もし内定を辞退する意思が最初から固まっているのなら、もらってから2～3日以内に連絡するようにしましょう。
もらってから検討するとしても、1週間以内に連絡するのが最低限のマナーです。

それ以上の期間が必要ならば必ず企業へ連絡をして、返答期限を延長してもらうようお願いしておきます。
この延長も1週間～10日間が一般的とされていますので、その間で早い段階で返答するようにしましょう。

内定承諾してしまったら辞退することはできないと考えてしまいますが、実は辞退することは可能です。
ただしこれは「職業選択の自由」という憲法上で認められているからできるという話であって、企業に迷惑はかけてしまいますし何よりマナー違反です。

内定をもらったら内定承諾書にサインや捺印をして返送しますが、その後に辞退を申し出ることは問題ありません。
ですが、法律上は申し出から2週間後に解約が成立することになるので、この間に内定式などを迎えてしまうと辞退者の分の備品や有料研修の費用を損害賠償として請求されてしまうリスクが発生します。
辞退することは悪いことではありませんが、早い段階での連絡を心がけましょう。

まず伝える方法は必ず「電話で直接」行います。
選んでもらったうえで内定を辞退するわけですから、相応の誠意を見せなければ失礼です。何より今後仕事をしていくうえで、その会社と関わることになる可能性もあります。円満に終わっていなければ、後々大変な思いをするのは自分です。

電話連絡した際に担当者が不在だった場合など、どうしても連絡に時間が掛かりそうな時はメールで伝えますが、後日、必ず電話連絡もしましょう。

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判断は慎重に行うべきですが、辞退すると決めたら企業への連絡はできる限り早くします。
法律上の問題もありますが、連絡が遅れるとそれだけ企業には迷惑がかかることを忘れないようにしましょう。

辞退するということは採用の枠に空白ができ、企業は新たに別の人材を見つけなければなりません。遅くなればなるほどコストもかかってしまいます。
自分と企業、双方にとって早く連絡することは大切です。

連絡する際に気をつけなければならないのがタイミングです。
必ず会社の営業時間内にかけるようにしますが、この時繁忙時間帯は避けるようにしてください。

何度もかけ直すのは避けたいですし、すぐに担当者に繋がる方がいいですよね。
会社によって繁忙時間帯の違いはあるかもしれませんが、始業直後や終業直前、昼食時間は避けるべきです。
担当者につながった際も、対応できるかどうか確認してから用件を伝えましょう。

電話する際の場所についても注意が必要です。
電波が悪いと繋がった電話が切れてしまったり、用件が途切れて伝わりにくくなるなど迷惑がかかります。

また人が多い場所や雑音が多い所も気をつけます。電車が通るような線路沿い、駅構内などは絶対に避けるべきです。
相手に誠意を見せるということは細かい配慮をすることでもあります。失礼のないように周りには気配りをしていきましょう。

まず電話が繋がったら担当者へつないでもらいます。
つながったら再度名乗るようにしたうえで用件へ移りましょう。

流れとしては結論から入ります。
会社は常に動いているもので、その時間をいただいて対応してもらっています。余計な前置きなどして時間を取らないようにしましょう。
結論から入り理由を述べる場合はその後で伝え、最後に必ず感謝の意を伝えるようにしてください。

最も重要なことは絶対に嘘をつかないことです。
ただでさえ内定辞退は言いづらく、電話ともなれば緊張も伴いますが、もし担当者から辞退理由などきかれたら正直に答えましょう。
ただし、理由は絶対に言わなければならないわけでもないので、事前にどうするか決めておくとスムーズにやり取りできます。

人は緊張するとどうしても声が小さくなったり早く喋ってしまいますので、ハキハキと丁寧に話すように心掛けましょう。
例文はありますが、読み上げるだけでは誠意は伝わりません。
また電話を切る際にはこちらからではなく、相手が切ったことを確認してから切るのがマナーです。

連絡手段としては電話ですがどうしても連絡が付かなかったり、時間がかかってしまうような状況であればメールにて連絡しましょう。

件名は、用件がすぐにわかる表記にします。
基本は電話での内容と同じですが、加えるものとして「メールでの連絡になったことのお詫び」の記載は忘れないようしましょう。
辞退理由については入れなくても問題はありませんが、一方的な連絡手段になるので入れておくのが無難です。

後日改めて電話にて連絡するのがベストです。

企業へ内定辞退を伝えた際に、直接会って話し合いたいというような呼び出しがあるケースもあります。
会社として有能な人材を引き止めたいということでもあるので、呼び出しそのものは丁寧に断れば問題ありません。断ったからといって法的に罰せられるようなこともありません。

改めてお詫びをしたい気持ちがあったり、直接話しても良いと感じるなら応じてみてもいいかもしれませんね。

辞退する理由は伝えなくても問題はありませんが、やはり企業側としては理由を把握しておきたいということで、詳しく聞かれる場合もあるでしょう。
絶対に嘘をついてはいけませんが、他社からの内定が決まったなど、ぼかして伝えてもいいです。
また答えにくい場合は「大変申し訳ありませんが、お答えできません」としてお断りしましょう。
相手のことを悪く言わなければ、正直に伝えても失礼にはなりません。

転職や中途採用でもさまざまな企業を受けるでしょうから、辞退する場面も出てくることでしょう。
例文などは新卒のケースで記載していますが、転職や中途採用の場合も新卒同様の考え方で問題ありません。
法律上は入社日の2週間前まで辞退可能です。
しかし企業側の内定者を迎え入れる準備は日々進みますしコストがかかります。
辞退する場合はなるべく早く連絡することを心がけましょう。