のマナーだと心得ましょう。

選考辞退のメールは企業の営業時間内に送りましょう。

近年、営業時間外でも仕事用のメールを確認できるように、プライベートで使用しているスマホやパソコンに転送できるように設定されている方もいます。

そのため、夜間にメールを送信するのは避けたほうがよいです。

夜しか時間が作れないときは、メールの冒頭に「夜分遅くに申し訳ございません」や、「夜分遅くに失礼します」など、ひとこと添えておくことがマナーです。

選考辞退メールは、相手が読みやすいように簡潔に分かりやすく書くことがポイントです。簡潔に書くことで内容が伝わりやすくなり、読み手の時間を奪いません。

読み手への配慮が感じられるだけではなく、認識のズレも防げます。書くときは以下の点を意識してください。

分かりやすい文章になっているか不安なときは、一度作成した文章を声に出して読んでみるとよいでしょう。

メールの「件名」は、採用担当者がメールを開封する前に見るところですから、誰からの選考辞退メールであるかを件名に記します。

選考を辞退するお詫びの気持ちを込めた件名にするなら、以下のような形でもよいです。

採用担当者も他の業務があり、1日に多くのメールを受け取りますので、件名に誰からの選考辞退であるか書かれていれば、選考業務に関するメールであると早めに確認してもらえます。

選考を辞退する理由が伝えにくい内容の場合、はっきりとすべてを伝える必要はありません。納得できる理由が書かれていれば、悪い印象をもたれることはないでしょう。

代表的な理由として使われるのは「一身上の都合」と「他社内定の都合」です。具体的にどのようなケースが該当するのか紹介します。

一身上の都合

「一身上の都合」は、主に自分自身に関する都合を指します。病気・ケガなど個人の都合だけではなく、家族の病気・介護も含まれます。

幅広く事情をカバーできる表現のため、読み手に不快感を与えずに選考辞退の理由を伝えられます。

他社内定の都合

「他社内定の都合」は選考前に他社から内定を頂いたときに使います。メールを送信後、電話で理由を聞かれた場合でも正直に伝えて大丈夫です。

多くの企業は求職者が複数の企業へ応募していることを想定した上で選考を進めています。

そのため、他社を選んだ理由をメールに詳しく書く必要はありません。

選考辞退のメール本文のはじまりには、ここまで選考いただいたことに対する感謝の気持ちを伝えます。

多くの応募者の中から、自社に適した人材を選考するには多くの時間と労力を費やします。

選考辞退のメールにより、これまでの企業の思いや労力が水の泡となるため、企業に対して謝罪の言葉も入れるのは社会人としてのマナーです。

文字だけでやり取りする場合、具体的な言葉で気持ちを示さなければ読み手に伝わりません。感謝や謝罪の言葉を入れることで、真摯な姿勢が伝わります。

選考辞退メールは、ビジネスメールの型に沿って書くことでスムーズに作成できます。基本的なビジネスメールの型は以下のとおりです。

この型を守って作成すれば、読み手にもわかりやすく内容が伝わります。

選考辞退メールの作成後は、誤字脱字が無いように何回か読み返してから送信します。文章を目で追うだけではなく、声に出して読んでみるのもおすすめです。

文章中の表現などが気になる方は、メーラーで直接作成するのではなく、字脱字をチェックできる校正機能が備わっているエディタ（Wordなど）で作成しましょう。

選考日まで1週間以上あるなら、作成した文章をプリントアウトする方法もおすすめです。画面ではなく、紙で見ることで視点が変わり、誤字脱字を見つけやすくなります。

選考辞退の理由が「一身上の都合」の場合の例文を紹介します。

選考辞退の理由が「他社内定」の場合の例文を紹介します。

選考辞退メールを送ったにも関わらず返信が無い場合、採用担当者がメールに気がついていないか、迷惑メールフォルダにメールが入っているなどの可能性が考えられます。

そのような場合、まずは自身が間違いなく送信したか確認し、送信してある場合は採用担当者に「届いているかの確認メール」を送るか、直接電話を入れて確認しましょう。

「返信をして下さい」というような催促目的ではなく「メールがきちんと届いているか」を確認する、という目的で行いましょう。

また、どちらも営業時間内に行うのがマナーです。

選考辞退メールの返信メールに対しては、さらに返信しなくても問題はありません。

ただし「辞退の理由をくわしく聞かせてほしい」というような、会話が途切れていないような場合は返信が必要です。

もし、これまでの選考にあたり複数回の試験が実施されて、お世話になったと感じているなら、最後に感謝の気持ちをこめた返信を送ってもよいでしょう。

その場合も選考辞退メールを送るときと同じように、ビジネスメールの型と送信時間には注意してください。

バイトの選考であっても、選考辞退の連絡はマナーとして必要です。

社員募集と同じように、採用側は選考にあたり採用人数を決めていたり、さまざまなコストをかけています。辞退するなら早めに連絡を入れるほうが良いでしょう。

面接日までゆとりがあり、かつ履歴書などのやりとりをメールで行っているなら、メールで連絡を入れても大丈夫です。面接日当日なら電話で連絡を入れましょう。

辞退の理由を聞かれた場合「一身上の都合です」や「他社の採用が決まりました」と伝えて問題ありません。