辞退が決まった時点で直ぐに連絡をしますが、メールよりも早く直接伝えられる電話で連絡するようにしましょう。
企業側は、面接当日ですから応募者が来ることを前提に動いています。
特に担当面接官は、色々と事前準備に忙しいので、メールを確認する時間がないかもしれません。

電話をする際、担当者が分かるときは電話を取ってくれた方に名前を伝え、分からないときは事情を伝え、担当者につないでもらいましょう。

電話をかけたタイミングで、担当者が不在のこともあります。
その際は、電話を取ってくれた方に面接を辞退する旨を伝え、担当者にも伝えてもらうようにします。
電話は口頭でのやりとりなので、伝言がうまく伝わらないときのことも考え、電話が終わった後にメールで確認の連絡をしましょう。

メールではまず謝罪した上で、面接を辞退したいこと、電話をしたが不在だったことなどを文面に添えて送りましょう。
メールを送信したあとも、担当者に直接伝えられるように引き続き連絡をするのが、誠意ある対応です。

もし寝坊や遅刻という、もっとも言いにくい理由で辞退するときでも、気が付いた時点で直ぐに連絡をしましょう。
寝坊で面接の時間がとっくに過ぎていても連絡は絶対するようにしてください。

企業側は、連絡がなければ応募者の事情をまったく知るよしがないので、連絡がないことで「事故や急病ではないか」と心配している可能性があります。
そういった相手に対して、電話ですぐに連絡することは守るべき最低限のマナーです。

電話で連絡する際には、まずは企業側に迷惑をかけてしまったことに対する謝罪をし、そのあとに時間を取ってくれたことへの感謝を伝えましょう。

体調不良や事故、やむを得ない交通事情などで辞退せざるを得なくなった場合は、日程変更に応じてもらえることがあります。
その際は、まずは電話で謝罪をし、面接に行けなくなった理由を簡潔かつ誠実に説明し、日程を再調整してもらえるか聞いてみましょう。

もし調整できるようであれば、自分から調整可能な日程を伝えますが、これは電話でなくメールで行ったほうが良いでしょう。
企業側がゆとりをもって日程調整ができるように、候補日は3日くらい挙げるのが理想です。

担当者によっては、面接を辞退した理由を聞いてくることがあります。
その際「やっぱり自分のやりたいこととマッチしない…」「入社意欲がなくなった」など、理由が言いにくい場合があるかと思います。

このような場合、一次・二次面接については、理由を正直に答える必要はなく「一身上の都合で」という答えで大丈夫です。
ただし、最終面接については、ここに至るまでに多くの時間を割いてくれた企業側に対しての誠意として、正直に理由を伝えるほうがよいでしょう。

辞退の理由が「内定をもらった」という場合については、一次・二次・最終面接いずれの場合でも、その旨を正直に伝えるべきですが、内定をもらった企業名までは伝えなくてよいでしょう。