PDFの編集・変換は無料でできる!?Adobe Acrobatを活用して、仕事の効率化を

見積書や請求書、電子署名など、個人事業主が触れる機会の多いPDF。必要に応じてさまざまなアプリやツールを使い、少々時間をかけて変換、分割、結合、保護、圧縮といった編集作業をしている方も多いのではないでしょうか?
実はその作業内容のほとんどは、Adobe Acrobat(アドビ・アクロバット)のオンライン無償版だけで対応可能なんです。しかもシンプルで扱いやすくスピーディ。オンライン上で全て完結できるため、仕事にまつわる雑務を一気に時間短縮でき、業務の効率化に貢献してくれること間違いなしです。
ぜひこの機会に、意外と知られていないAdobe Acrobatオンライン無償版を活用したPDF編集のコツを学びましょう。さらに、便利な機能が充実したAdobe Acrobat Pro有償版の導入メリットについても解説しますので、よりステージアップを目指したい方にもピッタリです!
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知っておくと便利なAdobe AcrobatのPDF編集機能5選!
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PDFを使った作業で最もポピュラーな部類といえるのが、見積書や発注書などの書類作成です。実際の業務に移る前段階だからこそ、時間をかけずに済ませたいものです。
ここでは見積書の送付から保護、発注書の管理といった一連の作業を例に、Adobe Acrobatオンライン無償版のPDF編集機能を活用した、5つの便利な業務効率化テクニックを解説していきます。便利な機能1:作成した見積書を送付するときは?│PDFに変換
エクセルやワードファイルなどで作成した見積書は、そのまま提出すると環境によっては文字化けして相手先が読めなくなる恐れがあります。さらには誰でもかんたんに編集可能なため、一方的な書き換えが行われてしまう場合も…。
そこで、レイアウトやフォントが崩れず、かつセキュリティ性も高いPDFに変換してから送付するのが一般的です。それでは早速、オンライン上で見積書を変換する方法を見ていきましょう。エクセルファイルをPDFに変換
Adobe AcrobatのPDF変換を選択し、エクセルで作成した見積書のファイルをドラッグ&ドロップするだけでPDF化の作業は完了です。
ディスプレイに表示された内容で問題なければダウンロードを。PDFになった見積書がPC上に保存されます。
もちろんエクセルだけでなく、ワードやパワーポイント、JPG画像をPDFに変換することも可能です。各種ファイルからPDFへの変換は、以下のURLから利用できます。便利な機能2:見積書に注釈を入れたい!│PDFにコメント挿入
完成したPDFに、申し送り事項や但し書きなどの注記コメントを加えたい場合も、Adobe Acrobatで解決できます。
PDFファイルにコメントを挿入
編集タブから「テキストと画像を編集」を選択し、PC上にPDFで保存していた見積書ファイルをドラッグ&ドロップして開きます。
コメントを入れたい箇所をドラッグで範囲指定し、コメントを入力すれば完了です。
便利な機能3:見積書の閲覧を制限する方法は?│PDFを保護
改竄防止に有効なのが、パスワードによって閲覧を制限すること。大切な見積書を保護することで、自分とクライアントの双方から情報漏洩の不安を取り除くことができます。
PDFファイルを保護
保護したいPDFをドラッグ&ドロップでアップロードし、任意のパスワードを入力します。
再度ダウンロードしたPDFはパスワードを入力しないと開けなくなっています。送付の際は情報漏洩を防ぐために、担当者だけにパスワードを伝えるようにしましょう。
便利な機能4:データ容量を軽くしたい!│PDFを圧縮
比較的軽く、メール添付がしやすいPDFファイルですが、内容や量によっては想像以上に重くなってしまう場合も。容量が大きい場合は、圧縮してから送るのがマナーといえます。
PDFファイルを圧縮
画質と容量のバランスに応じた圧縮レベルを選択できます。基本的に高圧縮を選べば問題ありません。
便利な機能5:送られてきた発注書を手元の管理表に反映│PDFを変換
見積書が客先に受理されたら、今度は発注書を受け取る側に。原本を保管しつつ予算管理するなら、客先からもらったPDFの発注書は、編集しやすいようオンラインサービスでエクセル変換をして保管するのがオススメです。
PDFファイルをエクセルに変換
変換したいPDFをドラッグ&ドロップでアップロードし、エクセル形式に変換。わざわざ内容を打ち込み直す手間が省けるのは助かります。
もちろん、エクセルだけでなく、ワードやパワーポイント、JPG画像への変換だってスピーディ。PDFを他ファイルへ変換したいときは、以下のURLから利用できます。
番外編①:PDFを分割・結合する
見積書や契約書が複数ページある場合には、Adobe Acrobatの分割機能によって一部を抽出することができます。また、結合機能もあるのでかんたんに1つのファイルにまとめることも可能です。
PDFファイルを分割
複数ページあるPDFは分割して希望のページのみを抽出することができます。例えば契約書の場合、修正を加えたいページのみ抜き出せば、効率的に作業できるはずです。
PDFファイルを結合
例えば、元の見積書とコメント付きの見積書、2つのファイルを結合すれば1つのPDFとして集約できます。これならメールなどで送付する際に、添付ファイルを1つで済ませることが可能です。
分割・結合のPDFページ編集を行いたい方は、以下のURLから利用できます。
なお、一部ページの削除や順番変更など、その他の細かい編集もオンライン上でかんたんにできます。これらも、以下のURLから利用可能ですので合わせてご確認ください。番外編②:PDFに電子署名(サイン)を依頼&記入する
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全ての機能をストレスなく使いたい方は、有償版のAdobe Acrobat Proがおすすめ!
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無償版と有償版の違いは?
有償版ならPDFの閲覧、編集などに加え、より詳細なセキュリティ設定や他形式への書き出しといった、PDFを使った全ての作業が可能になります。
無償版
「Adobe Acrobat Reader」有償版
「Adobe Acrobat Pro」ファイルをPDFに変換 PDFにコメントを挿入 PDFを保護 PDFを圧縮 PDFを別ファイルに書き出し PDFを分割&結合する 電子署名を依頼&記入 使用回数 回数制限あり 無限 クラウドストレージ 2GB 100GB 個人情報や機密情報の墨消し機能 署名の直接記入 有償版Adobe Acrobat Proのオススメ機能3選!
PDFの閲覧、注釈の追加、印刷、署名全ての機能が利用回数無制限
PDFの全機能を無制限で利用可能なうえ、保存できる容量は100GB。さまざまな書類をかんたんに管理編集できるから、ストレスなく業務効率化が図れます。
PDF内の個人情報や機密情報を墨消し可能、セキュリティ対策の強化にも
PDFから個人情報や機密情報といった、閲覧させたくない要素を恒久的に消去できます。単純な黒塗りではなく完全デリートになるため、セキュリティ対策の強化につながります。
電子契約がPDF1つで完結!仕事の効率化にオススメ
1つのPDFだけで電子契約完了。署名が直接入力できるので、締結に無駄な時間をかけずに済むんです。
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まとめ
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Adobe Acrobat(オンライン無償版)を使ったPDF編集術はとてもシンプル。見積りや発注書などの書類をPDF化したり、PDFを作業しやすい形式に変換したりのテクニックさえ覚えれば、仕事がスムーズに行えるようになること請け合いです。
PC初心者でも直感的にオンライン上で操作できる点も見逃せません。さらに業務をストレスなく進めたいなら、Adobe Acrobat Proの導入も検討しましょう。
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