選考過程ではメールだけでやり取りをしていることも多いですが、選考辞退についてはメールでなく電話で誠意を表すのが基本です。

理由としては、相手がいつ読むか、いつ返答をするかがわからないメールより、電話の方が、直接相手に用件を一回で伝えられるためです。

特に、役員面接などの最終面接であれば、社長や役員、採用部門の責任者といった管理職のスケジュールを調整して行われることも多いため、当日キャンセルや無断欠席は大変失礼にあたります。

同様に、内定辞退の場合も、早めに先方へ電話で連絡をすることが望ましいでしょう。
内定辞退の電話連絡について知りたい方は「内定辞退電話の例文やマナーを紹介！内定承諾後でも辞退できる？メールでもいい？」の記事も併せてご覧ください。

また、メールでなく電話での連絡が必要なケースについては、後ほど詳しく解説します。

就活や転職で選考辞退をする際は、状況に適した連絡方法やタイミングで、採用担当者へ感謝の気持ちを添えて、辞退の意思を確実に伝えることが大切です。

次回の選考まで時間的に余裕がある場合や、会社側の都合を考慮して、メールでも問題がない状況であれば、選考辞退はメールで伝えても良いでしょう。

ただし、メールを開くタイミングは完全に相手次第なため、連絡の行き違いが生じる可能性も。
メールで連絡をする場合でも、辞退のメールを送付した後、電話で改めて連絡すると丁寧です。

面接日の直前や、最終面接では、面接の準備で採用担当者がメールチェックをしている余裕がないことも多いため、必ず電話連絡をするように心がけましょう。

選考直前での辞退の連絡は必ず電話にしましょう。

例えば前日の定時以降の時間にメールを送信していても、担当者にそのメールを読んでもらえるのは、早くても翌日の始業時間以降のタイミングになります。

もちろん当日の早朝になってメールで辞退を伝えるのも論外ですが、メールで選考辞退を伝えるには、ゆとりをもって2日以上前には送信、2日前を過ぎていたら必ず電話で連絡しましょう。

最終面接の辞退については必ず電話で連絡しましょう。

特に最終面接では、多くの役員や担当者のスケジュール調整を行っています。そのため、企業側としても、辞退の連絡は早いほうが対応しやすくなります。

辞退することが決まったら、できる限り早く先方に伝えるようにしましょう。

最低でも、前日の就業時間内には電話連絡するのが社会人としてのマナーです。

内定辞退の場合は、原則として、入社する2週間前までに電話で連絡しましょう。

理由としては、労働基準法の労働契約において、内定辞退の申し入れが認められるのは入社の2週間前が原則と定められているためです。

このように、内定承諾後であっても辞退は可能ですが、法律的に問題がないと言っても、企業への連絡と謝罪は必要です。

そのため、メールではなく必ず電話で謝罪と辞退を伝えて、誠意を示すことが大切です。

辞退メールを送ったのに、相手から連絡がない場合も必ず電話で連絡をしましょう。

最初のメールから2日程度待って何も連絡が無ければ、再度こちらから催促にならないよう文面に気をつけて確認メールを送ります。
それでも返信がなければ、電話応対の方がスムーズです。

突然の電話で失礼に思われないよう、いつ選考辞退のメールを送ったか伝えた上で、選考へのお礼と辞退の意思を伝えましょう。

選考を無断で辞退するのはご法度です。

特に、新卒で就職活動をしている場合は、学校そのものの評価や後輩の就職活動にまで影響が出てしまう恐れがあるため、面接の無断キャンセルは絶対にやめましょう。

他の会社に就職するからもうその企業とは何も関係がないと思っていても、将来、選考を辞退した企業と取引や関わりがある可能性はゼロではありません。

選考辞退の連絡を行う際には、誠意ある対応を心がけましょう。

企業側は、求人募集や採用選考にこちらが想像する以上に多くの手間や時間、お金をかけています。

そのため、辞退をするなら先方の都合も考慮して、少しでも早く担当者へ連絡することが大切です。

一次選考でも、最終選考でも、適切な方法で辞退することは問題ありませんが、選考が進んでいる分だけ企業による手間と労力がかかっています。

選考回数を重ねた分、より丁寧に、早めの対応を心がけることが、先方の企業に対する礼儀であるとも言えるでしょう。

採用担当者は、当然、採用選考以外の業務も行っています。そのため、いろいろな業務対応に追われて慌ただしいことが多い始業時間直後や終業時間直前、不在の可能性の高いお昼休みの時間帯に電話することは避けましょう。

