内定辞退の連絡は、最低でも入社予定日の2週間前までに連絡するのがマナーです。
企業は内定辞退者が出た場合、改めてスケジュール調整をして追加の人員募集などの手配をしなければいけません。

内定辞退の連絡が遅れてしまうと、その分、企業側の対応の時間を奪ってしまうため、できる限り早く連絡するようにしましょう。

内定辞退の連絡は、営業時間内にするのが基本です。
電話は、作業を中断してとらなければいけないため、かける時間帯には十分に注意しましょう。

9時～18時が営業時間の場合、午前中は10時半～11時30分、午後は14時～16時までの時間帯がおすすめです。

始業後すぐや、就業前の時間帯は、業務が立て込むため、避けるのがマナーです。
また、12時～13時の時間帯もお昼休憩に入るため、避けるようにしましょう。

電波の悪い場所や、周囲が騒がしい場所で通話をすると、お互いに会話が聞き取りにくく、行き違いが発生してしまうこともあります。

内定辞退の連絡は、非常に大切なものなので、必ず電波の良い、静かな場所からかけるようにしてください。

実際の「内定辞退」の連絡では、詳細を伝える必要はありません。

「一身上の都合により」「諸事情により」「検討の結果」などとし、基本的には会社側から聞かれない限りそれ以上答える必要はありません。

担当者が了承すれば、そのまま謝罪と感謝の意を伝え、挨拶をして電話を終了します。

詳しい理由を聞かれた場合には「希望する職種や業種で内定がもらえた」など、答えられる範囲で無理せず回答し、あくまで個人的な都合である旨を強調するといいでしょう。

とっさには、角が立たないポジティブな理由を思いつかないこともあるので、電話をかける際には、あらかじめ準備しておきましょう。

緊張して、伝えるべきことを言い逃してしまわないために、事前にメモを準備しておきましょう。
メモを見ながら電話をかける場合、いかにもメモを読んでいます、という話し方にならないように注意してください。メモには伝えたいことの要点だけを簡潔にまとめておくようにしましょう。

企業は、あなたを採用するために、多くの時間と労力を割いてくれています。
辞退することは、仕方がない事とはいえ、関わってくれた多くの人の労力や時間を無駄にしてしまうことには変わりありません。

電話の際には、内定をもらえたことへの感謝の気持ちと、辞退することへの謝罪の気持ちを伝えるようにしてください。

電話連絡する場合は、以下のようにやり取りを進めましょう。
実際に連絡をする前に、声に出して練習してみてください。

新卒採用の場合は、大学名も伝えましょう。

採用担当者が離席中の場合や、他の業務で手が離せない場合は、すぐに対応できないこともあります。
電話を受けてくれた人によっては、折り返しの連絡を提案してくれることもありますが、自分から再度連絡することを伝え、担当者の戻る時間を確認しておきましょう。
大切なことは（●●大学の）●●という応募者が電話をかけたという履歴を残すことです。

電話対応してくれた人の名前を聞いておき、後ほど再度連絡するという伝言を残しておきましょう。
ここでの注意点は、伝言の内容は「再度連絡をする」という旨だけにとどめることです。

以下に担当者不在の場合の例文を挙げておきます。

内定辞退の連絡は、社会人としてのマナーをしっかり守れば、怒られることはほとんどありません。
先方も、一定数の辞退者が出ることはあらかじめ想定しているので、そこまで深刻になる必要はありません。

ただし、連絡が遅くなってしまうと、先方の採用スケジュールに影響してしまうため、早めに連絡するようにしてください。

電話やメールできちんと内定辞退の意思を伝えてさえいれば、呼び出されることはほとんどありません。
呼び出されるケースとしては、企業側が「どうしても欲しい人材」と評価しているときでしょう。

内定者は、正式にその企業と契約を結んでいるわけではないので、呼び出しに必ず応じる必要はありません。
入社する意思が無いのであれば、毅然とした態度で、かつ丁寧に、辞退する意思が固いことを伝えましょう。

ごく稀なケースとして、採用担当者によっては、内定辞退を連絡すると、怒鳴ったり、「辞退者と同じ大学の学生は二度と採用しない」と言ったりするなど、非常識な対応をとることもあります。

しかし、連絡するタイミングに十分に配慮し、電話やメールで丁寧に謝意を伝えたのであれば、気にする必要はありません。
あまりに理不尽な対応をされた場合は、大学のキャリアセンターなどに相談し、対応してもらうのも一つの方法です。

電話連絡を何度しても担当者につながらない場合は、メールで連絡をしましょう。
その場合も「数回お電話いたしましたが、ご不在でしたのでメールにて失礼させていただきます」といった一文をつけて、事前に連絡を入れていたということを伝えておきましょう。

電話でもメールでも、早めに連絡することが大切です。

内定保留後でも辞退することは可能です。
内定を保留できる期間は、企業によって違いますが、2～7日程度が一般的です。
辞退の際の例文は以下の記事を参考にしてください。

内定保留メールの例文やマナーについて解説！いつまで保留できる？保留後に辞退する場合は？