折り返しの電話をかける際は、静かな場所（静かな室内がベスト）を選びましょう。屋外では車などの騒音が邪魔をして、お互いの声が良く聞こえないことがあります。

また、室内でも他の人をはばかってハキハキと話せないような場所は避けましょう。先方の声がよく聞こえても、こちらの声がちゃんと聞こえないようでは相手に迷惑がかかります。

折り返しの電話をかける際に室内がベストである理由は、落ち着いてメモを取れる環境でもあるからです。

日程をはじめ、面接をする上での重要な連絡事項はメモが必須です。スケジュール帳と筆記用具は、折り返しの電話をかける前に必ず準備しておきましょう。

慌てて電話を掛け直しても、企業からの連絡事項をスムーズに記録できないと、電話先の担当者に「事前準備ができない人」と思われてしまうかもしれません。

また、メモを取る際は必ずその場で復唱をしながら取りましょう。記録ミスがなくなるだけでなく、聞いている相手にも良い印象を与えることができます。

折り返しの電話は当日中に折り返すのが原則です。

もちろん早めに折り返すに越したことはありません。しかし、折り返しの電話をする際にはタイミングも考慮しましょう。

始業直後や終業直前は先方にとって忙しい時間帯ですし、お昼の時間は当然休憩中であることが多く不適切な時間帯となります。

以上の時間を外して考えると、午前中であれば11時前後、午後ならば3時前後などがおススメの時間になります。

電話での会話はお互いの表情が見えない分、自分がそう感じていなくても相手に暗い印象を与えてしまうことがあります。

意図的に声をワントーン高くしてみましょう。

そして、電話の最中はつい緊張して早口になりがちです。相手からすると聞き取りづらいだけでなく、落ち着きのない印象を与えてしまいます。

ですから、普段の会話以上に落ち着いてゆっくり話すようにしましょう。

電話口の相手が見えない状況でも、姿勢を正して笑顔で話すことを意識すれば、自然とこの3点を押さえることができます。

正しい敬語、丁寧な言葉遣いができれば、それだけで先方に良い印象を与えることができるので、是非以下の敬語は覚えておいて下さい。

気を付けるべき敬語

これらの敬語は、社会人になっても間違って使っている人は少なくありません。ですから、正しく使えるだけでも評価に繋がる場合があります。

折り返し電話の第一声になります。ここで第一印象が決まると言っても過言ではありません。

「もしもし」は使わないようにしましょう。そして自分が何者なのかを必ず名乗ることが大切です。

採用担当者に代わりましたら、もう一度挨拶をします。先ほどと多少文言が重複しても構いません。

先ほどの電話に出られなかったことを一言侘び、今の都合を尋ねましょう。

先ほどの要件の確認を担当者と行います。必ず筆記用具とメモ帳を準備し、重要事項を細かくメモしましょう。

電話口ですと、様々な要因で相手の言っていることが聞き取れないということが充分に考えられます。

その時は素直に、もう一度言ってもらうよう頼みましょう。

その際は、聞き取れなかった原因が相手にあるような言葉を使わないよう気を付ける必要があります。

こちらの電波が悪いなどということにすれば角が立ちません。

聞き取れなかったことをそのままにしてしまうと、面接当日のトラブルのもとになります。

先方から聞いたことは必ず復唱するようにしましょう。そうすることで食い違いを防ぐことができます。

ただし、その際には相手の言葉を途中で切らないように、最後まで聞いてから復唱した方が親切です。

最後は丁寧にお礼を伝えましょう。最後の受け答えも先方の印象によく残ります。

そして社会人のマナーとして、電話をかけた方から電話を切るようなことが無いように気をつけましょう。

先方が電話を切るまで待ち、切れたことを確認して自分も切ります。

採用担当者の名前が分からない場合は「採用を担当されている方」「採用担当者様」という言い方ができます。

もちろん、名前が分かるのに越したことはありません。留守番電話が入っていれば確認してみましょう。

また、募集要項などにも採用担当者の名前が載っている場合があります。

こちらが電話に出られなかった場合、先方から留守番電話が残っていることがあります。

担当者の名前、営業時間、電話の繋がる時間帯などを伝言に残してくれている場合がありますので、常に留守番電話のメッセージは確認するクセをつけましょう。

「またかけなおします」と入れてくれている企業もいますが、向こうからの電話を待またずに自分からかけ直しましょう。

こちらから折り返しの電話をかけた方が良い印象を与えます。

折り返しの電話をしたものの、相手が忙しかったり、営業時間に間に合わずに留守番電話に繋がるケースもあります。

そのような場合は必ずメッセージを残しましょう。

こちらから連絡をしたという行為を相手に伝えることが重要です。伝言を残していないと、こちらか連絡をしなかったと思われ、信頼を損ねることになります。

メッセージの最後には、こちらから再び連絡する旨を残しましょう。