ネガティブな印象を与えかねない辞退の連絡を、わざわざ間の悪い時間に電話してもメリットはありません。

担当者に指定されている時間があればその時間に、特別な指定がなければ相手先企業の営業時間内で繁忙時間も避けると良いでしょう。

企業へ電話する際は、周囲の環境に気をつける必要があります。

外出先で携帯電話から電話をする場合は、相手の話が聞こえない、こちらの言いたいことが伝えられないような環境は避けましょう。

交通量の激しい場所や大音量で音楽が流れているお店が近くにない、落ち着いた場所が良いでしょう。

自宅の電話を使うのであれば、テレビの音などが聞こえないかにも注意しましょう。

選考の辞退という用件を伝えようとすると、申し訳ないという気持ちから、お詫びの言葉だけで終わりがちですが、これまでの選考に対する感謝の気持ちを伝えることも大切です。

感謝の気持ちを伝えることで、採用担当者にも真摯で誠実な印象が与えられるでしょう。
選考は辞退すれば終了ですが、仕事のやり取りで相手企業とは何らかの形で関わる可能性もあります。

そのため、辞退ではできる限り誠実に対応し、少しでも良い印象で選考を終えることを心がけましょう。

ビジネスの電話は、話を早く切り上げようとしている、といった印象や誤解を与えないために、自分から先に電話を切らないのがマナーです。

基本的に選考辞退であればこちらから電話をかけているため、相手が切るのを待つことになります。

電話でのやり取りが終わったら、最後に「失礼いたします」といった後、最低でも2～3秒は空けて、相手が切るのを待ちます。

相手が切ったのを確認してから受話器を静かに置くか、携帯電話の切断ボタンを押すと良いでしょう。

選考を辞退する具体的な理由については、詳細を伝える必要はありません。
基本的には「一身上の都合により」や「諸般の事情により」といった形式的な返答で良いでしょう。

無理に理由を誤魔化したり嘘をついたりしてしまうと、後から困ることにもなりかねません。

また、辞退理由として多い「他社から内定が貰えた」という場合は、正直に答えて問題ありません。

就職活動を終了する、という正当な理由になるため、丁寧に誠意ある対応をすれば失礼だと受け取られることはないでしょう。

今後の採用活動の参考にするために、具体的な辞退理由を尋ねる採用担当者もいます。

尋ねられてすぐにこちらから詳しい理由を言う必要はありませんが、相手が納得する理由をきちんと用意しておくことが大切です。

辞退理由の例としては「他社から内定を貰った」「選考が進む中で自分の実力不足を感じた」のほか、「家庭の事情で就職活動を中断することになった」や「現在の勤務先を退職できない状況になった」などが挙げられます。

理由を伝える際は簡潔に、あくまで企業側には非がなく、こちらの状況の変化による結果であるというニュアンスを含ませることがポイントです。

選考辞退の電話をかけた時、担当者が不在だった場合は、こちらからかけ直すのが基本です。

忙しい相手に折り返しをお願いするのも失礼ですが、いつになるかわからない相手からの折り返し電話を待つより、こちらからかけ直した方が、自分が落ち着いたタイミングで連絡出来ます。

かけ直す場合は、電話に出た方に、担当者が何時に戻るのか確認しておきましょう。
選考直前であれば、辞退についての伝言をお願いして、別途、辞退のメールを担当者へ送りましょう。

選考辞退については、日時に余裕があればメールでも問題ありません。
ここで、選考辞退のメールについての具体的な例を紹介します。

メールで連絡する方法について詳しく知りたい方は「選考辞退のメールを送る時のマナーやポイントを例文付きで紹介！」の記事も併せてご覧ください。

辞退メールを送った後に、もし企業から電話がかかってきたら、基本的には無視し続けるのではなく誠意ある対応が必要です。

電話がかかってきたときに出られなかった場合は、相手企業の営業時間内に折り返し電話をしましょう。
折り返し電話をする際には下記を参考にしてください。

というように伝えるといいでしょう。

頭の中で話す言葉をイメージしておけば、落ち着いて話すことが出来るでしょう。
さらに説得のための訪問を要請された場合は、断っても構いません。