企業側のメリットとしては、まず、メールで内定辞退の連絡をうける場合、採用担当者の時間が奪われないという点です。電話や面会しての辞退を受けるのにかかる時間を他の採用業務に充てられます。

また、メールの文章がそのまま記録として残るため、誰からの連絡がいつ来たのかフィードバックがしやすい点も利点です。メールは転送すればそのまま情報を共有できるので、社内の連絡の際も手間が省けます。

求職者側のメリットは、落ち着いて伝えたい内容を整理できる点です。
電話や面会しての内定辞退の際は、相手に対しての緊張や申し訳なさなどから、言うべきことを全て伝えられない場合などもありますが、メールならばそのようなことはありません。
また、メールは記録が残るので求職者にとっても便利です。
同時に幾つかの企業に対して就職活動をおこなう場合が多いので、どの企業に連絡したのか履歴を残しておけます。

内定辞退の連絡は、できるだけ早くすることが重要です。多くの企業は、採用予定の人数を決めて募集を行なっています。内定を出した時点で採用活動をストップしている可能性も高いです。

より早く連絡することで、企業側の負担を少なくできます。あなたが辞退した採用予定の枠の分、他の応募者の選考を進めたり、新たに求人活動を行う必要があります。あなた個人の入社のための準備を進めている場合もあります。辞退の意志が決まったら早急に連絡しましょう。

内定の辞退は気まずい事ですが、連絡をしないのは絶対にやめましょう。最も迷惑が掛かり、失礼です。

内定辞退をする際、理由は必ずしも添える必要はありません。
しかし、採用側は理由がわかると今後の参考になるため知りたいと考えます。
辞退理由を分かりやすく簡潔に述べメールに記載しましょう。

「他社の内定を承諾する」「現職に留まる事にした」など、短くて十分です。
辞退の理由によっては、採用側から改善するので再考できないか、などの話し合いを持ちかけられる場合もありますので、辞退理由は伝えておくとスムーズでしょう。

もし、伝えると失礼にあたる場合や家庭の事情で立ち入った内容の場合は「一身上の都合で」と記載することもできます。

メールの件名（タイトル）は、見ただけではっきりと内定辞退の旨がわかるようにしましょう。自分の名前も入れ、誰のどのようなメールなのかを明記しましょう。

例えば件名は「内定辞退のご連絡／氏名」などと記載するのが良いです。
ビジネスマンは日々多くのメールをやりとりしています。メールを見落とされないようにわかりやすくする必要があります。そうすることで、採用担当者の手間も減ります。

電話をした後にメールをするのが、一番良い方法です。
採用活動は企業にとって重要なことですし、面接や採用の手間をかけて下さった採用担当にお詫びとお礼を直接お伝えできるのであれば、その方がより丁寧で良いでしょう。

メールの見落としや不着といった、万一の場合のリスクを回避することもできます。
先ほども述べたように、メールにより記録が残せるので、求職者にも企業にもお互いにとってメリットがあります。

電話の場合はもちろん企業の営業時間内に行うとは思うのですが、メールの送信も営業時間に行うのが原則です。
メールは時間を問わないと考えがちですが、ビジネスマナーとして営業時間内の方が良いでしょう。

様々な都合で、営業時間外に送る場合は、メールの文面に一言添えましょう。
営業時間後の夜に送る場合は「夜分遅くに失礼します」、営業時間前に送る場合は「早朝から失礼します」などと記載します。

メール作成の際は文章の構成に気をつけましょう。
基本的な本文の構成は決まっていて「宛名・お礼・辞退すること・辞退の理由・お詫び・メールでの連絡になったお詫び・感謝の言葉・締めの挨拶・署名」とします。

基本の構成に従うことで、様式的なマナーを守ることができます。また、わかり易い構成となるため、無数のメールをやりとりしている採用担当者の負担を減らすことができます。

この例文は、労働条件が合わなかった場合ですが、理由の箇所は自身が辞退する際の理由に書き換えて下さい。
電話であらかじめ内定辞退の旨や理由をお伝えしている場合は、あらためて理由を書かなくても良いです。
また、電話をして出なかった場合は「先ほどお電話させて頂きましたが、多忙のようでしたのでメールにて失礼致します」などの言葉を添えましょう。

基本的には、承諾したという内容のみの返信であれば、返信不要です。
内定辞退が完了し、その企業への就職活動は終わりです。これ以上採用担当者の手を煩わす必要もないので、返信を送って手間を増やさない方がいいでしょう。

承諾したという内容以外があり、こちらからも返信をする必要がある場合もあります。
どのような場合か、またどのようにしたらいいかを解説します。

辞退理由を確認されている

辞退理由を問われている場合には、伝えられない内容でなければ伝えましょう。
企業側が、今後の採用のために、辞退の理由を詳しく知りたいという場合もあります。
また、辞退の理由によっては、企業側が労働条件などについての改善または譲歩をするので、内定の辞退を再考できないか相談を持ちかけられる場合もあります。

内定を下さった企業なので、誠実に対応しましょう。理由をしっかりと伝え納得してもらうのが大切です。

再検討を打診されている

辞退理由を問われるのと同時に持ちかけられることも多いのですが、辞退することを再検討できないか打診される場合もあります。この場合も返信が必要です。
もし自分の意思が固まっていれば、辞退する気持ちが変わらないことをお伝えしましょう。

企業側が、条件を改善または変更したり、自社の良い点を伝えるなどの話し合いを持ちかけることもあります。それにとって自分が入社したいと思うようになった場合は、考えなおしても良いでしょう。気持ちが変わらなければ、感謝を伝えてお断りしましょう。

企業に内定辞退の旨をメールしたにも関わらず返信がこない場合は、メールまたは電話で確認が必要です。メールの不着や見落とし等によって、伝わっていない可能性があります。

メールを送信して数日経っても返信がない場合には、こちらから確認の連絡をしましょう。
返信があって初めて、内定辞退が承諾された事になります。

内定を承諾し入社の意思を伝えた後に辞退することは可能です。内定承諾書や入社契約書を記入していたとしても、法的拘束力はありません。内定を承諾することで、企業と求職者の間では労働契約が結ばれます。

しかし、これはいつでも解除できるため、承諾後も辞退は可能です。
法的には、契約の解除に2週間かかるため、入社の2週間前までは辞退可能と言えます。
とはいえ、辞退する場合はできるだけ早く連絡しましょう。入社予定の人に対して、企業は様々なコストをかけているのです。

上記とは逆に、内定辞退の連絡をした後「やっぱり行きたい」と辞退を撤回するのは原則としては難しいです。
企業は、あなたが辞退した採用予定枠の分の採用活動に動き出している事が多いでしょうし、一度辞退した求職者は仕事への意欲がないだろうと判断されてしまうのです。

どうしても撤回したい場合には、辞退した理由と辞退を撤回したい理由をきちんと伝え、心からの謝罪をしましょう。その際には、企業にはできるだけ早く、電話で確実に連絡する必要があります。

内定辞退の意思を伝えた後、相談をしたい、話し合いたい等と企業から呼び出しを受けた場合についてです。
内定辞退の意思が固まっているのならば、呼び出しに応じる必要はありません。

「謝罪に来い」などと言われた場合も同様です。内定をもらったからと言って雇用契約を結んだわけではなく、命令に従う義務はありません。謝罪の気持ちを添え、はっきり断りましょう。
こちらも話し合いたいと思う場合には応じても良いでしょう。