内定保留が必要となる理由は、主に以下の場合です。

それぞれ、詳しい解説を見ていきましょう。

期限までの回答ができない

就活の状況によって期限までの回答ができない、というのは内定保留をしても良い理由になります。
前述の通り、応募者が複数の企業の選考を受けていることは企業側も理解しているため

「就活が終わっていない」
「他の企業にも内定を貰っていて決めかねている」

などの理由を正直に伝えても基本的に問題はありません。
ただし、入社の意欲がないと思われてしまうリスクもありますので、伝え方には注意しましょう。

回答期限が知らされていない

内定通知のメールや書面に回答期限日の記載がない場合も、すぐに回答できないのであれば内定保留の連絡が必要です。
内定保留のお願いをするべきかどうかの目安は、通知を貰ってから1日以内に回答ができるか否かです。回答に2日以上かかるようであれば、内定保留のお願いをするべきでしょう。

企業ごとに期限に違いはありますが、基本的には2,3日～1週間程度の保留期間が設けられています。他の企業の選考を待っている、などの理由で提示されている期限を過ぎて保留したい場合には、再度交渉が必要です。

ただし、企業側にも「内定を断られたら他の人材を探さなくてはいけない」などの事情があるので、それを念頭に置いたうえで、自分の都合だけで長々と引き延ばさないよう注意しましょう。

応募者側にも事情があることは企業側も承知してはいますが、それでも心情として印象が悪くなってしまうことはあります。
入社意欲が低いのではないか、他にもっと入りたい企業があるのではないか、という疑念を生むのはおかしいことではありません。

もし面接などで「第一志望です」と回答していた場合、発言と行動に齟齬があると思われてしまい信用度が落ちてしまいます。

オワハラとは「就活終われハラスメント」の略称で、内定を出した企業が「内定を承諾して就職活動を終えろ」と強要してくる行為のことです。
内定保留を受けた人材を逃すという損失を恐れて、応募者に対してこのオワハラをしてくる企業もあるようです。

このような圧力に押され、冷静な判断ができない状態で内定承諾をしてしまうと入社後に後悔する恐れがあります。
内定を承諾するか否かは最終的には応募者の自由意志ですので、しっかりと自分の判断で決めましょう。

内定を保留するということは、内定を辞退する可能性もあるということに他ならないため、企業によっては内定を取り消しにして志望度の高い他の応募者を採用する、という場合もあります。

特に長期の内定保留は企業側としても受けられない可能性が高いため、どれだけの期間待ってもらえるのかはきちんと確認しましょう。
また、内定取り消しを恐れるあまり慌てて内定を承諾し、入社後に後悔するようなことも避けましょう。

回答期限内に返事ができそうにないと分かったら、速やかに連絡しましょう。
連絡がない状態が続くことは企業側に不安感・不信感を与えてしまい、採用するかどうかの判断にも悪影響を及ぼしてしまいます。
入社意欲が低いと判断される、というデメリットを回避するためにも、誠実な対応を心がけましょう。

内定保留の連絡をする際には「○○まで待っていただくことは可能でしょうか」と、相談の形でお願いしましょう。
内定保留は就職活動をするうえで仕方ないことではありますが、相手に手間や不安を与えることでもあります。
内定保留期限があることを当たり前のこととは思わず、保留できる期間を設けてもらっていることに感謝の気持ちを持ちましょう。

原則としては、企業側が指定している期限を確認し守るようにしましょう。
難しい場合は、いつまでに返事ができるのかを明確に伝えましょう。その際には曖昧な理由で期限を設けるのではなく、他の企業の合否がわかる時期などを考慮したうえではっきりとした日にちを伝えて下さい。

いずれにせよ、入社して一緒に働く可能性のある相手なので、誠実な姿勢と入社意欲を示すことを忘れないようにしましょう。

内定保留メールの例文は、以下の通りです。

例文のポイントについて、詳しく解説していきます。

1.件名

件名は「要件は何か」「誰が送ったものか」を一目で確認できるものにしましょう。
採用担当の方は他にいくつものメールを受け取っているので、この2点は件名だけで確認できるようにするのがマナーです。
当然のことながら、誤字脱字がないかもきちんと確認しましょう。

2.本文

内定を保留したいという用件や返信期限など、伝えるべき点をきちんと明記しましょう。
内定のお礼・保留することへのお詫び・保留をお願いする理由、といった点もきちんと伝えましょう。
保留自体は悪いことではないとはいえ、どうしても企業側に負担をかけてしまうことなので、誠意のはっきりと伝わる文面にすることが大切です。

3.署名

担当者の方にわかりやすいよう、学校名や社名、住所氏名など必要な情報をきちんと記載しましょう。
件名や本文冒頭などに氏名を書いているので署名はいらないのでは、と思う方もいるかもしれませんが、署名は「私がこのメールを書きました」と示すサイン、あるいは名刺のようなものなので、マナーとしてしっかりと使用しましょう。

まず、内定を保留していただいたことへのお礼を忘れないようにしましょう。
加えて、内定への感謝と仕事への意気込みを盛り込み、企業側に好印象を与えるようにしましょう。

以下は、例文です。

承諾する場合と同様に、保留していただいたことへのお礼はきちんと述べましょう。
そして、簡潔な辞退理由とお詫びの言葉も記載しましょう。
別の企業に就職した後も関わる機会はあるかもしれないので、最後まで丁寧な対応を心がけてください。

前述の通り、他にも選考を受けているというのは就職活動においてはよくあることであり、担当者の方も理解しているはずです。そのため、他者の選考を内定保留の理由にすることは問題ではありません。
むしろ、理由を言わずに保留をお願いする方が担当者の方にとっては判断に困る原因となってしまいますので、正直に述べた方がマナーとしてもよいでしょう。

ただし、他の企業が第一志望であっても、それを率直に伝えるのは失礼にあたりますので、「他の企業の選考結果も待ったうえで、よく考えて正式な返事をしたい」といった伝え方にしましょう。

早期内定も保留することはできます。
むしろ、早期内定は就職までの期間に余裕があり、もっと色んな企業を見たいと考えている就活生が多いことは採用側も理解しているため、通常の内定よりも保留のハードルが低いです。

当然のことながら企業の事情によって変わるところではありますが、三年生のうちにもらった内定について「就職活動が本格的に終了する時期である、四年生の6月まで待っていただきたい」と、長期間の保留をすることも可能です。

内定を辞退されることは企業にとっては損失であるため、どれだけ丁寧に連絡をしても保留を断られることはあります。
その結果、すぐ決断を迫られる形になってしまうので、こういう状況になる場合を想定して「承諾するのか」「断るのか」という答えは予め用意しておくとよいでしょう。

すぐには答えを出せないという場合、もう一度誠意を持って伝えてみるという手もあります。
保留を希望する理由が明確ではないのか、入社意欲が伝わっておらず不安を抱かせているのか、などといった点について、自分の考えを整理しなおしましょう。

一旦承諾してから辞退するという手段もありますが、入社準備を進める企業側に損害を与えてしまう行為なのでおすすめしません。