「担当者様」という表現には「ご担当者様」「御担当者様」といった細かい表記の違いもありますが、この点については細かく気にする必要はありません。どの表現でも構いません。

ただし「ご担当様」と「者」抜きで表記するよりは「ご担当者様」と「者」入りの表記の方がより丁寧な印象になります。

前述の通り「採用担当者様」という表現は、採用担当者が一人でなおかつ相手の名前が分からない場合に使います。

一方「御中」という表現は、採用担当者が複数いる場合に使います。

次の様に、会社名＋部署名やチーム名など（＋御中）という組み合わせで使いましょう。

相手が複数人の場合、名前がわかっていても御中を使うようにしましょう。

全員の名前を書いてしまうと「役職の順番に書かなければ失礼になってしまう」といった、更なるマナーが求められるためです。

また「採用担当者様」と「御中」の使い分けで気を付けなければいけないのは、口頭で使用するかどうか、という点です。

「採用担当者様」という表現は、直接の会話や電話でも使いますが「御中」という表現は手紙やメールなどの書き言葉でのみ使用します。

また「人事部御中 採用担当者様」といった表現は、二重敬語になってしまうのでやめましょう。

封筒を使う際には、まず住所を右側に書いてください。

そして中央に「会社名＋部署名＋採用ご担当者様」または「会社名＋部署名（＋御中）」と、住所よりも大きめの文字で書きましょう。

また、会社名は「(株)○○」といった略称ではなく「株式会社○○」と、正式名称で書くようにしてください。

メールで連絡する際は、まず冒頭に「会社名＋部署名＋採用ご担当者様」または「会社名＋部署名（＋御中）」といった宛名を書きましょう。

「担当者様」の代わりに「担当者各位」と記載することもできますが「様」と「各位」を同時に使うと二重敬語になってしまうので気を付けてください。

郵便と同様「(株)○○」といった略称ではなく「株式会社○○」と正式名称で書くよう注意してください。

また、一行に収めると長くなり過ぎる場合は、適宜改行するとバランスがとれて見栄えがよくなります。

電話で連絡する場合も、担当者の名前がわからない場合は「担当者様」という表現を使うことができます。

「人事部の採用担当者様はお手すきでしょうか？」という風に、電話の相手に取り次いでもらう際に使用しましょう。

当然のことですが、名前や部署名を間違えることは大変失礼です。

宛先の間違いで誤送や返送をされてしまうと、提出期限に間に合わない可能性もあります。

メールや郵便を提出する前に、相手から送られてきた書類と照らし合わせるなどして、きちんと再確認しましょう。

（株）や（有）といった略称は使わないよう気をつけましょう。「株式会社○○」「有限会社○○」のように、正式名称で表記してください。

添え状とは、書類の中身（誰が・誰に・何を・何のために・どれだけ）について、相手に伝えるための文書です。

応募に必須のものではありませんが、相手への挨拶代わりという面もあるので、添付することが推奨されます。

添え状を作成する際は、履歴書と同じサイズで統一し、パソコンで作成しましょう。

そして「誰が誰に充てたものなのか」「この書類は何で、目的は何なのか」「何枚組なのか」を明確にしてください。

いちから作るのが難しいという方は、インターネットでテンプレートを探すのもおすすめです。

書類をそのまま封筒に入れると、汚れや水で破損する可能性があります。大事な履歴書はクリアファイルに挟んでから封筒に入れるようにしましょう。

履歴書に合わせて、折らずに入れられるサイズのものを選んでください。一般的にはA4サイズを選びます。

クリアファイルに入れたままでも担当者の方が確認できるよう、色は無色透明にしましょう。

封筒も撥水加工のものを選ぶと、より安全に届けられます。

履歴書を提出する際は、切手の過不足がないよう郵便局の窓口から出すようにしましょう。

切手が足りずに相手方に差額を払わせてしまうのは当然厳禁ですが、多く貼りすぎてもコストに関してだらしない印象を与えてしまう恐れがあります。

料金ちょうどの切手で送付するためには、ポストに投函するよりも郵便局の窓口から出す方が確実です。

メールを送る際は、営業時間内に送るよう注意しましょう。

好きな時間に確認できるのがメールのメリットではありますが、近年では自分のパソコンやスマホに転送している社員もいます。

そのため営業時間外にメールを送ってしまうと相手の迷惑になる可能性もあり、非常識な人間だと判断されてしまうリスクがあります。

メールの返信時にも「採用担当者様」という表現は使えます。

ただし、メールのやりとりをしている以上、相手が「採用担当の○○です」と名乗っている可能性は十分にあります。

このように、担当者の名前が分かっている状態で「採用担当者様」という表現を使うのは不適切なので注意しましょう。

役職名も敬称にあたるため「○○部長様」という風に役職と「様」を一緒に使ってはなりません。

「○○部長」もしくは「○○様」という表現が正解です。

相手の部署・氏名・役職の全てがわかっているのであれば「人事部部長　○○様」と表現すると良いでしょう。

氏名だけではなく、部署名もはっきりしない場合は無理に書く必要はありません。

という風に記載しましょう。

企業から送られてきた返信用封筒には「株式会社○○行」や「新卒採用係」といった宛先が書かれている場合があります。

その場合は「行」や「係」を二重線で消して「御中」や「様」を書き加えましょう。
「御中」「様」の位置は、縦書きであれば左側か真下、横書きであれば右側か真下です。

また、原則として企業へ送る書類には修正ペンは使いません。

あらかじめ書かれたものを修正する際は二重線でいいのですが、自分の書き損じは修正せず、なるべく新しい紙を用意するようにしましょう。