「退職願」とは、退職の意思を申し出るための書類です。退職したい旨を伝えるための第一歩として、これから退職交渉を行う場合に提出されます。退職願を提出した後も、院長や理事長などの上司が承諾するまでは撤回が可能です。つまり、退職願はあくまで交渉開始のための書類であり、正式な退職手続きとは異なります。

「退職届」は退職願が受理され、退職が決定した後に提出する書類です。退職願が受理された後、正式に退職することが決まった段階で退職届を提出します。退職届を提出するとその時点で退職日が確定し、基本的に撤回はできません。これは、退職の意思が確定的であることを示す書類であり、雇用者と被雇用者との間で合意された退職日を確定させるためのものです。

退職願と退職届の違いを正しく理解し、適切な書類を準備しましょう。

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退職願や退職届の作成には、適切な便箋と封筒が必要不可欠です。しかし、これらの選択は単なる個人の好みの問題ではありません。ビジネスマナーの観点から、使用する便箋や封筒にも一定のルールが存在します。

便箋や封筒のサイズ

便箋はB5サイズで白無地の縦書きのものを用意しましょう。無地の便箋を使用することで、内容が明確に伝わり、形式的にも整った印象を与えます。サイズはB5が一般的ですが、ない場合はA4でも問題ありません。

封筒は、白の和封筒が一般的で、サイズは退職願・退職届がB5なら長型4号（90×205mm）、A4なら長型3号（120×235mm）を用意しましょう。

色や柄の付いた封筒、和紙などの凹凸のある封筒は、退職届・退職願を提出する際に使用するのはマナー違反です。事務的な書類を送る際に使用する茶封筒も、退職届・退職願で使用するのはNGとされているので注意しましょう。

封筒の表面と裏面の書き方

退職願・退職届は、手書きで書いたほうが気持ちや誠意が伝わりやすく、相手に好印象を与えます。PCで作成した退職届・退職願でもマナー違反ではありませんが、可能な限り手書きで作成しましょう。PCで作成する場合でも、自分の氏名だけは手書きで記入することをおすすめします。

退職願・退職届を手書きで書く時は、落ち着いた環境で、書き間違いを防ぐために下書きをしてから丁寧に清書しましょう。

ペンは黒のボールペンや万年筆を使うことで、文字がはっきりとし、読みやすくなります。サインペンや筆ペンでも問題ありませんが、文字がにじみやすいので注意が必要です。

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退職の理由は個人によってさまざまですが、自ら退職を申し出る場合、退職届には具体的な理由を記載する必要はありません。「一身上の都合」という表現で十分です。一身上の都合とは、転職や出産などの個人的な事情を指す言葉で、具体的な退職理由を避けつつも正式に退職の意思を示すことができます。

「一身上の都合」といった表現は、プライバシーを守りつつ、職場に対して適切な配慮を示すものとして広く受け入れられています。

上司に詳しく退職理由を聞かれた場合はどう答えればいい？

退職理由を「一身上の都合」と記載しても、上司に理由を詳しく聞かれる場合もあるでしょう。そのような場合は、次のような理由ならば正直に答えても差し支えないでしょう。

• 結婚
• 出産
• 転勤
• 介護
• 健康面での問題

ただし、職場への不満が退職の主な理由である場合は注意が必要です。そのような状況では、退職時に詳細な不満を述べることは控えましょう。代わりに将来のキャリアやスキル向上への意欲など、前向きな思いを伝えることをお勧めします。

退職願・退職届の提出先は直属の上司である師長ですが、宛名は施設の院長（または理事長）にするのが基本です。宛名は正式名称で記載し、間違えのないように気をつけましょう。

間違った宛名で提出すると、手続きが遅れる原因となる可能性があります。提出先と宛名に関する基本的なルールを理解し、適切な退職プロセスを踏みましょう。

提出先は病院とクリニックで異なる場合があります。

病院勤めの場合は提出を直属の上司である師長に、宛名は施設の院長（または理事長）にしましょう。クリニック勤めで直属の上司がいない場合は、宛名も提出も院長であることがあるようです。ただし、クリニックによっては事務長が人事業務を担っている場合もあるため、提出先について事前に確認しておくことをおすすめします。

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退職願・退職届を書いたら、いきなり渡さず、まずは直属の上司に相談しましょう。相談する際に、いきなり「退職したいです」と伝えると、退職を先延ばしするために時間をなかなか作ってもらえない可能性もあるため、「ちょっとご相談があるのですが……」「お話したいことがあるのでお時間いただけますか」などと伝えるとスムーズです。この段階では退職願は持参しません。

相談するときは、円満退社にするために、職場に不満があって退職する場合でもネガティブな理由を伝えるのは避け、なるべくポジティブな理由に変換して退職したい旨を伝えましょう。

退職願・退職届は、手渡しが基本です。ただし、病気や介護などで勤務先に行けない、休職しているなどの場合は、郵送でもOKなケースもあります。職場に行けない場合、まずは直属の上司に電話で相談し、退職願・退職届の提出方法について指示をもらいましょう。

退職願・退職届は、便箋を三つ折りにして封筒に入れるのが基本です。三つ折りと封入の仕方について説明します。

三つ折りの方法

• 1.　書類を表を上にして置きます
• 2.　下から約3分の1のところで上に折ります
• 3.　次に、上から約3分の1のところで下に折ります

これで文書の上部が一番上になるよう三つ折りになります。

封筒への封入

三つ折りにした書類を、文書の書き出しが封筒の開口部側（上部）にくるように入れます。

封緘（ふうかん）

便箋を入れたら、封筒のフラップ（ふた）を閉じます。手渡しの場合は退職届・退職願の封筒は封をしなくても非常識にはなりません。

封筒にのりがついていないものの場合は、封筒のフラップ（ふた）を折っておきましょう。封筒にのりやシールが付いているタイプの場合は、封をして「〆」と書きましょう。

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